Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Эффективные коммуникации. Учебник
.pdf
тысяч трёхсот девяноста семи рублей, договорились о компенсации в размере пяти тысяч семисот восьмидесяти двух рублей.
4. Местоимения, как правило, заменяются именами существитель-
ными во всех случаях, когда это возможно, в целях устранения двусмысленности и недопонимания, например: Необходимо оказывать систематическую помощь в организации студенческих конструкторских центров,
привлекая к работе в бюро (а не в нём!) наиболее успевающих студентов.
5. В связи с тем, что официально-деловым текстам несвойственна
эмоционально-экспрессивная окраска, относительные имена прилагательные употребляются здесь чаще качественных.
Относительными в русском языке называются прилагательные, ко-
торые не имеют кратких форм и обозначают признак постоянный, стабильный, неизменный, который не может проявляться в большей или
меньшей степени, например: дом в кирпичном исполнении, выполнена цементная стяжка пола, установлены алюминиевые радиаторы отопления,
помещение оборудовано вентиляционными шахтами и т.д.
Качественными называются такие прилагательные, которые могут
иметь краткие формы и обозначают признак, проявляющийся в большей
или меньшей степени, меняющийся в зависимости от обстоятельств,
например: дешёвый, сильный, слабый, умный, резкий, тонкий, глубокий,
сладкий, солёный и т.д. В документах качественные прилагательные, как
правило, употребляются в следующих формах: сравнительная простая и
превосходная сложная.
6. Официально-деловые документы, как правило, составляются не от
имени подписавшего, а от имени предприятия, учреждения или отдела, и,
следовательно, глаголы здесь чаще употребляются в форме 3-го лица.
Например: Организация обязуется предоставить возможность проведения
исследования по теме Вашей диссертационной работы. Дирекция Челябинского механического завода убедительно просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель гибочного станка, сконструированную инженером В.А. Зубовым.
7. В связи с большой распространенностью в официально-деловых
документах пассивных конструкций здесь преобладают возвратные глаголы с суффиксом –ся, например: рассматривается, выполняется, производится, изучается, систематизируется и т.д.
8. Широкое распространение в официальных документах и деловых
коммуникациях получили отыменные (производные) предлоги, то есть
предлоги, образованные от самостоятельных частей речи, например: в целях, в деле, благодаря, согласно, в силу, в связи, ввиду, в течение, в продолжение, вследствие, по причине, по окончании, по завершении и т. д.
Употребление этих предлогов связано со спецификой построения
предложений в официально-деловом стиле. Примеры предложнопадежных сочетаний, которые встречаются в текстах деловых документов:
41
в отношении поступившего заявления; в течение определённого периода;
во избежание негативных последствий; вопреки решению общего собрания; ввиду случаев мошенничества; впредь до погашения денежных обязательств; вследствие неверной оценки сложившейся ситуации; за счет внебюджетных средств кафедры; касательно обязательств; по мере поступления предложений; по причине несвоевременной выплаты заработной платы; с целью оказания содействия; обойти согласно указателю и т.д.
Однако следует учитывать, что загромождение предложения оты-
менными предлогами приводит к затруднению понимания текста или к искажению его смысла. Например: В целях наведения порядка в деле сбора и
хранения огнеупорного лома в отвалы в силу расходования средств не по
назначению начальники участков обязаны проводить систематическое обследование предприятий. Если сократить количество отыменных предлогов без искажения смысла написанного, эту фразу можно изложить иначе:
Д
ЛЯ наведения порядка во время сбора огнеупорного лома в отвалы и при
хранении лома, а также во избежание расходования средств не по назначению начальники участков обязаны проводить систематическое обследование предприятий.
В синтаксическом строе официально-делового стиля в отличие от
других стилей наблюдается некая общая схема построения предложений,
но при этом используемые синтаксические конструкции характеризуются
сложностью восприятия. Можно отметить следующие особенности синтаксиса деловых документов:
1. В официально-деловых текстах, как правило, прямой порядок слов
в предложениях. Подлежащее чаще всего стоит перед сказуемым; вводные
конструкции могут предшествовать подлежащему и располагаются обычно
в начале предложения; определения ставят перед определяемыми словами,
дополнения после управляемого слова; обстоятельства различных видов
(места, времени, образа действия, меры и степени и т.д.) ставят рядом со
словом, к которому они относятся.
2. Использование рубрикации, то есть визуального и смыслового де-
ления текста на семантические блоки для облегчения восприятия документа, причём нужно структурировать документ в соответствии с правилами,
используя для этого римские и арабские цифры, прописные и строчные
буквы русского алфавита, а также точки и скобки, например:
- I., II., III., IV., V. и т.д.;
- 1., 2., 3., 4., 5. и т.д.;
- 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.5 и т.д.;
- 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3 и т.д.;
- 1), 2), 3), 4), 5) и т.д.;
- а), б), в), г), д) и т.д.
3. В официально-деловых документах чаще всего встречаются слож-
ные предложения с сочинительной и подчинительной связью. Место рас-
42
положения придаточных обстоятельственных предложений относительно
свободное и зависит от смысла высказывания. Если важно обстоятельство
совершения действия, то придаточное ставится впереди главного.
Пример предложения с сочинительной связью: По договору воз-
мездного оказания услуг Исполнитель обязуется по заданию Заказчика
оказать услуги, указанные в п. 1.2 настоящего договора, а Заказчик обязуется принять и оплатить эти услуги.
Пример предложения с подчинительной связью: Безвозмездно ис-
править по требованию Заказчика все выявленные недостатки, если в процессе оказания Услуг Исполнитель допустил отступление от условий договора.
Придаточные изъяснительные расположены, как правило, ближе к
сказуемому, например: Продавец гарантирует, что до заключения настоящего Договора отчуждаемая Квартира никому не продана…
4. Для краткости изложения широко используются причастные и де-
епричастные обороты вместо придаточных предложений, например: Р.И.
Савостьянов, именуемый в дальнейшем Работник…; оставив ряд вопросов
на усмотрение руководства; Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами
гражданского законодательства, действующего на территории России.
5. Характерным для официально-делового стиля является употребле-
ние так называемого «расщепленного» сказуемого, то есть употребление
вместо полнозначного полузнаменательного глагола с существительным,
например: произвести опечатание склада вместо опечатать склад; оказать
помощь в уборке помещения вместо помочь убрать помещение; произвести замену оборудования вместо заменить оборудование, выразить благодарность коллективу вместо поблагодарить коллектив; обеспечить своевременный контроль вместо своевременно проконтролировать и т.д.
6. В текстах официально-делового стиля достаточно часто использу-
ется конструкция, представляющая собой сочетание предлога по с существительным в форме дательного падежа, например: по выполнении, по заключении, по предоставлении.
7. Всем видам официально-деловых документов свойственны стра-
дательные конструкции без указания на действующее лицо, которые представляют собой форму кратких страдательных причастий прошедшего
времени, например: Построен и введён в эксплуатацию новый корпус университета; На первый курс нашего университета зачислено 920 студентов;
объёмы производства увеличены на 20 %; нами были проанализированы
следующие показатели.
В этом случае автору текста важен результат, а не процесс, он не ак-
центирует внимания на исполнителях и рядовых сотрудниках.
8. Использование предложений, имеющих в своей структуре после-
довательность слов в форме родительного падежа (данная синтаксическая
43
особенность стиля обусловлена повышенной частотностью употребления
существительных, в том числе отглагольных): Довожу до Вашего сведения, что Центр формирования (р.п.) фондов (р.п.) и электронной библиотеки (р.п.) Тюменского индустриального университета (р.п.) приступил к
работе по созданию электронного портфолио (р.п.) печатных и электронных работ (р.п.) профессорского-преподавательского состава (р.п.) и сотрудников (р.п.) университета (р.п.) за период с 2000 года по настоящее
время.
9. Использование возможностей синтаксического параллелизма. К
параллельным конструкциям относят такие, которые при наличии общего
грамматического значения (определительного, обстоятельственного и т.
д.), различаются своей структурой и функцией (например, член предложения и придаточное предложение, простое и сложное предложение и т.д.),
например:
1. Директор ознакомился с объяснительной запиской сотрудника и
объявил ему выговор;
2. Директор, ознакомившись с объяснительной запиской сотрудника,
объявил ему выговор;
3. Директор, ознакомившийся с объяснительной запиской сотрудни-
ка, объявил ему выговор;
4. Когда директор ознакомился с объяснительной запиской сотруд-
ника, он решил объявить ему выговор;
5. После ознакомления с объяснительной запиской сотрудника ди-
ректор объявил ему выговор;
6. Объявление директором выговора сотруднику стало возможным
после ознакомления с объяснительной запиской.
Использование параллельных синтаксических конструкций связано
преимущественно с разнообразием способов выражения действия в русском языке. Чаще всего оно обозначается спрягаемой формой глагола (1-й
пример), но может быть выражено деепричастием (2-й пример), причастием (3-й пример), отглагольным существительным (5-й пример), инфинитивом (4-й пример), причем придаточная часть сложного предложения может
заменить глагольное сказуемое (4-й пример). Важно подчеркнуть, что подобные замены приводят не только к появлению новых оттенков значения,
но и к изменению стилистической окраски высказывания: спрягаемые
формы глагола не имеют функционально-стилевой закрепленности, причастия и деепричастия являются книжными формами, а отглагольные существительные, как и пассивная конструкция, придают речи канцелярскую
окраску.
Немалое значение имеет и эстетическая сторона речи: ее не украша-
ют отглагольные существительные, в особенности те, которые возникли в
результате «расщепления» сказуемого (4-й пример), они придают высказыванию тяжеловесность.
44
Выбирая ту или иную конструкцию, адресант сообщения исходит из
ее конкретного значения, стилистической окраски и особенностей текста.
Так, в 1-ми 4-м примерах подчеркнуто главное действие (ознакомился),
сообщение о нем в придаточной части предложения (в 4-й конструкции)
способствует актуализации этой глагольной формы, которая при этом обретает большую самостоятельность.
Особое внимание в деловых документах следует обратить на синтак-
сические ошибки. Нужно понимать, что своеобразие синтаксиса официально-делового стиля требует определенных навыков и знаний при составлении документации. Наиболее типичные ошибки, встречающиеся в официально-деловых документах:
1) загромождение сложного предложения придаточными частями;
2) разнотипность частей сложного предложения;
3) «нанизывание» форм родительного падежа;
4) неправильное употребление союзов и союзных слов;
5) неправильный порядок придаточных предложений;
6) неправильное употребление причастных и деепричастных обо-
ротов;
7) нарушение порядка слов.
Процесс редактирования документов обязателен и обычно включает
в себя четыре этапа.
1. Первоначальное прочтение текста документа, понимание логики
его частей и общего смысла.
2. Проверка фактического материала на достоверность представлен-
ных в документе сведений.
3. Редактирование, корректировка документа. Устранение всех ор-
фографических, пунктуационных и стилистических ошибок.
4. Повторное чтение исправленного текста и выведение его на пе-
чать.
К редактированию текстов официально-делового стиля нужно под-
ходить очень ответственно во избежание двусмысленностей, нарушений
точности и появления разного рода коммуникативных затруднений.
Задания для самоконтроля и саморазвития
Задание 1. Тесты
Тест 1.
1. Какой из стилей во многом опирается на юридическую лексику и
фразеологию, но имеет и некоторые дополнительные характерные выражения, такие как: мера пресечения; взять подписку о невыезде и др.?
А) Административно-канцелярский
Б) Стиль делового общения
45
В) Стиль судопроизводства
Г) Законодательный
о из этого является языковой особенностью дипломатического
2.Чт
подстиля?
А) Употребление международной дипломатической терминологии и
терминологии международного права
Б) Документ имееет четкую структуру
В) Требует однозначности и точности формулировок
Г) Документ отправляется и подписывается одним лицом
3. Ч
то допускается использовать в официальных электронных пись-
мах?
А) Разные шрифты
Б) Проявление уважения к адресату
В) Смайлики
Г) Смешение кириллицы и латинского шрифта
4. Как
ие данные не указываются в автобиографии?
А) Родители (их полное имя и отчество, чем занимаются)
Б) Группа крови
В) Образование
Г) Дата (слева) и подпись (справа)
5. Для
решения каких вопросов используется электронная и факси-
мильная виды связи?
А) Открытых вопросов
Б) Переломных вопросов
В) Оперативных вопросов
Г) Риторических вопросов
6. Что из себя представляют нерегламентированные письма?
А) Текст имеющий четко определенную структуру
Б) Документ с заверенной подписью ответственного лица
В) Документ, закрепляющий правовые отношения юр. лиц
Г) Авторский текст
7. Что
из нижеперечисленного не входит в план при написании ха-
рактеристики профессиональной деятельности?
А) Общие данные (фамилия, имя, отчество, год и место рождения)
Б) Взаимоотношения в коллективе, с товарищами
В) Личные данные родственников
Г) Указание на цель составления характеристики
46
8. Что рекомендуется сделать при получении делового письма?
А) Немедленно изучить его содержание
Б) Направить в ответ краткое уведомление о получении письма
В) Отложить письмо в долгий ящик
9. Документ, составленный по определенным правилам, включает в
себя набор сведений о претенденте на работу -
А) Резюме
Б) Доверенность
В) Автобиография
Г) Расписка
Тест 2.
1. Какая из черт не присуща официально-деловым документам?
А) четкая структура
Б) термины и выражения
В) лаконичность, компактность изложения
Г) нейтральный тон изложения
2. Что из нижеперечисленного не является клише официально-
делового стиля?
А) требуется доказать
Б) ведущий производитель
В) гарантия высокого качества
Г) встреча на высшем уровне
3. Одна из самых распространенных форм обращений в официаль-
ных письменных документах?
А) Уважаемый
Б) Дорогой
В) Милый
Г) Приятель
4. Какие отличительные признаки в использовании языковых средств
не характерны для документов?
А)терминология (административная, юридическая, дипломатиче-
ская)
Б) профессионализмов, характерных для устного делового общения
В) отглагольные существительных (исполнение, постановление, со-
держание)
Г) сложносокращенные слова и аббревиатуры
47
5. Какой документ не подходит под нормативный вид?
А) трудовой договор
Б) стандарт качества
В) постановление
Г) инструкция
6. Что
не включают в себя письменные жанры деловой коммуника-
ции?
А) протоколы и акты
Б) пояснительные записки
В) обзоры
Г) сметы, расчеты
7. К ка
кому виду документов относят учредительные документы
A) нормативные
Б) научно-технические
В) распорядительные
Г) организационно- правовые
Отве
ты на тест №1
1 – в; 2 – а; 3 – б; 4 – б; 5 – в; 6 –г; 7 – в; 8 – б; 9 –а.
Ответы на тест № 2
1 – а, б, в, г; 2 – а; 3 – ф; 4 – б; 5 – ф; 6 – б; 7 – г.
Задан
ие 2. Определите тип документа:
Текст №1 (фрагмент)
1. Введение: Начните презентацию с краткого вступления, пред-
ставьте себя и свою должность, а также сформулируйте основную цель
вашей презентации.
2. Определение аудитории: Предложите краткую информацию о ва-
шей аудитории, их ролях и интересах, чтобы привлечь их внимание.
3. Основная часть: Разделите презентацию на четкие разделы, предо-
ставьте информацию и факты в логическом порядке, используя наглядные
материалы, такие как слайды, графики или диаграммы.
4. Визуальные элементы: Обратите внимание на визуальные аспекты
вашей презентации, такие как четкие и читаемые шрифты, привлекательный дизайн слайдов, использование цветов для подчеркивания важной информации.
5. Вовлечение аудитории: Стимулируйте активное участие аудито-
рии, задавая вопросы, устраивая небольшие дискуссии или возможности
для обратной связи.
6. Примеры и иллюстрации: Используйте реальные примеры и иллю-
страции для поддержки вашей информации и наглядного представления.
48
7. Заключение: Подведите итоги презентации, повторите главные
моменты и сформулируйте ваши выводы. Ответьте на вопросы аудитории,
если они есть.
8. Закрепление информации: Предоставьте дополнительные матери-
алы, такие как информационные брошюры или ссылки на веб-ресурсы,
чтобы аудитория могла углубиться в тему после презентации.
9. Постпрезентационные мероприятия: По возможности оставьте время
для дополнительного общения с участниками, чтобы ответить на дополнительные вопросы или обсудить дальнейшие шаги после презентации.
Текст № 2
Уважаемые сотрудники!
Сообщаем Вам о необходимости провести внутреннюю аудиторскую
проверку нашего отдела в соответствии с установленными стандартами.
Данная проверка является обязательной для всех сотрудников.
Просим Вас предоставить все необходимые документы и информа-
цию, связанную с работой отдела, в срок до 15 февраля 2023 г.
Кроме того, просим участвовать в интервью, которые проведут ауди-
торы наших партнеров для получения более подробной информации о
нашей деятельности.
Просьба сотрудникам обеспечить предоставление полной и досто-
верной информации с целью эффективного проведения аудита.
Благодарим Вас за понимание и сотрудничество!
С уважением,
[Имя и должность руководителя]
Текст № 3 (фрагмент)
1. В деловой коммуникации необходимо проявлять уважение к собе-
седнику и быть вежливым в общении.
2. Сообщения и высказывания должны быть понятными и не вызы-
вать двусмысленности или недоразумений.
3. Важно активно слушать собеседника, проявлять интерес и зада-
вать уточняющие вопросы.
Текст № 4
Уважаемые коллеги!
Сообщаем вам, что состоится встреча руководителей отделов на сле-
дующей неделе, 15 января 2022 года, в 14:00 в конференц-зале нашего офиса.
Мероприятие является обязательным для всех руководителей и рекомендуется всем, кто принимает ключевые решения в работе своего отдела.
На повестке дня предусмотрены следующие вопросы:
1. Обсуждение планов развития компании на текущий год.
2. Разговор о новых проектах и потенциальных клиентах.
49
3. Анализ результатов прошлогодней работы и определение целей на
будущее.
4. Вопросы и предложения от руководителей отделов.
Текст № 5 (фрагмент)
… на подписание договора о предоставлении услуг:
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт серии 1234 №567890, прожива-
ющий по адресу: г. Москва, ул. Примерная 1, доверяю г-ну Петрову Петру
Петровичу, паспорт серии 9876 №543210, проживающему по адресу: г.
Москва, ул. Примерная 2, действовать от моего имени и за мое счет во всех
вопросах, связанных с подписанием договора о предоставлении услуг с
компанией "Примерная организация".
В полном объеме возложенных на него полномочий г-н Петров Петр
Петрович имеет право самостоятельно принимать решения, выступать от
моего имени, подписывать документы, вносить изменения и дополнения в
договор, а также осуществлять все необходимые действия согласно законодательству Российской Федерации.
Настоящая доверенность действительна с момента ее подписания и
до момента окончания выполнения договорных обязательств.
С уважением,
Иванов Иван Иванович
Дата: _____._____._____
[Подпись]
Ответы: 1 – инструкция; 2 – приказ; 3 - правила; 4 – уведомление; 5 – доверенность.
50
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]