Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Организационно-методический механизм освоения предприятиями и организациями требований стандартов ИСО серии 9000. Монография

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

2 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78 / 118 9 10 11 > Следующая >>>

приходящаяся на соответствующее подразделение. В последнем столбце таблицы проставляются суммы трудоемкости по каждой операции и суммарная трудоемкость в целом по функции.

Таблица 6

Распределение технологических операций

по подразделениям организации при выполнении функции

«___________________________________»

(наименование функции)

Номер п.п.

1 2 3 4 ……… N …

…

A Итого по подразделению,

B Весомость подразделения

C Затраты на оплату труда

E Отношение весомости по

Наименование

технологических

операций

чел.-час

в выполнении функции

(в долях единицы) 1,0

сотрудников

подразделений

Весомость подразделений

по затратам на оплату

труда

трудоемкости к весомости

по затратам (х)

Отклонение отношения

весомостей от единицы –

(х-1)

Наименование подразделений,

участвующих в выполнении

функции

Итого по

операции

чел.-час

1,0

В строке А таблицы по каждому столбцу проставляются суммы трудоемкости участия каждого подразделения в реализации функции, а в строке В – весомость

(значимость) участия подразделений в реализации функции.

В строке С таблицы записываются годовые затраты на оплату труда сотрудников подразделений, участвующих в реализации функции, а в строке D – весомость подразделений по затратам на оплату труда.

Для более явного вычленения подразделений, по которым наблюдается несоответствие весомости по трудоемкости и весомости по затратам, вычисляются отношения весомостей по трудоемкости к

весомостям по затратам. Эти данные записываются в строку E, а в строку F записываются отклонения полученных отношений от единицы. Минусовое отклонение отношений свидетельствует о превышении затрат, плюсовое отклонение – о превышении трудоемкости выполняемых работ.

По итогам ОФА можно детально оценить совершенство организационной структуры управления организацией и вычленить проблемы, требующие решения. Ранжирование подразделений по убыванию абсолютной величины отклонений отношения весомостей от единицы позволяет выделить наиболее глубокие из них. Результаты ОФА демонстрируют сбалансированность и гармоничность построения структуры организации и должны учитываться при совершенствовании систем управления таможенными органами.

Основные направления использования результатов ОФА.

Процесс поиска новых решений и их обоснование (создание, проектирование совершенствование, реорганизация) является, по сути, синтезом полученных результатов анализа системы управления организацией. Целью этого процесса является создание новых и совершенствование действующих элементов управляемой и управляющей подсистем системы управления на основе достижений науки, техники и передовой практики их применения.

Процесс обоснования результатов исследования в части совершенствования си-

управления предполагает решение, прежде всего, структурных, функциональ-

стем ных, информационных и параметрических вопросов. Могут возникать и другие проблемы, решение которых должно быть предусмотрено методикой исследования.

Структурные вопросы связаны с обоснованием организационно-штатных структур, числа управляемых объектов и их иерархией, жизнеспособностью структуры.

Функциональные вопросы связаны с обоснованием оптимальных или рациональных характеристик процессов

функционирования предмета исследования по критерию их эффективности, перераспределением функций и организацией взаимодействия.

Информационные вопросы предполагают обоснование необходимого объема и форм представления информации, методов и средств ее передачи, обработки, хранения, ввода и вывода, упорядочение потоков входящей и исходящей информации и информационного взаимодействия. Определение характеристик информации производится на основе

реализации коммуникационных связей с использованием показателей и критериев эффективности, учитывающих структурные и функциональные особенности предмета исследования.

Параметрические вопросы связаны с обоснованием состава показателей и нормативных требований к функционированию подразделений организации. Учет особенностей систем управления при их совершенствовании приводит к необходимости обеспечить их устойчивость, оперативность, гибкость и непрерывность функционирования.

Устойчивость – это свойство любого процесса сохранять и восстанавливать свое качество в условиях внешних и внутренних возмущений. Оперативность

–

свойство процесса управления обеспечивать завершение цикла управления в требуемые сроки. Устойчивое управление всегда оперативно.

Гибкость – это способность изменять формы и методы управления в зависимости от обстановки. Гибкость процесса обеспечивается повышением уровня управляемости, полнотой и своевременностью поступления информации, восприимчивостью процесса к воздействиям со стороны субъекта управления.

Непрерывность – это свойство процесса управления не допускать перерыва между последовательно выполняемыми этапами.

При разработке направлений совершенствования организационных систем управления необходимо стремиться к превращению их в эргатические системы, составной частью которых является человек (оператор). Целесообразно автоматизировать отдельные функции персонала, то есть перевести их исполнение на технические средства. При этом стоит проблема не только подбора технических средств, но и персонала, обладающего соответствующими психофизиологическими характеристиками. С целью предотвращения срыва операторской деятельности должны быть:

– определены критические значения потока информации в зависимости от способов деятельности;

– установлено влияние автоматизации процессов управления на устойчивость операторской деятельности;

– выявлены слабые звенья в структуре деятельности, являющиеся источниками рисков;

– разработаны способы перестройки алгоритмов на другие режимы в случае срывов основного режима;

– установлены допустимые границы изменений функционального состояния оператора.

Основными путями повышения эффективности работы операторов в эргатических системах управления (например, таможенный инспектор на автоматизированным рабочем месте) являются:

– обеспечение необходимой профессиональной подготовки;

– проектирование аппаратуры (технических средств таможенного контроля,

досмотровых комплексов, автоматизированных рабочих мест) в соответствии с требованиями инженерной психологии;

– обеспечение контроля за правильностью действий оператора;

– выбор режимов труда и отдыха операторов;

– исключение информационных перегрузок операторов;

– обеспечение здорового психологического климата в коллективе и т.п.

Устойчивой тенденцией перспективного развития и совершенствования эргатических систем управления является переход к созданию интеллектуальных систем, учитывающих взаимодействие искусственного интеллекта и интеллекта оператора.

Научная полемика в системе поиска инновационных решений.

В процессе построения гипотез, разработки методической

схемы исследова-

ния и обоснования промежуточных и итоговых результатов всегда появляются различные точки зрения и возникает научный спор между участниками исследовательской работы. В процессе научных дискуссий расширяется диапазон взглядов на предмет исследования и возникают новые, неожиданные продуктивные решения.

Однако далеко не всегда научные дискуссии и полемика по спорным

вопросам проходят в корректной форме. Примеры таких «дискуссий» мы встречаем, практически, ежедневно. Отдельные «говоруны» не слышат своего собеседника, не дают ему высказать свою мысль и т.п.

Поэтому, переходя к поискам инновационных решений, направленных на устранение обнаруженных несоответствий, и обсуждениям предлагаемых решений, необходимо ознакомить участников предстоящих дискуссий с

правилами на-

учной полемики.

Полемика – это аргументированное обсуждение в группе специалистов изучаемых проблем и способов их решения. Научная полемика очень важна. Не случайно говорят, что «в спорах рождается истина». Однако чтобы научная полемика была продуктивной, выработаны определенные принципы и правила ее ведения, которые заключаются в следующем:

1) иметь четкую

цель полемики и проводить ее в вопросах, высказываниях,

аргументах и доказательстве;

2) стремиться понять оппонента. Это, можно сказать, основной, наиболее существенный, принцип полемики. Далеко не всегда участники дискуссий стремятся понять позицию возражающей стороны. Дискуссия в этом случае не получает развития;

3) оценивать выводы, мысли и предложения, а не их автора

. Относиться с ува-

жением к оппоненту. Игнорирование этого принципа приводит не к дискуссии, а «перепалке» авторов высказываний;

4) избегать абсолютного отрицания. Абсолютное отрицание мнения оппонента – это, фактически, прекращение дискуссии. Относясь к высказываниям скептически, необходимо понять, почему, на основании чего оппонент высказывает подобное мнение;

5) обеспечить аргументированность, четкость, конкретность и ясность мысли. Высказывая определенные возражения, необходимо определять понятия, которыми выражаются противоположные мысли и на которых строится доказательство;

6) уточнять позицию возражающей стороны посредством вопросов, обнаруживающих слабые места и мотивирующих выдвижение дополнительных аргументов;

7) не оперировать авторитетами, мнением формальных лидеров и должностных лиц. Это

часто встречающийся прием, используемый участниками дискус-

сий, когда нет научных аргументов для доказательства своей позиции;

8) не вести полемику по замкнутому кругу, не превращать полемику в «диалог глухих». В этом случае организаторам дискуссии следует установить регламент и продолжительность полемических высказываний;

9) не ставить вопрос дискуссии на голосование. В исследовательской полемике нельзя

устанавливать истину мнением большинства. Итог дискуссии по спорным вопросам всегда носит вероятностный характер. Его основой должны быть направления дальнейших исследований и методологические приемы их реализации на профессиональной основе.

Ознакомление участников предстоящих дискуссий с этими принципами мо-

жет существенно повысить ее результативность и привести к обоснованию и вы-

инновационного решения.

бору

Применение «Метода Дельфи».

Название этого метода обоснования результатов прогнозирования произошло от дельфийских оракулов в Древней Греции. Суть его заключается в серии поэтапного обсуждения результатов прогнозирования, которые, в итоге, приводят к согласованному решению.

Например, предлагаемая в монографии концепция освоения в таможенных органах требований стандартов ИСО серии 9000, основанная на

приоритете раздела 8 «Измерение, анализ и улучшение» стандарта МС ИСО 9001: 2008 и применении ведомственной аттестации систем управления таможенными органами, нуждается в широком обсуждении среди руководящих работников таможенной службы и персонала таможенных органов. Несмотря на то, что концепция непосредственно решает проблемы качества и инновационного развития таможенных органов, в настоящее время она не находит должного понимания в таможенной сфере. В этом случае полезно для ее обсуждения использовать «Метод Дельфи».

Применяя «Метод Дельфи», целесообразно подготовить и выполнить следующие этапы процесса обсуждения актуального (проблемного, важного, существенного для настоящего момента, злободневного) вопроса:

– разработка первичной анкеты по проблеме и анкетирование с ее использованием персонала, имеющего отношение к рассматриваемой проблеме (анкетируемый, по желанию, может указать на анкете свою фамилию, или оставить ее анонимной);

– обработка результатов анкетирования и обсуждение их на собраниях персонала, имеющего отношение к рассматриваемой проблеме, организация дискуссий

по спорным вопросам, использование в необходимых случаях приемов «мозгового штурма», на которых обсуждаются оценки и мнения, отличающиеся от мне-

ния большинства;

– разработка второй анкеты, учитывающей результаты обсуждения первого

анкетирования, и анкетирование с ее использованием участников первого анкетирования (все ответы могут остаться анонимными);

– обработка и обсуждение результатов второго анкетирования

. При наличии

серьезных разногласий по результатам второго анкетирования могут быть организованы дискуссии по спорным вопросам.

При необходимости, анкетирование с применением усовершенствованных в процессе дискуссий анкет может быть проведено в третий и четвертый раз, то есть до тех пор, пока процедуры решения обсуждаемой проблемы не станут ясными, понятными и

осуществимыми.

Процедуры обсуждения результатов анкетирования, дискуссии и элементы «мозгового штурма» должны касаться предвидения развития событий, этапов решения проблемы, оценке их предпочтительности, корректировки содержания, последовательности реализации, объединения или расчленения этапов решения проблемы, Дискуссии должны завершиться получением в итоге согласованного мнения и выработкой согласованной программы действий.

Следует отметить, что при использовании «Метода

Дельфи» важное место в дискуссиях занимает соблюдение правил полемики. Его цель – с использованием опросов, интервью, дискуссий и «мозговых штурмов» прийти к согласованному решению, прогнозу развития и т.п.

Построение структурной схемы.

Структурная схема представляет собой матрицу, позволяющую наглядно представить взаимосвязь всего комплекса операций, реализуемых в изучаемом процессе, с участвующими

в нем подразделениями и персоналом. Она позволяет проследить пути движения документов, информации, материалов, товаров от начала процесса до его завершения.

Построение структурной схемы применяется для более глубокого уяснения состояния предмета исследования, уточнения методической схемы исследования и разработки в дальнейшем предложений по рациональному использованию результатов исследования, в том числе

предварительных технологических схем реа-

лизации таможенных процессов и процедур.

Построение структурной схемы осуществляется в следующей последовательности:

– определение цели построения структурной схемы и границ рассматриваемого процесса;

– определение состава участников процесса (таможенные органы, подразделения таможенных органов или конкретные должностные лица, участники внешнеэкономической деятельности, налоговые, финансовые и правоохранительные органы

, объекты околотаможенной инфраструктуры и т.п.);

– заготовка формы (таблицы), в которой в заголовках столбцов указываются:

а) в первой столбце – перечень последовательных операций или действий от начала процесса до его завершения;

б) в последующих столбцах – наименования участников процесса;

– определение действий каждого участника процесса и обозначение в соответствующем столбце в виде условных значков (точек, кружков) напротив операций перечисленных в первом столбце;

– осуществление при помощи стрелок совмещения действий участников процесса с указанием движения промежуточных результатов труда и выхода на конечный по процессу результат труда.

Построение карты технологического процесса.

Карта технологического процесса является дальнейшим развитием структурной схемы и представляет собой матрицу с указанием последовательного перечня

операций, участников процесса, используемых средств и трудоемкости. Она

всех изображает этапы процесса и бывает очень полезна для изучения его возможностей. При построении и анализе карты технологического процесса зачастую можно обнаружить потенциальные источники несоответствий установленным требованиям. Подобные карты могут применяться к любому процессу или его части.

Построение карт технологического

процесса, как и структурных схем, применяется для более глубокого уяснения состояния предмета исследования, уточнения методической схемы исследования и разработки в дальнейшем предложений по рациональному использованию результатов исследования.

При построении карты технологического процесса осуществляются следую-

щие процедуры:

– определение цели построения карты технологического процесса и его

границ;

– определение состава участников

процесса (подразделения таможенного ор-

гана или конкретные должностные лица, участники внешнеэкономической деятельности, налоговые, финансовые и правоохранительные органы, объекты околотаможенной инфраструктуры и т.п.);

– определение общей предварительной последовательности всех операций,

образующих изучаемый технологический процесс;

– определение перечня всех предметов и средств труда, вовлекаемых в техноло-

гический процесс (документация, информация,

материалы, ТСТК, оборудование);

– в отношении каждого предмета труда определяется и отражается в карте следующее – от кого он поступает (или кто его поставляет), кто его принимает и что с ним делает;

– в отношении каждого средства труда определяется, кто проверяет его качество (техническую исправность) и кто непосредственно использует в работе;

по каждой технологической операции идентифицируется результат труда,

– который передаётся на следующую операцию (состав выходных данных);

– в отношении каждого промежуточного результата труда определяется, кто его принимает и что с ним делается далее;

– окончательно дорабатывается предварительная технологическая схема.

В процессе доработки карты технологического процесса проверяется:

а) все ли потоки работ, документов и информации правильно связывают входы и выходы технологического процесса;

б) правильно ли отражает карта технологического процесса

последователь-

ный и параллельный характер отдельных операций;

в) отражает ли карта случаи реагирования на несоответствия и необходимость повторного выполнения отдельных операций;

г) точно ли отражает карта все решения, принимаемые в ходе технологического процесса;

д) соответствует ли карта реальному технологическому процессу и надо ли создавать новые технологические документы.

Метод «мозгового штурма».

Метод «мозгового штурма» является одним из распространенных субъективных методов активного поиска новых идей или способов решения поставленной проблемы в любой сфере деятельности. Основной целью «мозгового штурма» является формулировка как можно более широкого спектра идей по решению проблемы, выход за границы тех представлений, которые существуют у специалистов

профиля либо у людей с богатым прошлым опытом. Предложения, полу-

узкого ченные методом «мозгового штурма», требуют дальнейшей тщательной проработки с использованием фактических данных по предмету исследования.

Процедуры «мозгового штурма» включают следующие этапы:

– этап генерации идей – разделение проблемы на ее составные части и формирование перечня вопросов для формирования идей по

их решению; высказывание участниками «мозгового штурма» идей по решению проблемы; на этом этапе высказанные идеи регистрируются, но не обсуждаются и не критикуются. Каждый участник «мозгового штурма» по очереди (или спонтанно) предлагает по одной идее. Цикл подачи идей может повторяться несколько раз. Все идеи, независимо от их значимости, фиксируются и

используются при проведении следующего эта-

па «мозгового штурма»;

– этап обсуждения и анализа выдвинутых идей – идеи или мероприятия по их реализации коллективно обсуждаются участниками «мозгового штурма» и формируется реальный массив предложений по решению проблемы.

Участники «мозгового штурма» должны проявить в ходе работы понимание сущности проблемы, целей и поставленных задач, антидогматическое

мышление, творческий подход к формированию новых идей, способность к творческому воображению и интуиции, интеллектуальную раскованность, разнообразие знаний, позитивный скептицизм, увлеченность, коммуникабельность, развитое чувство ответственности за предлагаемые решения и независимость своего мнения.

При проведении «мозгового штурма» ведущий (модератор) должен стремить-

ся к обеспечению следующих принципов:

– создание атмосферы непринужденности, творчества и доброжелательности; – запрещение критики предлагаемых идей и решений; – поощрение разнообразия направленности идей и решений; – при подаче идей поощрять, развивать и улучшать идеи, поданные другими

участниками группы;

– соблюдение регламента «мозгового штурма»; – обеспечение

полноты анализа идей и степени их обобщения;

– ориентироваться на поиск рационального в поданных идеях, не делать ак-

цента на негативном;

– ориентировать участников на соответствие идей намеченной цели, их реаль-

ность и обеспеченность ресурсами;

– конкретизация идей, их уточнение, дополнение и доработка; – ориентация на построение сбалансированной концепции или программы

действий.

Для обеспечения этих принципов и правил при проведении «мозгового штурма» нецелесообразно включать в состав участников лиц, присутствие которых может стеснять других участников.

Метод «синектики».

Развитие и углубление метода «мозгового штурма» заключается в использовании приемов синектики, позволяющих активизировать интуицию участников «мозгового штурма».

Синектика – это соединение различных, даже несовместимых

элементов. Идея синектики возникла в практике использования метода «мозгового штурма» и в процессах изучения индивидуального и коллективного творчества. Суть ее заключается в поиске и реализации возможности объединения творческой активности участников «мозгового штурма» на основе использования интуитивных элементов мышления.

Приемы «синектики» заключаются в организации «группового мышления» не

с позиций выдвижения идей

в их законченном виде и индивидуальном авторстве, а представление незавершенных идей и мыслей, которые подпитывают процесс коллективного мышления над решением проблемы. Эти идеи и мысли могут выдаваться в виде нерациональной информации, метафор, образов, смутных ощущений и т.п., активизирующих интуицию. При этом очень важны эмоциональный настрой человека, вовлеченность

в суть проблемы, способность «включить» свои эмоции в процессы совместной интеллектуальной деятельности, достижение группой определенного состояния социально-психологического взаимодействия: отрешенности, дистанцирования от проблемы, раскованности в размышлениях, ощущения близости рационального решения, удовлетворенности результатом совместной деятельности.

Методология синектики основана на использовании различных аналогий, выступающих в качестве «операторов синектики»: субъективная аналогия, прямая аналогия, символическая аналогия, образная аналогия, фантастическая аналогия.

Субъективная аналогия заключается в своеобразном «перевоплощении» участника «мозгового штурма» в элемент исследуемого процесса (например, декларация на товары в технологическом процессе ее обработки). Участник «мозгового штурма» вживается

в образ объекта, пытаясь выяснить возникающие при

этом ощущения.

Прямая аналогия заключается в сравнении фактов из двух параллельно существующих областей знаний (например, перенос свойств биологического объекта на объекты техники). Примером такой аналогии могло бы быть придание грузовому контейнеру, пересекающему таможенную границу, свойства «понимания» происходящих с ним контрольных операций

со стороны таможенных органов.

Символическая аналогия предполагает поиск и обнаружение парадоксов в привычном, противоречий в известном, неясного в ясном. Это оператор здорового скептицизма. Требуется в пародоксальной форме сформулировать фразу, отражающую суть явления (например, управление – это насилие).

Образная аналогия заключается в превращении первоначального объекта исследования в некоторый образ, который

сопоставляется в последующем с образом – критерием (например, торговая фирма – морской лайнер, таможенная служба – фильтр).

Фантастическая аналогия предполагает формирование фантастических образов и средств, которые выполняют то, что требуется по условиям задачи, образа – идеала, желаемого будущего, однако противоречащего объективным законам. Например, превращение таможенной службы в автоматизированный электронный комплекс, работающий

без участия человека.

Экспериментальные методы исследования систем управления.

Эксперимент – это изучение предметов или явлений посредством создания искусственных, но близких к реальности, условий их проявления. Эксперимент позволяет глубже понять смысл происходящих процессов и определить соответствие результата исследования своему замыслу (назначению). Важнейшим достоинством эксперимента является его повторяемость, позволяющая получать досто верные результаты.

Эксперимент может быть мыслительным, модельным и реальным. Мыслительный эксперимент – это экспериментирование в мышлении по принципу «а что, если …». Мыслительный эксперимент предполагает использование метода абстрагции. Тяготеют к этому виду экспериментирования различные деловые и инновационные игры.

Модельный эксперимент – это проигрывание поведения организации при из- менении элементов системы управления

с использованием определенной модели.

Модель – это упрощенная копия реального объекта или предмета исследования, обладающая его основными характеристиками и способная имитировать его

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78 / 118 9 10 11 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]