вступ до спеціальності

Розділ 6

6.1. Основні поняття та засади існування документно-комунікаційних систем

На сучасному етапі переходу від індустріального до інформаційного суспільства у всіх провідних державах світу ступінь використання інформаційного простору та інформаційних технологій стає безпосереднім чинником економічного зростання, забезпечення обороноздатності країни, соціально-політичної стабільності та розвитку демократичних засад в управлінні державою. У напрямку створення національних документно-комунікаційних систем різного призначення активно ведуться роботи у США, державах ЄС, Росії та Україні.

Ми живемо в світі комунікації – 70 відсотків свого часу людина витрачає на комунікацію. Без ефективного ведення комунікації зупинилося б багато виробничих процесів. Поняття “комунікація” як науковий термін і галузь дослідження своїм другим народженням зобов’язана XX століттю. Походить воно від латинського соmmunicatio – повідомлення, передача, бесіда, розмова. Більше того, словники свідчать, що вивчали проблеми комунікації ще за часів Платона. Як і завжди в науці, різні автори абсолютно по-різному тлумачать зміст цього поняття. Соціологи розуміють під комунікацією взаємодію, тобто передавання соціальної інформації. Психологи – процеси обміну продуктами психологічної діяльності, насамперед спілкування. Кібернетики – обмін інформацією між складними динамічними системами та здатність їхніми частинами сприймати, накопичувати та опрацьовувати інформацію.

121

Варто відразу ж окреслити такі поняття, як документний потік – організована безліч документів (первинних і/або вторинних), що функціонують (створюваних, розповсюджуваних й використовуваних) у соціальному середовищі. Документний потік визначається як змінювана безліч документів, що перебуває в русі, динаміці. Документний потік характеризується інтенсивністю, що виражається кількістю одиниць в одиницю часу.

Документний масив – певна незмінна в часі безліч документів. Документний масив характеризується кількістю одиниць (видань, публікацій, обліку, зберігання тощо).

Документні ресурси – це відносно впорядкована безліч документів, що слугують засобом або об’єктом документообігу (руху документів) або поповнення документного фонду. Це документні ресурси установ, книжкових видавництв, редакцій газет, журналів і виробничих об’єднань тощо.

Документний фонд – це сукупність документів, які охоплюють документи всіх галузей діяльності суспільства, зберігаються та використовуються в бібліотеці, архіві, музеї, та ін. закладах цього типу. Залежно від установи, спеціально призначеної для збереження документів та організації користування ними, розрізняють документний фонд бібліотеки, архіву, музею та ін.

Системний аналіз ґрунтується на відомому законі взаємозв’язку та взаємозумовленості явищ у світі й суспільстві, що потребує аналізу досліджуваних предметних галузей не лише як самостійних систем, а як складових певної більшої системи.

Сьогодні різко змінилося ставлення до документно-комуні- каційних систем та комунікації. Новий комунікативний простір породжується рівноцінними, не залежними один від одного учасниками. Тільки за допомогою ефективно проведеної комунікації в сучасному суспільстві відбувається все більше і більше подій. Суспільство стало більше залежати від комунікації. Ніколи досі не розвивалося стільки різноманітних дисциплін, пов’язаних з дією людини на людину.

В цій новій ситуації комунікація стає об’єктом дослідження, оскільки від рівня нашого знання цих процесів залежать наші

122

результати. Перед суспільством виникає нове завдання – як об’єднати в єдині типи поведінки соціальні групи з автономною поведінкою і як досягти консенсусу? Система ієрархічної комунікації, де головним компонентом був наказ, стала перетворюватися на систему демократичної комунікації, де основою стає переконання.

Лауреат Нобелівської премії К. Гэлбрейт зазаначає феномен, коли споживач інформації переміщається з пасивних на активні позиції – як людина, що хоче бути почутою. Теорія комунікації дає змогу налагодити ці зв’язки між населенням і владою, між фірмою і клієнтом, між заводом і споживачем. На додаток до прямого зв’язку, в якому ми вже досягли значних успіхів, виникає зворотний, різко підвищується роль одержувача інформації.

Основною умовою існування та розвитку суспільства є документно-комунікативна діяльність. З розвитком суспільного прогресу, ускладненням інформаційних потреб постійно зростають обсяги документних ресурсів та темпи їх доведення до користувачів. Досліджуючи особливості документних масивів як динамічну багатофункціональну систему, спрямовану на задоволення комунікаційних потреб суспільства, можна визначити основні фактори оптимізації їх функціонування. Так, подальший розвиток документно-комунікаційної сфери неможливий без інформаційної техніки та технологій, на впровадження яких та удосконалення засобів документування і поширення інформації спрямовані тематичні науково-дослідні роботи.

В основу процесів консолідації інформації покладено проблему раціонального функціонування документно-комунікаційної системи. Ефективність розвитку документних комунікацій значною мірою також залежить від того, наскільки раціонально організовані та функціонують документні масиви.

Документна комунікація – це комунікація, яка опосередкована документом, побудована на обміні документами між двома або більше учасниками комунікаційного процесу. Документна комунікація є підсистемою соціальної комунікації.

Документ виник і існує в документно-комунікаційному процесі, тобто в такій комунікації, в якій від одного суб’єкта

123

(відправник) до іншого (отримувач) передається інформація, зафіксована в документі.

Передача документної інформації в суспільстві називається соціальною документною комунікацією. Її відправником та отримувачем є людина або група людей, все суспільство. Документна комунікація в соціумі відображає процеси або способи поширення (передавання) інформації в суспільстві, що здійснюються за допомогою документів.

Найпростіша модель документної комунікації в суспільстві виглядає так:

комунікант → реципієнт

Комунікант – це відправник документного повідомлення, автор. Реципієнт – це отримувач повідомлення (читач, слухач). Між комунікантом і реципієнтом встановлюється канал комунікації, без якого зв’язок неможливий. По цьому каналу від комуніканта до реципієнта передається комунікат – документне повідомлення. Документну комунікацію можна вважати здійсненою тільки в тому випадку, коли реципієнт (отримувач) отримав закодовану інформацію та декодував її.

При цьому кодування – це представлення ідеї, яку прагне донести до одержувача коммунікант, в кодах або символах, тобто в знаках, що перекладають ідею мовою, зрозумілою реципієнту. Процес кодування значною мірою суб’єктивний, оскільки залежить від особи кодувального.

Декодування повідомлення – це переклад його мовою одержувача. Воно визначається особистим сприйняттям одержувача, його здатністю розпізнавати й інтерпретувати коди, використані для передачі ідеї. Адекватність сприйняття повідомлення має певною мірою суб’єктивний характер і може варіювати від нуля до ста відсотків. Так, незнання іноземної мови зводить можливість декодування іншомовного повідомлення до нуля. А наявність схожого професійного, життєвого досвіду у відправника і одержувача збільшує адекватність сприйняття. Наведена схема є спрощеною. Насправді від автора (комуніканта) до споживача (реципієнта) веде набагато складніший шлях, на якому відбувається

124

процес створення, поширення, зберігання і використання документа, доступу приймача до документного повідомлення тощо.

Отже, документ є засобом (каналом) передавання інформації, якщо його розглядати загалом як елемент комунікаційного процесу або джерелом інформації (комунікантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Документно-комунікаційна система обслуговує всі без винятку сфери людської діяльності. Ця система містить цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів.

У теорії банків інформації приділено окрему увагу документним інформаційно-пошуковим системам, які поширені під час інформаційного забезпечення науковців, спеціалістів, управлінських працівників. Об’єктом пошуку документних систем є документ (його бібліографічний опис, анотація, реферат, повний текст), і маючи багато спільного з фактографічними системами, тобто такими, у яких здійснюється пошук різноманітних числових характеристик, фактів, даних, мають низку відмінностей і специфічних вимог, які стосуються стандартизації наведеної в них інформації і вимог до програмних засобів.

Інформаційно-пошукова система консолідованої інформації ґрунтується на базах даних та знань. Під базою даних розумітимемо впорядкований набір логічно взаємопов’язаних даних, що використовуються разом, призначений для задоволення інформаційних потреб користувачів. Головним завданням баз даних є гарантоване збереження значних обсягів інформації та надання доступу до неї користувачеві або ж прикладній програмі. Тобто база даних складається з двох частин – збереженої інформації та системи управління нею.

К. Лиитінен [12] порівнює дві принципово протилежні концепції автоматизованих інформаційних систем. Згідно з першою, інформаційна система – засіб зберігання інформаційних ресурсів, які розглядаються як об’єктивне відображення реальності, у якій суб’єктивні моменти виключаються. Згідно з другою, важливість якої відзначає автор, ці системи насамперед є засобом комунікацій, тобто обміну повідомленнями, які подають не лише об’єктивні

125

відомості про реальність, а й особистісні судження про неї, наміри та ін., тобто наголос роблять на ролі особистісного знання, персональних рішень і думок. Парадокс полягає в тому, що саме розвиток автоматизації розкрив роль особистісних моментів у процесах накопичення, поширення і використання знань.

Бази знань – це особливого роду база даних, розроблена для управління знаннями (метаданими), тобто збиранням, зберіганням, пошуком і видаванням знань. База знань – це сукупність відомостей (про реальні об’єкти, процеси, події або явища), що належать до певної теми, організована для забезпечення зручного подання цієї сукупності як загалом, так і будь-якої її частини.

Автоматизована інформаційно-пошукова система є поліструктурним об’єктом і містить взаємопов’язану сукупність комплексу апаратно-програмних засобів для збирання, передавання й опрацювання інформації, відповідної бази даних і бази знань, персоналу, який бере участь у створенні інформаційних продуктів. Під час створення консолідованих інформаційних продуктів також формується інформаційно-пошукова база даних консолідованих інформаційних ресурсів певної проблемної галузі.

Така складна система формується координовано на організаційному і технологічному рівні із застосуванням управління, що ґрунтується на застосуванні функцій аналізу, планування, організації, контролю всіх компонентів інформаційних потоків, персоналу, апаратних і програмних засобів та ін. Інформаційно-пошу- кова система є об’єктом безпосереднього управління, що потребує застосування до цього складного соціотехнічного об’єкта класичних управлінських функцій і технологій консолідації інформації.

Оскільки, як вже зазначалося, процес створення консолідованої інформації передбачає перетворення даних на інформацію, потім – на знання і, нарешті, – на інформаційний продукт і складається з чотирьох кроків: 1 – виявлення вихідних вимог та даних; 2 – формування інформаційних ресурсів; 3 – витягання та придбання знань; 4 – надання інформації споживачеві, кінцевий продукт консолідації інформації повинен містити опрацьовані відомості, що ґрунтуються на відшуканих, оцінених і у певний

126

спосіб трактованих фактах, поданих як підстави для прийняття ефективних рішень. Саме це слід враховувати при формуванні документної інформаційно-пошукової системи, яка повинна сприяти досягненню конкретної мети. Тому процес інформаційного забезпечення управлінської діяльності потребує використання різноманітних видів ресурсів, зокрема інформаційних.

Слід зазначити, що створений у результаті консолідації інформації інформаційний продукт як матеріальний об’єкт і носій інформації, безумовно, охоплюється загальним визначенням ресурсу і як різновид документного ресурсу має конкретні якісні та кількісні характеристики.

Під час створення інформаційних продуктів засобами консолідації інформації, якість яких відповідала б сучасній системі управління, враховують вимоги щодо повноти та достовірності інформації, можливості її своєчасного отримання у необхідній формі та узгодженості з чинним законодавством.

Розглядаючи інформаційно-пошукову систему, створену засобами консолідації інформації, як вторинний документ, що функціонує в управлінському середовищі, варто виділити його в окремий вид інформаційних продуктів – документно-комунікаційні системи як сховища інформаційних ресурсів. З погляду визначення інформаційного ресурсу як потенціалу слід зазначити, що він має такі складові:

§змістовну;

§організаційну;

§матеріально-технологічну;

§кадрову.

Змістовна складова характеризується наявністю інформаційної ємності і відсутністю ентропії управлінського документа як джерела інформації. Вона повинна насамперед відповідати таким ознакам, як достовірність і повнота інформації. Цю складову можна вважати складовою нагромадженого масиву інформації з метою формування документних баз даних для подальшої реалізації, зокрема як товару чи послуги.

Організаційна складова містить певні правила та вимоги щодо структурної побудови й організації інформаційного забезпе-

127

чення різноманітних систем і рівнів управління. Організаційна складова передбачає створення конкретної інноваційної спрямованості з урахуванням рівня управлінських повноважень споживача – керівника підприємства, установи, організації різних форм власності.

Матеріально-технологічна складова передбачає перетворення консолідованої інформації на матеріальні об’єкти з метою подальшого використання їх як товарів чи послуг. Сутність цієї складової може розглядатись як певний поштовх у напрямку формування нового виду інформаційного товару. Просування інформа- ційно-пошукової системи консолідованої інформації певної області в певному середовищі з подальшим доведенням її до користувачів, часто потребує проведення комплексних маркетингових досліджень. Сьогодні створення та просування на ринок консолідованої інформації як конкурентноспроможного товару потребує застосовування стратегії забезпечення позитивного іміджу цієї діяльності та певної державної підтримки.

Кадрова складова повинна забезпечувати вирішення подвійного завдання. Кожна людина може бути як об’єктом, так і суб’єктом діяльності у створенні та використанні інформації. Ось чому кадрова складова, по-перше, спрямована на реалізацію здатності певного соціуму щодо створення інформативної бази даних, по-друге, характеризується можливостями певного соціуму сприймати, ефективно опрацьовувати інформацію, що міститься в документах, для підготовки інформаційного продукту як підстави для прийняття і виконання управлінських рішень. Ця складова підпорядкована цільовим завданням формування професійних кадрів, які мають сприяти інноваційному розвитку аналітико-син- тетичного опрацювання інформації та створенню консолідованих баз даних певної проблемної області.

Важливим і ще недостатньо використовуваним ресурсом фахівців з консолідованої інформації є професійні бази даних. Вони мають величезний потенціал, реалізація якого не пов’язана зі значними фінансовими витратами. Найбільша в світі повнотекстова онлайнова інформаційна система Lexis-Nexis містить понад 2

128

мільярди документів з глибоким архівом до 30 років у тій частині, що стосується бізнесової інформації і за понад 200 років, – пов’язаної із юридичною інформацією. Щотижня до цих баз даних додається 14 млн. документів. На відміну від неструктурованих гігантських масивів Internet, користувачі Lexis-Nexis можуть використовувати потужні інструменти пошуку для одержання достовірної класифікованої інформації.

Існуванню подібних до Lexis-Nexis електронних баз даних в Україні та інших країнах пострадянського простору заважає всюдисуща “тінь”. Бо “тінь” – це закритість і передусім закритість інформаційна. Тоді як відкритість – це можливість отримання в потрібний час і в потрібному місці потрібної інформації. У різних країнах це завдання розв’язується по-різному. У США ще в 1996 р. було ухвалено Закон про свободу інформації, що зобов’язав федеральні відомства забезпечувати громадянам вільний доступ до своєї інформації. Обмеження збереглися лише для матеріалів, які стосуються національної оборони, особистих і фінансових документів, а також документів правоохоронних органів. Відмову в доступі до інформації можна оскаржити в суді. Причому інформація має бути надана в десятиденний термін, а судові суперечки мають бути розв’язані впродовж 20 днів. За американською статистикою, більшість запитів надходить від фірм та корпорацій, що хочуть отримати інформацію про своїх конкурентів.

Роль інформації й інформатизації суспільства тісно пов’язана з відомою у сучасній науці “концепцією сталого розвитку суспільства”. Особливого значення в цьому контексті набувають такі проблеми, як роль інформації у досягненні ефективного управління, важливе місце в якому посідають інформаційні системи.

Усвідомлення фундаментальної ролі інформації для організації ефективного управління, перехід інформації до розряду найважливіших універсальних категорій відображає об’єктивну необхідність в інформаційних ресурсах для створення консолідованої інформації.

Як інструмент ефективного управління база даних консолідованої інформації виконує деякі специфічні функції, до змісту яких можна висувати такі вимоги:

129

−необхідність доведення до суб’єкта;

−виділення інформації зі всього потоку доступної інфор-

мації;

−однозначне тлумачення інформації з галузі діяльності установи;

−спонукання суб’єкта до ефективної управлінської дії. Консолідована інформація є відображенням соціальних пе-

ретворень, реалізується у процесі організаційно-перетворювальної діяльності суб’єкта.

Функціонування управлінського інтелекту повинно мати адекватне інформаційне забезпечення, а інформаційна інфраструктура суспільства повинна забезпечити потужні механізми опрацювання масивів інформації і достатню оперативність зворотного зв’язку у процесі управління.

Інформаційно-системний підхід до вивчення проблем інформатизації управління, створення консолідованої інформації дає змогу подивитись на проблеми формування інформаційних систем з погляду сучасних інформаційних процесів.

Розглянемо перспективи впровадження і застосування інформаційних систем в інформаційному забезпеченні управління.

Управління будь-якою соціально-економічною системою по- в’язане з інформаційними процесами. Інформація стає зв’язуючою ланкою процесу управління, оскільки саме вона містить відомості, необхідні для оцінювання ситуації та прийняття управлінського рішення. В найширшому сенсі слова управління – це “…елементарна функція організованих систем різної природи (біологічних, соціальних, технічних), яка забезпечує збереження їх певної структури, підтримку режиму діяльності, реалізацію програми, мети діяльності” [97].

Застосовуючи концепції інформаційного забезпечення управлінської діяльності на підприємствах можна побудувати модель організації, яка ґрунтується на використанні консолідованої інформації в процесі управління та відображає різні процедури виконання функцій управління організацією. Відповідно документноінформаційна система консолідованої інформації забезпечує фор-

130