Подготовка делового мероприятия:

Проведению делового мероприятия предшествует огромная подготовительная работа. Перед встречей обе стороны оговариваю. Условия проведения переговоров, особые пожелания прибывающей стороны, договариваются о месте и времени встречи и, по возможности, по следующим вопросам:

1. цель

2. число участников

3. Ому и как фиксировать встречу.

Этикет предусматривает обсуждение данных вопросов по телефону, но затем принимающая сторона обязательно фиксирует все достигнутые договоренности по e-mail или по факсу. За 1-2 дня о встречи эти договоренности еще раз доводятся до сведения прибывающей стороны.

Достигнув договоренности о проведении мероприятия, принимающая сторона создает ОРГКОМИТЕТ (3-5 человек) для подготовки к приему. Оргкомитет составляет 2 программы: деловую и культурную. К его полномочиям относятся вопросы жилья, питания, средства для проведения мероприятия и приема гостей. Если делегация прибывает из другого города, то необходима встреча в аэропорте или на вокзале. Встречает либо «первое лицо» («хозяин кабинета»), либо его заместитель.

Дорожный этикет

Очень важно – рассадка гостей в машине: самое почетное место – заднее сидение за пассажиром, рядом с водителем садится встречающий, но не женщина. Этикет расписывает правила посадки в машину для женщины: садиться следует боком, затем переносить обе ноги и поворачиваться (исключение составляет женщина в брюках).

Перед началом делового мероприятия в специальном помещении для гостей накрывается небольшой стол. Обязательно наличие минеральной воды без газа, кроме лечебной, раскладываются салфетки, чай, кофе и небольшие бутерброды. После небольшого завтрака, делегация приглашается в РАБОЧЕЕ ПОМЕЩЕНИЕ.

В рабочем помещении на столах через равное расстояние в зависимости от числа участников расставляется минеральная вода (этикетка не снимается, повернута к глазам сидящего, бутылки не открываются), рядом ставятся стаканы дном вверх или фужеры ножкой вниз.

По количеству участников на столах раскладываются блокноты, карандаши, в РФ + пепельницы, сигареты, зажигалки.

Приветствие

Хотя общепринятым этикетом предусмотрено, что первым здоровается мужчина с женщиной, младший старшим, нижестоящий по должности с вышестоящим, руководителю не стоит дожидаться, пока с ним поздоровается подчинённый, тем более партнёр. Приветствуйте своего собеседника первым. Руку при приветствии первым подаёт руководитель сотруднику. Когда руководитель входит в помещение, он первым приветствует сотрудников. Они не поднимаются с места, так как это не школа. Руководитель, особенно если он сравнительно молод, может первым поприветствовать сотрудников старше себя по возрасту, а также женщин.

В каких случаях перед тем, как войти в комнату, надо постучаться?

Воспитанные и деловые люди никогда не открывают дверь служебной комнаты без предварительного стука, даже если его просят зайти. Постучать надо обязательно. Но зайти можно, не дожидаясь ответа на свой стук. В деловом мире принято, что секретарь не стучит в дверь, входя в кабинет своего начальника (хотя и в этом случае могут быть исключения). Это правило распространяется и на те кабинеты, вход в которые открыт для секретаря по служебному праву.

Протокол предусматривает следующее расположение сторон ЗА СТОЛОМ: гости – лицом к окну, хозяева спиной к свету и, по возможности, лицом к двери. Хозяин садится в центре, по его правую руку – заместитель / лицо, наиболее компетентное по вопросам переговоров, по левую руку – переводчик (при международных переговорах) или делопроизводитель.

Нельзя начинать переговоры с существа вопроса – необходимо задать 5-6 светских вопросов.

После этого начинается ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДЕЛЕГАЦИИ. В практике делового протокола принят ОБМЕН ВИЗИТНЫМИ КАРТОЧКАМИ (желательно, положить ее на стол). Первым протягивает визитку глава принимающей стороны правой рукой (если переговоры ведутся с азиатской стороной – двумя руками). Если с каждой стороны не более 2-3 человек, визитками обмениваются все, если больше – только главы. Для других участников мероприятия заранее составляется «протокольный список присутствующих». В нем указывается ФИО, место работы и должность (полное наименование организации указывается напротив каждого имени, даже если все лица из одной организации).

Представление присутствующих осуществляется по протокольному списку либо главой принимающей стороны, либо референтом, либо переводчиком.

После представления начинается САМО СОВЕЩАНИЕ. Диалог начинает приглашенная сторона. Ведут диалог только руководители, остальные включаются в процесс обсуждения только по приглашению своего руководителя.

Деловое совещание может длиться без перерыва не более2-3 часов, покидать его нельзя.

Через 2-3 часа – ПЕРЕРЫВ: предлагается чай, кофе, секретарь или официант входит с равным количеством чашек кофе и чая и, подходя к гостям с правой стороны, интересуется, кто что желает. Чашка подается к правой руке, а ложечка параллельно краю стола. К чаю подается кусковой сахар, м.б. печенье или коробка конфет. Допускается подача пирожных (+ тарелочка) и фруктов (тарелка + нож).

После завершения мероприятия делегации обмениваются рукопожатиями. Уместно далее провести прием «бокал шампанского», во время которого можно обменяться сувенирами (значки, флажки, блокноты). Возможно предложить гостям неофициальный прием после проведения мероприятия.

Имидж делового человека. Каждый из нас создаёт из себя определённый образ, как сейчас говорят - имидж. Он может быть различным: доброго и приятного в общении человека, недотёпы, грубияна, скандалиста... Сколько людей - столько и образов.

Все, о чем здесь было сказано, адресовано как руководителю предприятия, офиса, компании, так и всем её служащим.