15.3. Специфика организаторской деятельности на внутрифирменном уровне

Проблема распределения функций и конкретных задач между работниками всех уровней – не так проста, как может показаться начинающим менеджерам. Ещё более важно для руководителя формализовать перечень должностных обязанностей и документально «закрепить» их за каждым сотрудником. Совершенные по форме, стилю и содержанию, написанные и утверждённые «пером» уставы, положения, инструкции и типовые образцы документов позволяют организации рассчитывать на успех в противовес тем «бизнесменам», которые привыкли управлять подчинёнными «на пальцах» и «с колёс».

Должностные (функциональные) обязанности любого руководителя или специалиста – это формализованный документ, как правило, состоящий из трёх частей (разделов).

В первой (вводной) частидолжностной инструкции обычно содержится информация о том, кому подчинен данный сотрудник, а также для какой категории персонала и по каким вопросам он является начальником. Здесь могут быть указаны его полномочия по отношению к подчиненным.

Во второй (основной) частиперечисляются непосредственные обязанности сотрудника, т.е. функции и задачи, за выполнение которых он прямо или косвенно отвечает.

В качестве примера перечислим типовые обязанности некоторых должностных лиц.

Обязанности директора компании:

• организовывать и координировать деятельность аппарата управления, обеспечивать эффективную работу всех подразделений компании;

• обеспечивать соблюдение законодательства Российской Федерации и норм международного права;

• организовывать своевременное и эффективное выполнение решений вышестоящих органов управления;

• организовывать и контролировать выполнение производственного плана, заключённых договоров и иных соглашений;

• создавать условия для производительного и безопасного труда, развития персонала, формирования благоприятного психологического климата в коллективе и системы коммуникаций с внешней средой;

• осуществлять представительские функции во взаимоотношениях с внешней средой (органы законодательной, исполнительной и судебной власти, партнёры, клиенты, конкуренты и пр.);

• организовывать учёт в компании и представлять отчётность соответствующим органам в порядке, определённом действующим законодательством и уставными документами компании.

Обязанности заместителя директора по производству:

• согласовывать свои действия с целями и задачами компании;

• организовывать и контролировать выпуск продукции основными подразделениями и службами предприятия;

• обеспечивать внедрение в производство прогрессивных методов и систем планирования и организации производства;

• организовывать и лично контролировать работу цехов (участков, лабораторий), осваивающих новые технологии и/или выпускающие новые изделия;

• обеспечивать соблюдение утверждённых стандартов и технических условий, внедрение современных методов и средств измерений и испытаний при производстве продукции, а также контроль их состояния и порядка использования;

• внедрять в практику работы основных подразделений и служб предприятия новейшие системы организации и планирования производства, создавать условия для высокопроизводительного труда персонала;

• обеспечивать соблюдение трудового законодательства, правил и норм охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии.

Обязанности заместителя директора по маркетингу:

• согласовывать свои действия с целями и задачами компании;

• планировать, организовывать и проводить составом маркетинговой службы (отдела) комплексные исследования, связанные с изучением рыночной конъюнктуры и потребительского спроса на продукцию компании;

• организовывать и совершенствовать:

– систему стимулирования и сбыта продукции;

– работу сервисных центров по эксплуатации, ремонту и техническому обслуживанию выпускаемой продукции;

– долгосрочное, среднесрочное и оперативное планирование маркетингового комплекса и конкретных программ;

– систему сбора, систематизации, анализа и обобщения маркетинговой информации;

– создание баз данных по маркетингу (макро- и микросреда компании);

– участие компании в специализированных международных, национальных, региональных и отраслевых мероприятиях (выставки, ярмарки, юбилеи);

– работу посреднических фирм в области продвижения и сбыта продукции предприятия;

• разрабатывать предложения по формированию и совершенствованию фирменного стиля, проведению специальных акций с использованием новейших рекламных приёмов и средств (TV, радио, печать, Интернет, наружная реклама, прямой маркетинг);

• разрабатывать предложения и рекомендации по номенклатуре, количеству и ассортименту производимой продукции на основе изучения текущего спроса и предложения, а также прогнозирования изменений на внутренних и внешних рынках¹³⁰.

В третьей (заключительной) частиобычно содержатся пункты, отражающие специфику функционирования предприятия, управления, а также конкретные ситуации, в которых должностному лицу предписаны определённые действия (например, заместителю директора – исполнение прямых обязанностей директора или совмещение обязанностей в связи с отпуском или командировкой одного из представителей администрации).