вступ до спеціальності

інформаційних потреб є актуальним завданням у сфері управління. Інтуїтивні дії у цій сфері, відсутність інформаційної політики підприємства можуть призвести до неадекватних рішень і відчутних фінансових витрат. Однією з особливостей управлінської діяльності є постійна необхідність прийняття рішень в умовах дефіциту часу. Ефективне рішення ґрунтується на “екстракті” інформації, спеціально зібраної, проаналізованої і опрацьованої інформаційним аналітиком з констатацією нинішнього стану системи, синтезом інформації про діяльність установи сьогодні та у майбутньому.

Тільки спеціально представлена інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим оперативніші та якісніші його рішення. Отже, результат управління залежить від того, наскільки продумано, систематично і професійно підготований інформаційний продукт для керівника.

Інформаційними об’єктами створення консолідованої інформації для підтримки управлінських рішень є: відкрита та конфіденційна інформація, що містить комерційну таємницю. Все це визначає потребу в підготовці фахівців, які вміють працювати з базами даних та знань, що зумовлюється потребою ринку регіону. Для інформаційних джерел характерна наявність документів із:

–різномовною неструктурованою текстовою інформацією;

–текстовою інформацією з надмірною повнотою з одних аспектів і недостатньою з інших;

–хибною інформацією або дезінформацією як стохастичного, так і навмисного характеру.

Фахівцю необхідно вміти використовувати інформацію, яка є відображенням реальних процесів у світі, розподіляти її поточні обсяги за предметними галузями та видами документів.

Формування глобальної економічної системи, перехід до нової парадигми економічного розвитку – інформаційного суспільства, динамізація конкурентного середовища потребують

61

застосування принципово нових підходів до стратегічного процесу аналітичного опрацювання інформації. Це підсилюється також тим, що існуючі інструменти, методики й алгоритми стратегічного аналізу не набули відповідного поширення у вітчизняному бізнесі. Сьогодні лише консолідація інформації як складова частина корпоративної культури ведення сучасного бізнесу сприяє виживанню підприємства в умовах конкурентної боротьби і відіграє першочергову роль у визначенні та передбаченні намірів конкурентів, основних тенденцій бізнесу для аналізування можливих ризиків тощо.

У процесі консолідації інформації спостерігається організаційне відокремлення інформаційно-аналітичної діяльності від управлінської, а також активна співпраця.

Критеріями такого розмежування є:

1)обсяги інформації, яку потрібно опрацювати для підготовки підстави для ухвалення правильного рішення, особливо на верхніх рівнях управління;

2)економія часу керівників, особливо великих фірм та у сфері державного управління;

3)висока відповідальність за інформаційні продукти як підстави для управлінських рішень;

4)відсутність серед державних службовців достатньої кількості професіоналів в інформаційній сфері.

На фахівців з консолідованої інформації покладається ін- формаційно-аналітичний і системно-організаційний супровід діяльності керівників з метою її ефективного удосконалення на основі створення знанняорієнтованого продукту, прогнозування варіантів оперативних і стратегічних рішень.

Одним з основних шляхів інформаційно-аналітичного забезпечення управління є окреслення еталонної моделі ефективної діяльності адміністративних структур. Постійно відбувається нагромадження, структурування та систематизація даних і знань визначеної предметної галузі.

Для ефективного їх використання здійснюється їх моделювання, аналіз схеми інформаційних і матеріальних потоків, структури, сутності та атрибутів об’єктів предметної сфери у взаємодії із зовнішнім оточенням, контекстом і прецедентами.

62

Для успішного інформаційного супроводу забезпечується довгострокове збереження напрацьованих даних і знань для їх оперативного використання, а також доступ до них зацікавлених осіб. Потреби визначеної предметної галузі постійно аналізують, що сприяє накопиченню та формуванню інформаційних ресурсів організації.

На інформаційних аналітиків покладається завдання з розроблення планів та проектів заходів щодо протидії внутрішнім та зовнішнім негативним факторам.

Удосконалення форм і методів інформаційно-аналітичної роботи для інформаційного забезпечення, вироблення пропозицій і рекомендацій щодо ефективності використання інформаційних ресурсів і інформаційних потоків постійно повинно бути в полі уваги інформаційних аналітиків.

Інформаційне забезпечення управління передбачає:

−пошук і оцінювання ідей, гіпотез, рішень;

−виявлення і опис проблем, тенденцій, альтернатив, конфліктних і надзвичайних ситуацій;

−багатокритеріальний аналіз даних і оцінювання складних об’єктів;

−інформаційне моделювання проблем і вибір методів їх вирішення;

−формування системи критеріїв і оцінок, інформаційну експертизу планів, програм, наукових і конструкторських досліджень, проектних робіт;

−оцінювання і впровадження науково-технічних досягнень і передового досвіду конкуруючих організацій;

−збирання і аналізування даних про партнерів і конкурентів;

−визначення поведінки в конкурентній боротьбі, конфліктах, протистоянні;

– аналіз і прогнозування надзвичайних ситуацій, пошук їх аналогів;

−аналіз і прогнозування “лідерів” у комерції, науці, технології, техніці, виробництві;

−інформаційний супровід розроблення прогнозів розвитку

галузі, підприємства, регіону;

63

−акумулювання і оцінювання ініціатив, інновацій і розроблення пропозицій з їх використання;

−інформаційно-діагностичнийу аналіз ліцензійної діяльності

та угод;

−діагностичний прогнозний аналіз торговельних угод, пропозицій з бартеру, лізингу, клірингу, біржових процедур, контрактів, намірів, угод, поставок, фінансових процедур та ін.;

−інформаційну експертизу проектів з ризиковим фінансуванням;

−інформаційну експертизу проектів для інноваційних банків;

−прогнозування хвиль економічної кон’юнктури;

−прогнозування хвиль соціального розвитку;

−аналіз комерційного рейтингу фірм, партнерів і конку-

рентів;

−аналіз соціально-політичного рейтингу;

−накопичення відомостей та їх використання для посередницької діяльності в науці, технології, виробництві, у діяльності бірж, банків, у великих програмах, соціальних і політичних заходах;

−накопичення і використання відомостей про виставки, аукціони, ярмарки, конференції, наради;

−редакційно-аналітичну діяльність і підготовку аналітичних матеріалів, довідок, доповідей, прогнозів, реклами.

Аналіз інформаційних потреб, вивчення мотивацій в управлінських рішеннях, тематичне інформаційне забезпечення керівників, психологія індивідуального і групового інформаційноаналітичного забезпечення є об’єктами діяльності в галузі інформаційного забезпечення управління і бізнесу, яке передбачає:

−комплексне інформаційне забезпечення найповнішою, достовірною фактографічною і концептуальною інформацією порівняльного і прогнозного характеру;

– вивчення стану, тенденцій і перспектив розвитку предметної галузі, конкретних об’єктів-аналогів;

−підготовку аналітичних, порівняльних або реферативних

оглядів;

64

−проведення патентних досліджень;

−організацію консультацій, експертних оцінок;

−зівставлення техніко-економічних параметрів виробів;

−формування спеціалізованих (зокрема повнотекстових) баз даних для побудови аналітичних моделей і кількісного аналізу об’єктів експертизи і прогнозування.

Для ефективної роботи необхідне знання джерел інформації, характеристик інформаційних масивів: розсіяння інформації, старіння, актуальність, оцінювання характеристик інформації.

Аналітик з консолідованої інформації повинен знати, що створити інформаційний продукт як підставу для прийняття ефективного рішення, яке сприятиме забезпеченню стійкого положення на ринку підприємству, допомагає інформація про:

−безпеку у підприємницькій діяльності;

−законодавчі та нормативні документи;

−діяльність фірм і підприємств:

−виставки;

−ділову документацію;

−маркетингові дослідження;

−надійність зарубіжних партнерів;

−надійність вітчизняних партнерів;

−науково-технічні досягнення;

−покупців;

−репутацію партнерів;

−ціни;

−зовнішньоекономічну діяльність;

−оцінку бізнес-проектів;

−фінансовий стан;

−джерела інформації: основні періодичні видання про інформаційний ринок; довідкові матеріали про інформаційний ринок; консультаційні і навчальні центри з інформації.

Створена та похідна інформація повинна відповідати певним критеріям:

Якісним:

Достовірність інформації – властивість відображати реальні об’єкти з необхідною точністю;

65

Релевантність інформації – відповідність документа запиту користувача; розрізняють змістову і формальну релевантність;

Пертинентність – відповідність одержаної інформації інформаційній потребі користувачів;

Адекватність (об’єктивність) інформації – певний рівень відповідності створюваного за допомогою одержаної інформації образу реальному об’єкту, процесу, явищу.

Кількісним:

Достатність (повнота) інформації – мінімальність за обсягом, але достатність для прийняття правильного рішення;

Точність інформації – ступінь близькості одержуваної інформації реальному стану об’єкта, процесу, явища.

Ціннісним:

Своєчасність інформації – надходження інформації не пізніше зазначеного терміну, узгодженого з часом вирішення поставленого завдання;

Актуальність інформації – ступінь збереження цінності інформації у момент її використання.

Причини, за якими релевантний інформаційний продукт оцінюється користувачем негативно, тобто не вважається ним пертинентним:

−надання користувачу вже відомих йому з інших джерел або попереднього досвіду повідомлень;

−неавторитетність, непереконливість інформації для корис-

тувача;

−незбіг характеру наданих відомостей і ступеня їх докладності “системі очікування” користувача;

−невідповідність рівня складності повідомлення і підготовленості користувача, його компетентності.

У процесах інформаційного забезпечення часто виникають ситуації, у яких цінність інформації, що сприймається її одержувачем, залежить від того, наскільки він підготовлений до її сприйняття.

Достовірність окремо взятого факту або судження ще не гарантує об’єктивності інформації, хоча без такої достовірності говорити про об’єктивність не доводиться.

66

Тому, готуючи інформаційні продукти консолідованої інформації, слід дотримуватися певних критеріїв добору інформації:

Поліментності – визначає відбір інформації, яка викликає в людському мозку найбільшу кількість думок, призводить до виникнення кількох варіантів вирішення завдання і посилює вірогідність правильного і швидкого вибору найкращого варіанта розв’язання завдання.

Активності – визначає значущість інформації не з наукового або технічного погляду, а з погляду психології мислення, зумовлює народження нових думок, активно впливає на творче мислення користувача інформації.

Евристичності – пов’язаний з критерієм активності, але є якісно вищим і спонукає людський мозок при її осмисленні створювати таку нову інформацію, яка дає змогу знаходити найкоротші шляхи вирішення проблеми, що стоїть перед користувачем інформації. За критерієм евристичності відбирають таку інформацію, яка спрямовує напрям думок користувача інформації до вирішення заданої проблеми.

Прогресивності – визначає виділення інформації, яка веде до знань, що розкривають шляхи руху вперед у вирішенні цієї проблеми.

Достатності – визначає кількість інформації, достатньої спеціалісту для оптимального вирішення завдання.

При створенні інформаційних продуктів консолідації інформації варто враховувати, що вони повинні виконувати низку

функціональних завдань:

–інформаційне забезпечення діяльності підприємства та його керівників;

–інформаційний супровід процесів управління;

–інформаційну підтримку ділових контактів підприємства із зовнішнім середовищем;

–бути підставою для прийняття управлінських рішень.

Об’єктом консолідації є інформація, документ, інформаційні потреби керівників різних рівнів.

67

Мета консолідації полягає у задоволенні інформаційних потреб користувачів-керівників; створенні “комфортних” інформаційних продуктів, що стають підставою для управлінських рішень.

Великі фірми, розробляючи структуру управління, виділяють як самостійний напрям “консолідацію інформації”, для якого створюються підрозділи збирання інформації, довідково-інфор- маційні служби дослідження ринку, підрозділи збуту, реклами, планування асортименту, які займаються збиранням інформації з формальних і неформальних джерел.

Підрозділи з консолідації інформації реалізують завдання, які ґрунтуються на інформаційному забезпеченні: діяльності керівників, дослідженні споживчих властивостей товарів та їх конкурентоспроможності, вивченні діяльності потенційних конкурентів та ін.

В епоху інформатизації суспільства інформаційні потоки перевищують можливості людства щодо їхнього ефективного використання. У процесі опрацювання інформації відбувається згортання інформації, завдання якого полягає у змістовній оцінці значимості документа та зменшення фізичного обсягу документа за умови мінімальної втрати інформативності.

Інформаційно-аналітичного забезпечення потребує значна кількість проблем системи управління, що характеризується інформаційною відкритістю і невизначеністю меж проблемної галузі, унікальністю кожної ситуації, високими вимогами до оперативності прийняття рішень. До аналітичної діяльності належать ті процедури і процеси інтелектуальної діяльності, які мають ознаки творчості, породжують нову інформацію, дають змогу виявляти нові проблеми або їх аспекти, пропонувати нетрадиційні способи їх вирішення. Надання особі, що приймає рішення, аналітичного продукту, який є не просто впорядкованим набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною картиною, що відображає об’єкт управління у зручному для сприйняття аспекті, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслідків, дає можливість сприймати об’єкт у його динаміці.

Такого забезпечення насамперед досягають аналітико-син- тетичним опрацюванням первинних документів, що дає змогу

68

синтезувати вторинні документи чи інформаційні продукти. Залежно від глибини аналізу розрізняють макроаналітичне та мікроаналітичне згортання інформації.

У процесі консолідації інформації здійснюються різні напрями аналітико-синтетичного опрацювання інформації: макроаналітичне, мікроаналітичне, моніторингові дослідження, бізнесрозвідка та ін.

Макроаналітичне згортання інформації полягає у відоб-

раженні у вторинному документі формальних ознак первинного та загальних відомостей про його зміст. Основним аспектом макроаналітичного згортання інформації, що застосовується при консолідації інформації, є анотування.

Анотування є технологічним процесом, який широко застосовується у всіх видах інформаційної діяльності і передбачає зменшення фізичного обсягу первинного документа зі збереженням його основного змісту, що передбачає створення узагальненої характеристики документа, подання його логічної структури. Анотація подає місце первинного документа у системі знань, інтерпретує його у формі оцінкових суджень і робить максимально доступним для користувача.

В інформаційній діяльності анотація усвідомлюється як перший ступінь реферування документів, тобто згортання інформації. В одній з перших фундаментальних робіт з інформатики подано таке визначення: “Анотація – короткий виклад змісту публікації без наведення експериментальних даних і методики роботи”. В системі НТІ анотація є спеціалізованою, розрахованою на інформування фахівця певної галузі науки і практики і може обмежуватися висвітленням лише тих аспектів змісту документа, які цікавлять спеціаліста.

До мікроаналітичного згортання інформації належать:

індексування, реферування; складання реферативних та аналітичних оглядів.

Індексування – це процес опису змісту та форми документа засобами штучної інформаційно-пошукової мови. Результатом індексування документа є його пошуковий образ, який є набором

69

лексичних одиниць (індексів) інформаційно-пошукової мови, прийнятої в інформаційно-пошуковій системі, і відповідають основним особливостям змісту документа.

Для того, щоб процес індексування був ефективним необхідно зрозуміти сутність інформаційно-пошукової мови, яка є формалізованою штучною мовою і призначена для подання, зберігання та пошуку інформації про первинні документи і основним елементом логіко-семантичного апарату інформаційно-пошукових систем.

Необхідність створення штучної мови для виразу змістового навантаження інформації зумовлена тим, що природна мова має низку властивостей, які перешкоджають її використанню для ефективного зберігання та пошуку інформації.

Насамперед це неоднозначність та багатозначність термінів природної мови, які проявляються в синонімії, омонімії, полісемії і не дають точного визначення.

Індексування є різновидом класифікаційної інформаційнопошукової мови, яка забезпечує подання змісту документа.

Залежно від інформаційно-пошукової мови, яка використовується в пошукових масивах, документи підлягають опрацюванню за такими видами індексування: предметна класифікація, систематична класифікація, координатне індексування.

Будь-яка класифікація – це процес розподілу чисельності об’єктів на підчисельності (класи, підкласи) за істотними, найважливішими, ознаками об’єктів (основою ділення). Це сприяє формуванню взаємопов’язаних класів та зв’язків між окремими об’єктами. Класифікація – це один із методів інформаційного дослідження, який дає змогу впорядкувати явища, предмети і тим самим полегшує процес їх вивчення, допомагає розкрити внутрішні закономірності документів та предметів.

Класифікація є результатом розподілу, що ґрунтується на загальних правилах, сформульованих формальною логікою. Вона має відповідати певним вимогам:

–ділення на класи має здійснюватись за сталою основою

ділення;

–між складовими ділення є зв’язки супідрядності.

70