Кроки в системі обробки даних

Обробка даних. МТД-система після накопичення даних починає обробляти їх. Обробка пов'язана із сортуванням даних, підсумову­ванням і множенням проданої кількості товару на ціну одиниці його. Наприклад, виробіток продукції Фентон за п'ятницю додають до виробітку за інші дні, щоб визначити загальний виробіток за тиждень. Кількість використаних нею коробок із шурупами буде вирахувана із кількості їх на складі на початку тижня, щоб мати дані про сьо­годнішню наявність сировини (матеріалів). Кількість вибракуваних касет треба поділити на загальну кількість вироблених для визна­чення відсотка вибракування. Ці операції перетворюють "сирі" дані на використану інформацію.

Передача інформації. Третім кроком в СОД є передача інформації людям, яким вона потрібна. Інформація може передаватися у вигляді звіту чи зберігатись у комп'ютерних файлах, і її завжди можна отримати з екрана. Зібрані дані у випадку з корпорацією МТD будуть відображені в тижневих звітах про використання первинних матеріалів, виробництво і контроль якості. Інформація про виробіток Фентон за тиждень буде поєднана з даними її персонального файла для визначення суми її грошового чека (зарплати).

Типова система обробки даних повинна накопичувати дані, оброб­ляти їх і видавати корисну інформацію. Наведена схема показує систему обробки даних корпорації МТD. У цій системі дані про виро­біток кожного робітника, використання матеріалів, брак накопичу­ються протягом збірки. Постійні дані зберігаються і накопичуються в комп'ютері. Дані обох джерел інформації обробляються комп'ютером і видаються у формі звітів. Система обробляє також щотижневі дані про зарплату та інші форми звітів.

Поточні дані	Виробництво
	Використання матеріалів
Брак

Базові дані	Основні платежі
	Премія
Основний період для оборотних коштів

Мал. 12.1 – Типова система обробки даних

Зауважимо, що описана вище схема може бути підготовлена не тільки комп'ютером. Цю роботу може виконати і клерк за допомогою олівця і аркуша паперу, але якщо це для клерка рутинна робота, то для комп'ютера – ідеальна.

Інформаційна система для менеджменту (ісм)

У системі обробки даних (СОД) використання комп'ютерів най­більш поширене. Однак для багатьох фірм СОД – це лише перший крок. Наступним логічним кроком є створення ІСМ (Інформаційна система менеджменту) – це розширена система обробки даних для доставки всім рівням менеджменту зовнішньої і внутрішньої інформації, необхідної для прийняття рішень.

Обробка даних в ІСМ. Існує думка, що ІСМ – це розширена СОД. Як і будь-яка СОД, ІСМ накопичує дані, обробляє їх і передає пере­роблену інформацію. ІСМ відрізняється від простої системи рангом накопичення даних, типами обробки інформації і розширеними можливостями її передачі.

Інтеграція. Основною метою ІСМ є об'єднання усіх видів інфор­мації, яка потрібна фірмі. Різні частини компанії можуть мати систе­ми, які не можуть "розмовляти" одна з одною. Наприклад, фінансовий відділ коледжу може мати СОД для контролю платіжних відомостей, а деканат – для контролю за успішністю студентів. Коледжу можуть бути потрібні дані з обох відділів. Якщо їхні інформаційні системи не об'єднані, то розпечатки з обох відділів можуть бути зведені вручну. Інтегрована ІСМ може об'єднувати ці дані самостійно.

Внутрішня і зовнішня інформації. У більшості фірм використо­вувати комп'ютери почали для обробки внутрішніх даних. Дані про товарні запаси, сировину, виробництво і дані платіжних відомостей у прикладі з корпорацією МТО є внутрішніми. Однак у ІСМ ці дані мають бути ширше описані. Прийняття багатьох рішень залежить від джерел як внутрішньої, так і зовнішньої інформації. Зовнішні джерела потрібні для того, щоб мати інформацію про ціни, встановлені конку­рентами, про фінансовий стан економіки. Інформація про це буде об'єднана з інформацією з внутрішніх джерел для створення базису для прийняття рішень.

Рівні менеджменту. Прості системи обробки даних створені для автоматизації роботи клерків і допомоги їм у рутинній роботі. Вико­ристання платіжних чеків і обліку товарних запасів (сировини) – це типові функції на цьому рівні. ІСМ, на відміну від простих систем, створені для забезпечення всіх рівнів управління інформацією, необхідною для планування, організації, керівництва і контролю. Наприклад, планові функції головного менеджера потребують багато зовнішньої інформації. Функції керівництва і контролю, які виконує менеджер середньої і менеджер нижчої ланки, потребують більше внутрішньої інформації, оскільки тут необхідна більша деталізація. Високорозвинена ІСМ здатна обслуговувати всі рівні менеджменту.

Система підтримки рішень (СПР)

Чимало компаній рухаються далі від інформаційної системи для менеджменту (ІСМ) – до так званих систем підтримки рішень (СПР). Система підтримки рішень дає менеджерам високоякісну інформа­цію, допомагаючи їм в аналізі комплексних проблем.

Інформаційно-порівняльний аналіз. Головна ідея СПР – комп'ютери можуть робити більше, ніж постачання інформації. Творці СПР вважають, що комп'ютерний аналіз може справді допомогти менеджерам у прийнятті рішень. Нині, правда, ще немає комп'ютерів, здатних замінити людину-менеджера, це поки що тема для наукової фантастики. Однак прихильники СПР сподіваються, що комп'ютерний аналіз може допомогти у вирішенні деяких високотех­нічних складних аспектів прийняття рішень, звільняючи тим самим менеджерів для того, щоб вони зосередилися на аспектах, які потре­бують мислення та інтуїції – якостей, притаманних тільки людині.

Для прикладу розглянемо Брендейд, СПР, створену Літдом. Брендейд створений для того, щоб допомогти менеджерам з марке­тингу, які намагаються знайти правильне співвідношення між зусил­лями ціновими, рекламними і продажу для руху нового продукту.

Процес прийняття такого рішення можна поділити на два кроки.

По-перше, менеджер повинен оцінити, як вплинуть на продаж продукту зміни в ціні, рекламі і зусиллях щодо продажу, якщо вони стануться одночасно. Наукових методів для вирішення таких завдань нині не існує. Тут все залежить від висновків та інтуїції менеджера стосовно кожного продукту і типу споживачів.

По-друге, після оцінки впливу цін, реклами і продажу треба знайти найкраще співвідношення цих факторів. У минулому це був тривалий процес спроб і помилок. Зміни в ціні, наприклад, можуть викликати зміни попиту на рекламу і продаж товарів.

Треба перепробувати багато варіантів і комбінацій, бо обдумати все одразу для людського розуму важко.

Використання комп'ютерів може зробити цю фазу спроб і помилок у багато разів легшою. Тому створено систему СПР Брендейд. За той час, поки менеджер розмірковує і прогнозує, як споживачі відреагують на рекламу, продаж, ціни, СПР легко зробить це на основі дос­лідження багатьох комбінацій і виявить найкращу.

Труднощі менеджменту. СПР Брендейд – типовий шлях об'єднання менеджерського здорового глузду з комп'ютерним ана­лізом. Фактично деякі системи підтримки рішень створені для однієї людини. У звичайних ІСМ, навпаки, наголос робиться на створенні звітів. Менеджери за допомогою такої системи можуть швидко мати дані про споживачів. Однак, якщо вони мають задоволення від нати­скування комп'ютерних клавіш, використання ІСМ може бути залишено для нижчого рівня працівників.