вступ до спеціальності

За структурою класифікація має бути повною, тобто охоплювати весь обсяг об’єктів, що класифікуються. Документні класифікації повинні відповідати критеріям:

∙науковості – відтворювати сучасний рівень розвитку науки і практичної діяльності людей;

∙універсальності – максимально повно відображати всю сукупність людських знань;

∙багатоаспектності – враховувати зміст і певні формальні

ознаки.

Класифікаційні системи, в яких документи упорядковуються за змістом, розподіляються на предметні та систематичні.

Основою ділення в предметній класифікації є назва предмета, що відображає основний зміст. Класи в предметній класифікації розташовуються в алфавітному порядку назв предметів. Предметні класифікації – це інформаційно-пошукові мови, що використовуються в предметному індексуванні.

У систематичних класифікаційних інформаційно-пошукових

мовах основою ділення є галузь науки.

Результатом індексування документів є складання пошукового образу документа, тобто тексту, що передає основне значення змісту документа в термінах інформаційно-пошукової мови, прийнятої в інформаційно-пошуковій системі.

При формуванні пошукового образу документа часто здійснюється процедура надлишкового індексування, що полягає в доповненні пошукового образу документа індексами, пов’язаними сильними парадигматичними зв’язками з індексами вихідного пошукового образу.

Саме використання результатів мікроаналітичного згортання інформації сприяє пошуку релевантної інформації для підготовки інформаційних продуктів консолідованої інформації.

У процесі опрацювання первинної інформації згортанню може підлягати будь-яка кількість джерел інформації. Результатом такого згортання є огляди. Але слід зазначити, що тут також можлива різна глибина інформаційного аналізу.

71

Оглядово-аналітична діяльність – один із найважливіших напрямків інформаційного забезпечення користувача, що полягає у:

−підготовці інформації для прийняття рішень;

−оцінювання рівня здійснюваних досліджень;

−забезпеченні фахівців галузі необхідною інформацією, зокрема фактографічною;

−ознайомленні фахівців і керівників з досягненнями у певних галузях господарства, науки та техніки;

−інформаційному опонуванні планів соціально-економіч- ного та науково-технічного розвитку держави, галузі, організації, фірми тощо.

Цього досягають за допомогою підготовки анотованих, оглядових документів, аналітичних довідок, доповідей тощо. Підготовка оглядової інформації ґрунтується на процесі опрацювання документних джерел і полягає у:

−пошуку відомостей у масивах документів;

−систематизації відомостей із численних даних, які характеризують стан об’єкта (предмета, теми);

−оцінці новизни, доцільності, взаємозалежності даних, їх доповненні й уточненні змісту;

−логічному перетворенні здобутих і перевірених даних, їх систематизації для здобуття нової інформації про стан конкретної галузі, тобто визначення досягнутого рівня, тенденцій і перспектив розвитку.

Вимоги до змісту оглядово-аналітичних документів:

– актуальність;

– достовірність;

– об’єктивність;

– фактографічність;

– наявність висновків та їх обґрунтованість;

– стислість.

Цільове призначення огляду можна подати так:

−нових надходжень;

−рекомендованої літератури;

−джерелознавчий;

72

−інформаційних видань;

−науково-технічний;

−виробничо-технологічний;

−техніко-економічний;

−комплексний;

−науково-технічний;

−виробничо-технологічний;

−техніко-економічний;

−комплексний;

−порівняльний;

−прогностичний;

−науково-популярний.

До мікроаналітичного згортання інформації з первинного документа належить створення рефератів. Реферуванням називається процес створення реферату як вторинного документа, який виконує завдання систематизації, пошуку, оцінювання, узагальнення і рекомендації фактографічної інформації, вміщеної в першоджерелах. При виконанні реферування необхідно використовувати такі складові своїх знань, як: обізнаність у досягненнях в конкретній предметній галузі, інформаційні потреби користувачів, для яких створюється реферативна інформація; вимоги до реферату та практичні вміння проведення інформаційного аналізу і синтезу.

Успішність реферування полягає в порівнянні нової та відомої інформації і передбачає: проведення наукового аналізу та оцінювання нової значущої інформації; рекомендацію інформації, необхідної для здійснення певної суспільної діяльності для конкретних користувачів.

Процес реферування потребує також правильного розуміння змісту тексту первинного документа, яке передбачає процедуру тлумачення явища, що вивчається, його інтерпретацію за допомогою певної системи правил. Мета реферування полягає у скороченні фізичного обсягу первинного документа при збереженні його основного змісту. Стиснення, згортання інформації в процесі реферування здійснюється під час наукового опрацювання документів і пов’язане з його аналізом і вилученням найважливіших

73

змістових відомостей: основних засад, фактичних даних, результатів, висновків. Ущільнення інформації, поданої у первинному документі, – це інтелектуальний процес, що є різновидом інтерпретації тексту.

Під час розроблення алгоритмів автоматизації інформаційних процесів існує потреба аналізу семантичної структури вихідного тексту з метою визначення фактографічної інформації, її подальшого узагальнень і синтезу для подання у тексті реферату. Створення реферату як інформаційного продукту має ґрунтуватися на семантичному аналізі тексту, який не завжди піддається достатній формалізації, тобто представленню внутрішнього змісту у зовнішній формі. Слід враховувати, що зовнішня форма визначається сутністю змісту, тобто внутрішньою формою матеріального об’єкта. Зовнішня, тобто знакова форма – матеріальна і об’єктивна; внутрішня форма, тобто зміст документа – ідеальна і суб’єктивна. Об’єктивності вона набуває лише у тому сенсі, що є відображенням об’єктивних, інваріантних, загальних взаємозв’язків матеріального світу. За цих умов формалізація інформаційних процесів зводиться до пошуку форми (лексики, граматики, структури, архітектоніки тощо) елементів, через які можна було б висловити зміст (семантику) того чи іншого тексту і тим самим опрацювати (перетворити) семантичну інформацію без ознайомлення зі змістом самого первинного документа.

Серед багатьох підходів до вирішення проблеми автоматизованого реферування найефективнішими виявилися два: 1) побудований на екстрагуванні з первинних документів найінформативніших фраз (фрагментів), сукупність яких створює певний екстракт (квазіреферат); 2) виділення з текстів за допомогою спеціальних інформаційних мов найістотнішої інформації для створення нових текстів-рефератів, ізоморфних первинним документам.

Проблеми автоматизованого реферування є об’єктом дослідження вітчизняних і зарубіжних фахівців. Доцільність існуючих систем автоматизованого реферування зводиться до побудови квазірефератів на основі статистичного і позиційного аналізу тексту для екстрагування найінформативніших його фрагментів.

74

Інформаційно-аналітична діяльність у галузі консолідованої інформації характерна насамперед для політичних, економічних інформаційних досліджень з метою прийняття рішень у сфері управління. Інформаційно-аналітичні служби органів влади і управління покликані моделювати соціологічні аспекти, прогнозувати політичні конфлікти, результати голосування, не тільки здійснювати аналітичні дослідження явних поточних проблем, а й виявляти проблемні ситуації, проводити ситуаційний аналіз та вирішувати інші завдання інформаційного, соціального, політичного, фінансового, екологічного моніторингу.

Інформаційно-аналітичний моніторинг – вид інформаційної діяльності, пов’язаний з процесами аналізу, синтезу інформації із застосуванням методів моделювання, експертного оцінювання, діагностики і прогнозування, що реалізуються у режимах постійного збирання інформації з традиційних і нетрадиційних джерел з метою регулярного інформаційного забезпечення користувачів.

Інформаційно-аналітичний моніторинг має декілька різ-

новидів. Розрізняють моніторингові, ініційовані і кумулятивні

аналітичні дослідження.

Комунікативний аудит – вид інформаційно-аналітичного моніторингу, який здійснюється з метою виявлення й аналізу зовнішньої та внутрішньоорганізаційної інформації, що прямо або опосередковано характеризує репутацію підприємства, що сформувалася в уявленні різних груп громадськості та персоналу.

Ініційовані аналітичні дослідження проводяться за доручен-

ням керівництва або в результаті виявлення нових проблемних ситуацій під час моніторингових досліджень. Важливе значення в цьому процесі надається виявленню індикаторів, формальних характеристик, якісних і кількісних показників, які відображають аналітичну динаміку ситуації. Це завдання передбачає вивчення вітчизняного і зарубіжного досвіду вибору інформаційних індикаторів цієї проблемної ситуації, наявних державних і комерційних джерел інформації; оцінювання взаємозалежності значень показників з урахуванням динаміки в часі та ін. Індикатори вибирають під безпосереднім змістовим контролем кінцевого користувача з урахуванням сформульованого ним завдання аналітичного дослідження.

75

Для виявлення і формулювання характеристик досліджуваної ситуації необхідно забезпечити аналіз і оцінку альтернативних характеристик ситуації з урахуванням їх суб’єктивно-інтуїтивних оцінок експертами-аналітиками. Унаслідок ініціації одержують кінцевий аналітичний результат із структуризацією проблеми, починають моніторинговий аналітичний процес, проводять кумулятивне аналітичне дослідження.

Кумулятивним дослідженням притаманний високий рівень оперативності проведення та використання спеціалізованих методів опрацювання експертної інформації. Кумулятивні дослідження проводяться на основі ситуативного опрацювання інформації групою експертів-аналітиків.

Моніторингові дослідження призначені для тривалого аналітичного спостереження за розвитком певної ситуації з метою забезпечення можливості апріорного синтезу управлінських рішень, які мають профілактичний або упереджувальний характер для запобігання несприятливим, критичним або неприпустимим ситуаціям.

Моніторингові дослідження передбачають одержання статистичних або змістовних показників, які характеризують об’єкт спостереження. Система спостережень будується на:

∙фіксації дискретних кількісних характеристик об’єкта;

∙виокремленні типових рис у поведінці об’єкта;

∙своєчасній фіксації різних відхилень від норми;

∙накопичуванні цих відомостей;

∙інтелектуальній інтерпретації одержаних відомостей. Дослідження завершується формуванням висновків про

якісний стан об’єкта.

Одним із видів інформаційно-аналітичного моніторингу є комунікативний аудит, який передбачає вивчення повідомлень про фірму та інформації, яка розповсюджується від імені фірми, і здійснюється для визначення результативності комунікативної політики, яка проводиться організацією.

Під “комунікативною політикою” розуміємо перспективний курс дій підприємства і наявність обґрунтованої стратегії викорис-

76

тання комплексу комунікативних (комунікаційних) засобів взаємодії з усіма суб’єктами маркетингової системи, яка забезпечує стабільну та ефективну діяльність з формування попиту і просування товарів і послуг на ринок, або комплекс заходів із забезпечення ефективної взаємодії бізнес-партнерів, організації реклами, методів стимулювання збуту і зв’язків з громадськістю.

Бізнес як сфера інформаційної діяльності є предметною галуззю з притаманними тільки їй завданнями, джерелами і каналами одержання інформації, з новою понятійною парадигмою, пов’язаною із певною структурою управління діяльністю, її цілями і критеріями. Сфера підприємництва потребує осмислення нових підходів до інформаційної діяльності, вироблення адекватних форм і методів її забезпечення. Система інформаційного забезпечення управління ефективно функціонує за таких умов:

−спеціальної підготовки спеціалістів широкого профілю, які добре обізнані з відповідною тематикою і завданнями, які стоять перед організацією;

−чіткого визначення методів, форм і видів інформаційного

обслуговування для забезпечення його оперативності і компактності.

Від повноти, достатності та якості інформаційного забезпечення залежить успіх або невдача установи на ринку. У практиці управління зустрічається значна кількість завдань, на які важко знайти точні відповіді. Це пов’язано насамперед з невизначеністю, яка зумовлена випадковою поведінкою елементів тієї чи іншої системи, а також обмеженими знаннями про об’єкт управління. Для одержання докладніших знань про досліджуваний об’єкт необхідно мати більший обсяг інформації, яка часто має якісний характер і не піддається кількісним вимірюванням. Тому під час прогнозування, розроблення проектів і вибору програми розвитку системи, оцінювання якості продукції та ін. все ширше використовують експертне оцінювання, яке допомагає формалізувати процедури збирання й аналізу думок спеціалістів і перетворити одержану інформацію на форму, найзручнішу для підготовки обґрунтованих рішень.

77

В основу здатності до вирішення різноманітних завдань інформаційної діяльності покладено складні міжпредметні знання, уміння і навички. Спеціаліст з інформаційного супроводу управління установою має вміти:

∙перетворювати особистісне знання спеціалістів на інформацію;

∙володіти якостями когнітолога – організатора експертиз для формалізації процедур збирання й аналізу думок спеціалістів до вигдяду, найзручнішого для підготовки обґрунтованих рішень на всіх етапах управлінського циклу;

∙вміти аналізувати проблемні ситуації;

∙проводити прогностичні дослідження;

∙аналізувати існуючі рішення та організовувати експертизи;

∙на основі інформаційного аналізу добирати спеціалістівекспертів з певної галузі;

∙подавати результати експертизи у зручному для аналізу

вигляді.

Експертні оцінки використовуються на всіх етапах інформаційного забезпечення управління – від локальних до глобальних. На кожному з етапів управлінського циклу, серед яких аналіз проблемної ситуації, прогностичні дослідження, аналіз існуючих рішень, аналіз варіантів дерева виявлених цілей, розроблення документів, необхідні кількісні та якісні оцінки висококваліфікованих спеціалістів – експертів. Результати експертних оцінювань багато в чому визначають ефективність управлінських рішень.

Експертне оцінювання – це судження кваліфікованих фа- хівців-професіоналів, висловлені як змістовна, якісна або кількісна оцінка об’єкта, необхідна для прийняття рішень. Експертизи можуть бути індивідуальні і колективні, з обміном інформацією між експертами і без обміну, анонімні і відкриті. Основною метою проведення експертиз є підвищення професійного рівня рішень, які приймаються за рахунок використання спеціально розроблених і перевірених практикою технологій експертного оцінювання.

Головним завданням конкурентної розвідки як одного із нап-

рямів консолідації інформації вважають підтримку оптимальних

78

управлінських рішень шляхом забезпечення менеджерів вищого рівня інформацією, яка ґрунтується на результатах діяльності із збирання й аналітичного опрацювання даних про зовнішнє середовище, у якому діє структурна одиниця, для якої здійснюється бізнес-розвідка. Слово “бізнес” у цьому визначенні може трактуватись достатньо широко, оскільки функції бізнес-розвідки актуальні і для неприбуткових, наприклад, навчальних або наукових організацій. Основна відмінність бізнес-розвідки від промислового шпіонажу – пошук і одержання всієї необхідної інформації винятково законними методами.

4.1.1.Інформаційний менеджмент

Упроцесі створення консолідованих інформаційних ресурсів застосовуються певні аспекти інформаційного менеджменту, які передбачають розроблення перспектив внутрішньої і зовнішньої комунікативної політики організації. Ці аспекти полягають насамперед у:

– створенні проекту прийняття оптимального рішення;

– контролі за їх виконанням; − формуванні інформаційного потоку фірми, його диспетче-

ризації, створенні довідково-інформаційних фондів і пошукових систем;

− здійсненні інформаційно-аналітичних і прогностичних досліджень, які ґрунтуються на методах інформаційного моделювання;

− дослідженні підприємства як об’єкта управління; − формуванні інформаційних ресурсів підприємства як бази

управління; − створенні інформаційної продукції як засобу управління.

Аналітик з консолідованої інформації повинен організовувати оперативне надходження зовнішньої і внутрішньої інформації до користувачів, володіти методами інтерактивного пошуку, визначати структуру системи комунікацій в організації.

Окремим напрямом у концепції управління інформаційними ресурсами виділяється проблема підготовки інформації для керів-

79

ників, а інформаційне забезпечення розглядається як провідний елемент інформаційного менеджменту. У межах концепції удосконалення системи управління інформаційними ресурсами виділяють такі складові:

−предметну – як технологію забезпечення документами, інформацією і знаннями у формах, які відповідають діяльності;

−технологічну – як технологію забезпечення відповідного матеріально-технічного рівня інформаційного середовища;

−програмну – як основу забезпечення взаємодії “людиномашинних” середовищ;

−кадрову – технологію професіоналізації і спеціальної підготовки користувачів для роботи в інформаційному середовищі.

Для консолідації інформації найбільш прийнятні такі аспекти інформаційного менеджменту:

−інформаційне забезпечення управління, робота з інформацією, комп’ютерне опрацювання інформації;

−моделювання керованих процесів, оцінювання і параметричні розрахунки ситуацій.

Використання інформаційного менеджменту при консолідації інформації зумовлюється притаманністю йому основних концептуальних і технологічних особливостей інформаційної діяльності. Значущість і очевидна необхідність активного внутрішнього використання й активного поширення інформації для забезпечення конкурентоздатності організації, важливість координації зусиль всіх спеціалістів, які прямо чи опосередковано залучені до сфери розроблення і реалізації внутрішньої і зовнішньої комунікаційної політики організації, є причиною застосування інформаційного менеджменту у процесі консолідації інформації. Інформаційним аналітикам з консолідованої інформації імпонує, що інформаційний менеджмент є поліфункціональним напрямом діяльності, якому, з одного боку, притаманне використання загальної теорії управління, дослідження операцій і системного аналізу, а з іншого – інформаційно-комунікаційний напрям діяльності, основою якого є фундаментальні засади інформатики та інформаційної діяльності, зокрема їх аналітичний та прогнозний

80