Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Эффективные коммуникации. Учебник
.pdf
Тема 3.2. Основные виды деловых и коммерческих документов
мент – это письменный текст, выполняющий информативную
Доку
функцию, имеющий предписывающий характер и придающий изложенной
в нем информации юридическую силу.
В настоящее время существуют разнообразные документы, регули-
рующие практически все сферы жизни от международных отношений до
решения частных вопросов отдельной личности.
Рассмотрим базовую классификацию. Например, документы по
назначению бывают:
Рисунок 3.2 Классификация документов
Все документы можно классифицировать на основе двух показате-
лей: выполняемые документом функции; характер изложенной в них информации.
Классификацию типов документов можно представить в виде схемы
(см. рисунок 3.3.)
51
Рисунок 3.3. Типология деловых документов
Заявление – это личный документ, содержащий просьбу о чём-либо
или жалобу на чьи-либо действия, например: приём на работу; увольнение;
смена фамилии; выделение материальной помощи и т.д.
Служебная записка – это организационно-информативный документ,
создаваемый для регулирования горизонтальных и вертикальных связей в
организации, предназначенный для решения производственных вопросов,
содержащий выверенные конструктивные предложения, например: приобретение канцелярских товаров и оргтехники; ремонт оборудования;
направление сотрудника в командировку; проведение необходимых ремонтных работ в помещении и т.д.
Докладная записка – это организационно-информативный документ,
создаваемый тем или иным сотрудником организации и информирующий
вышестоящее руководство о какой-либо нештатной ситуации, например:
опоздание сотрудника; отсутствие сотрудника на рабочем месте без уважительной причины и предупреждения; поведение сотрудника, не соответствующее нормам морали и т.д.
52
Объяснительная записка – это личный документ, создаваемый кон-
кретным сотрудником организации и содержащий объективные причины
нарушений в работе этого сотрудника, например: опоздание на работу;
уход с работы ранее обозначенного времени; неисполнение или ненадлежащее исполнение профессиональных обязанностей.
Приказ – распорядительный документ, правовой акт, издаваемый ру-
ководителем организации с целью регулирования основных вопросов её
деятельности. Выделяют следующие виды приказов: по основной (профильной) деятельности, по личному составу, по административнохозяйственным вопросам, например: проведение международной научнопрактической конференции; создание или ликвидация структурного подразделения; приём на работу сотрудника, объявление благодарности или
наложение дисциплинарного взыскания; функционирование организации в
праздничные и выходные дни. В тексте любого приказа должны быть реквизиты.
К обязательным реквизитам относят следующие:
1) наименование организации;
2) наименование вида документа;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) место составления или издания документа;
6) заголовок к тексту;
7) текст документа;
8) отметка о наличии приложения, если оно есть;
9) подпись.
К факультативным реквизитам относят следующие:
1) визы согласования документа;
2) отметка об исполнителе;
3) отметка об исполнении документа и помещении его в дело.
Устная форма официально-делового стиля применяется во время
юридических консультаций, когда гражданам разъясняются те или иные
ситуации, отражающие разнообразные правовые отношения.
Классификация жанров устной деловой речи представлена следую-
щими видами:
1) деловая беседа;
2) деловые переговоры;
3) планёрка,
4) деловое совещание;
5) деловой телефонный разговор;
6) выступления докладчиков на совещаниях, заседаниях.
Устная деловая речь постоянно подвергается серьёзному влиянию со
стороны разговорной речи, поэтому основные черты и языковые особенности официально-делового стиля проявляются в ней не в полной мере.
53
Деловая беседа – вид устной деловой коммуникации, имеющий
определённую цель, представляющий собой коммуникативное взаимодействие, обусловленное закономерностями, правилами, традициями и этикой.
Одна из возможных целей организации деловой беседы – желание её инициатора смягчить возможные негативные последствия, минимизировать
влияние гипотетических непредвиденных обстоятельств, просчитать
неожиданные ходы партнера-реципиента, совершенствовать навыки оперативной и гибкой реакции.
Деловые переговоры – это способ налаживания партнёрских деловых
связей как внутри страны, так и за рубежом, имеющий цель заключения
взаимовыгодных договоров, координации финансовой, производственной,
торговой и другой деятельности на условиях равноправия. Обычно переговоры проходят по традиционному сценарию, который предусматривает
приветственное слово участников и ознакомление их с программой мероприятий; изложение круга обсуждаемых вопросов и формулирование цели
и задач переговоров; организация диалога участников в соответствии с
правилами; подведение итогов и принятие определённых решений; завершение переговоров.
Планерка – это достаточно короткая встреча продолжительностью не
более 15 минут, организованная руководителем с целью контроля процесса
реализации заранее оговорённых планов.
Деловое совещание – это встреча руководителя структурного под-
разделения организации с сотрудниками с целью постановки задач всем
ответственным за то или иное направление деятельности, получения обратной связи, корректировки плана действий на основании получаемой
оперативной информации. Совещания – достаточно эффективный способ управления внутриорганизационными коммуникациями на основе
регулярного и тщательного анализа положительных и отрицательных
результатов.
Деловой телефонный разговор – это деловое взаимодействие между
коммуникатором и реципиентом, осуществляемое на расстоянии с помощью технического средства (телефона, стационарного или мобильного).
Во время телефонных переговоров особую значимость приобретают голосовые и речевые характеристики собеседников: тон, тембр, интонация, использование речевых конструкций в соответствии с нормами русского литературного языка.
Выступления докладчиков на совещаниях, заседаниях – заранее под-
готовленный, краткий (обычно не более 10 минут) устный доклад сотрудника, ответственного за определённое направление деятельности организации. Структура выступления достаточно традиционная: формулировка
проблемы, обоснование актуальности, способы её решения, обоснование
наиболее эффективного и выводы. Обычно подготовленное выступление
должно сопровождаться информативными слайдами.
54
Задания для самоконтроля и самопроверки.
Задание 1.
Проанализируйте текст договора с точки зрения его принадлежности официально-деловому стилю, отметьте в тексте все особенности стиля
(лексические, словообразовательные, морфологические, синтаксические).
Договор нужно выбрать самостоятельно.
В тексте необходимо отметить максимальное количество особенностей официально-делового стиля, которые вы найдёте. Затем их нужно
сгруппировать: лексические, словообразовательные, морфологические и
т.д. Например, употребляются слова "Заказчик", "Исполнитель". Это лексическая особенность: лица называются по признаку, связанному с их действиями (заказчик заказывает, исполнитель исполняет). В то же время это
и морфологическая особенность: слова употреблены в форме мужского
рода, даже если бы здесь были женские фамилии (заказчик Г.Н. Николаева,
исполнитель Е.Ф. Степанова).
Примерный вариант оформления приведён ниже.
В тексте договора можно выделить следующие лексические особенности:
1) лица называются по признаку, связанному с их действиями: Заказчик,
Исполнитель (заказчик заказывает, исполнитель исполняет);
2).........................................................;
3)..........................................................
В данном тексте можно отметить следующие морфологические особенности:
1) слова употреблены в форме мужского рода, даже если бы здесь были
женские фамилии (заказчик Г.Н. Николаева, исполнитель Е.Ф. Степанова);
2)..........................................................;
3)...........................................................
И так далее. Привести примеры нужно по каждому пункту.
Задание 2.
1.Составьте и оформите тексты следующих документов: заявление,
служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, приказ.
Примерный образец текста заявления:
Директору Института
математики и компьютерных наук
ФГБОУ ВО «Томский
государственный университет»
В.В. Столярову
обучающегося группы
55
МКНб-22-1
Дроздова Валерия Николаевича
заявление.
Прошу разрешения на досрочную сдачу зимней экзаменационной
сессии 2022-2023 уч. г. в связи с необходимостью отъезда 25.12. 2022 г в г.
Ноябрьск по семейным обстоятельствам.
Приложение: медицинская справка.
Дата
Место для подписи Расшифровка
подписи
Примерный образец текста служебной записки:
Кафедра ММ
Директору Института
математики и компьютерных наук
ФГБОУ ВО «Томский
государственный университет»
В.В. Столярову
СЛУЖ
ЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.12. 2023 г.
О направлении сотрудника в командировку
Прошу
направить в командировку в г. Тюмень с 20.12. по 22.12. 2023
г. доцента кафедры математического моделирования Р.Л. Коротаева с целью участия в международной научно-практической конференции, организованной ФГБОУ ВО «Тюменский индустриальный университет».
Приложение: информационное письмо.
Завед
ующий кафедрой ММ Место для подписи В.Н. Дроздов
Приме
рный образец текста докладной записки:
Кафедра ММ Директору Института
математики и компьютерных наук
ФГБОУ ВО «Томский
государственный университет»
В.В. Столярову
ДОКЛАД
НАЯ ЗАПИСКА
12.12. 2023 г.
Об отсутствии обучающихся на занятии
56
Довожу до Вашего сведения, что 12.02. 2023 года обучающиеся
группы МКНб-22-2 в полном составе отсутствовали на практическом занятии по дисциплине «Математический анализ» с 9.45 до 11.20.
Прошу принять меры дисциплинарного характера.
Заведующий кафедрой ММ Место для подписи В.Н. Дроздов
Примерный образец текста объяснительной записки:
Кафедра ММ Директору Института
математики и компьютерных наук
ФГБОУ ВО «Томский
государственный университет»
В.В. Столярову
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
12.12. 2023 г.
Об опоздании на занятие
Я, доцент кафедры математического моделирования И.И. Обломов,
12.02. 2023 года опоздал на практическое занятие по дисциплине «Математический анализ» у группы МКНб-22-2 на 30 минут по причине дорожнотранспортного происшествия на ул. Мельникайте г. Тюмени и затруднением движения автомобилей.
Приложение: справка из отдела ГИБДД.
Доцент кафедры ММ Место для подписи И.И. Обломов
Примерный образец текста приказа:
МИНИСТЕРСТВО НАУКИ И ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ПРИКАЗ
«___» _______________2024 г. №_____
________________________________________________________________
О ставках почасовой оплаты труда
В целях упорядочения работы на условиях почасовой оплаты труда…
57
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Текс
т Текст Текст.
2. Текст Текст Текст.
Срок исполнения: «__»_________2023 г.
Ответственный: инженер 1 категории В.И. Борисенко.
3. Текст Текст Текст.
4. Контроль исполнения приказа возложить на проректора по эко-
номике и финансам Л.Ю. Богатырёва.
Ректор Б.Т. Игнатов
2.Рас
печатайте готовые тексты следующих документов: заявление,
служебная записка, докладная записка, объяснительная записка, приказ. На
основе изученного теоретического материала найдите и исправьте ошибки
в данных текстах.
ание 3. Тесты.
Зад
Тестовые задания для самопроверки:
1. Лингвистическая наука, изучающая закономерности функционирования языка в различных сферах общения и средства речевой выразительности:
а) риторика;
б) стилистика;
в) фразеология;
г) синтаксис.
Ответ: б)
2. Совокупность языковых средств, соответствующих какой-либо
сфере общественной деятельности:
а) метафора;
б) метонимия;
в) градация;
г) функциональный стиль.
Ответ: г)
3. Слова, употреблённые в переносном значении с целью создания
образа:
а) тропы;
б) тезисы;
в) доводы;
г) приёмы.
Ответ: а)
4. Основоположник русской стилистики:
а) В.К. Тредиаковский;
58
б) А.П. Сумароков;
в) Г.Р. Державин;
г) М.В. Ломоносов.
Ответ: г)
5. Количество стилей, выделяемых лингвистами в современном русском языке:
а) семь;
б) пять;
в) три;
г) четыре.
Ответ: б)
6. Критерий, определяющий особенности каждого функционального
стиля русского языка:
а) желание адресанта;
б) нормы русского литературного языка;
в) цель высказывания;
г) требования этикета.
Ответ: в)
7. Функциональная характеристика официально-делового стиля:
а) точное, беспристрастное, обстоятельное изложение существа и
фактической стороны какого-либо дела;
б) обеспечение адекватной передачи научной информации, аргумен-
тированное изложение современного знания;
в) формирование общественного мнения, влияние на него, воздей-
ствие на адресата;
г) эстетическое преобразование действительности.
Ответ: а)
8. Функциональная характеристика научного стиля:
а) точное, беспристрастное, обстоятельное изложение существа и
фактической стороны какого-либо дела;
б) обеспечение адекватной передачи научной информации, аргумен-
тированное изложение современного знания;
в) формирование общественного мнения, влияние на него, воздей-
ствие на адресата;
г) эстетическое преобразование действительности.
Ответ: б)
9. Функциональная характеристика публицистического стиля:
а) точное, беспристрастное, обстоятельное изложение существа и
фактической стороны какого-либо дела;
б) обеспечение адекватной передачи научной информации, аргумен-
тированное изложение современного знания;
в) формирование общественного мнения, влияние на него, воздей-
ствие на адресата;
59
г) эстетическое преобразование действительности.
Ответ: в)
10. Функциональная характеристика художественного стиля:
а) точное, беспристрастное, обстоятельное изложение существа и
фактической стороны какого-либо дела;
б) обеспечение адекватной передачи научной информации, аргумен-
тированное изложение современного знания;
в) формирование общественного мнения, влияние на него, воздей-
ствие на адресата;
г) эстетическое преобразование действительности.
Ответ: г)
11. Функциональная характеристика разговорного стиля:
а) точное, беспристрастное, обстоятельное изложение существа и
фактической стороны какого-либо дела;
б) обеспечение адекватной передачи научной информации, аргумен-
тированное изложение современного знания;
в) формирование общественного мнения, влияние на него, воздей-
ствие на адресата;
г) обеспечение процесса коммуникации между людьми в неофици-
альной обстановке.
Ответ: г)
12. Основные признаки официально-делового стиля:
а) точность, конкретность;
б) эмоциональность;
в) метафоричность;
г) абстрактность.
Ответ: а)
13. Черта, которая несвойственна официально-деловому стилю:
а) отглагольные существительные;
б) наличие сложных слов;
в) отыменные предлоги;
г) экспрессивность.
Ответ: г)
14. Основные признаки научного стиля:
а) точность, конкретность;
б) эмоциональность;
в) метафоричность;
г) абстрактность.
Ответ: г)
15. Основные признаки публицистического стиля:
а) точность, конкретность;
б) эмоциональность;
в) оценочность, призывность;
60
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]