3 РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ В MICROSOFT OFFICE ACCESS

Для работы с базами данных следует усвоить основную терм и- нологию этой области знаний.

База данных (БД, database) поименованная совокупность структурированные данных, относящихся к определенной предметной области.

Предметная область – некоторая часть реально существующей системы, функционирующая как самостоятельная единица. Полная предметная область может представлять собой экономику страны или группы союзных государств, однако на практике для информационных систем наибольшее значение имеет предметная область масштаба отдельного предприятия или корпорации.

Система управления базами данных (СУБД) – комплекс про-

граммных и языковых средств, необходимых для создания и модиф и- кации базы данных, добавления, модификации, удаления, поиска и отбора информации, представления информации на экране и в печатном виде, разграничения прав доступа к информации, выполнения других операций с базой.

Реляционная БД – основной тип современных баз данных. Состоит из таблиц, между которыми могут существовать связи по ключевым значениям.

Таблица базы данных (table) – регулярная структура, состоящая из однотипных строк (записей, records), разбитых на столбцы

(поля, fields).

65

В теории реляционных баз данных синоним таблицы – отношение (relation), строка называется кортежем, столбец отношения назы-

вается атрибутом.

Ключевой элемент таблицы (ключ, regular key) – такое ее поле или строковое выражение, образованное из значений нескольких полей (составной ключ), по которому можно определить значения других полей для одной или нескольких записей таблицы.

Связь (relation) – функциональная зависимость между объектами. В реляционных БД между таблицами устанавливаются связи по ключам, один из которых (в главной таблице) – первичный, второй может быть тоже первичным для связи «один к одному» или не первичный (внешний, foreign) – связь «один ко многим». Информация о связях сохраняется в базе данных.

Ссылочная целостность данных (referential integrity) – набор правил, обеспечивающих соответствие ключевых значений в связанных таблицах.

Язык SQL (Structured Query Language) – универсальный язык работы с базами данных, включающий возможности ее создания, модификации структуры, отбора данных по запросам, модификации информации в базе и прочие операции манипулирования базой данных.

Разработка концептуальной модели базы данных

Процесс создания базы данных рассмотрим на примере разработки информационной системы «Контингент студентов университета».

Главная задача системы – сохранение в базе данных всех необходимых сведений о студентах и их успеваемости. При разработке системы следует учитывать, что в нее могут входить подсистемы «Абитуриент» и «Стипендия», поэтому список сведений о каждом студенте может быть достаточно широк и определяться как данными, содержащимися в анкете абитуриента, так и требованиями бухгалтерского учета по начислению стипендий.

Главная таблица базы данных – Список студентов – содержит,

66

как минимум, следующие данные:

1)номер зачетной книжки и студенческого билета – уникальный номер, однозначно идентифицирующий студента университета;

2)фамилия, имя и отчество;

3)дата поступления в университет;

4)факультет;

5)специальность;

6)курс;

7)номер группы;

8)паспортные данные и прочее (для учебных целей ограничим-

ся данным списком, в действительности он намного больше). Некоторые пояснения, касающиеся перечисленных данных:

п. 2 – можно хранить в базе данных в виде одного поля или трех полей отдельно для фамилии, имени и отчества; первый вариант – более экономичный, при необходимости из общего поля легко выделить составляющие его слова или фамилию и инициалы;

п. 3 – в нашей стране наиболее часто используется формат работы с датой в виде ДД.ММ.ГГ, формат дат для системы Access задается в настройках операционной системы Windows;

пп. 4 и 5 – так как названия факультетов и специальностей имеют значительную длину, в соответствии с принципами оптимизации баз данных для этих пунктов в основной таблице базы следует сохр а- нять номера факультетов и специальностей и создать справочные таблицы (Справочник факультетов и Справочник специально-

стей), где для каждого номера будет сохраняться соответствующее название;

п. 8 – состав и вид паспортных данных может определяться требованиями бухгалтерской отчетности перед налоговыми органами, фондами социального страхования и пенсионным фондом.

Кроме основной таблицы и связанных с ней таблиц-

справочников, потребуется таблица для хранения оценок студентов

за все годы их обучения. Эта таблица должна содержать следующие данные:

67