Тема 4. Система розпорядчої документації

4.1. Призначення і склад розпорядчої документації

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його

організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів,

органи управління підприємства наділяється правом видання розпорядчих

документів.

Розпорядчі документи – це документи за допомогою яких здійснюється

розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації

чи на підприємстві

Основна функція розпорядчих документів – регулятивна; цільове

призначення – регулювання діяльності, яке дозволяє органу управління

забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати

максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на

вдосконалення організаційної структури установи, характеру, змісту, засобів і

способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення

організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та

іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі

управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до

підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і

працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість

об‘єктів по вертикалі.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься

до нормативних правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні

приписи суб‘єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється

в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні

підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які

тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

З огляду поширення сфери правової дії розпорядчі документи поділяються

на:

- правові акти, що діють на загальнодержавному рівні (видаються

Президентом України, Кабінетом Міністрів України, органами державної

виконавчої влади);

- правові акти, що діють на рівні суб‘єктів держави – областей, міст,

Кримської Автономної Республіки;

- правові акти, що діють у межах галузі (видаються галузевими органами

виконавчої влади, наприклад, міністерствами, державними комітетами);

- правові акти, що діють у межах окремої організації, установи,

підприємства, фірми.

Підставою __________для видання розпорядчого документа може бути:

- необхідність виконання прийнятих законодавчих, нормативних правових актів

та інших рішень вищих органів (тобто на основі та для виконання законів,

постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих

органів);

- необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, що

випливає з функцій і завдань організації.

З огляду порядку (процедури) прийняття розпорядчі документи діляться на

дві групи:

􀂃 документи, що видаються в умовах колегіальності;

􀂃 документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

У першому випадку розпорядчі документи видаються на підставі рішень,

прийнятих спільно групою працівників (колегією, зборами. Радою, комісією,

правлінням та ін.). На основі колегіальності діють: Уряд України, органи

місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети,

колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів,

рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень

видаються постанови і рішення.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в

організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує

оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за

прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють

міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій),

директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень

видаються накази, вказівки, розпорядження.

4.2. Характеристика наказу як основного виду розпорядчого документа

Наказ – це правовий акт, що його видає керівник підприємства на

правах єдиноначальності й у межах своєї компетенції для вирішення основних

та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством.

Складання й оформлення наказу регламентується інструкціями щодо

роботи з документами, правилами про порядок підготовки проекту наказу та

іншими правовими актами. В них передбачено обов’язкове дотримання низки

правил і вимог, що мають забезпечити юридичну повноцінність документів,

оперативне виконання їх.

Порядок підготовки та видання наказу зображено на рис. 1.

Проект __________наказу погоджується з усіма зацікавленими особами

підприємства. До проекту наказу додають документи, що обумовлюють його

доцільність.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін

не вказано в тексті. Право підписання наказу визначається законодавством. Як

правило, це право мають керівники, їхні заступники, а також деякі посадові

особи відповідно до їх повноважень і компетенції.

Рис. 1 Порядок складання та видання наказу

Накази видають на підставі та з метою виконання чинних законів, указів,

постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Крім того

керівник може видавати накази з усіх питань, що входять до його компетенції.

Наказ діє доти, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться

термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати накази може тільки

уповноважена особа чи інстанція.

НАКАЗ

За вказівками вищих органів

(директивні вказівки)

З ініціативи керівника або керівника

структурного підрозділу

Збір інформації

Контроль за

виконанням

Складання проекту наказу

Узгодження

Передрук

Візування

Підписання наказу

Реєстрація

Розмноження

Розсилка

Зберігання

За призначенням накази поділяються на два види: накази з питань

основної діяльності та накази з особового складу.

Накази також видаються з питань створення, організації, ліквідації,

перейменування, зміни масштабу діяльності підприємства або структурного

підрозділу, затвердження (введення в дію) або зміни положень, правил,

інструкцій, планів, структури.

У наказах, основою для створення яких є розпорядчі документи вищої

організації, доводяться до відома підвідомчих підприємств директивні вказівки

вищих органів, конкретизація визначення їх виконавців, методів і строків

виконання в умовах діяльності конкретного підприємства або установи.

Накази з основної діяльності (загальних питань) поділяються на

ініціативні і ті, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів.

Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих наказів.

Найповніше уявлення про цей документ дає розгляд ініціативного

наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що

виникають у середині підприємства.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У

першій видаються факти та думки, які є основою для видання наказу; в другій

перелічуються приписані дії. Констатуюча частина може містити в собі такі

елементи:

􀀹 Вступ (зазначається причину видання наказу);

􀀹 Доказ (перераховуються головні факти);

􀀹 Висновок (викладається мета видання наказу).

Якщо наказ видається на основі письмової вказівки вищестоящої організації

(постанова, наказ), то в констатуючій частині наказу зазначаються назва виду

документа, його номер, дата і заголовок.

Констатуючу частину можна пропустити, якщо розпорядчу частину наказу

не потрібно обґрунтовувати.

Розпорядча частина наказу починається словом "НАКАЗУЮ", яке

друкується з нового рядка великими літерами від нульового положення

табулятора При необхідності текст розділяють на пункти, які нумерують

арабськими цифрами.

Кожен пункт розпорядчої частини починається з зазначення виконавця,

потім зазначаються приписані дії та строки їх виконання.

Приписана дія виражається дієсловом у невизначеній формі (здійснити,

забезпечити, визначити). Виконавцем можуть бути підприємство, структурний

підрозділ або посадова особа. Він вказується у давальному відмінку.

Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у вигляді таблиці з

зазначенням у називному відмінку найменування установи або посади та

прізвища виконавця.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено

контроль за виконанням наказу.

При необхідності окремим пунктом в кінці наказу перелічують розпорядчі

документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються.

Зразок

ЧЕРКАСЬКЕ ОБЛАСНЕ УПРАВЛІННЯ ЗЕМЕЛЬНИХ РЕСУРСІВ

Н А К А З

25.06.2003 № 12

м. Черкаси

Про додаткові заходи щодо

забезпечення реалізації громадянами

конституційного права на звернення

На виконання Указу Президента України від ___________№ _____ “Про додаткові заходи щодо

забезпечення реалізації громадянами конституційного права на звернення” та розпорядження Черкаської

обласної державної адміністрації ___________ від _________ № _______, з метою підвищення ефективності

роботи із зверненнями громадян, усунення недоліків у цій сфері

НАКАЗУЮ:

1. Затвердити наказом відповідальну особу по роботі із зверненнями громадян.

Копію наказу представити у відділ державного контролю обласного управління земельних

ресурсів до ________________.

2. Контроль за виконанням цього наказу покласти на начальника відділу державного

контролю обласного управління земельних ресурсів ____________.

Начальник управління В.Г. Білик

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації,

куратора питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних

підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації (віза

свідчить про те, що цей документ не суперечить правилам вищих організацій).

Слід звернути особливу увагу на візування, тому що окремі пункти наказу

можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Візи треба розташовувати нижче

від підпису керівника. Проект наказу в усіх випадках візують укладач та

керівник структурного підрозділу, який вносить проект наказу або готує його.

Може здійснюватися і зовнішнє погодження з різними організаціями,

якщо наказ зачіпає їхні інтереси, органами державного контролю,

колегіальними і громадськими організаціями.

Виконавець, який готує проект наказу, визначає підприємства, підрозділи

і посадових осіб, яким необхідно направити наказ. Список адресатів можна

друкувати на звороті останнього аркуша наказу або додавати у вигляді

самостійного документа.

Наказ вступає в силу з моменту його підписання.

Наказ документується на бланках формату А4. Формуляр наказу містить

такі реквізити:

􀀹 назва підприємства;

􀀹 назва виду документа;

􀀹 дата;

􀀹 індекс;

􀀹 місце складання або видання;

􀀹 заголовок до тексту;

􀀹 текст;

􀀹 підпис;

􀀹 візи.

З наказом повинні бути ознайомлені усі названі в ньому особи, які

розписуються на одному з примірників наказу або спеціальному бланку.

Накази мають окрему самостійну індексацію, яка розпочинається з початку

кожного календарного року.

4.3. Характеристика інших видів розпорядчих документів

До інших видів розпорядчих документів відносять: розпорядження,

постанова, рішення, вказівка, ухвала та ін.

4.3.1. Розпорядження

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу,

організації, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну

силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано

розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи:

􀀹 розпорядження загального характеру - тривалої дії;

􀀹 розпорядження окремого характеру - стосуються окремого вузького

питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради,

представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних

органів державного управління, адміністрація підприємства в межах наданих

законом прав для розв'язання оперативних питань.

Як правило, розпорядження, що їх видають на підприємствах, мають

обмежений термін дії і стосуються вузького кола підрозділів чи посадових осіб

(працівників).

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу із загальних

питань, лише в констатуючій частині можуть вживатись слова

“ЗОБОВ’ЯЗУЮ”, “ДОЗВОЛЯЮ” тощо.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини.

Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано

розпорядження, в розпорядча – завдання, виконання яких сприятиме

розв′язанню проблем, що виникли. В розпорядчій частині вказується особа, яка

нестиме відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання

розпорядження.

Завдання, що встановлюються у розпорядженні, мають бути конкретними

і реальними, спрямованими на досягнення в найкоротші терміни мети,

визначеної розпорядженням, з переліком виконавців та особи, на яку покладено

контроль за виконанням розпорядження й визначенням термінів виконання

завдань.

Склад реквізитів розпорядження:

􀀹 назва виду документа;

􀀹 дата (проставляють дату підписання);

􀀹 індекс;

􀀹 місце складання чи видання;

􀀹 заголовок до тексту;

􀀹 текст;

􀀹 підпис;

􀀹 гриф погодження (оформлюють у разі потреби);

􀀹 позначка про виконавця.

Розпорядження оформляють на загальних або спеціальних бланках

формату А4.

Як було зазначено вище , розпорядження оформляють майже так само, як

і наказ із загальних питань. Але замість реквізиту 25 (візи) у розпорядженні

присутні позначка про виконавця (реквізит 28) та, при необхідності, гриф

погодження (реквізит 24).

Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова

печатка. Розпорядження обов′язково доводиться до відома підлеглих.

ЗРАЗОК

ЗВЕНИГОРОДСЬКА РАЙОННА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

20200, Черкаська обл., м.Звенигородка, пр. Шевченка, 63, тел. 5-20-49

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

“__” ___________ 2003 р. № 307

Про надання земельної ділянки

Відповідно до п.5 ст.28 Закону України “Про місцеві державні адміністрації”, ст. 10, 12, 17, 81, 116, 125, 126

Земельного кодексу України, враховуючи позитивний висновок ___________________сільської ради та

рішення ____________________ місцевого суду:

1. Надати земельні ділянки громадянам – колишнім членам __________ із земель

державної власності (земель резервного фонду) в адміністративних межах

_____________________ сільської ради в приватну власність для ведення товарного

сільськогосподарського виробництва згідно з додатком.

2. Доручити районному відділу земельних ресурсів оформити державні акти на

право приватної власності на землю.

3. Контроль за виконанням розпорядження покласти на заступника голови райдержадміністрації, начальника

управління сільського господарства і продовольства _____________________.

Голова Звенигородської

районної державної адміністрації А.І.Петренко

4.3.2. Постанова

Постанова - правовий акт, що приймається найвищими і деякими

центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) з

метою вирішення важливих і принципових задач, що стоять перед даними

органами

Розрізняють постанови організаційного характеру і такі, що адресуються

для виконання іншим органом. Перші дозволяють вирішувати організаційні

питання діяльності комісій, комітетів (питання, пов'язані із створенням органу,

розподілом обов'язків між членами, затвердженням плану). Другі призначені

для виконання підприємствами, установами, посадовцями.

Комісії, що володіють владними повноваженнями (адміністративні,

наглядові, у справах неповнолітніх), приймають постанови, обов'язкові для

виконання.

Комісії, що не володіють владними повноваженнями, приймають

постанови рекомендаційного характеру ("Запропонувати", "Рекомендувати").

У постановах розкривають господарські, політичні і організаційні

питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні

документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Текст постанови, як правило, має вступну частину, в якій при

необхідності роз'яснюються цілі і мотиви його видання, і розпорядчу частину.

Вступна частина може містити посилання на закони, раніше видані постанови і

інші відомчі нормативні акти. Вступна частина закінчується ключовими

словами "Кабінет Міністрів України ПОСТАНОВЛЯЄ".

Розпорядча частина документа викладається у вигляді пунктів,

нумерованих арабськими цифрами. Пункти постанови містять конкретні

доручення і включають: найменування органу або організації, якій дається

доручення; зміст самого доручення і термін його виконання.

Підписує постанову голова колегіального органу і секретар. Постанови

друкують на бланках формату А4.

4.3.3. Рішення

Рішення – це розпорядчий документ, що приймається місцевими радами

або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв‘язання найважливіших

питань, що належать до їх компетенції.

До рішень можна віднести спільні акти, що видаються кількома

неоднорідними (колегіальними і тими, що діють на основі принципу

єдиноначальності державними органами, громадськими організаціями тощо).

За юридичними властивостями рішення можуть бути нормативними чи

індивідуальними.

У нормативному рішенні відображається робота підприємств робота

торгівлі, побутового обслуговування населення тощо. Рішення складають члени

Держадміністрації, члени місцевих рад, постійні комісії.

Індивідуальні рішення складаються з різних питань(встановлення опіки,

про прийняття в експлуатацію будівельного об‘єкту тощо). Проекти

індивідуальних рішень готують депутати, фахівці та зацікавлені організації.

Рішення містить наступні основні реквізити:

1. Державний Герб України

2. Назва установи

3. Назва виду документа

4. Дата

5. Індекс документа

6. Місце видання

7. Заголовок до тексту

8. Текст

9. Підписи голови і секретаря установи

10. Печатка.

Текст рішення складається із вступної частини, в якій констатується стан

питання, що розглядається в рішенні і розпорядчої, що містить перелік заходів

із зазначенням термінів виконання, перелік службових осіб, що відповідають

за своєчасне виконання цих заходів та вказівка, кому доручено вести контроль

за виконанням рішення.

ЗРАЗОК

Солом‘янська районна державна адміністрація м. Києва

РІШЕННЯ

16.04.03 № 33

м.Київ

Про надання житлової площі громадянам,

що перебувають на квартирній черзі

Розглянувши списки для надання житлової площі громадянам – працівникам

підприємств, організацій, установ Солом‘янського району і пропозиції житлової комісії,

керуючись Положенням про порядок наданої житлової площі в Україні, виконком

ВИРІШИВ:

громадянину Панченку П.П., що працює начальником відділу по роботі з персоналом у

Національній академії аграрних наук з 1986 р., проживає за адресою вул. Мішина, буд.3, кв.

26, займає кімнату площею 18,5 кв. м у трьохкімнатній квартирі (з підселенням) на площі

якої проживає чотири особи:

1.Панченко Петро Павлович – заявник;

2. Панченко Ірина Андріївна – дружина;

3. Панченко Олег Петрович – син;

4. Панченко (Перченко) Олена Іванівна – невістка

виділити трьохкімнатну квартиру по вул. Данченка, 52, житловою площею 56 кв. м згідно з

чергою № 17232 з 1988 року.

Голова С.В.Савченко

Секретар Т.А.Ємець

4.4.4. Вказівка

Вказівка – розпорядчий документ, який готують міністри, керівники

об’єднань, організацій, установ.

Вказівка – документ організаційно-методичного характеру, що видається

органами державного управління, міністерствами, відомствами; організаціями з

питань, пов'язаних з процесом виконання наказів, інструкцій і інших

документів (при оформленні відряджень, накладенні стягнень та ін.).

В організаціях право видання вказівки надано керівникам, їх

заступникам, керівникам структурних підрозділів, які діють на правах

єдиноначальності в межах їх компетенції.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, рішень поточних

організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних

матеріалів

Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої і

розпорядчої.

Розпорядча частина починається словом "ЗОБОВ'ЯЗУЮ" або

"ПРОПОНУЮ". Текст може ділитися на пункти і підпункти.

В останньому пункті вказують особу, на яку покладається контроль за

виконанням документа (вказують посаду, ініціали, прізвище). Якщо контроль за

виконанням вказівки бере на себе керівник, що підписав його, то останній

пункт не потрібен. Датою вказівки є дата його підписання. Оформляють

вказівку на бланках з відтворенням всіх реквізитів документа.

4.4.5.Ухвала

Ухвала – правовий акт, що приймається місцевими радами, державними

адміністраціями та виконавчими комітетами.

Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних

органів – колегій міністерств і відомств, наукових рад, судів тощо.

В ухвалі визначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється,

конкретні посадові особи, установи, що зобов′язані контролювати виконання

документа. З ухвалою також ознайомлюють населення через засоби масової

інформації.

Ухвали складаються із вступної частини, в якій констатується стан

питання, що розглядається, і постановчої, що містить переліки заходів із

зазначенням термінів виконання й службових осіб, які несуть відповідальність

за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за

виконанням ухвали.

Питання для самоконтролю:

1. Визначити порядок складання, оформлення, погодження та підписання наказу.

2. Визначити які розпорядчі документи приймаються одноособово (єдиноначальне), а

які в умовах колегіальної діяльності.

3. Надати характеристику основних видів розпорядчих документів (наказ,

розпорядження, постанова, рішення).

ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 3. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНА СИСТЕМА

ДОКУМЕНТАЦІЇ