22. Основні документи, що застосовуються в системі Media Relations.

PR-документи для ЗМІ У PR-тексти мають свій стиль і свою мету. Для PR-текстів характерні такі риси:

- текст повинен впливати на адресата і спонукати його до дії, не повинен містити рекламних гасел (без пафоса).

- Текст повинен бути максимально доступним для адресата, а значить містити мінімум складних мовних зворотів, термінів і абревіатур;

- Одна ідея - одне речення. Складні речення важкі для сприйняття.

- «Одержувач тексту повинен сприймати ідею послання не як прямий тиск на нього, а як свою позицію, плід власних глибоких роздумів» - оцінки та порівняння в тексті відображають позицію організації; необхідно виключити з тексту звернення від першої особи, замість них «компанія виступає організатором» і т.д.

Різновиди PR-текстів наступні:

Прес-реліз - повідомлення для преси, комюніке. є базовим інструментом для складання інформації на будь-яку задану тему, про яку ви хочете повідомити ЗМІ. Прес-реліз як один із засобів поширення інформації підсумовує всі необхідні характеристики об'єкта і доводить ваші новини до потрібної аудиторії. Одне з основних правил: прес-реліз повинен відповідати на п'ять питань: коли? де? хто? що? як? Форма, в якій всі в один голос радять писати прес-реліз - піраміда. Тобто, зменшення значимості інформації від початку тексту до кінця.

Бекграундер (дослівний переклад - «фоновик») містить інформацію про те на якому тлы проходить подія. Виконується у формі добірки фактів: сфера діяльності, місія компанії, кількість співробітників, досягнення та нагороди ит.д.

Факт-лист- свого роду довідка, набір фактів. Ф-лист не є закінченим зв’язним текстом.

Прес-кіт - набір, пакет для ЗМІ. Містить: прес-реліз, бекграундер, біографію, фото, факт-лист та інші матеріали.

Ньюслеттер («лист про новини») містить корисну інформацію, призначається для регулярної розсилки цільовим аудиторіям (ЗМІ, клієнтам, співробітникам). До його структури та змісту немає жорстких вимог.

23. Прес-реліз, його структура та стилістичні особливості. Принципи розсилки та методи відстеження ефективності прес-релізу.

Прес-реліз представляє собою спеціально підготовлений і написаний за певними правилами інформаційний матеріал, призначений для доведення важливої ​​для компанії інформації до журналістів. Редакції вільні чинити з надісланою до них у формі релізу інформацією на свій розсуд, публікувати повністю всі включені в нього відомості або тільки їх частину або не публікувати реліз зовсім. Для того щоб збільшити ймовірність прес-релізу бути опублікованим, за формою він повинен відповідати стандарту, прийнятому усіма видами засобів масової комунікації. Далі наводиться звід основних правил:

♦ П-реліз повинен містити тільки факти. Якщо ви хочете додати в розсилку які-небудь додаткові матеріали, наприклад фотографії, статистичні дані або таблиці, вони повинні висилаться окремим пакетом. Інтернет і факс стали основними каналами, якими користуються організації для їх пересилання.

♦ З погляду змісту п-реліз зазвичай включає відповіді на п'ять основних питань: «Хто?», «Що?», «Де?», «Коли?», «Чому?», Викладених у строгій послідовності і ясній формі .

♦ П-реліз завжди орієнтований на конкретну цільову аудиторію.

♦ П-реліз може бути орієнтований на якийсь один ЗМІ, якщо в цьому є конкретна необхідність.

♦ Текст news-релізу розташований на одній стороні аркуша паперу білого кольору формату А4 і переважно займає 1 с. Текст друку через два інтервали, розмір шрифту - 12, праворуч і ліворуч залишають досить широкі поля (2,54 см) для правки в редакції, якщо її визнають необхідною. Деякі організації використовують для п-релізів кольоровий папір, що виділяє його з усіх інших, однак редактори заявляють, що на їхнє рішення публікувати або не публікувати п-реліз впливає цінність інформації, що міститься в ньому.

♦ Якщо п-реліз займає більше однієї сторінки, в кінці першої і всіх наступних сторінок пишеться «продовження», а в кінці всього тексту ставиться знак # # # #.

♦ п-реліз друкується на бланку організації із зазначенням дати, а іноді і часу його відправлення; номери телефонів та імена контактних осіб зазначаються внизу.

♦ У п-релізі може матися вказівку на дозвіл публікації інформації різного роду. Вказівка ​​«ДЛЯ НЕГАЙНОЇ ПУБЛІКАЦІЇ» дозволяє публікувати матеріал з моменту його отримання редакцією, тоді як посліду «ДЛЯ ПУБЛІКАЦІЇ З ... (дата) І ПІСЛЯ» означає, що інформація залишається в силі і після зазначеної дати. Вказівка ​​«НЕ ПУБЛІКУВАТИ ДО ... (далі йде вказівка ​​конкретної дати і часу)» зазвичай пов'язане з часом проведення прес-конференції, і вказаний час відповідає закінченню цієї п-конференції.

Незалежно від довжини або різновиду з погляду змісту news-реліз повинен бути відформатований наступним чином:

♦ Якщо п-реліз друкується на бланку організації, то першим словом після назви організації буде слово «ПРЕС-РЕЛІЗ», воно набирається більш жирним і великим шрифтом, ніж основний текст і заголовок.

♦ Тема також друкується більшим шрифтом, ніж основний текст, в ньому повідомляється в стислій формі новинна інформація, якій присвячений п-реліз. У заголовку уникайте вживати минулий час, так як це може додати інформації розуміння того, що це вже мало місце в минулому.

♦ Вступний абзац, повинен містити відповідати на питання, про які вже говорилося раніше: «Що?», «Хто?», «Коли?», «Де?», «Чому?», А також «Як?». Так, адресат, прочитавши навіть тільки вступну частину релізу, вже отримує всю фактичну інформацію щодо події, якому він присвячений.

♦ Основний текст прийнято писати по так званій «перевернутій піраміді». Це означає, що перший або перші два абзаци основної частини тексту релізу розкривають більш докладно те, що було заявлено у вступній частині. Наступні абзаци повинні висвітлювати додаткові деталі. Якщо Редактор не зацікавиться, прочитавши перші абзаци, він навряд чи буде читати інші, значить, головне має бути в початковій частині основного тексту.

♦ Кінцевий абзац повинен логічно завершувати зміст релізу.

Варто додати ще кілька підказок:

♦ якщо ви хочете використовувати один і той же новинний матеріал для поширення через різні ЗМІ, напишіть різні релізи з урахуванням специфіки кожного з них.

♦ не зловживайте використанням спеціальної термінології, намагайтеся все сказати простими словами;

♦ перевіряйте і перевіряйте ще його з точки зору стилю, орфографії, відсутності повторень, послідовності і логічності викладу.

Також створюють інші типи релізів:

♦ бізнес-реліз для партнерів або фахівців одного з даною фірмою профілю з інформаційним матеріалом, але поширюється такий бізнес реліз завжди прямий адресною розсилкою і для засобів масової комунікації не призначається;

♦ спеціальний реліз для споживачів з інформацією про товар або послугу, який поширюється також або прямою розсилкою, або лунає в місцях торгівлі або надання послуг;

♦ фінансовий реліз, що містить інформацію про доходи фірми і призначений власникам акцій.

Краще всього відправляти реліз не в редакцію, а конкретному журналісту (знайомому/перевіреному). Ефективність прес-релізу визначається кількістю публікацій в засобах ЗМІ після розсилки.