Визначення критичного шляху

Критичним шляхом є ряд завдань, які повинні бути виконані до часу завершення проекту по календарному плану. Більшість завдань в звичайному проекті мають деякий часовий резерв і тому можуть бути трохи затримані без порушення кінцевої дати проекту. Ті завдання, які не можуть бути затримані без порушення кінцевої дати проекту, є критичними завданнями. Якщо завдання змінюються для скорочення календарного плану, пониження витрат, усунення перевищення доступності, коректування області обхвату або в цілях дозволу інших утруднень, слід пам'ятати про критичні завдання. Внесення змін до критичних завдань впливає на кінцеву дату проекту.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Натисніть кнопку Майстер діаграм Ганта .

3. Щоб відформатувати завдання критичного шляху, слідуйте інструкціям майстра діаграм Ганта.

Поради

· У календарному плані можна відібрати для відображення тільки критичні завдання. У меню Проект виберіть команди Фільтр і Критичні. Щоб знову відобразити всі завдання, в полі із списком Фільтр виберіть значення Всі завдання.

· Крім того, для швидкого перегляду критичного шляху може бути використана бічна область Критичний шлях. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Звіт і клацніть посилання Перегляд критичних завдань проекту. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Перехід до іншого подання

Відомості про проект можна відобразити в представленнях завдань або представленнях ресурсів. Деякі представлення завдань і ресурсів є представленнями листа, що містять стовпці (звані полями) відповідних відомостей. Таблицю в представленні листа можна змінити, щоб проглядати різні поля відомостей. У інших поданнях розташування завдань або ресурсів показане графічно (наприклад в поданнях «Календар», «Мережевий графік» і «Графік ресурсів») або завдання і ресурси пов'язані з шкалою часу (наприклад в поданнях «Використання завдань» або «Використання ресурсів»).

· У меню Вигляд виберіть потрібне представлення завдань або ресурсів.

Якщо необхідне подання відсутнє в меню Вигляд, виберіть команду Інші подання, потім виберіть подання в списку Подання і натисніть кнопку Застосувати.

Примітка При зміні подання ніякі дані не додаються в проект і не віддаляються з проекту; змінюється тільки відображення відомостей про проект.

Порада Для швидкого переходу до іншого подання може бути також використана бічна область Подання і звіти. На панелі інструментів Консультант виберіть команду Звіт і клацніть посилання Вибір подання або звіту. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Перегляд різних полів в поданні

При плануванні і відстежуванні календарного плану буває корисно проглядати різні комбінації даних. Змінивши таблицю, вживану до представлення листа, можна змінювати стовпці або поля даних, які відображаються в конкретному поданні.

1в меню Вигляд виберіть потрібне подання. Для використання подання, відсутнього в меню Вигляд, виберіть команду Інші подання, виберіть необхідне подання із списку Подання і натисніть кнопку Застосувати.

2в меню Вигляд виберіть команду Таблиця, а потім виберіть таблицю, яку необхідно застосувати. Щоб вибрати таблицю, відсутню в підміню Таблиця, виберіть команду Інші таблиці, виберіть необхідну таблицю завдань або ресурсів, а потім натисніть кнопку Застосувати.

Поради

У таблицю завдання можна вставити будь-яке поле завдання, а в таблицю ресурсів будь-яке поле ресурсу. У меню Вставка виберіть команду Стовпець і виберіть потрібне поле в полі із списком Ім'я поля.

Для швидкого додавання полів до подання можна також скористатися бічною областю Додавання стовпців. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання або Ресурси і клацніть посилання Додавання стовпців для особливих відомостей. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Відображення конкретних відомостей за допомогою фільтру

При необхідності зосередитися на певних завданнях або ресурсах в поточному поданні можна застосувати до цього подання фільтр. Можна відобразити або виділити за допомогою фільтру тільки ті завдання або ресурси, які відповідають вказаним умовам відбору.

1. Щоб відібрати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд команду Діаграмма Ганта або інше представлення завдань. Щоб відібрати відомості про ресурс, виберіть в меню Вигляд команду Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

2. В меню Проект виберіть команду Фільтр, а потім виберіть фільтр, який необхідно застосувати. Щоб застосувати фільтр, відсутній в підміню Фільтр, або використовувати виділяючий фільтр, виберіть команду Інші фільтри.

3. Чтобы включити фільтр, натисніть кнопку Застосувати, а щоб включити виділяючий фільтр, натисніть кнопку Виділити.

4. При застосуванні інтерактивного фільтру введіть необхідні значення і натисніть кнопку OK.

5. Чтобы відключити фільтр, виберіть команду Фільтр в меню Проект, а потім виберіть команду Всі завдання або Всі ресурси.

Примітка. Не Можна застосовувати фільтри завдань до представлень ресурсів або застосовувати фільтри ресурсів до представлень завдань.

Поради

У багатьох поданнях для швидкого пошуку набору даних в полі може бути встановлений Автофільтр. У меню Проект виберіть команди Фільтр і Автофільтр. Клацніть стрілку в стовпці, який містить необхідні для відображення відомості, а потім виберіть значення, необхідне для використання при відборі з таблиці. Щоб відключити автофільтри, виберіть команду Фільтр в меню Проект, а потім знову виберіть команду Автофільтр.

Щоб швидко застосувати фільтр, можна скористатися бічною областю Змінити зміст або порядок. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Звіт і клацніть посилання Зміна вмісту або порядку відомостей в поданні. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Сортування даних в поданні

Сортування завдань і ресурсів може бути виконана за такими умовами, як назва завдання, кінцева дата і назва ресурсу. Це зручно, якщо потрібно проглянути завдання в певній послідовності. Наприклад, завдання можна сортувати по найранішій або найпізнішій кінцевій даті або по найменшій або найбільшій тривалості.

1. Щоб відсортувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд представлення Діаграмма Ганта або інше представлення завдань. Щоб відсортувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд подання Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

2. В меню Проект виберіть команду Сортування, а потім необхідні параметри сортування.

3. Щоб набудувати сортування, в меню Проект виберіть команди Сортування і Сортувати по.

4. В групі Сортувати по виберіть поле, по якому потрібно виконати сортування, потім виберіть параметр За збільшенням або По убуванню, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати.

5. Визначте параметри сортування. Щоб відсортувати дані по додатковому полю, виберіть поле в першій групі Потім по, виберіть параметр За збільшенням або По убуванню, що визначає порядок сортування, і натисніть кнопку Сортувати. Щоб кожного разу перенумеровувати завдання або ресурси, встановите прапорець Перенумерувати завдання або Перенумерувати ресурси, а потім натисніть кнопку Сортування. Щоб сортувати, зберігаючи їх структуру, щоб підзадачі залишалися в сумарних завданнях, встановите прапорець Зберегти структуру, а потім натисніть кнопку Сортувати. Щоб повернути порядок сортування за умовчанням, натисніть кнопку Скидання.

Примітки

При натисненні кнопки Скидання замінюються на стандартні тільки параметри сортування в діалоговому вікні Сортування. Якщо завдання або ресурси кожного разу перенумеровувалися за допомогою прапорця Перенумерувати завдання або Перенумерувати ресурси, то при натисненні кнопки Скидання нумерація завдань або ресурсів не скидається.

Сортування виконується в поданні при переході до іншого подання і назад. При закритті файлу проекту сортування зберігається. Проте спеціально настроєне сортування зберегти неможливо.

Порада Щоб швидко виконати сортування подання, можна скористатися бічною областю Зміна вмісту або порядку. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Звіт і клацніть посилання Зміна вмісту або порядку відомостей в поданні. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Угрупування даних в поданні

У більшості уявлень є можливість групувати відомості для завдань або ресурсів, щоб зіставляти і порівнювати дані. Наприклад, може виникнути необхідність згрупувати і проглянути всі завдання з однаковою тривалістю.

1. Щоб згрупувати відомості про завдання, виберіть в меню Вигляд представлення Діаграма Ганта або інше представлення завдань. Щоб згрупувати відомості про ресурси, виберіть в меню Вигляд подання Лист ресурсів або інше представлення ресурсів.

2. В меню Проект виберіть команду Угрупування, а потім вкажіть групу, яку необхідно застосувати.

3. Щоб видалити угрупування, в полі із списком Угрупування виберіть елемент Немає групи.

Порада. Щоб швидко групувати подання, можна скористатися бічною областю Зміна вмісту або порядку. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Звіт і клацніть посилання Зміна вмісту або порядку відомостей в поданні. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Корегування календарного плану

Після перегляду і аналізу календарного плану може потрібно внести певні зміни. Якщо виявлено, що кінцева дата проекту може бути прострочена, можна скоректувати завдання, щоб скоротити календарний план.

Перевірка може виявити перевитрату бюджету. Можливо, потрібно буде тільки переконатися в тому, що план в точності відображає реальне виконання проекту.

Чи можна почати завдання раніше? Скористайтеся терміном випередження. Чи існує дата, до якої завдання повинне бути обов'язково почата? Додайте обмеження. Чи є переобтяжені і незайняті ресурси? Для скорочення завдань перепризначуйте ресурси.

Якщо використовується додаток для інтерактивної спільної роботи групи, наприклад сервер Microsoft Project Server, можна опублікувати зроблені зміни призначень, щоб члени групи могли відновити свої списки завдань.

Перевірка і коректування залежності завдань

Залежність завдань описує спосіб зв'язку завдання з початком або закінченням іншого завдання. Наприклад, багато завдань не можуть бути початі до завершення іншого завдання. Це залежність «Закінчення-початок», яка є найбільш загальною. Такі залежності моделюються в плані проекту при скріпленні завдань.

За умовчанням в Microsoft Project при скріпленні завдань призначається залежність типу «Закінчення-початок». Якщо завдання моделюється іншим зв'язком, тип залежності можна змінити. Окрім залежності «Закінчення-початок», завдання можуть бути зв'язані залежністю «Початок-початок», «Початок-закінчення» або «Закінчення-закінчення».

1. У меню Вигляд виберіть подання Діаграма Ганта.

2. Двічі клацніть лінію зв'язку завдань, який потрібно перевірити. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо замість цього відкривається діалогове вікно Стилі відрізань, закрийте це вікно і точніше двічі клацніть лінію зв'язку завдань.

3. У полі із списком Тип перевірте залежність завдань.

4. Щоб змінити залежність, в полі із списком Тип виберіть потрібний тип зв'язку завдань.

Поради

Якщо є завдання, робота над якими може виконуватися одночасно, критичний шлях може бути укорочений шляхом зміни залежності завдань. Наприклад, якщо два завдання можуть бути початі одночасно, є можливість змінити залежність завдань на «Початок-початок». Якщо два завдання слід завершити одночасно, залежність завдань може бути змінена на «Закінчення-закінчення».

До завдань можуть бути додані терміни випередження або терміни запізнювання, щоб створити перекриття початкових і кінцевих дат або щоб відкласти задачу-попередник. Щоб швидко додати термін випередження або запізнювання до завдання-послідовника, двічі клацніть лінію зв'язку на діаграмі Ганта, потім введіть розмір терміну випередження або запізнювання в поле Запізнювання діалогового вікна Залежність завдань. Термін випередження вводиться як негативне число (наприклад -2д для терміну випередження два дні) або як відсоток. Термін запізнювання вводиться як позитивне число або відсоток.

Перекривання або затримка завдань

Якщо є завдання, які можуть бути початі раніше, ніж вказано в графіці, до завдань-послідовників можна додати термін випередження. Таким чином перекриваються завдання і точніше моделюється виконання роботи.

Наприклад, електрики можуть почати підключення електричних розеток до завершення обробки стін робочого приміщення програмістів і час може бути використано ефективніше, якщо завдання «Підключення електричних розеток» буде почато, коли завершиться обробка половини стін. Щоб це зробити, слід визначити 50-процентний термін випередження між закінченням завдання «Обробка стін» і початком завдання «Підключення електричних розеток».

1. В поле Назву завдання виберіть потрібну задачу-последователь, а потім натисніть кнопку Зведення про завдання.

2. Перейдіть на вкладку Попередники.

3. У полі Запізнювання введіть термін випередження як негативне число або негативний відсоток, наприклад -3д або -50%.

Порада. Крім того, завдання можна відкладати, додаючи термін запізнювання. Наприклад, якщо потрібна затримка на 2 дні з моменту закінчення одного завдання і до початку інший, двічі клацніть лінію зв'язку на Діаграмі Ганта, а потім введіть значення 2д в поле Запізнювання діалогового вікна Залежність завдань.

Перевірка і корегування обмежень завдань

Обмеження завдання можуть бути зручні для створення точнішого плану шляхом пов'язання завдань з певними датами. Наприклад, можна визначити, що завдання повинне бути почата не раніше або завершена не пізніше певної дати. Щоб краще відобразити час виконання завдання, можна змінити стандартне обмеження завдання «Якомога раніше» на будь-яке з інших семи обмежень або знов повернутися до стандартного.

1. У меню Вигляд виберіть подання Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Інші таблиці.

3. У списку Таблиці виберіть Дати обмежень і натисніть кнопку Застосувати. У таблиці «Дати обмежень» представлені назва завдання, тривалість, тип всіх обмежень і дата обмеження, у міру застосування. Якщо потрібне поле не виведене на екран, натисніть клавішу TAB, щоб перейти в нього.

4. Для кожного завдання з обмеженням, відмінним від стандартного «Якомога раніше», слід проглянути завдання-попередники і завдання-послідовники на діаграмі Ганта, щоб переконатися в необхідності обмеження.

5. При необхідності змініть обмеження. Щоб змінити тип обмеження, в полі Тип обмеження клацніть стрільцеві, а потім виберіть відповідне обмеження. Щоб змінити дату обмеження, введіть або виберіть дату в полі Дата обмеження. Щоб видалити зайве обмеження, заміните його на стандартне «Якомога раніше».

Примітки

Якщо була введена початкова дата завдання або для зміни початкової дати був переміщений відрізок на діаграмі Ганта, в Microsoft Project встановлюється обмеження «Почало не раніше» на основі нової початкової дати. Якщо була введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автоматично призначається обмеження «Закінчення не раніше». Якщо це не потрібно, заміните ці обмеження на «Якомога раніше».

Якщо проект планується з кінцевої дати, то при введенні початкової дати завдання або переміщенні відрізання діаграми Ганта для зміни початкової дати встановлюється обмеження «Почало не пізніше». Якщо введена кінцева дата завдання, в Microsoft Project автоматично призначається обмеження «Закінчення не пізніше». Якщо це не потрібно, заміните ці обмеження на «Якомога пізніше».

Фіксація тривалості завдання

Якщо завданню призначаються додаткові ресурси, в Microsoft Project автоматично зменшується тривалість завдання. Наприклад, для завдання з тривалістю один день і з одним призначеним ресурсом потрібно 8 годин роботи. При плануванні з фіксованим об'ємом робіт, якщо призначити другий ресурс, для завдання збережеться значення 8 годин роботи, але її тривалість зменшиться до половини дня.

Якщо замість цього потрібно змінити об'єм роботи, можна відключити планування з фіксованим об'ємом робіт і призначити інший ресурс. Для завдання буде відведено 16 годин роботи, а тривалість залишиться рівною одному дню.

1. У меню Вигляд виберіть подання Діаграма Ганта.

2. У полі Назву завдання виберіть завдання, для яких потрібно відключити планування з фіксованим об'ємом робіт.

3. Натисніть кнопку Зведення про завдання і виберіть вкладку Додатково.

4. Зніміть прапорець Фіксований об'єм робіт і натисніть кнопку OK. Після призначення додаткового ресурсу тривалість завдання не зміниться.

Порада. Для всіх нових створюваних завдань можна відключити планування з фіксованим об'ємом робіт. Існуючі завдання зачеплені не будуть. У меню Сервіс виберіть команду Параметри, вкладку Календарний план, а потім зніміть прапорець Нові завдання з фіксованим об'ємом робіт.

Скорочення завдань шляхом додавання ресурсів

Якщо завданню спочатку призначені ресурси, а потім ресурси додаються або видаляються, Microsoft Project за умовчанням перераховує тривалість завдання. Наприклад, припустимо, що є завдання з фіксованим об'ємом робіт, тривалістю чотири дні і одним призначеним ресурсом. Якщо потім додається інший ресурс, завдання скорочується до двох днів. Якщо доступність ресурсів є гнучкішою, ніж крайні терміни, додавання ресурсів може стати ефективним способом скорочення графіка.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назву завдання виберіть завдання, яким потрібно призначити додаткові ресурси, а потім натисніть кнопку Призначити ресурси.

3. В поле Назву ресурсу виберіть ресурс, який потрібно призначити для завдання. При необхідності в полі Назву ресурсу введіть назва нового ресурсу.

4. Натисніть кнопку Призначити. Галочка зліва від поля Назва ресурсу указує, що ресурс призначений вибраному завданню.

Примітка Якщо тривалість завдання не змінюється при додаванні ресурсів, перевірте, що параметри планування задають планування з фіксованим об'ємом робіт. Натисніть кнопку Зведення про завдання і відкрийте вкладку Додатково. Переконаєтеся, що прапорець Фіксований об'єм робіт встановлений, а для завдання вибраний тип Фіксований об'єм ресурсів або Фіксовані трудовитрати.

Поради

Щоб з'ясувати, які ресурси доступні для виконання додаткової роботи, проглянете поточне виділення ресурсів, вибравши команду Використання ресурсів в меню Вигляд.

Щоб призначити неповну зайнятість ресурсу, в стовпці Одиниці слід ввести значення менше 100, щоб вказати відсоток робочого часу, який ресурс повинен працювати над цим завданням. Щоб призначити декілька однакових ресурсів (наприклад двох теслярів), в полі Одиниці введіть значення у відсотках, що перевищує 100.

Переривання завдання

Завдання можна перервати, а потім продовжити його виконання по графіку пізніше. Це зручно, якщо потрібно тимчасово зупинити роботу над одним завданням, щоб виконати інше завдання. Завдання можна переривати стільки раз, скільки необхідно.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Натисніть кнопку Перервати завдання.

3. Наведіть покажчик на відрізок завдання, яке потрібно перервати, а потім клацніть відрізок в тому місці, де потрібно її перервати.

Примітки

Якщо кнопка Перервати завдання не відображається, натисніть кнопку Інші кнопки, а потім натисніть кнопку Перервати завдання.

Розділення завдання на частини не є аналогом введення завдання, що повторюється, яке виконується через певні інтервали як, наприклад, збори колективу. Для таких подій слід створити завдання, що повторюється.

Поради

Щоб перервати завдання більш тривалий час, клацніть і перетягніть управо відрізок завдання.

Переривання можна видалити, перетягнувши частину розділеного завдання так, щоб приєднати її до іншої частини.

Видалення завдання

При коректуванні календарного плану, щоб дотримати кінцеву дату, повернутися в рамки бюджету або усунути перевищення доступності ресурсу, може потрібно зменшити область обхвату проекту. Слід видалити завдання відповідно до скорочення області обхвату.

1. В поле «Ідентифікатор» виберіть завдання, яке потрібно видалити. Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, клацніть номери першого і останнього рядка потрібного діапазону. Щоб вибрати декілька рядків урозкид, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, клацніть по черзі ідентифікаційні номери завдань.

2. Натисніть клавішу DEL.

Примітки

При видаленні сумарного завдання віддаляються всі її підзадачі.

При видаленні завдань всі призначені ним ресурси звільняються. Таким чином можна усунути перевищення доступності ресурсу або знизити бюджет. Є також можливість перепризначувати іншим завданням ресурси, що стали доступними, щоб дотримати графік.