Запитання для самоконтролю:

1. На папері якого формату оформляються організаційно-розпорядчі документи?

2. Яких правил слід дотримуватись, нумеруючи документ?

3. Назвіть технічні вимоги укладання тексту документа.

4. Що таке рубрикація? Які засоби рубрикації ви знаєте? Охарактеризуйте їх.

5. Які існують системи нумерації рубрик тексту? Охарактеризуйте їх.

6. Які правила нумерації таблиць ви знаєте?

7. Назвіть основні логічні елементи тексту. Чим вони зумовлені?

8. Яких мовних правил слід дотримуватись, укладаючи текст документу?

9. Пригадайте основні риси офіційно-ділового стилю. Використання яких мовних засобів у тексті документа забезпечує їх дотримання?

Практичні завдання:

1. Пригадайте, що таке багатозначні та емоційно забарвлені слова, образні вислови, мовні кліше, канцеляризми. Які конструкції можуть передавати суб’єктивне ставлення до викладеного? Із відповідних зразків текстів випишіть по 5 прикладів кожного із вищезгаданих мовних явищ.

2. Охарактеризуйте сферу та мету їх використання.

Стандартизація ділового тексту

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та способу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологічними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії:

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб викладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв’язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання, й тому для них не можна навіть перед-бачити бланк (автобіографія, доручення, звіт, характеристика та под.).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським способом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі мають точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуговуватися той, хто заповнює бланк, за винятком цілком конкретних індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про освіту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації (1), послуго-вуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь – спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хронологічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цього принципу є лише наголошування залежності роз’єднаних у часі, але внутрішньо пов’язаних подій (автобіографія, протокол, характеристика та под.).

Опис – це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування – це спосіб викладу, у якому логічно послідовна низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісність явища і, як правило, доводить певне положення шляхом причиново-наслідко-вих зв’язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв’язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обґрунто-ваними і правдивими доказами (службові записки, відгуки, висновки, ділова кореспонденція та под.)

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:

• вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

• уважне заповнення формуляра;

• побудова за наведеними зразками формулювань, не передбачених даним формуляром бланка.