Ведення витрат

Якщо потрібно врахувати витрати на кожне завдання або загальні витрати на проект, введення норм витрат на роботу ресурсів над завданнями або фіксованих витрат на завдання дозволяє побачити відхилення від бюджету.

Для ресурсів можна ввести норми на використання і наднормову роботу, планувати підвищення оплати ресурсу і вибрати термін нарахування витрат. Крім того, відомості про витрати можна переглядати різними способами.

Після закінчення цього уроку будуть введені зведення про витрати для ресурсів і завдань. Якщо немає необхідності відстежувати витрати на проект, виберіть посилання Перегляд календарного плану в лівій області, щоб перейти до наступного уроку.

У цьому уроці містяться п'ять процедур. Для просування по уроку використовуйте панель переміщення у верхній частині екрану

Призначення витрат ресурсам

У Microsoft Project можливе призначення норм витрат на роботу ресурсів і на матеріальні ресурси, тому допускається точне управління витратами на проект. Для ресурсів можна призначити стандартні норми витрат, норми витрат на наднормову роботу або норми витрат на використання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3. У полі Назву ресурсу виберіть ресурс або введіть назву нового ресурсу.

4. У полі Тип виберіть значення Трудовитрати, якщо ресурсом є співробітник або механізм, або значення Матеріали, якщо ресурсом є витратні матеріали або сировина (наприклад цемент).

5. Для робочих ресурсів в полях Стандартна ставка, Ставка наднормових робіт або Витрати на використання введіть норми витрат на ресурс. Для матеріальних ресурсів в полі Одиниці вимірювання матеріалів введіть одиниці вимірювання матеріального ресурсу (наприклад тонни), а в полях Стандартна ставка або Витрати на використання введіть норму витрат.

6. Натисніть клавішу ENTER.

Порада Для будь-якого нового введеного ресурсу можна встановити стандартні ставки і ставки за наднормову роботу за умовчанням. У меню Сервіс виберіть команду Параметри і відкрийте вкладку Загальні. У полях Стандартна ставка за умовчанням і Ставка наднормових робіт за умовчанням введіть нові ставки. Якщо потрібно використовувати ці значення для всіх майбутніх проектів, натисніть кнопку За умовчанням.

Примітка Для одного ресурсу можна врахувати різні норми витрат. У прикладі розглядаються: зміна норми витрат для ресурсу в ході проекту, оплата ресурсу по різних ставках для різних призначень і різні розряди матеріальних ресурсів. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. У полі Назву ресурсу виберіть ресурс і натисніть кнопку Зведення про ресурс. Введіть зведення на вкладці Витрати.

Установка фіксованих витрат для завдань

Більшість витрат проекту пов'язані з ресурсами. Проте деякі витрати пов'язані із завданнями, наприклад витрати на поїздки і друк. Такі витрати є фіксованими витратами для завдань.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

3. У полі Фіксовані витрати для завдання введіть витрати.

4. Натисніть клавішу ENTER.

Порада В полі Нарахування фіксованих витрат в таблиці «Витрати» можна вибрати спосіб нарахування. Цим визначається, чи слід нараховувати витрати на початку або в кінці завдання, або витрати повинні бути пропорційні тривалості завдання.

Визначення моменту нарахування витрат

У Microsoft Project витрати на ресурси за умовчанням розподіляються пропорційно, тобто їх нарахування розподіляється по тривалості завдання. Проте є можливість змінити спосіб нарахування, щоб врахувати витрати на ресурси на початку або кінці завдання.

1. У меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Введення.

3. У полі Нарахування виберіть необхідний спосіб нарахування.

Примітки

Якщо витрати розподіляються пропорційно і є декілька таблиць витрат на ресурси, витрати будуть розраховані за допомогою норм витрат для відповідних періодів часу і можуть змінюватися в процесі виконання завдання.

Витрати на використання ресурсів завжди нараховуються на початку призначення.

Перегляд витрат на ресурси і завдання

Після призначення норм витрат для ресурсів або фіксованих витрат для завдань можна проглянути загальні витрати цих призначень, щоб переконатися в їх відповідності передбачуваним витратам. Якщо загальні витрати на ресурс або завдання перевищують бюджет, можна перевірити витрати на окреме завдання або призначення окремих ресурсів, щоб визначити можливі пониження витрат.

1. Щоб проглянути витрати на ресурси, в меню Вигляд виберіть команду Лист ресурсів. Щоб проглянути витрати на завдання, в меню Вигляд виберіть команду Інші подання і виберіть Лист завдань.

2. У меню Вигляд виберіть команди Таблиця і Витрати.

Примітки

Для перегляду почасових витрат на ресурси виберіть команду Використання ресурсів в меню Вигляд, а потім виберіть в меню Формат команди Подробиці і Витрати. Крім того, загальні витрати на ресурси можна проглянути в графічному поданні, для цього виберіть команду Графік ресурсів в меню Вигляд, виберіть команду Подробиці в меню Формат, а потім виберіть команду Витрати або Сукупні витрати.

Є можливість проглянути розподіл витрат по тривалості завдання. У меню Вигляд виберіть команду Використання завдань. У меню Формат виберіть команди Подробиці і Витрати.

Перегляд витрат даного проекту

Є можливість проглянути поточні, базові, фактичні і витрати проекту, що залишилися, з метою визначення можливої перевитрати бюджету. Витрати оновлюються при кожному перерахунку проекту в Microsoft Project.

1. У меню Проект виберіть команду Зведення про проект.

2. Натисніть кнопку Статистика.

3. У стовпці Витрати рядка Поточні проглянете загальні планові витрати проекту.

Порада По ходу виконання роботи можна порівняти відхилень значення поля Поточні від значення поля Залишилися, щоб переконатися в достатності засобів для завершення проекту.

Перегляд календарного плану і його докладних відомостей

Після введення основних відомостей проекту їх слід перевірити. Чи дотримуються крайні терміни? Які ресурси використовуються прямо зараз? Скільки буде витрачено бюджетних коштів?

Спочатку проглянете картину в цілому: звернете увагу на загальну початкову і кінцеву дату і критичний. Потім перевірте всі деталі. Для цього відобразите завдання і ресурси в потрібних поданнях.

Якщо провести різносторонній аналіз проекту, можна точно визначити його вузькі місця і зробити необхідні заходи для їх усунення, перш ніж виникнуть серйозні проблеми.

Відображення всього проекту на екрані

Проглянути початкову і кінцеву дати проекту, а також його основні фази можна за допомогою зміни масштабу діаграми Ганта.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У меню Вигляд виберіть команду Масштаб, виберіть параметр Весь проект і натисніть кнопку OK.

Примітки

Щоб проглянути відрізки діаграми Ганта на більшій або меншій шкалі часу, натисніть кнопку Збільшити або Зменшити.

Якщо завдання розташовані в ієрархічній структурі, можна проглянути тільки сумарні завдання верхнього рівня. Клацніть заголовок стовпця ідентифікаторів (верхній лівий осередок діаграми Ганта), а потім натисніть кнопку Приховати підзадачі.

Щоб проглянути завдання на певному рівні структури, клацніть заголовок стовпця ідентифікаторів (верхній лівий осередок діаграми Ганта). Натисніть кнопку Показати і виберіть потрібний рівень структури.

Перевірка кінцевої або початкової дати проекту

Є можливість проглянути важливі відомості про проект, наприклад кінцеву дату, а також перевірити, чи задовольняє проект очікуванням по поточному плану.

У меню Проект виберіть команду Зведення про проект і натисніть кнопку Статистика.

Будуть показані початкова і кінцева дати проекту, а також загальні трудовитрати, витрати і загальний відсоток виконання проекту.