5.3. Формирование первичных документов и счетов-фактур

Качество услуг специализированной организации - аутсорсера зависит от качества, полноты и своевременности предоставления ей организацией-заказчиком первичной учетной документации и счетов-фактур. Поэтому в договоре на оказание услуг должны быть четко прописаны обязанности организации-заказчика по оформлению, порядку формирования пакета первичной учетной документации, счетов-фактур и срокам их передачи исполнителю (аутсорсеру), поскольку в подавляющем большинстве случаев аутсорсер оказывает бухгалтерские услуги без формирования и обработки первичных учетных документов и счетов-фактур.

Предлагается, как правило, следующая схема организации документооборота:

- в штате организации-заказчика имеется специалист, который ведет первичную учетную документацию, оформляет счета-фактуры, а именно: проводит платежи через банк, осуществляет кассовые операции, принимает авансовые отчеты, собирает счета-фактуры, счета, накладные поставщиков, акты сдачи-приемки выполненных работ и оказанных услуг, составляет акты сверки расчетов;

- вся информация, полученная с помощью вышеперечисленных документов, передается в специализированную организацию - аутсорсер для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учете, а также для составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, да и самой организации-заказчика, в отношении неполного, несвоевременного или некорректного отражения хозяйственных операций в результате неполного предоставления организацией-заказчиком первичных учетных и налоговых документов или в результате неправильного составления таких документов, условия договора должны быть составлены таким образом, чтобы исключить возможность неполного и несвоевременного предоставления аутсорсеру оригиналов первичных учетных документов и счетов-фактур.

Настоятельно рекомендуем организации-заказчику передавать специализированной организации - аутсорсеру первичные документы и счета-фактуры только на основании соответствующей описи (не допуская простого предоставления копий документов), прямо установив порядок и сроки передачи всей необходимой информации и описи документов в условиях заключаемого договора.

Кроме того, в качестве одного из приложений к заключаемому договору должен быть также оформлен утвержденный сторонами график документооборота, в котором должны быть зафиксированы:

- перечень информации и документов, которые организация-заказчик должна предоставлять специализированной организации - аутсорсеру, а также сроки и механизм их предоставления по конкретным позициям данного перечня;

- перечень информации и документов, которые организация-заказчик должна получать от специализированной организации - аутсорсера, и соответственно сроки, а также механизм их получения по конкретным позициям такого перечня;

- перечень информации и документов, которые специализированная организация - аутсорсер должна представлять в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики, а также сроки и механизм их представления соответствующим адресатам.

О важности вышеперечисленных обстоятельств свидетельствует хозяйственный спор, рассмотренный в Постановлении ФАС Московского округа от 01.04.2004 по делу N КГ-А40/1386-04.

В соответствии с договором аудиторская фирма обязалась осуществлять бухгалтерское обслуживание общества.

Решением налоговой инспекции общество было привлечено к налоговой ответственности в виде штрафа в сумме 118 452 руб. на основании п. 5 ст. 174 НК РФ за нарушение срока представления налоговой декларации (расчета) по НДС. Платежным поручением от 05.06.2003 N 254 штраф был уплачен обществом добровольно. Пунктом 5.5 договора была предусмотрена ответственность аудиторской фирмы за причинение вреда вследствие несвоевременного представления и сдачи бухгалтерской отчетности. Возмещать ущерб должна была страховая компания.

При заявлении исковых требований общество сослалось на то, что нарушение договора произошло по причине несвоевременного исполнения аудиторской фирмой обязанности по составлению и представлению налоговой декларации. Между тем услуги были оказаны в соответствии с условиями договора своевременно. Согласно ст. 80 НК РФ обязанность по представлению налоговой декларации в налоговые органы возлагается на налогоплательщика.

Судом было установлено, что аудиторская фирма сообщила 17 апреля 2003 г. обществу об изготовлении квартальной налоговой декларации. Представитель общества принял налоговую декларацию 18 апреля 2003 г. и представил ее в налоговый орган в последний день срока ее представления - 21 апреля 2003 г. Поскольку налоговая декларация была подана с нарушениями, налоговый орган ее не принял. Аудиторская фирма исправила 21 апреля 2003 г. недостатки и предложила обществу в тот же день представить налоговую декларацию в налоговый орган, однако представитель общества за налоговой декларацией не явился.

При таких обстоятельствах суд пришел к правомерному выводу о том, что общество по своей вине несвоевременно представило налоговую декларацию в налоговый орган и обоснованно отказал в удовлетворении иска общества.

Довод общества относительного того, что необходимость повторной подачи отчетности в налоговый орган была вызвана ошибкой аудиторской фирмы, в связи с чем за несвоевременное представление бухгалтерской отчетности на основании п. 5.5 договора аудиторская фирма должна была нести ответственность, был отклонен.

Обстоятельства несвоевременной подачи налоговой декларации были надлежащим образом исследованы судом на основе имевшихся в деле доказательств. Суд установил, что в последний день подачи налоговой декларации - 21 апреля 2003 г. аудиторская фирма предложила обществу принять налоговую декларацию в исправленном варианте и представить ее в налоговый орган в тот же день. Таким образом, аудиторская фирма составила налоговую декларацию своевременно в соответствии с условиями договора. Нарушение сроков подачи налоговой декларации произошло по причине того, что общество не приняло 21 апреля 2003 г. налоговую декларацию у аудиторской фирмы для ее представления в тот же день в налоговый орган. Поскольку вина аудиторской фирмы в нарушении сроков подачи налоговой декларации отсутствовала, оснований для применения к ней ответственности, предусмотренной условиями договора, не имелось.

В результате, установив отсутствие оснований для применения к ответчику (аудиторской фирме) ответственности, предусмотренной условиями заключенного между ним и истцом (обществом) договора, суд отказал обществу в удовлетворении требования о возмещении убытков.

Если в обязанности организации-заказчика входит оформление первичной учетной документации, счетов-фактур и их предоставление специализированной организации - аутсорсеру в установленные сроки, в обязанности аутсорсера должна быть включена проверка правильности составления организацией-заказчиком первичных документов и счетов-фактур (на соответствие применяемых форм, полноту и правильность заполнения всех реквизитов первичных учетных документов и счетов-фактур).

При заключении договора со специализированной организацией - аутсорсером на оказание услуг по бухгалтерскому обслуживанию организациям необходимо также учитывать положения п. п. 2 и 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, а также п. 6 ст. 169 НК РФ.

Пункт 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете устанавливает обязательные реквизиты для первичных документов, в числе которых наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, а также личные подписи данных лиц. Согласно п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждается руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером.

Согласно п. 6 ст. 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Вышеприведенные нормы действуют, если по договору в обязанности специализированной организации - аутсорсера входят подготовка и оформление счетов-фактур и всей первичной документации по хозяйственным операциям на основании данных, предоставленных организацией-заказчиком. В этом случае в одном из приложений к заключаемому договору, а также в приложении к бухгалтерской учетной политике должны быть указаны сотрудники специализированной организации - аутсорсера, которые могут подписывать первичные документы и счета-фактуры.