20. Спеціальні заходи для змі: задачі та функції.

До спеціальних заходів для ЗМІ відносяться:

Прес-Конференція – подання інформації про подію, продукт, надання додаткових матеріалів, можливість обговорення і задання питань. Метою є поширення нової інформації, за необхідності що включає у собі як і фотографії чи документи.

Брифінг - це коротка за часом зустріч журналістів із представниками пресвідділу, присвячена проміжним подій у компанії. Мета – одностороннє інформування про пройдену подію, прийняте рішення та ін.

Прес-тур – запрошення представників ЗМІ на виробництво. Мета – демонстрація діяльності компанії. Створення позитивного ставлення до компанії.

Прес-ланч – обід із представниками компанії та представниками ЗМІ, з обговоренням справ діяльності компанії. Мета - це кулуарне обговорення віч на віч представників двох таборів.

Прес-клуб – відібрані фахівці з різних потрібних сфер діяльності, з думкою яких рахується громадськість. Мета – це встановлення дружніх стосунків з авторитетними журналістами, професіоналами у справі, чиїх думок прислухається громадськість.

21. Принципи планування та организации прес-конференцій.

Прес-конференція - це зустріч журналістів з представниками державних установ, суспільно-політичних організацій, комерційних структур, що має на меті надати ЗМІ фактографічну, проблемну і коментують інформацію про презентованому проекті.

Прес-конференція передбачає:

1) авторитетність джерела новин (ньюсмейкера),

2) отримання інформації "з перших рук",

3) можливість перевірки відомостей та уточнення версій за допомогою питань.

Прес-конференції доцільні в тих випадках, коли організації необхідно:

 - Проінформувати свою громадськість про важливу неординарну подію у своєму житті;

 - Продемонструвати досягнення фірми або її нову продукцію;

 - Представити нову концепцію розвитку, що викликає масовий суспільний інтерес;

 - Вирішити спірні питання, давно обговорювані громадськістю;

- Налагодити особисті контакти керівництва організації з представниками ЗМІ.

У процесі підготовки та проведення прес-конференції виділяється етапи:

1) підготовчий;

2) етап безпосередньо перед заходом;

3) сама прес-конференція та етап після закінчення заходу.

Перший етап - планування і оповіщення. Спочатку варто визначити, наскільки ваша інформація цікава представникам ЗМІ. Далі слідує створення і розсилка прес-релізу. Відповідний час для проведення прес-конференції 11.00-16.30. Кращі дні - вівторок, середа і четвер. Сповіщати ЗМІ необхідно заздалегідь, кілька разів (за тиждень і за 2 дні до п-к). За добу до п-к доцільно обдзвонити ключові ЗМІ з метою з'ясувати отримання запрошення, явку, необхідність додаткової інформації. У запрошенні слід вказати: - місце, день і час проведення п-к, її тривалість; - Загальну тематику прес-конференції та перелік основних питань, передбачуваних до розгляду; - Прізвища та посади основних учасників прес-конференції з боку її організаторів. Другий етап -потрібно виготовити і розмістити: оголошення на вході в будівлю з позначенням поверху і кімнати; стрілок з текстом "прес-конференція" всередині будівлі, таблички на дверях п-к приміщення і покажчика "реєстрація". Нагрудні покажчики (бейджі) повинні мати всі організатори, щоб журналісти бачили, до кого вони можуть звернутися з різного роду питань. На стіл, за яким будуть сидіти учасники прес-конференції, ставляться таблички з їх даними. Прізвище, ім'я та по батькові ньюсмейкера, повинні бути написані повністю, крупно і повторені на звороті таблички. На стіні за столом учасників повинен розташовуватися логотип організатора п-к. Кожному учаснику п-к надається персональний набір: мікрофон, пляшку мінеральної води, стакан, папір і ручку для записів.

Ролі на прес-конференції. Їх три: ньюсмейкер - носій новини, що має досвід публічного виступу, несе відповідальність за саму інформацію, ведучий (або модератор), відповідає за процедуру ведення п-к, і експерт - фахівець в даній області, відповідає за інформаційну повноту і насиченість. Перша і третя ролі можуть поєднуватися або розділятися, але першу і другу ролі необхідно завжди розділяти. У так званій президії повинно бути якомога менше людей, інакше прес-конференція буде нагадувати урочисте засідання. Планована тривалість не повинна перевищувати 30-60 хвилин. Вступний виступ ньюсмейкера необхідний, його нормальна тривалість-10 хвилин. Вступом ви задаєте свої правила інформаційної гри. Організатори п-к вправі оголосити регламент її проведення. Можна заздалегідь визначити кількість питань (задавати тільки з одного питання). Порядок питань регулюється зазвичай черговістю піднятих журналістами рук або надійшли записок. Може виникнути ситуація, коли питань не виникає зовсім. Головний критерій успішного виступу на п-к - інформативність. І ще - цілком припустимо читати текст з папірця. Мати друкований текст перед очима не шкідливо в будь-якому випадку. Останній етап прес-конференції настає після її безпосереднього завершення. Коли модератор каже «дякую і до побачення», прес-конференція не закінчується, адже журналісти підходять до ньюсмейкеру, щоб отримати будь-яку додаткову інформацію. Це допустимо. Організатори прес-конференції повинні розіслати в ці ЗМІ всі необхідні матеріали, а також текст або тези основних виступів учасників прес-конференції. Існують і допоміжні цілі останнього етапу - розташувати до себе журналістів. Організатори можуть влаштувати для запрошених журналістів і репортерів невелике частування (коктейль, фуршет і т.п.). Мета даного заходу - створити неформальну обстановку для більш ефективного спілкування керівників і фахівців компанії з представниками ЗМІ.

Цикл заходів навколо п-к завершує прес-кліппінг - повний і детальний аналіз згадувань про минулу прес-конференції, що з'явилися в ЗМІ через деякий час. Це дослідження виконується фахівцями служби зв'язків громадськістю організації.