2.1 Классификация автоматизированных систем управления полиграфическим предприятием

Уровень автоматизации управления предприятия и использование для этого различных систем зависит от общего уровня развития предприятия и существующих в конкретном регионе конкурентных условий.

Выделим 5 уровней организации автоматизации управления:

1. Системы управления, основанные на полностью «бумажных» средствах документооборота и учета.

2. Смешанные «бумажно-компьютерные» системы. Подобные системы построены на сочетании цифровой обработки и хранения денных и использования бумажных технологий управления. В основном в качестве хранилищ данных чаше всего используется MS Excel, реже MS Access. Для поддержки передачи данных применяются почтовые или системы документооборота, например MS Exchange или LotusNotes.

3. Полностью цифровые системы управления, использующие разнородные среды хранения и обработки информации (например, сочетаний MS Excel, MS Project, MS Access Lotus Notes или какие либо иные)

4. Единая система производственного управления и учета, построенная на основе неспециализированной общеиспользуемой компьютерной системы (например, Axapta/Navision или 1С)

5. Специализированная, ориентированная на специфику работы, «полиграфическая» система управления и учета (например: Prinance, DISO, HiFlex, A-system, Apler-Полиграфия, PrintSmith, Адъютатнт, PrintEffect).

Первый тип систем управления характерен тем, что все управление и учет ведутся на «бумажных» носителях. Расчет выполняется в рабочей тетради менеджера продаж. Для оформления технологической карты используются самокопирующиеся бланки. Планирование ведется на специализированной доске загрузки оборудования, на которой расположены ярлыки технологических операций. Бухгалтерские и отгрузочные документы оформляются на стандартных бланках вручную. Регистрация факта выполнения операций ведется в бланках «рапортичек». Получение отчетной и аналитической информации выполняется специальной службой в учетных таблицах. Такой метод управление встречается сейчас крайне редко и характерен либо для предприятий старой формации либо для мини предприятий с невысокой рентабельностью. Количество таких систем на текущий момент развития полиграфического рынка не превышает 1% от всех применяемых в отрасли.

Второй тип систем определяется сочетанием «бумажных» и компьютерных технологий. Это наиболее распространенный тип систем управления. Более 45% предприятий используют именно такие системы управления производством. На разных предприятиях для выполнения одинаковых функций могут использоваться как те, так и другие технологии. Обычно расчет стоимости заказа выполняется в среде электронных таблиц, например MS Excel. Хотя расчеты могут выполняться и в рабочей тетради. Для оформления технологической карты используются самокопирующиеся бланки или фиксированные формы документов в среде MS Word или MS Excel. Планирование ведется на планировочной доске или в среде электронных таблиц. Для обмена документами используются системы электронной почты или документооборота, такие как Lotus Notes или MS Exchange. Для подготовки отчетной и аналитической информации используются персональные системы управления базами данных типа MS Access или системы подготовки отчетности – Seagate Cristall Reports. Подобные системы характерны большими трудовыми затратами, низкой достоверностью информации, проблемами при хранении и обеспечении целостности информации.

Третий тип – аналогичен предыдущему. Только полностью исключаются «бумажные технологии». Не более 17% предприятий используют полностью электронные системы управления. Стоит заметить, что подобные системы достаточно часто используют самостоятельно разработанные компоненты. Для таких решений свойственны проблемы, описанные для второго типа.

Четвертый тип – системы, разработанные по специальному заказу типографии или печатного салона либо фирмой, специализирующейся на разработке подобных систем, либо «командой» программистов-разработчиков, входящей в штат предприятия. Системам свойственна низкая гибкость и привязка к технологическим и экономическим методам работы конкретного предприятия. Системы такого типа становятся «заложниками» команды разработчиков. Количество систем не велико, чуть более 7%. Для таких систем существуют проблемы с надежностью работы системы и, в большей мере, целостностью и достоверностью данных, так как такие системы являются «штучным» продуктами и не всегда могут быть обеспечены достаточным уровнем отладки сопровождения.

Пятый тип – специализированные системы, созданные непосредственно для управления полиграфическим производством. Доля подобных систем, среди всех используемых, составляет более на 20% процентов и эта доля стремительно увеличивается. Системы подобного класса решают приблизительно одинаковые задачи. Отличие заключается они функциональным наполнением. Более сложные системы характеризуются высоким уровнем надежности работы, относительно высокой сложностью предварительной настройки, возможностью аппаратного соединения с полиграфическим оборудованием, взаимодействием с другими системами, например с бухгалтерскими, CRM-системами, системами финансового анализа. К таким системам можно отнести DISO, A-System, HiFlex, Prinance. В основном они предназначены для средних или крупных полиграфических предприятий. Для небольших предприятий, предприятий оперативной полиграфии, печатных салонов предназначены относительно несложные системы. Обычно такие системы поддерживают работу ограниченного числа пользователей, достаточно просты в настройке и использовании. Среди российских полиграфистов известны системы Адъютант, PrintEffect, PrintSmith.[12]