2 РАБОТА В СИСТЕМЕ MICROSOFT OFFICE EXCEL

2.1 Работа с формулами. Использование абсолютной и относительной адресации

Приложение Microsoft Office Excel 2007 имеет похожий набор постоянных вкладок ленты с командами для работы с электронными таблицами (рисунок 2.1).

Рисунок 2.1 – Интерфейс Excel 2007

После запуске Excel 2007 открывается Рабочая книга, состоящая из нескольких листов. При сохранении файла рабочей книги используется формат xlsx.

Лист – элемент рабочей книги – электронная таблица, предназначенная для выполнения вычислений и оформления их результатов. Новая рабочая книга первоначально состоит из нескольких рабочих листов, по умолчанию названных Лист1, Лист2 и т.д. Эти имена выводятся на ярлычках в нижней части экрана и могут быть переименованы. Листы можно удалять из рабочей книги и добавлять новые.

Электронная таблица разбита на столбцы и строки, на пересечении которых находятся клетки (рисунок 2.1). Адрес Клетки (или

43

ячейки) задается координатами строки и столбца, на пересечении которых она находится (например, A1, D4, H45, AJ500). Однако стиль A1 адреса ячейки можно изменить (кнопка Office ► Параметры Excel) на обозначение столбцов и колонок числами (R1C1). Ссылки будут выглядеть, как R1C1 и R32C28, здесь R – row (ряд), C – column (колонка).

Ячейка является основным объектом хранения данных и характеризуется:

•Адресом (именем) – адрес может быть относительным (B3,

C6), такие адреса изменяются при копировании формул, и абсолютным. Для задания абсолютной адресации используется знак доллара « $ » в адресе перед обозначением строки или столбца:

$B$3 – абсолютный адрес, при копировании не изменяется; $B3 – при копировании не изменяется обозначение столбца B; B$3 – при копировании не изменяется номер строки3;

• Содержимым – ячейка может быть пустой или содержать данные. Тип данных в ячейке может быть:

-cтрока текста: Наименование; Материальный баланс про-

цесса, 8-911-555-66-65;

−число: целое (5, –10); десятичное (5,25); в экспоненциальном виде (5,678e-45, что равно 5,678 10-45). Разделитель дробной и целой части числа определяется настройками Windows;

-дата: 14.02.2003 или 14 февраля 2003 г.;

-время: 14:35:55 или 2:35:55 РМ ;

-формула: =C6-C5; =SIN(РАДИАНЫ(45));

=СРЗНАЧ(B5:B12); = СУММЕСЛИ(E4:E12;"<20";E4:E12):

Формула начинается со знака равно (=) и может состоять из констант, знаков арифметических операций, круглых скобок, функций и ссылок на другие ячейки. В ячейке мы видим результат вычисления по формуле. При изменении данных в таблице все формулы автоматически пересчитываются. Ни-

44

когда не следует писать в формулах ссылки на ячейки посимвольно. Правильнее заносить ссылки в формулу указанием мышкой нужных ячеек на листе таблицы.

Тип данных определяется автоматически при вводе ин-

формации в ячейку. Если Вы хотит е написать в виде текста номер телефона следующего вида: 8182-21-89-76, следует начинать ввод текста с символа апостроф (‘). Аналогично при вводе текста, начинающегося со знака дефис.

• Значением – определяется содержимым данной клетки, а также содержимым клеток, на которые в клетке имеются ссылки; результат вычислений может иметь один из типов:

-число – результат вычисления выражения, при этом текст имеет числовое значение, равное нулю;

-текстовая строка – результат вычисления текстовой функции;

-дата и время – результат вычисления функции типа дата и время;

-ошибка – в случае выполнения неправильных действий;

•Форматом отображения на экране – возможно задание произ-

вольной ширины столбца, способа выравнивания данных в ячейках по горизонтали и вертикали, количества выводимых десятичных знаков, шрифта (гарнитура, начертание, размер, эффекты, цвет), фона, наличия и стиля границы клетки;

• Статусом защиты – ячейка может быть защищена от изменения данных и не защищена (по умолчанию она защищена)..

Система Excel имеет достаточно большой набор функций (см. ленту Формулы на рисунке 2.2). Функции сгруппированы по типу обрабатываемых ими данных:

-текстовые (ЛЕВСИМВ, ПРАВСИМВ, ПСТР…);

-математические (ABS, COS, LN, LOG10…), в том числе мат-

ричные МОБР, МОПРЕД, МУМНОЖ;

-финансовые (БС, ВСД, КПЕР…);

45

-статистические (ДИСП, КВАДРОТКЛ, КОРРЕЛ…);

-работы с датой и временем (СЕГОДНЯ, ТДАТА, МИНУТЫ).

Математические

Рисунок 2.2 - Вкладка ленты Формулы Excel 2007

Названия функций приведены для русской версии Office, в других версиях эти названия могут быть другие. В связи с этим, всегда следует при использовании функций (даже таких, как SIN и LOG), найти их в библиотеке системы. Для этого в процессе написания формул можно использовать раскрывающийся список функций слева в строке формул, или значок fx в той же строке (рисунок 2.3).

Объектами действий в электронной таблице являются ячейка, столбец, строка, диапазон столбцов, диапазон строк, блок ячеек. Блок ячеек – прямоугольник, который задаётся адресами левой верхней и правой нижней ячеек. В качестве разделителя используется двоеточие, например C7:E7. Блок ячеек часто используется как аргумент в ряде функций, например =СРЗНАЧ(C11:D11).

46

Список функций Строка

формул

Рисунок 2.3 – Список функций в строке формул

Копирование формул – характерный прием в электронных таблицах, который позволяет выполнить одни и те же операции с группой данных. При копировании данных и формул в смежные ячейки, а также для ввода определенной последовательности данных в таблицу удобно пользоваться операциями копирования и автозаполнения. Маркер копирования/автозаполнения находится в правом нижнем углу ячейки или группы выделенных ячеек (рисунок 2.4). При копировании в ячейки, не являющиеся смежными с источником копирования, необходимо пользоваться буфером обмена Windows.

47

Маркер копирования и автозаполнения

Рисунок 2.4 − Копирование ячейки

При нажатии на маркер копирования/автозаполнения левой кнопкой мыши и протягивании вниз происходит копирование данных (числа, текста или формулы) вниз по столбцу (рисунок 2.5). При нажатии правой кнопкой мыши и протягивании – появится контекстное меню, в котором можно выбрать операции Копировать ячейки, За-

полнить, Заполнить только форматы, Заполнить только значе-

ния, а также Прогрессия… – построение арифметической или геометрической прогрессий. Данные действия с выделенными ячейками можно также выполнить с помощью кнопки Заполнить, расположенной на вкладке ленты Главная ► Редактирование. Заполнение данными может идти Влево, Вправо, Вниз и Вверх, а также с использова-

48

ние Прогрессии для чисел, где можно выбрать вид прогрессии, шаг и предельное значение (см. рисунок 2.5).

Рисунок 2.5 − Построение Прогрессии

Задание:

1. Введите текстовую информацию в ячейки Excel.

Изменяя значение клетки A5, проследите результат автоматического пересчётаформул в клетках таблицы.

3. Заполните группу клеток A20:A29 арифметической прогрессией с шагом 1; B20:B29 – арифметической прогрессией с шагом 5; блок C20:C29 – геометрической прогрессией с шагом 2; блок D20:D29 – датами начиная с текущей с шагом – неделя, познакомь-

тесь с форматами представления дат.

49

4.Познакомьтесь со списком функций в Excel. Для групп клеток (столбца А, столбца B и столбца C) заполненных прогрессиями, вы-

числите сумму чисел, среднее арифметическое, максимальное и минимальное значения, сумму чисел меньших 20, например

=СУММЕСЛИ(B20:B29;"<20";B20:B29). Внесите соответствующие подписи в блок D30:D34.

5.Известны размеры 10 прямоугольников. Необходимо найти площадь и периметр каждого прямоугольника, прямоугольник с наименьшей и наибольшей площадью, среднее значение из рассчитанных площадей и сумму всех площадей. Периметр – это сумма длин всех сторон прямоугольника (т.е. общая длина фигуры). Площадь – произведение двух смежных сторон прямоугольника.

6. Произвести расчет количества секций пластинчатого теплообменника по предложенному примеру (рисунок 2.6). Расчетные формулы: F = Q/(k·∆t), n = ОКРУГЛВВЕРХ(F/Fc ). Исходные данные для расчета взять из таблицы, расположенной ниже рисунка.

50