Рекомендации по решению имеющихся в компании «х» проблем.

Чтобы снизить сопротивление персонала и повысить его мотивацию для эффективной реализации внедрения КСУП компании необходимо прибегнуть к модели, предложенной Джоном Коттером. Модель состоит из 8 шагов и представляет из себя четкую последовательность действий и способов проверки их выполнения для контроля хода реализаций изменений в компании и их итоговых результатов:

Шаг 1: осознание необходимость изменений, в случае с приведенной компанией – необходимости внедрения системы управления проектами. Изначально следует добиться того, что все сотрудники понимают важность и безотлагательность наступающих изменений, чего на данный момент не происходит в компании «Х».

Шаг 2: формирование группы поддержки. В компании необходимо создать проектную команду, в которую войдут основные вдохновители и исполнители работ по реализации изменений и их продвижения среди остальных сотрудников. В целом, по результатам опроса как раз видно, что в компании существуют сотрудники, которые положительно оценивают внедрение КСУП и считают ее эффективной. Как раз из этих сотрудников компании и необходимо сформировать группу поддержки изменений.

Шаг 3: постановка целей. Для успешной реализации изменений следует формировать общее видение итогового результата и целей, а так же понимания как этого всего достичь. Дж. Коттер выдвигает идею, что если в течение пяти минут член команды поддержки не может объяснить концепцию и основные преимущества от реализации изменения, или хотя бы заинтересовать не вовлечённого в изменения сотрудника, то компании необходимо задержаться на данном шаге и переосмыслить видение изменения. В компании «Х» достаточно явно видно, что сотрудники не понимают и не видят преимуществ внедрения КСУП. Соответственно, руководству компании следует обратить особое внимание на то, чтобы доходчиво объяснить сотрудникам достоинства внедрения этих изменений.

Шаг 4: информирование. Компании необходимо поставить в известность об изменениях всех сотрудников, пропагандировать изменения. В компании изменения распространяются на всех сотрудников, соответственно, чем раньше и чаще работники будут получать полную информацию об изменениях, тем ниже окажется уровень сопротивления в дальнейшем.

Шаг 5: устранение преград. Команда поддержки изменений должна приложить максимум усилий для своевременного решения всех возникающих трудностей на ранних стадиях их возникновения. На данном шаге очень важна поддержка руководства, которое готово оказывать помощь в решении проблем. Так, руководство компании «Х», должно выделять необходимые ресурсы, при нехватке собственных и улучшить условия труда в швейном цеху.

Шаг 6: мотивация. Руководству необходимо стимулировать и поощрять сотрудников в их стремлении добиться общих целей изменения. Для того, чтобы у сотрудников не происходило выгорание и не падал уровень мотивации, компании «Х» необходимо внедрить технику «быстрых побед». Для этого необходимо разбить долгий путь к цели на множество маленьких участков с ценным и, главное, осязаемым для сотрудников результатом. Таким образом, постоянные, пусть даже и незначительные, достижения будут создавать у работников ощущение движения и динамики, приближения к цели.

Шаг 7: Закрепление изменений. Сотрудникам необходимо решительно отказаться от старых практик, а руководству – всячески стимулировать применение новой практики. Руководству компании «Х» важно не поддаваться жалобам и критике, а постепенно совершенствовать КСУП в компании, прислушиваясь к мнениям вовлеченных людей.

Шаг 8: контроль изменений. Последний шаг призван формализовать и упорядочить все предыдущие семь шагов. Достигнув итогового, восьмого, шага руководству компании необходимо удостовериться, что произведенные изменения входят в привычку, работники осознают их природу и то, что данные изменения необходимо поддерживать.

Итак, по результатам проведенного анализа в рамках данной работы компании «Х» могут быть предложены следующие рекомендации:

• Компании необходимо и дальше повышать зрелость управления проектами. Для этого необходимо совершенствовать методологию, поскольку сейчас она находится только на этапе разработки. Также для повышения зрелости, на всех уровнях необходимо развивать в компании культуру, которая будет поддерживать управление проектами.

• Для повышения зрелости согласно стандарту OPM3, в компании должны появиться стандартизированные инструменты управления проектами и официальная организационная поддержка всех проектов. Более того, основные этапы управления проектами должны быть схожими вне зависимости от специфики проекта.

• Компании следует наладить коммуникации между сотрудниками и отделами. Важно, что эту проблему существенной считают и сами сотрудники. Как уже было предложено выше, необходимо создать систему, которая содержала бы все данные о работах, которые должны быть выполнены, о ходе их выполнения, о сроках сдачи работ и ответственных за каждую работу. Компании необходимо улучшить обмен информацией.

• Компании необходимо создать поддерживающий офис управления проектами, который бы содержал в себе несколько специалистов по управлению проектами.

• Руководству следует обеспечить более полное информирование сотрудников о предстоящих изменениях и их преимуществах. Также следует выделить дополнительные часы на обучение сотрудников принципам УП, впоследствии компании необходимо создать систематизированную программу обучения. Это поможет сотрудникам более полно осознавать, какие изменения планируются к внедрению и что их ждет в дальнейшем, а так же значительно повысить их вовлеченность.

• Необходимо ввести систему поощрений за успешное исполнение проектов и использование внедренных изменений. Поскольку большинство сотрудников имеют инструментальный тип мотивации, следовательно базовым видом стимулирования для таких сотрудников является денежные поощрения – премии и прибавки к зарплате. Для оставшейся трети сотрудников, у которых преобладает патриотический тип мотивации предпочтительны моральные виды стимулирования, а именно – премии «лучший работник месяца», или благодарственные письма.

• В периоды повышенной загрузки производства руководству компании необходимо обеспечить дополнительные ресурсы для выполнения проекта. Это позволит улучшить условия труда для сотрудников, а также снизить их уровень сопротивления, поскольку они будут чувствовать поддержу со стороны высшего руководства.