Створення нового проекту

Починаючи новий проект в Microsoft Project, можна ввести або початкову, або кінцеву дату проекту, але не обидві. Рекомендується вводити тільки початкову дату проекту, а кінцева дата буде розрахована в Microsoft Project після введення і планування завдань.

Якщо проект повинен бути завершений до певної дати, слід ввести тільки кінцеву дату проекту. Первинне планування слід виконувати з кінцевої дати, щоб визначити дату, коли необхідно почати проект. Якщо відома якнайкраща початкова дата і робота почата, ефективніше виконувати планування з початкової дати.

1. Натисніть кнопку Створити. Кнопка Створити може бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для відображення всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Створити.

2. У меню Проект виберіть команду Зведення про проект. Введіть або виберіть початкову або кінцеву дату проекту і натисніть кнопку OK.

3. Натисніть кнопку Зберегти.

4. У полі Ім'я файлу введіть ім'я проекту, а потім натисніть кнопку Зберегти.

Поради

Початкову або кінцеву дату можна змінити, вибравши команду Зведення про проект в меню Проект.

Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути використана бічна область. Визначення проекту. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання і клацніть посилання Визначення проекту. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Введення ключових відомостей про проект

У кожному проекті міститься унікальний набір компонентів: мета проекту, певні завдання, а також особи, що їх виконують. Щоб пам'ятати всі важливі відомості і їх взаємозв'язок, слід вводити дані про проект і звертатися до них при необхідності.

1. У меню Файл виберіть команду Властивості і відкрийте вкладку Документ.

2. Введіть будь-які відомості про проект, наприклад, вкажіть осіб, які їм управлятимуть і вестимуть файл проекту, опишіть мету проекту, відомі обмеження і введіть інші загальні зауваження про проект.

3. Натисніть кнопку OK.

Порада. Щоб знайти команди меню, що не відображаються, клацніть стрілку в нижньому рядку меню. З'являться всі команди даного меню. Меню також можна розвернути, двічі клацнувши його кнопкою миші.

Налаштування календаря проекту

Календар проекту можна змінювати, щоб відображати робочі дні і годинник для кожного учасника проекту. Стандартний календар з понеділка по п'ятницю, з 9:00 до 18:00, з годинною обідньою перервою.

Можна визначити і неробочий час, наприклад вихідні або нічний час, а також спеціальні вихідні дні, наприклад свята.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. В меню Сервіс виберіть команду Змінити робочий час.

3. Виберіть дату в календарі. · Щоб змінити один день тижня у всьому календарі (наприклад, задати закінчення роботи по п'ятницях в 16:00), виберіть скорочене позначення цього дня вверху календаря. · Щоб змінити всі робочі дні, наприклад, щоб починати роботу з вівторка по п'ятницю в 10:00, виберіть позначення цього дня (наприклад, «Вт» для вівторка) для першого робочого дня тижня, а потім, утримуючи клавішу SHIFT, виберіть позначення останнього робочого дня («Пт» для п'ятниці).

4. Оберіть параметр неробочий час для вихідних днів або нестандартний робочий час для зміни годин роботи.

6. Якщо вибраний параметр нестандартний робочий час на кроці 3, введіть необхідний час почала роботи в полі З і час закінчення в полі По.

7. Натисніть кнопку OK.

Порада Для швидкої настройки календаря проекту можна використовувати бічну область Робочий час проекту. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання і клацніть посилання Визначення робочого часу проекту. Слідуйте вказівкам в бічній області.

Введення і організація списку завдань

Коли створений план проекту, його можна заповнити завданнями. Спочатку перерахуєте кроки, необхідні для досягнення цілей проекту. Найпростіше почати з крупних частин роботи, а потім поділити кожну частину на завдання з окремими результатами. Додайте віхи. І, нарешті, оцініть і введіть зразкову тривалість.

Після введення відомостей про завдання створюється структура, яка допомагає при логічній організації завдань і прогляданні структури всього проекту.

Після закінчення цього уроку буде створений список завдань, організований по сумарних і докладних завданнях.

У цьому уроці містяться п'ять процедур. Для просування по уроку використовуйте панель переміщення у верхній частині екрану

Введення завдань і їх тривалості

Звичайним проектом є набір зв'язаних завдань. Завдання визначається об'ємом роботи і конкретними результатами; вона повинна бути достатньо короткою, щоб можна було регулярно відстежувати її хід виконання. Тривалість завдань зазвичай повинна лежати в інтервалі від одного дня до двох тижнів.

Введіть завдання в порядку їх виникнення. Потім оцініть тривалість кожного завдання і введіть цю оцінку як тривалість. Тривалість використовується в Microsoft Project для розрахунку об'єму роботи, який необхідно виконати в рамках кожного завдання.

Примітка. Не слідує для кожного завдання вводити дати в поля Почало і Закінчення. У Microsoft Project початкова і кінцева дати розраховуються з урахуванням зв'язків між завданнями.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта

2. У полі Назву завдання введіть назва завдання і натисніть клавішу TAB. Microsoft Project вводить із знаком питання зразкову тривалість завдання, рівну одному дню.

3. У полі Тривалість введіть час, необхідний для виконання завдання в місяцях, тижнях, днях, годиннику або хвилинах, без урахування неробочих днів. Можна використовувати наступні скорочення. місяці = м тижня = н дні = д годинник = ч хвилини = мін Примітка, Щоб задати зразкову тривалість, введіть після неї знак питання.

4. Натисніть клавішу ENTER.

5. У наступних рядках введіть додаткові завдання, необхідні для виконання проекту. Про те, як їх організувати і змінювати, буде розказано пізніше.

Поради

Також можна додавати замітки для завдання. У полі Назву завдання виберіть завдання і натисніть кнопку Замітки завдання. Введіть зведення в поле Замітки і натисніть кнопку OK.

Кнопка панелі інструментів може бути тимчасово прихована. Вона може не відображатися, якщо для всіх кнопок недостатньо місця. Натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть кнопку Замітки завдання.

Крім того, для швидкого створення нового проекту може бути використана бічна область Список завдань. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання, а потім клацніть посилання Введення завдань проекту. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Створення віхи

Віха - це завдання, використовуване для позначення значущих подій календарного плану, наприклад завершення основного етапу робіт. При введенні нульової тривалості для завдання в Microsoft Project на діаграмі Ганта на початку відповідного дня відображається символ віхи.

1. У полі Тривалість клацніть тривалість того завдання, яке потрібно зробити віхою, а потім введіть значення 0д.

2. Натисніть клавішу ENTER.

Примітка Завдання з нульовою тривалістю автоматично позначається як віха, але зроблена віхою може бути будь-яке завдання. Щоб помітити завдання як віху, виберіть завдання в полі Назва завдання. Натисніть кнопку Зведення про завдання, виберіть вкладку Додатково, а потім встановите прапорець Помітити завдання як віху.

Порада Крім того, для швидкого створення віхи може бути використана бічна область Список завдань. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання, а потім клацніть посилання Введення завдань проекту. Слідуйте інструкціям в бічній області.

Створення завдань, що повторюються

Завдання, що повторюються, - це завдання, які регулярно повторюються, наприклад щотижневі збори.

1. У полі Назву завдання виберіть рядок, де повинне знаходитися завдання, що повторюється.

2. У меню Вставка виберіть команду завдання, що Повторюється.

3. У полі Назву завдання введіть назва завдання.

4. У полі Тривалість введіть або виберіть тривалість одного екземпляра завдання.

5. В групі Повторювати виберіть періодичність Щодня, Щонеділі, Щомісячно або Щорічно.

6. В поле праворуч від параметра Щодня, Щонеділі, Щомісячно або Щорічно визначите частоту завдання.

7. У групі Межі повторення введіть дату почала в полі Почало і потім виберіть параметр Закінчення після або Закінчення. Якщо вибраний параметр Закінчення після, введіть число повторень завдання. Якщо вибраний параметр Закінчення, введіть дату, до якої дане завдання, що повторюється, повинне закінчитися.

8. Натисніть кнопку OK.

Порада Щоб проглянути в представленні завдань всі екземпляри завдання, що повторюється, клацніть значок «плюс» поряд з головним завданням, що повторюється.

Організація завдань в логічну структуру

Структуризація допомагає організувати завдання в зручніші для управління компоненти. Створивши ієрархію, можна об'єднати зв'язані завдання в більш загальне завдання. Загальні завдання називаються сумарними завданнями; завдання, об'єднані під сумарним завданням, називаються підзадачами. Початкова і кінцева дата сумарного завдання визначається початковою і кінцевою датами першої і останньої її підзадачі.

Зміна списку завдань

Якщо створений список завдань, може потрібно змінити розташування завдань, скопіювати набір завдань або видалити завдання, в яких більш немає потреби.

1. У полі «Ідентифікатор» (крайнє ліве поле) виберіть завдання, яке потрібно скопіювати, перемістити або видалити. Щоб виділити рядок, клацніть ідентифікаційний номер завдання.Щоб виділити декілька сусідніх рядків, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, клацніть номери першого і останнього рядка в потрібному діапазоні.Щоб виділити декілька рядків урозкид, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, клацніть по черзі ідентифікаційні номери завдань.

2. Скопіюйте, перемістите або видалите завдання. Щоб скопіювати завдання, натисніть кнопку Копіювати. Щоб перемістити завдання, натисніть кнопку Вирізувати. Щоб видалити завдання, натисніть клавішу DEL.

3. Щоб перемістити вирізаний блок або вставити скопійований блок, виберіть рядки, в які його потрібно вставити. Переконаєтеся, що вибрані необхідні рядки.

4. Натисніть кнопку Вставити. Якщо в рядках, в які виконується вставка, містяться відомості, нові рядки будуть вставлені над цими рядками.

Примітка Якщо потрібна кнопка на панелі інструментів не відображається, натисніть кнопку Параметри панелей інструментів, а потім натисніть потрібну кнопку.

Поради

Щоб додати нове завдання між тими, що існують, виберіть ідентифікаційний номер завдання і натисніть клавішу INS. Після вставки нового завдання всі завдання перенумеровуються автоматично.

За допомогою структуризації можна перерозподілити етапи проекту в структурному плані. При переміщенні або видаленні сумарного завдання також переміщаються або віддаляються зв'язані підзадачі.

Час початку і завершення завдань

Після створення і структуризації списку завдань слід перевірити, як завдання співвідносяться один з одним і як вони відповідають важливим датам. Можна зв'язати завдання, щоб відобразити їх залежність, наприклад вказавши, що одне завдання починається після закінчення іншої. Ці зв'язки називаються залежностями завдань. Разом з тривалістю і іншими чинниками планування залежності завдань грають в Microsoft Project важливу роль при розрахунку початкової і кінцевої дати завдань.

Якщо змінився графік зв'язаного завдання, перепланування пов'язаних з нею завдань проводиться автоматично. Уточнити календарні плани завдань можна за допомогою конкретних обмежень дат і крайніх термінів.

Після закінчення цього уроку буде складений календарний план проекту.

Створення взаємозв'язків між завданнями

Одним з найбільш надійних способів планування завдань є встановлення взаємозв'язків між ними, тобто залежностей завдань. Залежності завдань відображають обумовленість подальших завдань, або послідовників, ранішими завданнями, або попередниками. Наприклад, якщо завдання «Пофарбувати стіну» повинне бути виконана до завдання «Повісити годинник», можна зв'язати два завдання, щоб завдання «Пофарбувати стіну» стало попередником, а завдання «Повісити годинник» - послідовником.

Після того, як завдання зв'язані, зміна дат попередника впливає на зміну дат послідовників. У Microsoft Project за умовчанням створюється залежність завдань типу «Закінчення-початок». Проте, оскільки залежність «Закінчення-початок» підходить не для кожного випадку, для реального моделювання проекту зв'язок завдань можна змінити на «Початок-початок», «Закінчення-закінчення» або «Початок-закінчення».

1

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. Щоб зв'язати дві або більш за завдання один з одним, виберіть їх в полі Назва завдання, причому в тому ж порядку, в якому вони повинні бути зв'язані. Щоб вибрати декілька завдань підряд, натисніть клавішу SHIFT і, утримуючи її, клацніть перше і останнє завдання. Щоб вибрати декілька завдань урозкид, натисніть клавішу CTRL і, утримуючи її, клацніть по черзі потрібні завдання.

3. Натисніть кнопку Зв'язати завдання.

4. Щоб змінити зв'язок завдань, двічі клацніть лінію зв'язку між завданнями, який потрібно змінити. Буде відкрито діалогове вікно Залежність завдань. Якщо буде відкрито діалогове вікно Стилі відрізань, ви клацнули не лінію зв'язку; необхідно закрити це діалогове вікно і знову двічі клацнути зв'язок завдань.

5. D поле із списком Тип виберіть потрібний тип зв'язку між завданнями і натисніть кнопку OK.

Поради

Щоб розірвати зв'язок між завданнями, виберіть ці завдання в полі Назва завдання і натисніть кнопку Розірвати зв'язки завдань. Всі зв'язки віддаляються, а всі завдання переплануються на підставі обмежень, наприклад «Якомога раніше» або «Фактичне закінчення».

Крім того, для швидкого встановлення зв'язків завдань може бути використана бічна область Планування завдань. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання, а потім клацніть посилання Планування завдань. Слідуйте інструкціям на бічній панелі.

Установка певної початкової або кінцевої дати завдання

Ефективніше планування завдань може бути досягнуте шляхом розрахунку початкових і кінцевих дат за допомогою додатку Microsoft Project на основі їх тривалості і залежностей. Проте при необхідності можна самостійно встановлювати певну початкову або кінцеву дату завдання.

Обмеження, які прив'язують завдання до певних дат, називаються жорсткими обмеженнями; найбільш жорсткі обмежень задають дати почала або закінчення. Оскільки в Microsoft Project обмеження враховуються при розрахунку календарного плану, жорсткі обмеження слід вводити, тільки якщо завдання необхідно почати або завершити в певну дату.

1. У полі Назву завдання виберіть завдання, для якого потрібно встановити початкову або кінцеву дату, а потім натисніть кнопку Зведення про завдання .

2. Виберіть вкладку Додатково.

3. У полі із списком Тип обмеження виберіть тип обмеження.

4. У полі із списком Дата обмеження введіть або виберіть дату, а потім натисніть кнопку OK.

Примітка Якщо початкова дата вибирається в полі Почало в поданні діаграми Ганта або якщо для зміни початкової дати перетягується відрізок Ганта, Microsoft Project встановлює обмеження Почало не раніше на основі нової початкової дати. Якщо вибрана дата закінчення завдання, Microsoft Project автоматично призначає обмеження Закінчення не раніше.

Порада Для швидкої установки конкретних дат завдання можна також використовувати бічну область Крайні терміни і обмеження. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання і клацніть посилання Установка крайніх термінів і обмежень завдань. Слідуйте інструкціям бічної області.

Додавання крайнього терміну завдання

Якщо для завдання призначений крайній термін, в Microsoft Project відображається індикатор, якщо завершення завдання буде заплановано пізніше за крайній термін.

Установка крайнього терміну не впливає на планування завдань. Це тільки спосіб сповіщення за допомогою Microsoft Project про те, що завдання буде завершено пізнішим за крайній термін.

1. У меню Вигляд виберіть команду Діаграма Ганта.

2. У полі Назву завдання виберіть завдання, яким потрібно призначити крайній термін.

3. Натисніть кнопку Зведення про завдання і відкрийте вкладку Додатково.

4. У групі Обмеження завдання введіть або виберіть дату крайнього терміну в полі із списком Крайній термін і натисніть кнопку OK.

Поради

Щоб змінити дату крайнього терміну, можна перетягнути символ крайнього терміну по діаграмі Ганта.

Для швидкої установки крайніх термінів можна також використовувати бічну область Крайні терміни і обмеження. На панелі інструментів Консультант натисніть кнопку Завдання і клацніть посилання Установка крайніх термінів і обмежень завдань. Слідуйте інструкціям в бічній області.