Функции универсальной информационной системы

После рассмотрения общих вопросов терминологии и проектирования БД, а также ознакомления с СУБД наступил момент обобщения задач и функций информационной системы.

Функции удобно разделить на основные и вспомогательные.

Основные функции ис

1. Хранение информации. ИС хранит структурированную и неструктурированную информацию об объектах конкретной предметной области, исполняя как архивную роль, так и роль поставщика оперативных (меняющихся) сведений.

2. Просмотр и поиск. ИС обеспечивает просмотр информации по заданной вами совокупности полей, значения которых упорядочены (по возрастанию, алфавиту и т.д.).

Поиск - частный случай просмотра, но с заданного значения. Например, на букву «П». После фиксации первого найденного значения процесс поиска переходит в процесс выборки.

3. Выборка. ИС обеспечивает выборку определенной совокупности записей файла, которая удовлетворяет заданным условиям (например, накладные за интервал дат и на группу товаров, и оплаченные по безналичному расчету).

Операцию выборки обеспечивает механизм установки фильтра, имеющийся во всех СУБД. Выборка может проводиться как в упорядоченных, так и в неупорядоченных таблицах.

4. Отчеты. ИС обеспечивает определенные виды отчетов по таблицам БД (различные расчеты (суммирование итогов), преобразования полей, построение графиков и т.п.).

Вспомогательные функции ис

5. Ввод и редактирование информации. ИС обеспечивает разнообразный спектр приемов ввода и редактирования.

6. Контроль информации. Многие ИС не обеспечивают автоматизированного логического контроля (или целостности) введенной информации.Access– обеспечивает.

7. Отображение информации. ИС обеспечивает отображение с помощьюэкранных форм и отчетов (на фирме), упорядочивание БД.

8. Создание страховочных копий.

Упорядочивание (сжатие) входит во многие системы (например, Access).

Выводы:

С одной стороны БД логично рассматривать как систему накопления, регистрации, извлечения и классификации сведений (знаний).

С другой стороны БД может порождать на основе старых знаний новые:

• механизм выборок и арифметическая обработка;

• аналитическая разработка выборки

с последующим синтезом позволяет делать научные обобщения, особенно там, где применима статистика (медицина, биология и т.д.).

Документальные системы

При рассмотрении систем БД подразумевалось, что речь идет о структурированной информации. Такие системы в некоторых книгах и статьях называются фактографическими. Фактографические системы могут однозначно ответить на вопросы типа «Сколько было продаж по такой-то группе товаров за месяц?» и т.п.

Но есть принципиально другой класс задач и, соответственно, информационных систем.

Это документальные системы.БД таких систем образуют совокупностьнеструктурированныхтекстовых документов (статьи, письма, книги, рефераты, тексты законов и т.п.).

Документальные системы также имеют формализованный аппарат поиска.

Цель документальных систем - выдать в ответ на запрос пользователя список документов, в какой-то мере удовлетворяющих сформулированным в запросе условиям. Например, выдать список всех статей, в которых встречается такое-то понятие.

Среди компьютерных примеров- MSDN,Help- системы.

Часто проектируются гибридные варианты фактографических и документальных систем. Например, фактографическая маркетинговая система к каждой записи о фирме или о контакте с фирмой может содержать ссылку на документ, или совокупность документов- рефератов, договоров и т.п., по которым БД может организовывать поиск. Очень полезен поиск фирмы, выпускающей определенную продукцию или предоставляющую услугу и т.п. по реферату.

Резюме. Рассмотрены основные принципы структурирования произвольных данных, основные модели данных, обосновали выбор реляционной модели и рассмотрели основные принципы разработки БД в рамках реляционной модели. Этих сведений достаточно, чтобы перейти к рассмотрениюконкретных систем.