вступ до спеціальності

Пошуковий образ створюється лінійним записом як кортеж, в якому кожній лексичній одиниці відводиться визначене місце, а упорядкування (координація) лексичних одиниць відбувається за рахунок синтагматичних зв’язків. У технології створення пошукового образу при багатоаспектному індексуванні розрізняють декілька стадій попередньої координації, тобто передкоординатного індексування та подальшої координації, тобто посткоординатного індексування. Передкоординатне індексування – це процес перекладу змісту документа з природної мови інформаційнопошуковою, при цьому пошуковий образ формується за обумовленими, регламентуючими правилами. До різновидів передкоординатного індексування належать предметне та систематичне індексування. Пошуковий образ при предметному індексуванні створюється за методикою предметизації і формується у вигляді складної предметної рубрики, що містить заголовок та низку підзаголовків, об’єднаних за допомогою низки граматичних засобів, зокрема таких, як тире та кома. Пошуковий образ при систематичному індексуванні формується на основі методологічних засад систематизації та у вигляді складного індексу, окремі компоненти якого об’єднані між собою за допомогою знаків певних граматичних засобів, зокрема “+” та “:”. Прикладами пошукових образів такого типу можуть бути класифікаційні індекси, створені засобами універсальної десяткової класифікації, біб- ліотечно-бібліографічної класифікації та ін.

Посткоординатне (координатне) індексування – це процес перекладу змісту документа інформаційно-пошуковою мовою та створення пошукового образу у вигляді комплексу лексичних одиниць у певній послідовності, при цьому кожен індекс має пошукові функції, що забезпечують багатоаспектний пошук інформації. Прикладом такого індексування може бути пошуковий образ, створений за допомогою мови ключових слів або дескрипторів.

Інформаційні продукти консолідованої інформації часто створюються шляхом реферування – низки логічних операцій, таких як: оцінка, відбір, аналіз та узагальнення відомостей, що містяться в первинному документі. Правила виконання кожної ок-

171

ремої операції, послідовність операцій становлять методику реферування.

Основоположною дією референта під час складання реферату є читання, позаяк доводиться декілька разів читати і перечитувати первинний документ. Причому читання перетворюється на складний розумовий процес, пов’язаний з глибоким усвідомленням змісту документа. Розрізняють три основні види читання, що застосовуються у процесі реферування: ознайомлювальне, вивчальне, реферативне. Під ознайомлювальним читанням розуміють загальне сприйняття інформації, яку містить документ, без настанови на подальше відтворення. Вивчальне читання – це інтенсивне, вдумливе поглинання інформації, спрямоване на запам’ятовування змістових компонент тексту, використаних мовних засобів. Реферативне читання забезпечує короткий виклад змісту першоджерела.

Технологічний процес реферування складається з таких операцій: попереднє загальне ознайомлення з первинним документом, реферативний аналіз змісту документа, узагальнення здобутої інформації, формування, редагування й остаточне оформлення реферату. Кожній з цих операцій відповідає певний вид читання з конкретними завданнями.

Під час попереднього загального ознайомлення з документом референт застосовує ознайомлювальне та вивчальне читання. При цьому виявляються формальні ознаки документа (назву, підназву, прізвище автора, назву колективного автора або організації, причетної до створення документа тощо), шляхом перегляду вступу, змісту, висновків, резюме. Завдання цього етапу – визначення тематики, усвідомлення змісту, інформативності. На цьому ж етапі уточнюється вид майбутнього реферату з урахуванням категорії користувачів інформації, характеру інформаційного запиту, змістової цінності первинного документа. На етапі ознайомлення з першоджерелом складається проект тексту реферату (подумки або на папері). Щоб ознайомитися з усім документом часто доводиться перечитувати документ або його фрагменти по декілька разів.

172

При реферативному аналізі первинний документ читають повторно і виявляють основні ознаки його змісту шляхом здійснення реферативного читання. На цьому етапі необхідно відтворити основні ознаки змісту первинного документа та подати їх у пошуковому образі документа. Ці ознаки отримали назву – основні аспекти змісту. Основні аспекти змісту відображають погляд, проблему, напрям, представлені у першоджерелі. Визначення основних аспектів змісту дає змогу розглядати зміст документа, що реферується, з різних боків, поглядів і забезпечує однозначний підхід до його інформаційного аналізу.

У процесі реферативного аналізу виявляють основну інформацію, що міститься у документі, його властивості, переваги і недоліки, мету і методи роботи, отримані результати, висновки і галузі використання. Особлива увага приділяється новизні, порівнюючи з іншими, близькими за тематикою документами. У процесі читання текст подумки або на папері розділяється на окремі фрагменти, що забезпечує краще розуміння кожного з них і сприяє виявленню найважливішої інформації. У результаті цього визначається коло змістових аспектів, які будуть відображені в рефераті.

При реферативному аналізі відомості, що містяться в первинному документі, поділяються на три групи. До першої відбирають дані про нові ідеї, гіпотези, експериментальні дані, нові методики. Ці відомості обов’язково мають увійти до реферату, причому допускаються лише текстові скорочення. До другої групи – фактичні дані, що не є принципово новими, а також відомості про застосування традиційних методів, технологій тощо. З цих відомостей у рефераті використовують цифрові дані, формули, фактичні показники. Третю групу відомостей у первинному документі використовують як ілюстративний матеріал, аргументацію, у тексті реферату на них лише покликаються. Для полегшення і формалізування реферативного аналізу, використовують формалізовані схеми, що є заздалегідь складеними переліками основних питань, які необхідно розкрити в рефераті.

Наступна операція процесу реферування складна і відповідальна, її виконання вимагає від референта високої кваліфікації, ерудиції, глибокого знання проблематики первинного документа.

173

Приступаючи до синтезування виявленої інформації, складають остаточний план або схему викладу матеріалу в рефераті з урахуванням виявлених під час реферативного аналізу змістових аспектів. На цьому етапі реферативне читання переходить у реферативний виклад. Реферативний виклад – спосіб подання реферативної інформації, який вимагає глибшого, ніж при реферативному читанні, логічного аналізу, і передбачає розуміння тексту та переказ інформації в короткій і зрозумілій формі. Матеріал у рефераті можна викладати в тій самій послідовності, що й в первинному документі, а також використовувати власну логічну послідовність, обумовлену значенням різних аспектів змісту. Тому аспекти доцільно ранжувати, тобто встановлювати їхню послідовність за ступенем важливості. Найчастіше використовують таку структурну схему: тема, предмет (об’єкт), характер і мета роботи, метод проведення роботи, конкретні результати, висновки, галузь застосування. Створення схеми і ранжування аспектів сприяють узагальненню та логічному викладу відомостей, отриманих з тексту першоджерела.

Потім формують текст реферату. Незалежно від виду він повинен складатися із трьох основних частин: заголовку, власне реферату і довідкового апарату. Заголовок містить назву реферату та бібліографічний опис первинного документа, складений відповідно до державного стандарту. Власне реферативна частина – головний структурний елемент реферату, який передає основну інформацію про зміст документа. Виклад має бути лаконічним, проте необхідно слідкувати, щоб лаконічність не стала перешкодою для розуміння основного змісту документа. У рефераті використовують стандартизовану загальноприйняту термінологію. При першому згадуванні будь-якого нового терміна або символу їх пояснюють.

Текст основної частини можна оформляти з абзацами або без них. До побудови тексту з абзацами вдаються в рефератах, що мають значний обсяг, а також у коротких рефератах, якщо первинний документ має широкий міжгалузевий зміст. Безабзацна побудова характерна для коротких рефератів, у яких узагальнено передають зміст першоджерела.

174

Інформаційно-аналітичний моніторинг здійснюється у де-

кілька етапів: планування, оцінювання прямих і непрямих факторів, інформаційнопошукова стадія, інформаційно-аналітичні дослідження, оформлення звіту. Довідковий апарат переважно містить список використаних джерел.

Кожен з них містить окремі операції.

Планування досліджень:

−оцінювання передбачуваних витрат часу;

−вибір переліку параметрів аналізу;

−вибір методів оцінювання (якісний, кількісний, комбінований, одне дослідження чи серія тощо);

−визначення щодо джерел інформації (наявність стандартів чи еталонів, інших джерел інформації).

Оцінювання прямих і непрямих факторів, що впливають на дослідження:

−оцінювання непередбачуваних наслідків і прихованої мети;

−оцінювання проміжних і прихованих результатів інформа- ційно-аналітичних досліджень;

−вибір методів дослідження.

Інформаційно-пошукова стадія:

−визначення джерел інформації та відбір необхідних даних;

−інтерв’ювання експертів;

−проведення соціологічних досліджень;

−відбір статистичних даних тощо.

Проведення інформаційно-аналітичних досліджень:

−вибір методу досліджень;

−порівняння з аналогом;

−інтерпретація даних і зведення результатів дослідження.

Оформлення звіту:

–узагальнення отриманих матеріалів;

–написання тексту звіту.

Методика інформаційно-аналітичного забезпечення із застосуванням інформаційного менеджменту передбачає застосування методу експертних оцінок, ефективність якого зростає при дотриманні низки умов:

175

−наявності експертної комісії, яка складається зі спеціалістів, що професійно знайомі з об’єктом експертизи і мають досвід роботи експерта;

−наявності аналітичної групи, яка професійно володіє технологією організації і проведення експертиз, методами одержання і аналізу експертної інформації;

−одержання достовірної експертної інформації;

−коректна обробка і аналіз експертної інформації.

Одним з головних завдань інформаційного аналітика є комплексне інформаційне забезпечення користувачів найповнішою достовірною фактографічною і концептуальною інформацією, особливо порівняльного і прогнозного характеру щодо стану, тенденцій і перспектив розвитку певної предметної галузі. В умовах існування значної кількості різноманітних інформаційних джерел і масивів інформації перед спеціалістом виникає завдання визначення відносної цінності різних джерел інформації.

За допомогою методу логічного аналізу існуючої інформації, систематизованої у вигляді інформаційного поля, тобто аналізу сукупного змісту документального потоку, який передбачає знання джерел інформації, наявність навичок інформаційного пошуку тощо, одержують необхідну інформацію для забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Уролі експерта у відповідній галузі для виконання низки професійних завдань, інформаційний аналітик залучає до співпраці експертів у інших галузях, зокрема, проводить експертні опитування. При реалізації експертного підходу здійснюється змістовна постановка експертних задач, формуються експертні групи, обираються відповідні методи оцінювання й аналізу думок експертів.

Упроцесі організації і проведення опитування виявляється узгодженість думок експертів і виробляється групова думка. Основне завдання спеціаліста, який виступає в професійній ролі когнітолога, полягає в тому, щоб вербалізувати і зробити загальнодоступним те знання, яким несвідомо володіє і користується експерт-спеціаліст.

176

Розв’язання таких проблем потребує аргументованих суджень керівників і фахівців, знайомих із станом справ і перспективами розвитку у різних галузях практичної діяльності. Це вимагає комплектування груп фахівців експертів у різних галузях знань.

Мета експертизи – підвищення професійного рівня рішень, що приймаються, за допомогою спеціально розроблених і перевірених на практиці технологій експертного оцінювання. Експертні методи застосовуються, якщо вибрати, обґрунтувати і оцінити наслідки рішень не можна на основі точних розрахунків, а необхідний їх різнобічний аналіз.

Сутність методу експертного оцінювання полягає у проведенні експертами інтуїтивно-логічного аналізу проблеми з кількісним оцінюванням суджень і формальним опрацюванням результатів. Одержана в результаті опрацювання узагальнена думка експертів приймається як вирішення проблеми. Експертизи можуть бути індивідуальні і колективні; однотурові та багатотурові; з обміном і без обміну інформацією; анонімні та відкриті.

Існує багато методів збирання первинної та вторинної інформації, які використовують для отримання підстави для управлінських рішень. Для цього використовують такі методи: опитування, фокусування, експерименту, імітації.

Опитування – це основний етап роботи організаторів експертизи і експертів. Опитування бувають індивідуальні, групові, особисті, заочні, усні, письмові.

Одним із різновидів опитування є анкетування, яке передбачає фіксований порядок, зміст і форму запитань, чітке зазначення форми відповіді. Особисте (очне) опитування передбачає безпосередній контакт з експертом при підготовці відповідей на запитання анкети. Для заочного опитування анкету надсилають експерту.

Під час опитування інформацію збирають, контактуючи з людьми особисто, телефоном або через листування. За допомогою цього методу можна довідатися про ставлення споживачів до фірми чи товару, отримати дані про минулі покупки та характеристики споживачів. Проте точність опитування залежить від щирості відповідей опитуваних. Усі відповіді заносять до анкети. Особисте

177

опитування відбувається віч-на-віч; цей метод гнучкий, орієнтований на одержання великої кількості відповідей, знижує невизначеність. Водночас він дорогий; до того ж інтерв’юер може нав’язати опитуваним своє ставлення до товару або створити певні умови під час опитування, а це іноді позначається на правильності відповідей. Опитування може бути відкритим або прихованим. У першому випадку опитуваним пояснюють реальну мету дослідження, в другому – ні. У такий спосіб можна одержати щиріші відповіді, уникнути того, щоб опитуваний говорив те, що, на його думку, хоче почути інтерв’юер або дослідник.

Метод “Дельфі” полягає у заочному і анонімному опитуванні експертної групи у декілька турів з узгодженням думок експертів. Поставлені запитання повинні передбачати відповідь у вигляді числа; експерти повинні мати достатньо інформації для оцінки; відповідь на кожне запитання повинна бути обґрунтована експертом.

Використання при консолідації інформації певних аспектів інформаційного менеджменту передбачає застосування методу моделювання – опосередкованого практичного або теоретичного оперування об’єктом, при якому використовується допоміжний проміжний або природний “квазіоб’єкт” (модель), який знаходиться у деякій об’єктивній відповідності з об’єктом пізнання, здатний замінити його у певних відносинах і надає при його використанні інформацію про власне модельований об’єкт.

Модель дає можливість подумки або на матеріальному носії представити ідеальну систему, яка повинна стати ідеалом у процесі удосконалення установи. Існує два основні способи опису моделей: статичний і динамічний. У статичному описі розглядається структура моделі, тобто такі її аспекти, які не перебувають у русі. У динамічному описі розглядається потік подій, тобто зміна модельованих процесів у часі, який не можна брати до уваги з погляду завдань, вирішуваних організацією. Отже, можна використовувати різні моделі для опису різних аспектів діяльності організації.

Алгоритм розроблення ідеальної моделі установи:

–виявлення вимог;

–аналіз вимог;

178

–ідеальне проектування;

–реальне проектування;

–реалізація.

На етапі виявлення вимог збирають всі пропозиції, ідеї, побажання і вимоги до нової системи. Список рекомендацій, зібраний у результаті опитувань, становить проміжний результат роботи. Потім цей список доопрацьовується, і для найважливіших його компонентів складаються специфікації, які утворюють остаточний перелік вимог до інформаційної системи.

Мета етапу аналізу вимог полягає у перевірці повноти і суперечливості специфікацій вимог. На цьому етапі може бути розроблений прототип графічного інтерфейсу користувача.

Ідеальне проектування призначене для побудови гнучкої структури інформаційної системи, яка забезпечує простоту її модифікації. Результатом є ідеальна об’єктна модель системи.

Упроцесі реального проектування розробляється модель, яка слугує базисом для реалізації інформаційної системи.

На етапі реалізації створюється програмний код інформаційної системи.

Упроцесі тестування перевіряється відповідність інформаційної системи вимогам, що до неї ставляться. Результатом цього етапу повинні бути коректні результати “прогону” системи на тестових задачах.

При маркетингових дослідженнях збирають, опрацьовують і аналізують дані про ринки, конкурентів, споживачів, ціни, ринкові можливості фірми з метою зниження підприємницького ризику в процесі прийняття управлінських рішень. У процесі маркетингового дослідження формулюють декілька альтернатив щодо вирішення виявлених проблем і визначення критеріїв відбору серед них найефективніших. Саме ці окреслені альтернативи стають підставами успішних управлінських рішень.

Укумулятивних дослідженнях широко застосовується методологія групових експертних процедур (метод “комісій”, метод “мозкової атаки”, метод “ситуаційного аналізу”, процедура “Дельфі” та ін.). Основними етапами інформаційного маніторингу є:

179

−побудова інформаційної моделі досліджуваного об’єкта;

−розроблення системи якісного аналізу інформації;

−розроблення інформаційної моделі розвитку об’єкта;

−визначення тенденцій і перспектив розвитку досліджуваного об’єкта.

До реінжинірингу бізнес-процесів існує два основні методичні підходи:

1. “Революційний”, коли відбувається різка і болюча руйнація всього старого механізму (способу ведення бізнесу, організаційної структури, внутрішньої культури підприємства) і впровадження нового.

2. “Еволюційний”, який є комбінацією реінжинірингу з методами поступового покращання якості процесів. Велика увага приділяється питанням управління змінами (на основі концепції управління проектами). У результаті процес змін пов’язаний з меншим ризиком.

Відповідно, можна виділити три основні види задач зміни існуючих бізнес-процесів:

−Business Process Improvement – покращання бізнес-процесів;

−Business Process Redesign – перебудова бізнес-процесів;

−Business Process Reengineering – реінжиніринг бізнес-

процесів.

Вони відрізняються один від одного підходом, необхідним часом, масштабністю, одержуваною вигодою, вартістю, ризиком.

При побудові раціональних технологій роботи підприємства необхідно розглянути такі питання:

−як раціонально організувати бізнес-процеси структурних підрозділів підприємства і підприємства загалом;

−якою має бути оптимальна структура підприємства, щоб забезпечити ефективну підтримку бізнес-процесів на підприємстві;

−які мають бути посадові інструкції співробітників підрозділів підприємства, щоб забезпечити реалізацію раціональних бізнес-процесів;

−які технологічні ділянки у бізнес-процесах призводять до втрат фінансових ресурсів і виробничих витрат;

180