Бюджет проекта

Перед формированием бюджета проекта требуется уделить внимание оценке и анализу проекта с самых разных точек зрения. Если не выполнить это требование и не провести предварительной оценки проекта, то высока вероятность занизить необходимый бюджет проекта и в итоге не уложившись в него, завалить проект.

С другой стороны возникает опасность завышения бюджета проекта, что может привести к невыделению средств на проект и проигрышу конкурентам.

Неадекватность бюджета будет причиной появления других проблем. Слишком малый бюджет проекта фактически приводит к еще большим расходам, чем больший. Это происходит из-за неизбежного давления на заниженный бюджет. Потребность в качественных инструментах, оборудовании и материалах скорее всего не будет удовлетворена. Результатом может стать снижение рабочего настроя членов проектной команды, что приведет к снижению эффективности работы и дальнейшему росту затрат.

В случае заниженного бюджета компания будет искать пути уменьшения расходов на выполнение проекта. И велика вероятность того, что это будет сделано за счет изменения характеристик продукта. Это, в свою очередь, является другой ошибкой управления проектом.

Бюджетные проблемы начинают проявляться достаточно сильно в воздействии на персонал, в особенности на стадии завершения работ. Ситуация может усугубиться тем, что неадекватный бюджет может быть распределен между отдельныминаправлениями и таким образом превратится в несколько неадекватных бюджетов. На стадии завершения влияние ограниченного бюджета становится особенно сильным. Из-за нехваткисредств организация не может привлечь необходимых специалистов тогда, когда они особенно нужны, чтобы выявить и устранить неисправности и создать высококачественное изделие. Недостаток персонала может проявиться также и на других стадиях жизни проекта. Это приводит к тому, что выполнение ряда работ откладывают на более поздние сроки, но и затем их выполняют менее эффективно. И может возникнуть потребность в доработке или исправлениях. В результате стоимость проекта существенно возрастает.

Неясно или неточно сформулированные цели также осложняют калькуляцию проектных затрат и последующее составление бюджета. Для принципиально новых для исполнителя задач часто недостает опыта, чтобы оценить затраты на проект. Иногда мало времени уделяется рассмотрению и оценке всех составляющих затраты факторов, чтобы таким образом прийти к точной оценке стоимости проекта. В рамках проекта, а также и за его рамками могут возникнуть непредусмотренные проблемы, которые приводят к значительным изменениям в бюджете проекта. При внимательном рассмотрении наиболее значимых для проекта факторов часть этих проблем можно было бы предвидеть и скалькулировать соответствующие затраты. Отсутствие такого анализа рисков часто становится главным риском для бюджета проекта.

Сроки исполнения

Одна из главных работ в управлении проектами — установка соблюдение жесткого расписания. Кроме того, это может стать источником наиболее деструктивного поведения и негативных явлений, возникающих в ходе работ над проектом.

В начале работы над проектом может создаться впечатление, что в распоряжении проектировщика много времени и что некоторые задержки легко наверстываются. Это, однако, часто удается сделать только к завершению проекта, с существенно большими затратами. Или же проект на какое-то время вообще полностью выходит за установленные временные рамки.

Необходимо выделить следующие основные причины отмеченного явления:

- недостаточно ясно сформулированные цели или отсутствие оценок рисков не позволяют точно определить предстоящие затраты;

- вера в достаточный запас времени в сочетании с убежденностью в собственной способности по удержанию ситуации под контролем часто приводит к значительным просчетам всроках исполнения проекта;

-руководители проектов иногда, измеряя возможности сотрудников мерой собственной производительности, способствуют просчетам в планировании затрат времени и завышенным самооценкам со стороны сотрудников;

- чрезмерно перекрывающиеся этапы работы порождают низкую производительность труда, высокую потребность в исправлениях и значительные затраты времени на последующих стадиях проекта;

- необходимость соблюдения графика работ приводит к стремлению быстрее избавиться от продукта, в результате чего точность и полнота выполнения задания приносятся в жертву краткосрочным эффектам создания видимости текущих успехов;

- неэффективное, чрезмерное расходование ресурсов (например, при заключении краткосрочных дорогостоящих субподрядов или чрезмерном использовании сверхурочных работ) приводит к увеличению стоимости проекта и увеличению его сроков;

-настрой работников (особенно если требования соблюдения графика работ дополняются требованиями строгого соблюдения сметы расходов) снижается, когда эти проблемы возникают в проектах с изначально непростыми целями,что приводит к дальнейшему снижению производительности труда.