Тема 2. Характеристика реквізитів відповідно до дсту 4163-2003

„Державна уніфікована система документації. Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання

документів”

Цей стандарт встановлює максимальний склад реквізитів системи

організаційно-розпорядчої документації (ОРД) та порядок їх розташування.

При складанні та оформленні документів використовують наступні

реквізити:

1. Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки

Крим розміщують:

- на бланках із кутовим розташуванням реквізитів на верхньому березі бланка

над серединою рядків з назвою організації;

- на бланках з повздовжнім розташуванням реквізитів – у центрі верхнього

берега.

Розмір зображення становить: висота – 17 мм, ширина – 12 мм.

2. Зображення емблеми організації або товарного знака (знака

обслуговування).

Це зображення розміщують з лівого боку від назви організації. Але якщо

на бланку розміщено зображення Державного герба України, то емблему не

відтворюють.

Недержавним організаціям дозволено на своїх бланках розташовувати

зображення емблеми на верхньому березі документа.

3. Зображення нагород розміщують на лівому березі бланка на рівні з

таким реквізитами як назва організації та назва структурного підрозділу

4. Код організації проставляють за єдиним державним реєстром

податкового обліку України (ЄДРПОУ) після реквізиту довідкові дані про

організацію.

5. Код форми документа (в разі коли він є) проставляють вище реквізиту

назва виду документа. Код форми документа проставляється відповідно до

державного класифікатора управлінської документації (ДКУД).

6. Назва організації вищого рівня. Якщо відсутнє офіційне зареєстроване

скорочення назви організації, тоді її зазначають повністю. В інших випадках

назва організації вищого рівня на бланках документів пишеться скорочено.

7. Назва організації – автора документа, обов′язково повинна відповідати

назві, яка зазначена в установчих документах (статут, положення).

8. Назва структурного підрозділу. В разі коли структурний підрозділ

організації (філія, територіальне відділення) є автором документа, тоді його

назву розміщують нижче назви організації.

Реквізитам 6, 7, 8 можна надати одну загальну назву „найменування

автора”, тобто це реквізити, що визначають автора документа, розміщуються у

такій послідовності, яка чітко визначає підпорядкування.

9. Довідкові дані про організацію. Сюди відносять поштову адресу та інші

відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу

електронної пошти тощо). Цей реквізит розміщують тільки на бланках для

листів.

10. Назва виду документа зазначається на усіх документах крім листів.

11. Датою документа є його дата підписання, затвердження, прийняття,

реєстрації документа, яку оформляють цифровим способом. Елементи дати

наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік

(15.10.2003). У нормативно-правових актах і фінансових документах

застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати (15 жовтня 2003

року). Цей реквізит свідчить про час створення та підписання документа,

затвердження, прийняття, його реєстрацію.

12. Індекс (реєстраційний індекс) – складається з порядкового номера,

який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за

номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Якщо

документ підготовлено двома або більше організаціями, то реєстраційний

індекс складається з реєстраційних індексів кожної організації, які

проставляються через похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів

документа.

13. Посилання на індекс та дату – містить реєстраційний індекс та дату

того документа, на який дають відповідь.

14. Місце складання або видання документа зазначають на усіх

документах крім листів.

15. Гриф обмеження доступу.

16. Адресатами документа можуть бути організації, їхні службові

підрозділи, посадові особи та громадяни.

У разі адресування документа організації або її структурному підрозділу

без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку,

наприклад

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику

назва установи входить до назви посади, наприклад

Голові правління Пенсійного

фонду України

Прізвище, ініціали

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у

називному відмінку, а посаду та прізвище адресата – у давальному, наприклад

Головне управління праці та

соціального захисту населення

Загальний відділ

Провідному спеціалісту

Прізвище, ініціали

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата

зазначають узагальнено, наприклад

Начальникам управлінь

Пенсійного фонду України в

районах та містах Черкаської

області

Документ не повинен містити більше ніж 4-ри адресати. Слово “копія”

перед зазначенням адресата не ставиться. За наявності більшої кількості

адресатів складають список розсилки, а на кожному документі зазначають

тільки одного адресата.

До реквізиту “Адресат” входить поштова адреса. Порядок і форма запису

відомостей про поштову адресу установи мають відповідати правилам надання

послуг поштового зв’язку, наприклад

Верховна Рада України

вул. Грушевського, 15,

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку

зазначають прізвище, ім′я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер

будинку в квартири, населений пункт, район, область, потовий індекс,

наприклад

Омельченко О.М

вул. Першотравнева, 45,

смт Єрки,

Катеринопільський район,

Черкаська область

17. Гриф затвердження – складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без

лапок), назви посади, підпису, ініціалів та прізвища особи, яка затвердила

документ, дати затвердження, наприклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор центрального

департаменту зв′язку в

Черкаській області

____________ В.П. Петров

15.11.2005 року

У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи

затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом,

протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без

лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному

відмінку, наприклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказом центрального

департаменту зв′язку в

Черкаській області

17.12.2005 № 123

18. Резолюція документа – це реквізит у вигляді напису, в якому посадова

особа виразила зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа.

Резолюція складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному

відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника,

дати, наприклад

Прізвище, ініціали

Прошу забезпечити виконання до 15.01.2005 року

Підпис

03.01.2005

Резолюцію необхідно ставити безпосередньо на документі (але ні в якому

разі на берегах документа, призначених для підшивання), в разі коли на

документі немає місця для резолюції, то її можна оформлювати на окремому

аркуші або спеціальних бланках.

19. Заголовок до тексту є реквізитом службового документу, де міститься

короткий виклад суті та змісту даного документа. Заголовок до тексту повинен

бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного

смислового аспекту, наприклад: наказ (про що?) про створення установи;

посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання

правління.

В разі коли документ оформлено на форматі А5 дозволено текст подавати

без заголовка.

20. Відмітка про контроль – позначають літерою “К” або словом

“КОНТРОЛЬ” на лівому березі першого аркуша документа на рівні заголовка

21. Текст - це зміст письмового службового документа, що є його головним

реквізитом.

22. Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа,

наприклад:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви

треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та

кількість їхніх примірників, наприклад

Додатки: 1. Довідка про виконання плану за І квартал 2005 року на 5 арк.

в 1 прим.

2. Графік чергування на ІІ квартал 2005 року на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то

відмітку про наявність документів оформлюють таким чином:

Додаток: лист Міністерства праці та соціального захисту населення

України від 23.04.2005 № 123 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначається,

наприклад:

Додаток: Методичні рекомендації в 6 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після

тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 126 арк.

Якщо додаток надсилають не всім адресатам, зазначеним у документі, то

відмітку про наявність додатка оформляють так:

Додаток: на 7 арк. на другу адресу

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням

на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті

першого аркуша додатку

Додаток 1

До наказу головного

управління праці та

соціального захисту населення

України

20.09.2005 № 247

23. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ

(повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на бланку),

особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ підписують кілька

осіб, то їх підписи розташовують один під одним відповідно до

підпорядкованості посадових осіб. Якщо документ підписують кілька осіб

однакових посад, то їх підписи розташовують на одному рівні. Документи

колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу.

24. Гриф погодження – це реквізит службового документа, який свідчить

про згоду установи, її підрозділу чи посадової особи, що не є авторами

документа, з його змістом.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту „Підпис”. Він складається

зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує

документ, особистого підпису, ініціалів, прізвища, дати погодження, наприклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник голови правління

Пенсійного фонду України

_____________ І.В. Сидоров

12.12.2005

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф

погодження оформлюється наступним чином:

ПОГОДЖЕНО

Протокол правління національного

банку України 23.09.2005 № 9

25. Віза – це реквізит службового документа у вигляді напису, зробленого

посадовою особою, що висловлює згоду або незгоду з його змістом.

Візою оформляють внутрішнє погодження документа. Віза складається з

назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує

документ, дати візування. Візу розміщують нижче підпису, наприклад

Начальник юридичного відділу

____________ В.Л. Дмитрук

23.02.2005

Візу ставлять на примірниках документів, що залишаються в організації.

26. Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис

відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки,

визначається організацією на підставі нормативно-правових актів та подається

в інструкції з діловодства організації.

27. Відмітка про засвідчення копії складається зі слів “Згідно з

оригіналом”, назви посади, особистого підпису, яка засвідчує копію, її ініціалів

та прізвища, дати засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця документа та його номер службового телефону

зазначають на лицьовому боці в нижньому куті останнього аркуша документа,

наприклад

Матвійчик 45 56 23

29. Відмітку про виконання документа і направлення його до справи

ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша

документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про

його виконання або коротку довідку про виконання, слова „До справи”, номер

справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до

справи, назву посади і прізвище виконавця, наприклад

До справи № 09-23

Відповідь надіслано 13.12.2005 року № 09-89/2598

Посада ініціали, прізвище

14.12.2005 року

30. Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повну

назву (ім′я) файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані.

31. Відмітка про надходження документа до організації містить такі дані:

скорочену назву організації, дату надходження документа і реєстраційний

індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку

першого аркушу документа.

32. Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-

правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру та

розміщують після номеру акта чи після грифу затвердження.

Питання для самоконтролю:

1. Поняття про документацій не забезпечення управління.

2. Документ і його роль у документаційному забезпеченні діяльності установи.

3. Характеристика нормативно-правової бази документаційного забезпечення

управління.

4. Характеристика видів управлінських документів.

5. Класифікація управлінських документів.

ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 2.

ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВА ТА РОЗПОРЯДЧА СИСТЕМИ

ДОКУМЕНТАЦІЇ ЯК ГОЛОВНІ СКЛАДОВІ ДОКУМЕНТАЦІЙНОГО

ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЛЯЬНОСТІ УСТАНОВИ