1.4 Обоснование необходимости и выбор путей автоматизации
Произведенный анализ бизнес-процесса передача в ремонт выявил «узкие» места в данном процессе и в работе отдела международных пассажирских перевозок в целом.
Нет контроля человеческого фактора. Одну машину диспетчер может по ошибке запланировать на несколько рейсов сразу в один день или же составить график рейсов на машину, которая в данный момент на ремонте.
Из-за отсутствия автоматизированного рабочего пространства сотрудника ремонтного отдела на диспетчера ложится огромный объем работы, не относящийся к его прямым обязанностям, что ведет к замедлению работы всего предприятия и возникает угроза ошибки диспетчера.
Система коммуникаций между отделами налажено плохо, в связи с чем, падает оперативность работы. Коммуникации между отделами необходимо оптимизировать путем выставления электронных заявок в единой информационной базе.
Процесс мониторинга и контроля автомобиля в рейсе не оптимизирован: время в пути контролируется только по начальной и конечной точкам маршрута, нет возможности контроля движения автобуса по промежуточным точкам маршрута.
Нет возможности вести историю поездок, хранить не только контактную информацию о клиентах, но и сведения об оказанных им услугах. Эти данные должны служить основанием для дисконтной программы клиентов, т.е. предоставлять скидки за постоянное пользование услугами ООО «Экспресс-РТЦ» .
Из всех этих проблем можно выделить основной список задач, подлежащих автоматизации:
Учет фактических рейсов
Учет количества пассажиров по маршрутам
Учет внеплановых ремонтных работ
Мониторинг автомобиля в рейсе
Расчет прибыли рейсов
Формирование графиков рейсов
Анализ загруженности направлений (популярность)
Контроль технического состояния автомобилей
Формирование отчетов по фактическим рейсам
Формирование отчетов по плановому техосмотру
Автоматизированный процесс передачи в ремонт автомобиля исключает возможность ошибки диспетчера. Система автоматически информирует диспетчера о состоянии автомобилей, находящихся на ремонте. Система позволяет отслеживать пробег автомобилей и, соответственно, планировать проведение техосмотров после определенного пробега. Система синхронизирует деятельность менеджера по работе с клиентами и диспетчера, что облегчает ведение учета пассажиров диспетчером. Эти данные учитываются при автоматическом формировании скидок на следующие поездки данного пассажира.
Автоматизированная система позволяет четко формировать график рейсов. Исключается возможность совершить ошибку при составлении дат на рейсы – одному автомобилю соответствует только один рейс на определенную дату.
Ведется мониторинг автомобиля в рейсе и производится контроль времени на промежуточных точках маршрута. Автоматизирован учет времени в рейсе, составляется отчетность план-факт по каждой остановке на маршруте. Автоматизированная отчетность позволяет вести анализ прибыльности каждого рейса и каждого направления, а так же вести анализ популярности направлений, что облегчает работу топ менеджменту в формировании стратегий для дальнейшего развития компании.
Схема автоматизированного процесса отправки автомобиля в рейс изображена на рисунке 3.
Рис.2. Автоматизированный процесс отправки автомобиля в рейс Astobe