Тема 1. Місце, роль та значення документа у документаційному

забезпеченні діяльності установи

1.1. Документ і його роль та місце в управлінському діловодстві

У різних сферах будь-якої діяльності широко використовується поняття

„документ”. Але відповідно до цих сфер дане поняття і використовується по

різному.

У державних стандартах, законах та інших нормативних актах України

зафіксовано різноаспектне тлумачення терміну „документ”.

Назва документа Визначення терміну „документ”

ДСТУ 2732—94

„Діловодство __________й архівна

справа. Терміни та

визначення.”

Документ – це матеріальний об′єкт, що містить у зафіксованому

вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у

відповідності з чинним законодавством юридичну силу.

ДСТУ 2392-94

„Інформація та

документація. Базові

поняття. Терміни та

визначення”

Документ – це записана інформація, яка може розглядатися як

одиниця у ході здійснення інфомраційної діяльності.

ДСТУ 3017-95

„Видання. Основні

види. Терміни та

визначення”

Документ – це матеріальний об′єкт, що містить інформацію,

закріплену створеним людиною способом для її передавання у

часі і просторі”

Закон України „Про

інформацію”

Документ – це передбачена законом матеріальна форма

одержання, зберігання, використання і поширення інформації

шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці

або на іншому носієві.

Термінологічний

словник „Архівістика”

Документ – це запис інформації на матеріальному носії, основна

функція якого збереження і передавання інфомрації у просторі і

часі.

Можна відзначити, що поняття „документ” у вище зазначених

нормативних джерелах, значною мірою зумовлене специфікою тієї сфери, на

регламентацією діяльності якої спрямований стандарт чи закон. У світовій

практиці документ визначається як запис інформації, що може бути

використана як одиниця в документаційному процесі.

Виходячи з визначень документа, зафіксованих у державних стандартах

та інших нормативно-правових актах України, основними ознаками документа

є:

- наявність інформації, яка має певний зміст;

- стабільна матеріальна форма, що забезпечує довготривале використання

та зберігання документа;

- функціональна визначеність для передачі інформації у просторі і часі,

тобто для використання в соціально-комунікаційних каналах.

Ділова сфера одна із основних життєво необхідних галузей діяльності

людства. За допомогою ділових паперів (документів, листів) встановлюються

офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між закладами,

підприємствами, установами, а також налагоджуються приватні стосунки між

людьми.

Основними елементами роботи з документами є письмові документи та

документування, тобто створення документів. Результатом документування є

документ – зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що

дозволяють її ідентифікувати.

Під документуванням необхідно розуміти запис (фіксацію) інформації на

різних носіях за встановленими правилами. Документування -

регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що

забезпечує її юридичну силу. Документування передбачає дотримання

встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу

документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що

створюються. Оскільки в будь-якій діяльності документи є засобом

засвідчення, доведення певних фактів, то вони мають велике правове значення

(тобто юридичну силу).

Юридична сила – це властивість документа, яка надається йому чинним

законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком

оформлення. Тобто документ має бути: достовірним, переконливим, належним

чином відредагованим і оформленим, з конкретними пропозиціями.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного

різновиду документа комплексом реквізитів – обов’язкових елементів

оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження тощо).

1.2. Нормативно-правова база документацінйого забезпечення діяльності

установи

Процес управління базується на підставі документаційного забезпечення,

яке в свою чергу повинно мати нормативно-правову базу, а саме:

- Положень Конституції України;

- законів України;

- нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України;

- інших методичних документів.

Нормативно-методична база документаційного забезпечення управління

охоплює:

- законодавчі акти України у сфері інформації, документації та

документування;

- Укази та розпорядження Президента України, постанови та розпорядження

Уряду, які регламентують питання документаційного забезпечення управління

(ДЗУ);

- правові акти органів виконавчої влади (міністерств, відомств, комітетів) як

загально галузевого, так і відомчого характеру;

- правові акти нормативного та інструктивного характеру;

- методичні документи з діловодства в установі;

- державні стандарти на документацію;

- уніфіковані системи документів;

- класифікатори техніко-економічної і соціальної інформації.

Методичні __________документи регламентують:

- технологію створення, обробки, зберігання, використання документів в

установі;

- роботу служби діловодства, її структуру, функції, штат, технічне забезпечення

тощо.

1.3. Види управлінських документів та їх класифікація

Виробничо-господарська діяльність організацій дуже різноманітна. Різні

факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає

необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З

метою підготовки документа, який відповідав би усім вимогам та для зручності

роботи з ним, прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними

ознаками класифікації.

Класифікація документів – це їх поділ на класи за найзагальнішими

ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

Передусім відокремлюють певні системи документації та

документування.

Система документації – це сукупність документів взаємопов′язаних між

собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення із певними формами.

Мета класифікації документів полягає у:

- підвищенні оперативності роботи апарату управління й відповідальності

виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов′язків

виконавців, чіткого розподілу інформації;

- економії праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату

(предметно-тематичного каталогу).

Значення класифікації документів полягає у:

- забезпеченні їх швидкого пошуку у поточному діловодстві;

- підвищенні оперативності роботи з документами.

Види документів за ознаками класифікації та групами

№

п/п

Ознаки класифікації Види документів Примітки та приклади

1 Загальні З адміністративних питань

Спеціалізація Спеціалізовані З фінансових питань, з комерційних

питань

Розпорядчі Документи, які відображають

питання оперативного управління

організацією

Організаційні Документи, що регламентують

діяльність організації, визначаючи її

функції та функції її елементів

2

Призначення

Інформаційні Документи, в яких міститься

інформація про факти, події, явища,

що відбулися в організації та за її

межами

Внутрішні Створені на тому підприємстві, де

вони функціонують.

3

Місце складання Зовнішні Надійшли з інших організацій або

направлені іншим організаціям чи

громадянам

Вхідні Документи, що створені за межами

організації та надійшли в

організацію

Вихідні Документи, що створені в

організацій, але використовуються за

її межами

4

Напрям руху

Внутрішні Створені на тому підприємстві, де

вони функціонують.

Первинні Характеризують стан підприємства

(статистична звітність)

5

Джерела виникнення Вторинні Отримані на підставі аналізу та

узагальнення відомостей, наведених

у первинних документах

Стандарти Створені за чітко визначеними

нормами та правилами, не мають

відхилень від зразків

6

Форма

Індивідуальні Створені за задовільною формою

Типові Заяви

Трафаретні Частина тексту вже надрукована,

інша вписується при заповнені

7

Спосіб виготовлення

Індивідуальні Листи, відгуки, реценції

Рукописні Написані від руки

Відтворені

механічним способом

Надруковані

На аудіо– та відео

плівці

Аудіо– або відеозапис якоїсь події

8

Техніка відтворення

На дискетах для

користування на ПК

Створені для роботи на ПК

Цілком секретні Мають дуже обмежений доступ,

зберігаються в спеціальних умовах

Секретні Зберігаються в окремих кімнатах,

видаються співробітникам за

спеціальним списком, їх реєстрація

та облік ведеться у спеціальних

книгах

ДСК (для службового

користування)

Зберігаються у сейфах, видаються

для роботи відповідно до

затвердженого керівником списку

9

Ступінь гласності

Загальнодоступні Документи, з якими можуть

ознайомитися всі бажаючі без

обмежень

10 Складність Односкладні Складаються з одного питання

Складні Містять в собі два або більше питань

Оригінал Документ, який створено вперше й

належним чином оформлено. Він

може бути розмножений копіями. У

юридичному відношенні оригінал і

копії рівнозначні

11

Стадії створення

Копія Це точне відтворення оригіналу, має

у верхньому правому кутку позначку

„копія” і завірена в певному порядку.

В свою чергу розрізняють 3

різновиди копій:

1. Відпуск – це копія оригіналу

документа, що залишається у

відправника.

2. Витяг – копія, що відтворює

частину оригіналу.

3. Дублікат – другий примірник

документа, виданий у зв′язку із

втратою оригіналу.

Постійного

зберігання

75 років

Тривалого зберігання Понад 10 років

12

Термін зберігання

Тимчасового

зберігання

До 10 років

Організаційно-

розпорядчі

Документи для оперативного

управління установою

Фінансово-облікові Відображають ведення обліку в

організації

13

Зміст

Постачальницько-

збутові

Відображають аспекти господарської

діяльності установи

Термінові та дуже

термінові

До 10 днів

14

Термін виконання Звичайні, безстрокові До 30 днів

Письмові

(рукописно-

друковані)

Охоплюють усі рукописні та

машинописні документи

Графічні Креслення, графіки, карти, малюнки,

схеми, плани

15

Засоби фіксації

(відбиття)

Фото-, кіно-,

фотодокументи

Дають можливість зафіксувати ті

об′єкти, явища, процеси, котрі

відтворити іншими засобами

неможливо.

Фотодокументи дають можливість

робити точний звукозапис

інформації, їх широко

використовують для

протоколювання зборів, нарад,

засідань тощо.

Справжні Бувають:

- дійсними;

- недійсними, тобто втратили

юридичну силу. Наприклад, договір.

16

Юридична сила

Підробні Виникають внаслідок матеріальної

чи інтелектуальної підробки

Службові Стосуються інтересів підприємств та

організацій

17

Походження

Особисті Стосуються певної особи, імені

Директивні Потребують обов′язкової відповіді,

виконання

18

Ступінь

обов′язковості Інформаційні Виготовляються з інформаційною

метою й беруться до відома

19 Найменування Положення, накази,

інструкції, звіти,

акти, записки, листи,

довідки, плани тощо