5. Практические аспекты заключения договора с аутсорсером

5.1. Экономический анализ эффективности передачи

функций бухгалтерии

Принятию решения о передаче бухгалтерии на аутсорсинг должен предшествовать экономический анализ эффективности такого решения как с точки зрения затратности данного проекта, так и с точки зрения четкого разграничения обязанностей и ответственности сторон (в целях снижения профессиональных рисков аутсорсера и налоговых рисков организации-заказчика).

В этих целях организации - потенциальному заказчику необходимо сопоставить затраты на содержание собственной бухгалтерской службы со стоимостью услуг аутсорсера.

Для начала организация-заказчик должна оценить стоимость содержания собственной бухгалтерской службы. При этом она должна учесть не только заработную плату сотрудников бухгалтерии и уплачиваемый организацией единый социальный налог, но и другие затраты, связанные с функционированием бухгалтерской службы (стоимость обучения сотрудников бухгалтерии, подписки на профессиональную литературу, замены на время отпусков и больничных, поиска сотрудника в случае его увольнения и восстановления в связи с этим потерянных знаний, поддержки лицензионного бухгалтерского программного обеспечения и справочно-правовых систем, рабочего места бухгалтера, стоимость консультационной поддержки, рабочего времени менеджеров, осуществляющих контроль за работой бухгалтерии и решения ее проблем, ошибок собственных бухгалтеров).

Объем услуг, которые предоставляются специализированными организациями - аутсорсерами, ограничен только финансовыми возможностями организации-заказчика.

Практически любая специализированная организация - аутсорсер может:

- разработать бухгалтерскую и налоговую учетную политику;

- подготовить и оформить всю первичную документацию по хозяйственным операциям;

- сформировать все налоговые регистры;

- составить бухгалтерскую и налоговую отчетность;

- оформить банковские документы;

- полностью взять на себя весь бухгалтерский и налоговый учет;

- представить отчетность в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды, органы статистики;

- оказать консультационные услуги;

- представлять интересы организации-заказчика в налоговых органах, внебюджетных фондах, иных организациях и учреждениях, связанных с исполнением обязанностей по ведению бухгалтерского и налогового учета (дача пояснений по поводу бухгалтерской и налоговой отчетности, в том числе во время выездных и камеральных налоговых проверок, проведение сверок, получение справок и т.д.);

- принимать на своей территории проверки из налоговой инспекции и внебюджетных фондов;

- вести архив документов организации-заказчика;

- хранить архив документов организации-заказчика, в том числе по окончании налогового периода или по прекращении срока действия договора, предоставлять информацию по запросам организации-заказчика и т.д.

Поэтому при анализе потенциальной стоимости услуг специализированной организации - аутсорсера необходимо учитывать объем передаваемых функций, спектр оказываемых услуг, количество финансовых транзакций в месяц и их сложность: чем их больше и чем они сложнее, тем выше будет стоимость услуг аутсорсера.

Кроме того, стоимость услуг по ведению бухгалтерского и налогового учета и представлению отчетности в налоговые органы зависит:

- от видов деятельности организации-заказчика;

- от наличия у организации-заказчика обособленных подразделений;

- от количества работающих по любым основаниям в организации-заказчике;

- от количества первичных учетных документов организации-заказчика;

- от используемой организацией-заказчиком автоматизированной системы обработки первичных учетных документов;

- от территориального расположения налоговой инспекции, органов статистики и внебюджетных фондов.

Читателям журнала необходимо также иметь в виду, что на аутсорсинг можно передать не весь объем финансовых операций, а только нестандартные, наиболее сложные, специфические и спорные операции. Существует также практика передачи на аутсорсинг функции оплаты счетов поставщиков и подрядчиков при сохранении права подписи за генеральным директором организации-заказчика, а также оперативного контроля поступлений и дебиторской задолженности (путем предоставления удаленного доступа к бухгалтерской базе данных и системе "банк - клиент").

Принятое решение по результатам проведенного экономического анализа эффективности передачи функций бухгалтерии специализированной организации целесообразно оформить приказом руководителя организации - потенциального заказчика.