4.3. Особенности управления проектом

Управление проектом отличается от управления производством.

1. Управление проектом связано с созданием чего-то нового, является одноразовой деятельностью, в то время как управление производством — с предсказуемыми, четко поставленными задачами, когда упор делается на надежные и конкретные планы.

Производственные функции все время повторяются, возможно изучение этих повторяющихся циклов и улучшение по ходу производственной деятельности. Это типовой процесс при минимуме изменений.

Управление проектом связано с изменениями и быстрым поиском оригинальных решений, тогда как при управлении производством необходимо лишь четко соблюдать инструкции и правила, выработать стереотипы поведения.

2. Цена продукции, ее себестоимость, стоимость тех или иных работ с достаточно высокой точностью определяются по результатам предыдущей деятельности предприятия или аналогичных предприятий.

Затраты на реализацию проекта определяются в основном экспертным путем, поэтому фактические расходы редко укладываются в запланированную смету затрат.

3. На производстве с высокой степенью гарантии можно говорить о результатах, есть графики выпуска продукции, в автоматизированных производствах известен такт, темп и ритм поточной линии.

Проект — это такой объект управления, что даже по истечении половины времени, отведенного на его реализацию, нельзя гарантировать его успешное завершение.

5. Объем производства можно увеличить за счет объемов используемых финансовых, трудовых и материальных ресурсов.

Реализация проекта далеко не всегда и чаще всего не может быть ускорена таким путем — нужно действовать «не числом, а умением».

Для проекта,как совокупности одноразовых действий, характерны наличие четких целей, ограниченных ресурсов, высокая степень неопределенности многих параметров, высокая вероятность возникновения непредвиденных ситуаций, наличие установленных сроков начала и окончания проекта. Его реализация требует четкой координации в процессе выполнения.

Лек 8

5. Планирование проектных работ

5.1. Значение планирования

Основные документы, которые обеспечивают интеграцию всех участников проекта и концентрацию их внимания на достижении конечных результатов проекта, — это планы. Организующее начало во всем процессе реализации проекта принадлежит планированию.

Планы формируются на всех этапах реализации проекта: при разработке его концепции, выборе стратегических решений по выполнению проекта и разработке отдельных его частей и этапов, включая составление контрактов, и заканчиваются при завершении проекта.

В процессе планирования определяются все необходимые параметры реализации проекта, в том числе продолжительность его выполнения в целом и отдельных частей (подпроектов), потребность в финансовых, материальных и трудовых ресурсах, объемах работ и сроках привлечения различных организаций: проектных, строительных, финансовых, консалтинговых и др. Плановые расчеты должны обеспечить реализацию проекта в установленные сроки, с наименьшими затратамипри высоком качестве исполнения. Это может быть достигнуто в том случае, если будет обеспечена и организована оптимальная координация и интеграция деятельности всех участников и исполнителей проекта во время выполнения всего намеченного комплекса работ.

Обеспечивается это с помощью системы планов в управлении проектами:

концептуального;

стратегического;

тактических (текущего и оперативного).

Процесс планирования не может быть полностью алгоритмизирован и автоматизирован, так как содержит много неопределенных параметров и часто зависит от случайных факторов. Поэтому варианты плана могут различаться, если они разрабатываются разными командами.

Для каждого уровня разрабатывается свой план.

На концептуальном уровне определяются цели и задачи проекта, рассматриваются возможные варианты организации производства и действий по достижению поставленных целей, оцениваются положительные и отрицательные стороны каждого варианта, устанавливаются ориентировочные направления реализации проекта с укрупненной структурой работ, основныеузловые моменты создания (контроля), проводится оценка стоимости необходимых ресурсов и их объемов. Обычно принято такой план называть бизнес-планом. Это первый и основной план, по существу определяющий во многом судьбу проекта. К его разработке следует отнестись со всей серьезностью. Уже на этомэтапе должны быть четко видны конечные результаты и дана их оценка.

Основное назначение стратегического плана состоит в том, чтобы показать, как промежуточные этапы выполнения проекта выстраиваются в направлении к конечной цели, т.е. стратегический план обеспечивает общее видение проекта и обычно устанавливает:

целевые этапы и основные моменты контроля (вехи), характеризующиеся сроками ввода объектов и объемами выпуска продукции;

сроки завершения комплексов работ;

организации-исполнители и порядок их кооперации и взаимодействия;

поэтапные потребности в материальных, трудовых и финансовых ресурсах.

Менеджер проекта согласовывает и решает возникающие вопросы с заказчиком, знакомит с планом работ свою команду. При этом особое внимание обращается на промежуточные этапы: целью распределения работ по отдельным организациям и подразделениям. Этим определяются стратегические планы участников и исполнителей, содержащие сведения о том, что должно быть сделано к определенной дате, чтобы обеспечить завершение проекта в установленные сроки.

Текущий план уточняет потребности в ресурсах, сроки выполнения работ отдельными исполнителями, взаимодействие между ними.

Оперативный план еще больше детализирует задания исполнителям на небольшие отрезки времени: месяц, декаду, неделю,сутки.

Планы различают по степени охвата объема работ:

комплексный (сводный, главный, генеральный) на все виды работ по проекту;

частный по всем организациям — участникам и исполнителям работ по проекту;

детальный по видам работ.

Процесс планирования проекта состоит из этапов:

1) определение целей, задач и основных экономических показателей проекта;

2)структуризация проекта;

3) принятие организационных решений;

4) разработка сетевой модели проекта;

5) оценка реализуемости проекта, оптимизация его параметров по срокам, ресурсам и другим критериям;

6) расчет потребности в ресурсах;

7) оформление и утверждение планов и бюджета;

8) доведение плановых заданий до исполнителей;

9) подготовка и утверждение форм отчетов и др.

Разработка сетевого плана начинается с изучения проекта, чтобы определить цели и задачи исполнителям, а также основные экономические показатели, которые должны быть достигнуты в результате реализации проекта. Следует заметить, что главная цель создания проекта формулируется заранее, в предынвестиционной фазе.

На основании этих данных определяют эффективные подходы, методы управления и способы использования ресурсов, необходимых для реализации проекта.

Затем общий комплекс работ разбивают на элементы для удобства планирования и составления графиков.

Элементы проекта можно классифицировать следующим образом.

Цели проекта— результаты, которые должны быть достигнуты в ходе проекта.

Виды деятельности, задачи, работы и этапы проекта— элементы, обозначающие и описывающие те работы и их последовательность, которые нужно выполнить для достижения целей проекта.

События, или контрольные рубежи, характеризуют важные свершения в ходе работ: начало или завершение отдельных работ, решение тех или иных задач, достижение целей, завершение обзоров проекта и их одобрение и т.д. Обычно при достижении рубежей составляют отчеты о состоянии проекта, измеряют и оценивают ход работ.

После того как все элементы проекта определены, устанавливают предпочтительную последовательность их выполнения посредством разработки технологии реализации проекта. Этот процесс отражается на сетевом графике.

При составлении сетевого плана в него должны быть включены и административные работы: подготовка контрактов, закупка комплектующих изделий, составление инструкций по испытаниям, технических условий и изготовление производственных чертежей.

Работы, выполняемые одновременно, не должны зависеть одна от другой, но даже независимые работы не всегда выполняются одновременно, например,если одна работа связана с созданием условий безопасности для выполнения другой работы, они должны осуществляться последовательно. Независимые работы могут иметь общее предшествующее событие или общее последующее событие, но только не оба вместе.

Лек9