1)номер зачетной книжки;

2)номер семестра;

3)предмет;

4)полученная оценка;

5)дата получения оценки;

6)фамилия преподавателя.

Вцелях оптимизации базы данных следует создать справочник

предметов и хранить в таблице оценок не название предмета, а его номер в справочнике. Также возможно создание справочника преподавателей для занесения их фамилий в таблицу оценок из этого справочника.

Таким образом, для нашей системы потребуется, как минимум, 5 таблиц:

1)Список студентов

2)Справочник факультетов

3)Справочник специальностей

4)Оценки студентов

5)Справочник предметов.

3.1 Описание структуры таблиц и схема данных

Для создании базы данных в меню кнопки Office выберем команду Создать, после чего откроется окно Приступая к работе… с разделом Новая база данных (см. рисунок 3.1), а также списками локальных шаблонов баз данных и шаблон из Интернета.

Для новой базы дан-

ных зададим Имя файла – Контингент и папку, где он будет размещен, например,

С:\AGTU\Kontingent, нажмем на кнопку Создать (рисунок 3.1), после чего

68

откроется окно базы данных в режиме работыс таблицами.

Другой вариант – выбрать папку, где будет храниться база да н- ных, и в контекстном меню выбрать командуСоздать – Microsoft Office Access База данных, после чего задать имя файла базы данных и открыть ее.

На ленте для группы вкладок Работа с таблицами выберем режим Конструктор (группа Представления►Вид), зададим в по я-

вившемся окне Сохранение имя таблицы Список и опишем ее структуру в соответствии с данными таблицы 3.1, т.е. зададим имя, тип, размер или формат каждого поля таблицы, а также пер вичный ключ (если необходимо), индексные выражения и подписи (рисунок 3.2).

Рисунок 3.2 – Работа с таблицей в режиме Конструктор

Имена полей лучше писать латинскими буквами, в одно короткое слово (можно использовать символ подчеркивания) – для удобства работы с ними в запросах и в программах, работающих с базой данных; задание подписей для полей облегчает разработку экранных форм и отчетов.

69

Таблица 3.1 − Структура таблицы Список

В системе Access под термином Ключевое поле подразумевается первичный ключ, который однозначно идентифицирует запись в таблице. Для Ключевого поля система контролирует отсутствие дублирования его значений при вводе данных. Внешний ключ в этой систе-

ме обозначается, как Индексированное поле, допускаются совпаде-

ния.

В Параметрах Access (см. панель кнопки Office) для текущей базы задан показ окон в виде вкладок (в окне Access ), как показано на рисунке 3.2. Возможна настройка работы в старом стиле – «перекрытие окон», при этом внутри главного окна системы Access открываются дочерние окна таблиц, форм, отчетов и т. д.

Для поля NZ следует задать свойство – Ключевое поле, т.к. номер зачетки − уникальный для каждого студента и однозначно его идентифицирует в таблице базы. По окончании описания структуры таблицы даем команду Сохранить (на панели быстрого доступа, в меню кнопки Office или при закрытии вкладки таблицы).

Далее на вкладке ленты Создание выбираем кнопку Конструктор таблиц и описываем структуру новой таблицы Факультеты в соответствии с концептуальной моделью. Аналогично создаются табли-

70

цы Специальности, Оценки и Предметы. Структуры созданных таблиц

базы данных показаны в таблицах 3.2 – 3.5.

Таблица 3.2 − Структура таблицы Факультеты

Далее задаем связи Один ко многим между таблицами в базе, т. е. опишем Схему данных Для этого на вкладке ленты Работа с базами данных следует выбрать команду Схема данных в группе Пока-

71

зать или скрыть, в открывшемся окне добавить в схему все таблицы и, перетаскивая название поля первичного ключа к аналогичному полю другой таблицы создать связи. При этом задаем в окне Изменение связей для всех связей между таблицами условия: обеспечения ссылочной целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. Схема базы данных показана на рисунок 3.3.

Задание условий ссылочной целостности

Рисунок 3.3 − Схема базы данных и задание условий ссылочной целостности для связи Список – Оценки

Затем можно занести некоторые данные в базу в стандартном режиме работы с таблицами, который в системе Access имеет достаточно большие возможности. Настройка внешнего вида таблиц выполняется в окне Параметры Access ►Таблица, которое вызывается с панели кнопки Office.

Заполнение базы информацией следует начинать со справочников – иначе при заполнении главных таблиц возникнут конфликты сохранения ссылочной целостности базы. Например, если в справоч-

72

нике факультетов не будет номера факультета, указанного для студента, появится сообщение «Введенное значение не подходит для данного поля» и Вы не сможете сохранить данны е, пока не укажете

правильное значение. Таблицы Предметы, Факультеты и Специаль-

ности в режиме работы с данными ( двойной щелчок мышкой на ее названии в Области переходов или команда Открыть контекстного меню) показаны на рисунках 3.4…3.6.

Рисунок 3.4 – Таблица Факультеты

Рисунок 3.5 – Таблица Предметы

73

Рисунок 3.6 – Таблица Специальности

В данном режиме каждая запись таблицы базы данных представлена как строка, состоящая из столбцов – полей, над которыми показаны подписи полей или, при их отсутствии, имена полей. В нижней части таблицы присутствует пустая запись с символом * в ле-

вой колонке – это несуществующая запись, которая добавляется в таблицу, как только в ней появляется какая-либо информация. На нижней рамке окна присутствуют кнопки для перемещения по таблице, номер текущей записи и информация об общем количестве записей в таблице.

В версии Access 2007 появилась строка быстрого поиска и сведения об установленном фильтре отбора данных. Колонка слева с символом присутствует, если у таблицы есть связь от одной зап и- си данной таблицы к многим записям связанной с ней таблицы. В данном случае при щелчке мышью на плюсе откроется подтаблица оценок для выбранного

74