Тема 8. Обліково-фінансова система документації ....................................83

8.1. АКТ ......................................................................................................................................84

8.2. ЛИСТ-ВІДМОВА (ТЕЛЕГРАМА-ВІДМОВА) ВІД АКЦЕПТУ ......................................84

8.3. ВІДОМІСТЬ ..........................................................................................................................86

8.4. ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ........................................................................................................86

8.5. ЗАЯВА-ЗОБОВ’ЯЗАННЯ....................................................................................................86

8.6. КВИТАНЦІЯ........................................................................................................................86

8.7. НАКЛАДНА.........................................................................................................................87

Тема 9. Дипломатичні документи............................................................................96

9.1. ПОНЯТТЯ ПРО ДИПЛОМАТИЧНУ ДІЯЛЬНІСТЬ ТА ДИПЛОМАТИЧНІ

ДОКУМЕНТИ.............................................................................................................................96

9.2. ДОКУМЕНТНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПЕРЕТИНУ ДЕРЖАВНОГО КОРДОНУ

ГРОМАДЯНАМИ УКРАЇНИ .....................................................................................................97

9.3. ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ТЕКСТУ ТА МОВИ ДИПЛОМАТИЧНИХ ДОКУМЕНТІВ98

9.4. ДОКУМЕНТИ ДИПЛОМАТИЧНОГО ХАРАКТЕРУ....................................................101

Рекомендації щодо користування електронним конспектом лекцій

В умовах становлення української державності, практичної реалізації європейського вибору

України, розвитку процесів інформатизації країни, переходу до електронної України, до

побудови інформаційного суспільства важливу роль відіграє забезпечення високоякісної

освітньо-професійної підготовки фахівців з „Документознавства та інформаційної

діяльності”, зокрема, з курсу “Документацій не забезпечення діяльності установи”.

Важливість вивчення даного курсу полягає в тому, що сьогодні велика увага

приділяється документаційному забезпеченню установ, підприємств незалежно від форми їх

власності. А документаційне забезпечення включає у собі такі дві складові як

документування та процеси роботи з готовими документами. Курс „Документацій не

забезпечення діяльності установи” вивчає першу складову, а саме процеси складання

управлінської та спеціальної документації.

У курсі “Документацій не забезпечення діяльності установи” основна увага

звертається на:

Розгляд поняття „документацій не забезпечення”;

Визначення місця та значення документа у документаційному забезпеченні

управління

Засвоєння та вивчення систем управлінських документів;

Засвоєння кадрової системи документації;

Розгляд системи претензійно-договірної системи документації;

Вивчення порядку та систем документації ,які створюються під час фінансової та

дипломатичної діяльності.

У даному конспекті лекцій стисло подано теоретичний матеріал з курсу

„Документаційне забезпечення діяльності установи”. Для розширення знань з кожної теми,

студенти повинні, крім конспекту лекцій, вивчити теоретичний матеріал, який подано у

базових підручниках:

1. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.1 Ведення

загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ.ун-ту,

2001. – 327 с.

2. Палеха Юрій. Управлінське документування: Навч.посібник: У 2 ч. Ч.2 Кадрове

документознавство (зі зразками сучасних ділових паперів). – К.: Вид-во Європ.ун-ту, 2001. –

327 с.

Для якісного опрацювання та вивчення теми, студенти повинні спочатку опрацювати

конспект лекцій, рекомендовану літературу та надати відповіді на питання для

самоконтролю, які виносяться наприкінці кожної теми.

ВСТУП. Поняття про документаційне забезпечення управління

Останнім часом з’явилось нове поняття „документаційне забезпечення

управління”, яке є син омічним поняттю „діловодство”, але має більш ширше

значення.

Виникнення цього нового поняття пов’язано із змінами організаційно-

технічної основи діловодства та методологічних підходів щодо його

удосконалення завдяки активному впровадженню у сферу роботи з

документами засобів обчислювальної техніки та сучасних інформаційних

технологій створення, збору, обробки, накопичення, зберігання, пошуку і

використання інформації в управлінні. Таким чином, термін „документаційне

забезпечення управління”, якби підкреслює інформаційно-технологічну

складову у сучасній організації діловодства.

Документаційне забезпечення управління включає у себе дві складові:

документування (створення документів) та організацію роботи з документами.

Організація роботи з документами розглядається та вивчається у курсі

„Діловодство”, а процеси створення документів, тобто документування, будуть

нами розглянуті у даному курсі.

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису

інформації специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил

надає юридичної сили документам, що створюються. Юридична сила –

складова офіційного документа, яка надається йому чинним законодавством,

компетенцією створившого його органу і встановленим порядком його

оформлення.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного

різновиду документів комплексом реквізитів – обов’язкових елементів

оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження, гриф

погодження, індекс, текст тощо). Сучасні вимоги до оформлення організаційно-

розпорядчої документації визначені ДСТУ 4163-2003 „Державна уніфікована

система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої

документації. Вимоги до оформлювання документів”. Держстандартом

встановлений не лише склад реквізитів (їх всього 32), а й зони та послідовність

їх розміщення на документі. Сукупність реквізитів документа і схема їх

розміщення на документі складають формуляр документа. Формуляр також

регламентований державним стандартом, тому для правильного складання

документа необхідно знати не лише реквізити документа, але й схему (модель)

формуляра, встановленого держстандартом, забезпечує єдність документування

та єдність документації, як в рамках однієї установи, так і в цілому по всій

країні.

ЗМІСТОВНИЙ МОДУЛЬ 1. ДОКУМЕНТАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

УПРАВЛІННЯ. МІСЦЕ, РОЛЬ ТА ЗНАЧЕННЯ ДОКУМЕНТА У

ДОКУМЕНТАЦІЙНОМУ ЗАБЕЗПЕЧЕННІ ДІЛЯЬНОСТІ УСТАНОВИ