Тема 8. Обліково-фінансова система документації

Здійснення фінансово-розрахункових операцій не проводиться без

підтвердження їх відповідними документами. Таке підтвердження здійснюється

з певною метою, яка включає у себе:

- повну схоронність грошей та інші цінності;

- точне виконання фінансових, банківських та інших операцій;

- своєчасне відображення виробничих операцій;

- запобігання фінансових порушень і зловживань;

- можливість документального обґрунтування відповідальності службових

осіб;

- складання бухгалтерської та іншої звітності;

- право здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і

банківських установах.

Особливість фінансово-розрахункової документації полягає в тому, що ця

документація відзначається високим рівнем стандартизації.

До системи обліково-фінансової документації відносять такі документи,

як акт, лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту, відомість (відомість на

виплату, меморіальний ордер тощо), гарантійний лист, заява- зобов’язання__________,

заявка, квитанція, накладна, платіжне доручення та інші.

8.1. Акт

Акт – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує

будь-які установлені факти або події.

Акт обстеження (ревізії, інвентаризації) містить наступні реквізити

(Додаток 1, 2):

1. Назву відомства та організації.

2. Назву документа.

3. Дату.

4. Індекс і місце складання акта.

5. Заголовок.

6. Гриф затвердження.

7. Зведену частину змісту акта (номер і дату наказу керівника організації про

проведення ревізії).

8. Прізвище, ініціали та посади осіб, що складають акт.

9. Прізвище, ініціали та посади осіб, присутніх при складанні акта.

10. Констатаційну (основну) частину змісту акта (з обов’язковим зазначенням

залишку грошей за касовою книгою, залишку наявних (поданих комісії)

грошей, оплачених платіжних відомостей – для ревізій кас, висновки ревізії).

11. Відомості про кількість примірників акта та їхнє місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії і касира (для актів ревізії каси)*.

* зазначене в дужках стосується актів ревізії.

8.2. Лист-відмова (телеграма-відмова) від акцепту

Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів.

Відмову від акцепту на оплату платіжної вимоги платник оформляє

листом або телеграмою.

Лист-відмова доцільний тоді, коли покупець і постачальник

обслуговуються однією банківською установою, а також, коли поштовий пробіг

між банками покупця й постачальника не перевищує трьох днів.

Лист-відмова має наступні реквізити (Додаток 3):

1. Назва банку, що обслуговує покупця (платника).

2. Назва банку, що обслуговує постачальника (якщо покупця і постачальника

обслуговує один банк, то ці два реквізити об’єднуються).

3. Назва постачальника.

4. Текст листа.

5. Підпис від імені банку, що обслуговує покупця.

6. Дата відправлення листа, індекс та інші реквізити, відображенні у бланку.

7. Підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

Телеграма-відмова від акцепту є найпоширенішим варіантом відмові та

має наступні реквізити (Додаток 4):

1. Назва документа.

2. Назва й адреса банку постачальника.

3. Назва й адреса постачальника.

4. Текст телеграми, де зазначається шифр телеграми за кодом банку, назва

платника, номер і дата та сума платіжної вимоги, причина відмови платника від

акцепту.

5. Назва установи банку, що обслуговує платника (покупця).

6. Розпорядження платника банкові про списання із його розрахункового

рахунку видатків на відправлення телеграми.

7. Підписи осіб, що мають право першого та другого підписів.

8. Печатка й рахунок платника.

Телеграма складається від імені установи банку, що обслуговує платника,

у 4-х примірниках, три з яких передаються до банку покупця. Другий

примірник підписують особи, що мають право першого та другого підписів, що

скріпляються печаткою. Четвертий примірник залишається в організації (на

підприємстві).

Якщо відмова приймається банком від покупця (платника), то останній за

своїм підписом надсилає перший примірник до відділення зв’язку для

відправлення до банку постачальника телеграфом.

Телеграми-відмови можуть кодуватися одночасно двома знаками:

- 1-й означає факт для наступної повної (АЛДМО) і часткової (АЛДСУ) або

попередньої повної (АЛДЯБ, АЛЕБА), або часткової (АЛИРЕ, АЛМОФ)

відмови від акцепту;

- 2-й – це мотив відмови від акцепту.

Нижче наводиться розшифровка абревіатур мотивів для повних і

часткових відмов від акцепту:

АЛМОД __________Платіжна вимога за незаконні (не передбачені договором)

товари або послуги

АЛНИМ Документально встановлена недоброякісність і

некомплектність товарів

АЛУВН Документально встановлена знижена сортність (якість)

товарів порівняно із сортністю, зазначеною у документі про

посвідчення якості товарів

АЛНОС Документально встановлене постачання немаркованих або

неправильно маркованих товарів

АЛНУГ Брак затвердженої або погодженої в установленому порядку

ціни на товари чи послуги

АЛУРА Вимога, подана за товари чи послуги, оплачені раніше

АЛНЧЯ Платіжна вимога безтоварна

АЛРАФ Товари, поставлені з порушенням умов договору

АЛНАГ Відвантаження товарів виконане на неправильну адресу

АЛНЕИ Товари поставлені достроково без згоди покупця

АЛНЮБ Товари переадресовані постачальником на шляху

АЛСЕЧ Брак зазначення у вимогах та інших товарних (платіжних)

документах обґрунтування цін на відвантажені або здані

товари

АЛДРЮТ Перевищення встановлених цін та товари й тару

АЛТИГ Виявлено арифметичну помилку в платіжній вимозі або

розрахунку

АЛФОХ При прийманні товарів від представника постачальника

(відправника), що супроводжує вантаж, виявлено нестачу

8.3. Відомість

Відомість – це різновид документа, який найчастіше використовується у

бухгалтерській справі, у системі банку тощо (Додаток 5).

Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій,

заробітної плати тощо.

8.4. Гарантійний лист

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-

розрахункових зобов’язань (Додаток 6).

Як правило, гарантуватися може оплата праці за виконану роботу, за

проживання співробітників протягом навчання (роботи) в іншому місті,

погашення кредиту тощо.

Гарантійний лист має наступні реквізити:

1. Назва установи, що виступає гарантом (якщо лист оформляється не на

бланку).

2. Назва банку, до якого спрямований лист.

3. Назва виду документа.

4. Назва установи – гаранта.

5. Текст, у якому формулюється гарантія щодо фінансово-розрахункових

зобов’язань, із зазначенням їх терміну виконання і суми.

6. Умови дії гарантії.

7. Підписи керівника та головного бухгалтера.

8. Печатка.

8.5. Заява-зобов’язання

Заява – зобов’язання – це документ, що є різновидом термінового

зобов’язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними

позиковими кредитами (Додаток 7).

Заява-зобов’язання має наступні реквізити:

1. Назва установи банку, до якої звертаються з метою кредитування певних

операцій (у правому куті).

2. Назва підприємства, що дає зобов’язання перед банком (у правому куті).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підписи керівника й головного бухгалтера.

6. Печатка.

7. Дата складання заяви-зобов’язання.

8.6. Квитанція

Квитанція – документ, що видається установам (організаціям,

підприємствам) на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і

грошових коштів (Додаток 8).

Квитанція, як правило, складається з трафаретної частини й тексту. У

тексті вказують:

- від кого прийнято (назва установи або приватної особи);

- за що прийнято;

- яка сума;

- на підставі якого документа (назва, дата видання, номер);

- коли прийнята (дата, місяць, рік);

- штамп касира про одержання грошей;

- підпис касира.

8.7. Накладна

Накладна – обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення

чи видачу матеріальних цінностей (Додаток 9).

Накладна є трафаретизованим документом, що містить наступні

реквізити:

1. Назва установи, що видає накладну (вгорі зліва).

2. Назва виду документа, номер.

3. Мета приймання, відправлення, видачі матеріальних цінностей.

4. Дата.

5. Кому й від кого передані матеріальні цінності.

6. Трафаретизований текст (таблиця з даними).

7. Підпис матеріально відповідальної особи, що проводила передачу

матеріальних цінностей (відправника).

8. Підпис матеріально відповідальної особи, що прийняла матеріальні цінності

(одержувача).

Питання для самоконтролю:

1. Особливості та значення обліково-фінансової системи документації.

2. Загальна характеристика обліково-фінансових документів.

3. Відомість – обліковий документ у фінансовій діяльності.

4. Характеристика накладної як обліково-фінансового документа.

Додаток 1

Назва підприємства ЗАТВЕРДЖУЮ

____________________

(посада, П.І.Б.)

____________________

(підпис)

____________________

(розшифрування підпису)

„____”________20__р.

АКТ

про результати інвентаризації цінностей на складі № 10 підприємства

„____”___________ 200___ року № ________

м. ________________

Підстава: наказ від____________ №_________ „Про...”.

Складено комісією у складі:

Голова____________________________________________________________

(посада, П.І.Б.)

Члени ____________________________________________________________

(посада, П.І.Б.)

У період з ___ по __ комісія провела перевірку роботи на складі

підприємства і вважає _______________________________________________

(зазначається результат роботи та висновок)

Акт складено у трьох примірниках:

1-й - до бухгалтерії;

2-й – до відділу постачання;

3-й – зав.складом.

Голова комісії (підпис) Розшифрування підпису

Члени комісії (підписи) Розшифрування підписів

Додаток 2

АКТ

оцінки наявності обігових коштів

станом на ___________20__ року

Комісія у складі _______________________________________________

(П.І.Б.)

провела інвентаризацію та оцінку обігових коштів ______________________

(назва підприємства)

станом на _______________20__року.

Назва Номенклатурний

номер

Одиниця

обліку

Кількість Діюча

ціна, грн..

Фактична

вартість,

грн..

Оцінна

вартість,

грн...

1 2 3 4 5 6 7

Разом: ______________________________________

Підписи членів комісії ______________________________________________

_____________________________________________

Додаток 3

Мінхарчопром Київське відділення

Київський Промінвестбанку

Маргариновий завод

01014, м. Київ Полтавське відділення

проспект Науки, 12 Промінвестбанку

Полтавський молокозавод

№ 561 від 17.08.2006 року

Про повну відмову від згоди (акцепту)

На платіжну вимогу № 71 на суму 1208350 грн. терміном до 16 листопада

2006 року акцептувати відмовляємося.

Мотиви відмови від акцепту: документально встановлена

недоброякісність поставленої продукції.

Директор заводу (підпис) М.О. Мийленко

Головний бухгалтер (підпис__________) С.С. Оплата

Додаток 4

АЛДМО – дебетуйте рахунок № ____ на суму ________ повної наступної

відмови від акцепту ________________________________________

(назва платника)

за платіжною вимогою від _______ № _____, оплачено ___________________

(дата оплати)

Відмова від акцепту заявлена за мотивом ______________________________.

Додаток 5

ПЛАТІЖНА ВІДОМІСТЬ № ____

від „___”_________20___ року

За цією платіжною відомістю виплачено гривень __________ копійок

________ грн. ____ коп. /і депоновано гривень/ __________ грн. ______ коп.

Касир __________

Перевірив бухгалтер _______ 20__ року

Касовий ордер № ____ від __________20 року

№ п/п Табельний П.І.Б. Сума Підпис

номер

Відомість склав ______________ Відомість перевірив _____________

(підпис) (підпис)

Додаток 6

На банку організації-гаранта Назва банку

ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ

(назва організації гаранта)

гарантує погашення кредиту, виданого _________________________________

(назва банку)

__________________________________________________________________

(назва організації-позичальника)

на ________________________________________________________________

у сумі __________________________грн. ________

(сума літерами)

У разі несплати зазначеної позики _______________________________

(назва організації-позичальника)

за виданими їм зобов’язаннями надає право _______ банку без попередження

провести погашення позики й несплачених процентів своїм розпорядженням із

нашого розрахункового рахунка № ____у ____________________________

(назва відділення банку)

чи будь-якого іншого рахунка або шляхом переведення стягнення на інші

цінності, що нам належать.

Дія гарантії припиняється після повного погашення позики.

Керівник організації (підпис) розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) розшифрування підпису

М.П.

Додаток 7

Назва установи банку

__________________

__________________

Назва підприємства

__________________

__________________

ЗАЯВА – ЗОБОВ’ЯЗАННЯ

Просимо надати кредит із позикового рахунка під розрахункові

документи в дорозі на відвантажені товари й послуги, надані нами іноміським

покупцям, а також на оплату чеків за послуги транспорту й підприємств

зв’язку.

Для забезпечення спати заборгованості за позиками просимо приймати

платіжні вимоги, що надаються на інкасо, реєстри для дрібних відвантажень,

реєстри платіжних вимог за внутрішньо міськими рахунками і розрахунками,

що проходять через бюро взаємних розрахунків, а також довідки із розрахунків

у порядку планових платежів.

Надаємо право банкові без особливого в кожному окремому випадку

нашого розпорядження переказувати на наш розрахунковий рахунок суми

кредиту при перевищенні забезпечення над заборгованістю за позиковим

рахунком, а також списувати кошти з нашого розрахункового рахунка в разі

перевищення боргу за позиковим рахунком під розрахункові документи в

дорозі над сумою наданого забезпечення.

Інструкція про безготівкові розрахунки й кредитування з операцій,

пов’язаних із рахунками, відома, і ми зобов’язуємося її виконувати.

Директор (підпис) розшифрування підпису

Головний бухгалтер (підпис) розшифрування підпису

М.П.

„____”___________20___року

Додаток 8

Укрхарчопромбанк АГ Україна, Форма 337 А

10001, м. Київ, вул.. Грінченка, 1

тел. 243-49-99, факс 271-07-56 Ліцензія НБУ

р/р 700161078 в управлінні НБУ № 66 від 02.06.94

по м. Києву та Київській області,

МФО 322164 код ЗКПО

КВИТАНЦІЯ № _________

про здійснення операції обміну валюти

„____”_____________20___ року

Назва операції Куплено Продано Обміняно

Назва валюти

Кількість Курс

(крос-курс) Комісія в % Еквівалент до

видачі

Підпис клієнта _______________ Штамп пункту обміну

Підпис касира _______________

Додаток 9

(Назва підприємства)

НАКЛАДНА (вимога) № __________

Підстава (мета) _____________________________ „___”____________20__р.

Кому________________________________ Через кого __________________

Ро

зді

Д

же

Пі

дп

Склад

(відправник)

Одержувач Код

На

зва

Со

рт

Ро

змі

р

Од

Кількість

Су

ма

Одержувач

Відправник

Вид операції

Рахунок, субрахунок

Стаття витрат

Видано

Вартість

Видав (підпис) розшифровка підпису

Одержав (підпис) розшифровка прідпису