- •Ю. Н. Старцев Теория организациИ Учебное пособие
- •Содержание
- •Предисловие
- •Программа дисциплины
- •Тема 1. Организация как социально-экономическое явление:
- •1.1.6. Тенденции современного развития теории организации
- •1.2.3. Роль организаций в жизни современного общества
- •3.1.4. Субъекты и объекты организаторской деятельности
- •3.2. Законы организации
- •3.2.1. Понятие законов организации
- •3.2.3. Частные законы организации
- •3.3. Принципы организации
- •3.4. Коммуникации в организации
- •3.4.2. Типы, формы и методы коммуникаций в организации
- •3.4.3. Эффективность организационных коммуникаций
- •3.5. Организационная культура
- •3.5.2. Функции организационной культуры
- •3.5.3. Механизмы организационной культуры
- •3.6. Функционирование производственной
- •4. Создание, трансформирование и
- •4.1. Проектирование организаций
- •4.1.2. Методы проектирования организаций
- •4.1.3. Основные этапы и задачи проектирования организаций
- •4.1.4. Оценка эффективности организаций и организационных
- •4.2. Развитие организаций
- •4.2.2. Современные тенденции развития организаций
- •4.2.3. Организации будущего
- •Терминологический словарь
- •Тест для самоконтроля: темы 1, 2
- •Тест для самоконтроля: темы 3, 4
- •Методические указания по выполнению контрольной работы по дисциплине «теория организации»
- •Вопросы для подготовки к зачёту
- •Вопросы для подготовки к экзамену
- •Список литературы
- •Ключ к тесту для самоконтроля: темы 1, 2
- •Ключ к тесту для самоконтроля: темы 3, 4
3.4. Коммуникации в организации
План:
3.4.1. Понятие коммуникации и коммуникационного процесса
Типы, формы и методы коммуникаций в организации.
Эффективность организационных коммуникаций.
Понятие коммуникации и коммуникационного
процесса
Для эффективного ведения деятельности в любой организации большое значение имеет всё, что связано со сбором, обработкой, хранением, передачей и распределением информации. Все перечисленные процессы являются составляющими элементами одного общего коммуникационного процесса в организации. Соответственно коммуникация означает просто обмен информацией.
Таким образом, организационные коммуникации (коммуникационный процесс в организации) служат для сбора и передачи разнообразных сведений устного, письменного, визуального и иного характера между отдельными членами организации, её подразделениями, самой организации с внешней средой и т.п. Конечная цель организационных коммуникаций – это обеспечение всех элементов организации нужными сведениями в нужном объёме в нужный момент времени и из достоверных источников. Именно коммуникации обеспечивают реализацию основных функций менеджмента в организации: целеполагание, прогнозирование и планирование, организовывание и координация, разработка и принятие управленческих решений, мотивация и стимулирование персонала, контроль и учёт.
Следует отметить, что на современном этапе организационные коммуникации получили сильнейший импульс к своему развитию в связи с появлением новейших информационных технологий, обусловленных всепроникающей компьютеризацией современного общества. Тем не менее, не следует ожидать, что основополагающие принципы организации коммуникации претерпят сколь-нибудь существенные изменения.
Технически в организациях различают следующие виды коммуникаций:
по горизонтали – это обмен информацией между субъектами одного уровня подчинённости (между начальниками цехов, отделов одного завода, между рабочими одной бригады и т.п.); они носят характер договорённостей и согласований;
по вертикали вниз – это движение распорядительной информации с верхних уровней управления на нижние (от директора или главного инженера к начальникам цехов и отделов, от бригадира к членам бригады и т.п.);
по вертикали вверх – это движение ознакомительной, справочной, ситуационной, учётной, расчётной, аналитической и планирующей информации с нижних уровней на верхние (от членов бригады к бригадиру, от бригадира к начальнику участка, от начальников участков к начальнику цеха, от начальников цехов к директору завода, от директора завода в министерство, надзорные органы, в органы статистики);
с внешней средой – это обмен информацией между организацией и внешней средой (поставщиками ресурсов и услуг, покупателями, посредниками, конкурентами, государственными и муниципальными органами, средствами массовой информации и т.п.);
неформальные – это неофициальный обмен информацией в организации, как правило, между физическими лицами; характеризуется недостоверностью, несерьёзностью передаваемой информации и отражает общий фон информированности людей о каких-то событиях – чем меньше официальной и формальной информации, тем выше степень её замещения неформальной.
Коммуникации в организации можно рассматривать, используя разные подходы:
коммуникация как явление (статический подход) представляет собой установленные нормы (правила, положения, инструкции, закономерности, традиции и т.п.) отношений между людьми в организации при выполнении закреплённых за ними функций, процедур, операций, а также систему материальных носителей (бумажные, электронные), через которые эти отношения реализуются; в этом случае коммуникация представляет собой обязательный обмен информацией между людьми в соответствии с упомянутыми нормами;
коммуникация как процесс (динамический подход) представляет собой фактический обмен информацией между людьми в организации, а также между работниками данной организации и внешней средой (поставщики, покупатели, посредники, конкуренты, контактные аудитории, надзорные органы и т.п.); в этом случае коммуникация часто носит творческий, креативный характер.
Классическая схема коммуникации в организации изображена на рис.3.4.1. Всегда существует отправитель, который посылает информацию
Рис. 3.4.1. Классическая схема коммуникации в организации
получателю в виде конкретного сообщения (устного, письменного, визуального). Перед посылкой или в процессе посылки отправитель кодирует сообщение с помощью каких-либо технических средств, то есть переводит в форму удобную для доставки имеющимися средствами связи (письменное изложение сообщения, превращение его в механические колебания или электромагнитные волны). Сообщение приходит по каналу связи (почта, звуковой канал, электрические провода) к получателю. Но перед получением сообщение декодируется, то есть переводится в форму, удобную для получателя. Получив сообщение, получатель реагирует на него своими действиями. По системе обратной связи реакция доходит до отправителя.
Любая информация на всех этапах перемещения от отправителя к получателю подвергается воздействию различных помех или искажений, которые являются следствием утраты каких-либо её частей и / или появления несанкционированных дополнений (шумов). В связи с этим различают:
искажения, связанные с содержанием сообщения:
- языковые вербальные (неточность речи и отдельных терминов);
- языковые невербальные (неточность мимики, жестов и поз);
- логические (нарушение логики сообщения);
- восприятия (разные культуры, разные шкалы оценок и системы
понятий);
искажения, связанные с формой сообщения:
- сложность формы (перегруженность специальными терминами,
причастными и деепричастными оборотами и т.п.);
- непривычность, нетрадиционность формы (буквальный,
неадаптированный перевод с иностранного языка и др.);
- несоответствие формы содержанию;
- неоправданное посредничество в передаче и интерпретации
сообщений («испорченный телефон»);
искажения, связанные с каналами связи:
- низкая оперативность (канал медленно перестраивается с одного
сообщения на другое);
- малая пропускная способность канала;
- несоответствие канала передачи передаваемому сообщению;
искажения, связанные с организацией сообщения:
- низкое качество обратной связи или её отсутствие;
- недопустимое запаздывание сообщения;
- неудачный подбор партнёров по коммуникации;
- неудачный выбор времени и обстановки для процесса
коммуникации.
Могут быть и другие искажения информации, приводящие в организации к дезорганизации и потерям ресурсов.