Понятие и этапы контроля
Цель контроля:
с одной стороны, является выявление слабых мест и ошибок в процессе производства и управления, своевременное их исправление и недопущение повторения;
с другой стороны, обеспечение соответствия между намеченными планами и проводимыми мероприятиями.
Объектом контроля являются:
средства и предметы труда;
персонал;
производственные и управленческие процессы.
Для осуществления контроля необходимо:
1) наличие планов, поскольку невозможно определить эффективность чьей-либо деятельности, если неизвестны ее цели;
2) наличие организационной структуры, поскольку для осуществления контроля необходимо знать, кто отвечает за данный участок работы; и самый несчастный руководитель - это тот, который знает, что в его организации или подразделении что-то происходит не так, как надо, но не знает, кто за это несет ответственность.
Процесс контроля имеет следующие этапы.
1. Установление нормативов, которые:
с одной стороны, можно рассматривать как критерии эффективности деятельности;
с другой - как определенные планом результаты, характеризующие деятельность на каждом этапе достижения цели.
Нормативы должны удовлетворять следующим требованиям:
1) возможность проверки;
2) измеримость.
2. Определение эффективности деятельностипутем сопоставления нормативов с действительностью. При этом следует учитывать, что чем дальше от непосредственного производственного процесса находится исполнитель, тем труднее установить нормативы его деятельности и тем труднее, а зачастую и нужнее, эту деятельность контролировать.
3. Корректировка отклоненийот планов и нормативов, которая может осуществляться путем:
пересмотра или модификации целей и планов;
перераспределения или уточнения заданий;
выделения дополнительного персонала или других ресурсов;
совершенствования систем подбора, стимулирования и обучения кадров;
увольнения сотрудника.
Информационная сторона контроля
С информационной точки зрения систему управленческого контроля можно представить как систему с обратной связью в виде схемы (см. рис. 9.1).
В приведенной схеме обратная связь выполняет две основные функции:
1) обнаружение ошибок при движении к цели;
2) инициирование корректирующих воздействий.
Требования, предъявляемые к системам контроля
Основными требованиями, предъявляемым к системам контроля являются:
1) соответствие планам - систем контроля должна соответствовать деятельности, которую она контролирует;
2) соответствие уровню руководителя– контроль, осуществляемый главным инженером, будет отличаться от контроля, осуществляемого мастером участка;
3) соответствие личным качествам руководителя - информация о состоянии контролируемого объекта должна подаваться руководителю в удобном для него виде;
4) эффективность, достигаемая за счет предоставления руководителю информации именно об отклонениях в контролируемом процессе;
5) объективность, достигаемая за счет того, что контроль опирается на измеримые критерии и нормативы;
6) гибкость - система контроля не должна давать сбои при изменении планов и нормативов;
7) экономичность - контроль должен окупать затраты на него.
Эффективность и экономичность системы контроля достигается за счет определения и контроля критических точек контролируемого процесса, которые представляют собой:
либо ограничивающие факторы, позволяющие оценивать расход ресурсов;
либо параметры, лучше других, отражающие ход выполнения плана.
Это дает возможность руководителю контролировать большее количество подчиненных, т.е. расширять диапазон управления.