вступ до спеціальності

компонент, тобто весь комплекс форм, методів і засобів, які забезпечують ефективну взаємодію у будь-якій сфері діяльності.

Діяльність інформаційних аналітиків у галузі інформаційного менеджменту визначається сферою охоплення галузей, на перетині яких він виник і розвивається, а це дає можливість використати його для створення певних методологічних засад:

−оперативне використання інформації як стратегічного ресурсу з метою забезпечення конкурентоздатності організації;

– інформаційне забезпечення діяльності підприємства;

−управління процесами опрацювання інформації, яке є змістом документного забезпечення управління;

−використання інформації для цілеспрямованого формування зовнішньої і внутрішньої комунікативної політики організації.

4.1.2. Реінжинірінг як напрям консолідації інформації

Упроцесі опрацювання інформаційних потоків фахівець з консолідованої інформації звертає увагу на вироблення рекомендацій для забезпечення ефективності функціональних та адміністративних процесів, удосконалення технології роботи організаційноуправлінської структури.

Упроцесі реінжинірингу як одного із напрямів консолідації інформації відбувається фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування ділових процесів для досягнення значних якісних змін у вирішальних, головних показниках діяльності установи та створення абсолютно нових та ефективніших процесів.

Урезультаті успішно проведеного реінжинірингу спостерігаються глибокі і всебічні зміни у системі управління та істотне, “проривне” зростання ефективності. Акценти внутрішньофірмового менеджменту переносяться з поопераційної спеціалізації на міжфункціональні бізнес-процеси.

В Європі організацією конкурентної розвідки – одного з напрямів консолідації інформації – особливо активно займаються банківські структури, які традиційно використовують свої впливи для збирання ділової інформації про закордонні компанії, яку передають діловим партнерам. В основу цього процесу покладено

81

так званий цикл розвідки, у результаті якого “сира” інформація перетворюється на аналітичні матеріали. Відомості, що надаються конкурентною розвідкою, повинні встигати за часом і до моменту їхнього використання залишатися актуальними.

Зміни повинні аргументуватися окресленням чіткої мети, що стоїть перед компанією, інакше існує ризик непослідовних, випадкових, некоординованих дій, коли зникає розуміння потрібності реорганізації. Основною причиною незадовільного проходження бізнес-процесу є відсутність координації, невідстеження його від початку і до кінця.

Ефективному реінжинірингу сприяють маркетингові дослідження, які передбачають систематичне збирання, опрацювання й аналіз інформації для розроблення рекомендацій щодо ефективних змін.

Як правило, вони передбачають аналіз діяльності та маркетингових можливостей, прогнозування перспектив, ринкових пропозицій та попиту. Результати маркетингових досліджень використовують при плануванні та вдосконаленні діяльності установи. Такі дослідження на завершальному етапі можуть супроводжуватись збиранням і опрацюванням первинних даних, що пов’я- зане із недосконалістю інформаційного продукту для прийняття адекватного рішення.

Потім розробляється робоча гіпотеза, тобто ймовірнісне припущення, модель, що визначає суть і шляхи розв’язання конкретних проблем або алгоритм розв’язання виявлених проблем. Робоча гіпотеза є основою маркетингового дослідження. На основі розробленого алгоритму можна уточнити цілі дослідження й основні напрямки його проведення.

Основні принципи маркетингового дослідження:

–системність;

–комплексність;

–регулярність;

–об’єктивність;

–точність;

–економічність;

82

– оперативність.

Будь-які дослідження мають бути систематичними, а не випадковими. Це не одноразові заходи, а сукупність дій або процесів, що передбачають збирання, зберігання та аналіз даних.

Об’єктивність забезпечується тим, що інформація надходить з різних джерел, що забезпечує певну перевірку та підтвердження правдивості відомостей, щоб уникнути помилкових висновків.

Науковий підхід ґрунтується на об’єктивності, точності й ретельності. Об’єктивності досягають, якщо дослідження здійснюють на основі широкого кола джерел. Висновки не формулюються доти, поки не зібрано і не проаналізовано максимально можливої кількості даних. Точності досягають застосуванням інструментів дослідження, які розробляють і використовують дуже скрупульозно.

Спеціальні дослідження здійснюють лише на замовлення фірми. Ексклюзивності досягають комплексним дослідженням для певної компанії; отриманою в процесі маркетингових досліджень інформацією, не можуть користуватися інші підприємства. Універсальні – ті, що проводяться у комплексі для кількох фірм за їх згодою.

Якісні дослідження передбачають збирання якісної інформації, хоча вона не підлягає вимірюванню в облікових одиницях.

Кількісні дослідження передбачають збирання інформації, яку можна виміряти у натуральних та вартісних показниках.

Будь-яке маркетингове дослідження починається з визначення його цілей. Їх може бути безліч, проте основними є чотири групи, що легко ідентифікуються:

∙пошукові – збирання потрібної інформації;

∙описові – детальний опис окремих фактів і явищ, їх взаємозв’язків і взаємовпливів;

∙експериментальні – перевірка маркетингових гіпотез і форм причинно-наслідкових зв’язків;

∙підтверджувальні – обґрунтовують об’єктивною інформацією вже сформовану думку, переконання, позицію або погляд керівника фірми.

83

Після визначення мети маркетингового дослідження та розроблення програми розпочинається основний етап дослідження, під час якого збирають і аналізують дані – як первинні, так і вторинні.

Первинні дані, як правило, достовірніші, проте їх пошук і опрацювання обходяться дорожче, водночас вони мають певні переваги і недоліки. Принципові переваги первинних даних:

∙збираються конкретно за темою дослідження;

∙методологію збирання даних контролює керівництво;

∙результати доступні лише обмеженому колу дослідників та керівників з метою втаємничення від конкурентів;

∙можливість зіставити суперечливі дані з різноманітних

джерел.

Недоліки первинних даних:

∙для збирання інформації потрібні значні затрати часу й

коштів;

∙окремі види інформації неможливо отримати;

∙обмеженість можливостей щодо збирання первинної інформації.

Переваги вторинної інформації:

∙пошук та опрацювання обходяться дешевше;

∙збирання й аналіз здійснюються швидше. Скориставшись лише первинною інформацією, фірма отри-

має обмежений обсяг даних; джерела інформації можуть містити дані, які фірма не може одержати; інформація, узята з незалежних джерел, як правило, достовірна; вона стає у пригоді тоді, коли потрібний попередній аналіз. Пошук вторинної інформації часто допомагає дослідникові конкретизувати завдання перед збиранням первинних даних. Крім того, завдяки вторинній інформації можна отримати різнобічне уявлення про досліджувані проблеми.

На певному етапі свого розвитку підприємства починають відчувати зниження ефективності діяльності, що викликає необхідність критичного перегляду і комплексної реорганізації діяльності всього підприємства. Щоб уникнути невдач, повинна бути певна послідовність дій, що дасть змогу обрати правильну стратегію реорганізації, яка матиме високі шанси на успіх.

84

Оскільки бізнес та інформаційні технології – це структури, які повинні відповідати нагальним потребам, вони постійно трансформуються й адекватно реагують на зміну умов навколишнього середовища, тому слід враховувати їхню перманентність, а отже, і реорганізаційні зміни не можна проводити у межах однієї кампанії.

При цьому варто враховувати наявність чітко визначеної стратегії дій і розвитку, шляхів і методів їх досягнення, що є основою діяльності будь-якої організації. Діяльність підприємства – це множина бізнес-процесів, об’єднаних однією метою.

У світових адміністративних і ділових колах активно обговорюється, удосконалюється і використовується на практиці концепція реорганізації бізнес-процесів (Business Process Reengineering – BPR) підприємства, яка ґрунтується на фундаментальному переосмисленні і радикальній перебудові бізнес-процесів з метою значного покращання усіх критично важливих показників, серед яких вартість, якість, рівень сервісу та швидкість функціонування.

Кожний бізнес-процес характеризується:

−існуючою технологією реалізації бізнес-процесу;

−існуючою організаційно-штатною структурою підприємства, що бере участь в реалізації бізнес-процесу;

−засобами автоматизації, обладнанням, механізмами. Своєю чергою, будь-яка технологія реалізації бізнес-процесу

характеризується:

−ієрархією дій;

−горизонтально-вертикальними інформаційними взаємозв’язками дій.

Всі ці складові можуть стати об’єктами реінжинірингу. Можна виділити три категорії змін, які забезпечують

ефективну реорганізацію установи.

Зміни, що належать до першої категорії, дають змогу покращати часові характеристики процесів без модифікації їх змісту. Такі зміни, не будучи революційними, дають змогу:

−автоматизувати роботу і скоротити ручну працю;

−застосовувати нові методи аналізу.

Друга категорія охоплює потреби реорганізації послідовності виконання завдань у бізнес-процесах завдяки:

85

−одночасному виконанню різних робіт із використанням бази даних і мереж;

−переходу до розподіленої організації даних, що забезпечує доступ до інформації з різних місць;

−винесенню виконання частини процесів за межі компаній і наданню клієнтам і партнерам можливості доступу до інформаційних систем;

−координуванню дій шляхом швидкого доступу до необхідної інформації у межах компанії;

−використанню експертних систем для залучення співробітників середньої кваліфікації до виконання складних висококваліфікованих робіт.

Зміни третьої категорії не стосуються власне процесів, але допомагають контролювати кожен конкретний елемент процесу і виявляти у ньому проблеми. Перепроектування ділових процесів стає можливим, як правило, завдяки використанню інформаційних технологій, але для досягнення цілком нових цілей; це лише один із шляхів удосконалення діяльності та покращання основних показників, що дає змогу випередити конкурентів.

Часто для перебудови бізнес-процесів достатньо ліквідувати або скоротити кількість проміжних рівнів управління для прийняття рішення безпосередньо на робочому місці. Нижня ланка співробітників, одержавши доступ до необхідної інформації, у змозі робити те, що до цього виконував керівник.

Досягти кардинальної реорганізації можна, якщо правильно сформувати бази знань, які повинні сприяти досягненню специфічних цілей, не пов’язаних з безпосередньою діяльністю.

Ефективний реінжиніринг установи не можливий без оптимальної інформаційної системи. При цьому слід враховувати, що кожна організація унікальна, для обрання оптимальної модифікації інформаційної системи установи слід проаналізувати потреби й обрати один із можливих варіантів:

−придбати готову інформаційну систему;

−удосконалити наявну і модифікувати її;

−розробити інформаційну систему самостійно.

86

Кожен із шляхів має свої переваги та недоліки. У разі придбання готової інформаційної системи при її впровадженні здійснюватиметься адаптування та підлаштування існуючої системи компанії до можливостей нової. Можлива навіть зміна бізнесмоделі, безперечно, якщо це не заважатиме досягненню основних цілей бізнесу компанії.

Адаптація прийнятна й при обранні другого варіанта. Кардинально змінюючи наявну систему й впроваджуючи

принципово нову систему, ефективнішою буде покрокова заміна моноциклів. При цьому слід знаходити найоптимальніший варіант, який дасть змогу не переривати роботу компанії.

Вибираючи нове програмне забезпечення, необхідно враховувати:

−сумісність програми з тими, що вже працюють;

−особливості інтеграції нової програми;

−можливість інсталяції нової програми на наявних апаратних платформах;

−потрібність і можливість зберігання наявних програм.

На етапі вибору оптимального програмного забезпечення необхідно обмежити коло пакетів, що не влаштовують вартістю або призначені для опрацювання менших обсягів інформації.

Вибираючи систему, слушно спілкуватися з користувачами, з’ясувати, якими є розміри баз даних, з якими вони працюють, як вони оцінюють систему, вислухати їхні претензії до системи. Важливим є питання про підтримку системи у процесі експлуатації.

Після формування остаточного переліку необхідно придбати повнофункціональну демоверсію програми, яка задовольняє потреби установи. Необхідно протестувати систему, перевірити її можливості, оскільки багато систем мають однакові функції, але виконуються вони по-різному.

Остаточний вибір системи проводиться робочою групою, що складається із спеціалістів відповідних підрозділів, представника керівного складу підприємства, спеціалістів з автоматизації, та повинен відповідати існуючим вимогам і надавати можливість для розвитку в майбутньому.

87

Змінюючи систему менеджеру доводиться вирішувати водночас два завдання: супровід наявних і впровадження нових систем, що породжує низку запитань:

−які саме традиційні системи зберегти, а які перенести на нові платформи;

−чи можуть співробітники одночасно підтримувати стару систему і розробляти нову;

−з чого почати перенесення програм із наявної системи на

нову.

Слід враховувати необхідність стабілізації роботи, щоб співробітники змогли зосередити зусилля на впровадженні та освоєнні нового програмного забезпечення, що передбачає шість етапів:

1. Стабілізація існуючих систем.

Забезпечення надійності захисту інформації для запобігання втратам і припиненню діяльності всього підприємства.

2. Узгодження різних систем та вирішення питання доцільності збереження старих систем.

Аналізують наявне програмне забезпечення на відповідність новим завданням установи, оскільки недоцільно переводити старі системи на нові платформи, якщо вони не можуть забезпечити успішної діяльності.

3. Планування найближчих і віддалених змін.

Розробляється бізнес-план, у якому розставляються пріоритети у послідовності проведення змін.

4. Розроблення нової інфраструктури.

Модель повинна задовольняти всі вимоги оновленого і досконалого функціонування установи.

5. Реалізація найнеобхідніших змін.

Введення початкових змін, що допомагають переконати співробітників у їх доцільності та вагомості результатів.

6. Реалізація остаточних змін, необхідних для реінжинірингу установи.

Адаптація старих систем та впровадження нової для налагодження стабільної та ефективної роботи.

88

Резюме

На відміну від традиційних способів аналітико-синтетичного опрацювання інформації, інформаційні аналітики консолідованої інформації здійснюють якісно-змістовне перетворення інформації.

Інформаційне забезпечення – це сукупність процесів з підготовки та надання спеціально підготовленої інформації для вирішення управлінських, наукових, технічних та інших задач відповідно до етапів їх розв’язування.

Консолідація інформації як складова частина корпоративної культури ведення сучасного бізнесу сприяє виживанню підприємства в умовах конкурентної боротьби і відіграє першочергову роль у визначенні та передбаченні намірів конкурентів, основних тенденцій бізнесу, аналізі можливих ризиків тощо.

Інформаційне забезпечення управління і бізнесу передбачає:

− комплексне інформаційне забезпечення найповнішою, достовірною фактографічною і концептуальною інформацією порівняльного

іпрогнозного характеру;

–вивчення стану, тенденцій і перспектив розвитку предметної галузі, конкретних об’єктів-аналогів;

− підготовку аналітичних, порівняльних або реферативних оглядів;

− проведення патентних досліджень; − організацію консультацій, експертного оцінювання;

− зіставлення техніко-економічних параметрів виробів; − формування спеціалізованих (зокрема повнотекстових) баз

даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об’єктів експертизи і прогнозування.

Створена та похідна інформація повинна відповідати певним критеріям:

Якісним:

Достовірність інформації – властивість відображати реальні об’єкти з необхідною точністю;

Релевантність інформації – відповідність документа запиту користувача: розрізняють змістову і формальну релевантність;

Пертинентність – відповідність одержаної інформації інформаційній потребі користувачів;

89

Адекватність (об’єктивність) інформації – певний рівень відповідності створюваного за допомогою одержаної інформації образу реальному об’єкту, процесу, явищу.

Кількісним:

Достатність (повнота) інформації – мінімальність за обсягом, але достатність для прийняття правильного рішення;

Точність інформації – ступінь близькості одержуваної інформації реальному стану об’єкта, процесу, явища.

Ціннісним:

Своєчасність інформації – надходження інформації не пізніше зазначеного терміну, узгодженого з часом вирішення поставленого завдання;

Актуальність інформації – ступінь збереження цінності інформації у момент її використання.

Макроаналітичне згортання інформації полягає у відображенні у вторинному документі формальних ознак первинного та загальних відомостей про його зміст.

Анотування є технологічним процесом, який широко застосовується у всіх видах інформаційної діяльності і полягає у зменшенні фізичного обсягу первинного документа із збереженням його основного змісту, що передбачає створення узагальненої характеристики документа, подання його логічної структури.

До мікроаналітичного згортання інформації належать: індексування, реферування; складання реферативних та аналітичних оглядів.

Індексування – це процес опису змісту та форми документа засобами штучної інформаційно-пошукової мови. Результатом індексування документа є його пошуковий образ, який є набором лексичних одиниць (індексів) інформаційно-пошукової мови, прийнятої в інформаційно-пошуковій системі, що відповідають основним особливостям змісту документа.

Реферуванням називається процес створення реферату як вторинного документа, який виконує завдання систематизації, пошуку, оцінки, узагальнення і рекомендації фактографічної інформації, вміщеної в першоджерелах.

Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діаг-

90