Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Организационно-методический механизм освоения предприятиями и организациями требований стандартов ИСО серии 9000. Монография

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

2 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 910 / 1110 11 > Следующая >>>

Плановый контроль за соблюдением стандартов таможни осуществляется в соответствии с графиком, ежегодно разрабатываемым отделом документационного обеспечения и утверждаемым заместителем начальника таможни. Контроль за соблюдением конкретного стандарта таможни осуществляется представителями подразделений, являющихся потребителями результата труда подразделения, применяющего стандарт. Количественный состав проверяющих не регламентируется.

По итогам проверки должен быть составлен акт

и, при необходимости, даны

предложения по обеспечению соблюдения стандарта или его изменению.

Таможенная технологическая инструкция – это нормативно-технологический документ, определяющий подробный порядок выполнения таможенных функций и содержащий нормы, требования и правила их выполнения. Технологическая инструкция разрабатывается на совокупность таможенных процессов, объединенных определенным итоговым результатом. Она позволяет «привязать» к

местным условиям нормы и требования вышестоящих технологических (про-

цедурных) документов и обеспечить их рациональное исполнение.

Ответственность за своевременную разработку и пересмотр технологических инструкций возлагается на руководство таможенного органа. Оно определяет необходимость разработки технологических инструкций, формирует планы разработки и пересмотра технологических инструкций, осуществляет контроль за их разработкой и своевременной актуа

лизацией.

Основанием для разработки или пересмотра технологических инструкций являются:

– внедрение типовых технологических процессов, рекомендованных ФТС России;

– появление новых приказов и распоряжений вышестоящих таможенных органов, влияющих на порядок, процедуры и условия выполнения таможенных функций;

– изменение схем движения товаров и транспортных средств в зоне деятельности таможни.

Технологическая инструкция

должна содержать следующие разделы:

– вводную часть (общие положения);

– описание технологических операций (действий персонала таможни, тамо-

женных брокеров и представителей, участников внешнеэкономической деятельности);

– порядок применения технических средств таможенного контроля и другого таможенного оборудования, задействованного при выполнении функции;

– критерии качества выполнения технологических процессов;

– правила техники безопасности и пожарной безопасности

при выполнении

технологических операций;

– описание процедур входного контроля качества предметов труда, пооперационного и итогового контроля качества результатов труда.

К технологической инструкции прилагается маршрутно-операционная карта.

Во вводной части (общих положениях) технологической инструкции указывается ее наименование, назначение и перечень технологических процессов,

на которые она распространяется, а также ответственность персонала таможенного органа за ее реализацию.

В разделе «Описание технологических операций (действий персонала таможни, таможенных брокеров и представителей)» должен быть показан весь перечень действий исполнителей при выполнении функции во взаимосвязи по времени и месту ее реализации. Перечень действий персонала должен быть показан

также в виде графика (линейной диаграммы, сетевого графика, алгоритма). Описание действий должно быть выполнено в технологической последовательности с учетом правил использования технических средств таможенного контроля и другого таможенного оборудования, а также правил техники безопасности и пожарной безопасности при выполнении функции.

В разделе «Порядок применения технических средств таможенного контроля и другого таможенного оборудования» должны быть показаны приемы и правила использования ТСТК и другого оборудования, обеспечивающие его целевое применение, безопасность труда, соблюдение правил технической эксплуатации и сохранности.

В разделе «Критерии качества выполнения технологических операций» приводится перечень характеристик качества данного результата труда, их количественные или качественные параметры, а также другие требования, по которым должно определяться соответствие результата труда нормативной документации.

В разделе «Правила техники безопасности и пожарной безопасности при выполнении технологических операций» должны быть приведены важнейшие требования безопасности, в том числе и пожарной безопасности, и сделаны ссылки на соответствующие инструкции.

В разделе «Описание процедур входного контроля качества предметов труда, пооперационного и итогового контроля качества результатов труда» должно быть дано описание методов проверки качества предметов труда, поступающих на рабочее место исполнителей, а также показано, каким образом осуществляется пооперационный и итоговый контроль качества результатов труда исполнителей данной функции. При этом должно быть показано:

– место, время и методы входного контроля предметов труда (носителей рабочей информации и др.);

– место, время и методы пооперационного контроля результата труда в наиболее чувствительных точках технологического процесса;

– место, время и методы окончательного контроля качества результата труда;

– способы и приёмы идентификации факта проверки при помощи печатей, штампов, этикеток, ярлыков, подписей и т.п.;

– способы и приёмы идентификации несоответствующих установленным тре-

бованиям результатов труда, если они какое-то время сохраняются в подразделении.

При разработке технологической инструкции обращается внимание на применение, если это уместно, статистических методов контроля качества и регулирования технологических процессов.

Маршрутно-операционная карта является приложением к технологической инструкции и предназначена для описания технологической схемы движения предметов труда (таможенных документов, электронной информации, товаров, транспортных средств) с указанием выполняемых технологических операций, подразделений (должностных лиц), участвующих в работе, используемых ТСТК и другого таможенного оборудования, а также трудозатрат.

Рабочая инструкция предполагает описание технологического процесса для

конкретного работника, а также критерии качества процессов и результатов и процедуры его контроля, обеспечивая тем самым конкретное исполнение приказов ФТС России.

Посредством такого технологического документа открывается путь для творческого подхода к обеспечению требований вышестоящего уровня управления и участию в инновационном развитии таможенной деятельности, направленной на обеспечение соблюдения таможенного законодательства и совершенствование таможенной деятельности основной массы персонала таможенных органов.

Механизм реагирования на несоответствия и поиск инновационных решений, реализующих требования раздела 8 ГОСТ Р ИСО 9001:2008, должен находиться в управляемом состоянии со стороны субъектов управления – начальников структурных подразделений. Им принадлежит инициатива в создании методов стимулирования (заинтересованности) персонала в улучшении осуществляемых в подразделении таможенных процедур.

Организационно-экономический механизм, вовлекающий персонал в работу по улучшению, состоит из известных руководителям этапов:

– выявлении несоответствия процессов и результатов установленным требованиям, их регистрации и изучения сущности несоответствия;

– выявлении причин несоответствия;

– разработке предложений по устранению причин несоответствия (корректи- рующих и предупреждающих действий);

– экспериментальной проверке и внедрении разработанных предложений.

В состав этих этапов целесообразно дополнительно включить:

– оценку результативности и инновационной ценности предложений;

– регистрацию предложений и поощрение участников разработки;

– разработку рабочей инструкции процесса с учетом принятых предложений;

– доведение ценных инновационных предложений до сведения руководства

ФТС России с целью их широкого распространения.

Любое улучшение утвержденных таможенных процедур требует их пересмотра и нового утверждения. Это сложная по согласованию и длительная по времени операция. Поэтому для обеспечения работоспособности механизма реагирования на несоответствия необходимо создать условия для использования результатов его применения. Эти условия заключаются в реализации двух предложений:

– повысить уровень самостоятельности начальников таможенных органов

в вопросах принятия инициативных решений в области обеспечения качества процессов и результатов;

– разрешить применение на уровне таможенных органов «рабочих инструкций», утверждаемых начальниками таможен и таможенных постов.

Это взаимосвязанные предложения, без осуществления которых бессмысленно вести речь об освоении в таможенных органах стандартов ИСО

серии 9000.

Рабочая инструкция персонала рассматривается как технологический документ для конкретных исполнителей непосредственно на рабочих местах. Она должна отражать действия персонала, учитывающие локальные (местные) особенности обеспечения таможенного законодательства. Рабочая инструкция персонала позволяет реализовывать инициативные решения в области улучшения качества процессов и результатов, не нарушая утвержденных норм таможенного законодательства.

Введение ведомственной аттестации систем управления на соответствие их требованиям МС ИСО серии 9000, а также освоение механизма реагирования на несоответствия связано с систематическим улучшением процессов деятельности таможенных органов. При этом каждое большое или малое улучшение связано с корректировкой (изменением) технологических схем и таможенных процедур.

Меры по устранению причин несоответствий таможенных процессов, осуществляемых в таможенных органах, установленным нормам и требованиям, в большинстве случаев носят локальный процедурный или технологический характер. Они не меняют установленные свыше требования, а создают дополнительные условия для их соблюдения. Реализоваться непосредственно в таможенных органах на законном основании такие меры могут только через такой вид технологического документа как рабочая инструкция.

Введение в состав процедурной таможенной документации рабочих инструкций, разрабатываемых в таможенных органах и утверждаемых руководителями таможенных органов, может существенно повысить оперативность процессов улучшения таможенной деятельности. Тем самым повышается уровень самостоятельности руководителей таможенных органов в вопросах принятия инициативных решений в области обеспечения качества процессов и результатов.

Развитие инициативы руководителей таможенных органов в части повышения качества и улучшения таможенных процедур чрезвычайно важно. Это позволяет:

– достаточно оперативно находить и применять новые технологические решения, не нарушающие установленные требования, а, наоборот, обеспечивающие их соблюдение;

– развивать творческую инициативу персонала в поиске и внедрении новых, инновационных решений.

Рабочие инструкции, как вид документа, разрабатываются с целью подробного описания технологического (процедурного, рабочего) процесса, выполняемого

подразделением или конкретным работником. Рабочая инструкция, как правило, содержит следующие разделы:

– вводную часть;

– описание технологического или рабочего процесса для конкретного работника;

– процедуры контроля качества процессов и результатов;

– критерии качества результата труда.

Во вводной части рабочей инструкции указывается её назначение и вид процесса или функции, составной частью которых

она является.

В разделе «Описание технологического или рабочего процесса» приводится содержание действий исполнителя при выполнении работы во взаимосвязи по времени и месту проведения с другими работниками с приложением линейной диаграммы, сетевого графика или алгоритма. Описание действий выполняется в технологической последовательности с учетом правил использования производственного, контрольного и измерительного оборудования, правил техники безопасности и пожарной безопасности при выполнении работы.

В разделе «Критерии качества результата труда» приводится перечень характеристик качества результата труда, их количественные или качественные параметры, а также другие требования, по которым должно определяться соответствие результата труда нормативной документации.

В разделе «Процедуры контроля качества результата труда» должно быть показано:

– место, время и методы входного контроля предметов труда и рабочей информации;

– место, время и методы пооперационного контроля результата труда в наиболее чувствительных точках процесса;

– место, время и методы окончательного контроля качества результата труда;

– способы и приёмы идентификации несоответствующих установленным тре-

бованиям результатов труда.

Использование предлагаемых рабочих инструкций позволяет непосредственно реализовывать меры, разработанные с целью улучшения результатов труда, не касающиеся принципиальных требований вышестоящих технологических схем, процедур и правил. Введение рабочих инструкций, утверждаемых начальником таможенного органа, существенно поднимает ответственность начальника таможни (или таможенного поста) и повышает творческий потенциал коллектива таможенного органа.

Глава 7

УЧЕБА ПЕРСОНАЛА ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ

(В ТОМ ЧИСЛЕ РУКОВОДЯЩЕГО СОСТАВА)

ПО ПРОБЛЕМАМ КАЧЕСТВА И ЭФФЕКТИВНОСТИ

НЕПОСРЕДСТВЕННО НА РАБОЧИХ МЕСТАХ

Учеба персонала по проблемам качества и эффективности является одной из форм организации творческой деятельности коллектива и осуществляется с целью:

– содействия совершенствованию и развитию таможенного дела, реализации мероприятий по разработке и внедрению мер

, направленных на предупреждение

возникающих несоответствий;

– создания здоровой, творческой и доброжелательной атмосферы в подразделениях таможенного органа;

– всестороннего развития профессиональных способностей персонала, в том числе формирования внутренней мотивации к повышению результативности функционирования таможенных органов.

Наиболее рациональной формой учебы персонала таможенных органов, в том числе руководящего состава, по проблемам качества и эффективности являются семинары непосредственно на рабочих местах. При этом, учеба коллективов подразделений таможенных органов непосредственно на рабочих местах заключается в выявлении причин несоответствий и разработке мер по улучшению таможенных процедур, а учеба руководителей подразделений и других руководящих работников – в совершенствовании системы управления таможенным органом в направлении обеспечения качества процессов и результатов, а также создания и освоения инновационных технологий таможенного дела.

При правильной организации таких семинаров в соответствии с принципами Э. Деминга затраты на них незначительны по сравнению с потенциальной пользой, которая заключается в развитии творческого потенциала персонала таможенных органов и формирования инновационных направлений совершенствования таможенных технологий. Семинары создают условия для того, чтобы каждый работник лучше понимал свою роль в коллективе, гордился своей работой, знал, как выполнить её правильно, получать от этого моральное удовлетворение и формировать желание улучшать её и дальше.

Количественный состав таких семинаров – не более 5–7 человек. При этом рекомендуется объединять в них представителей

разных подразделений, выполняющих смежные функции. В качестве руководителей семинаров на рабочих местах могут выступать руководители подразделений или авторитетные члены первичных трудовых коллективов.

Сущность работы семинаров заключается в разработке тем, связанных с повышением эффективности и качества труда в подразделении, повышением производительности, улучшением условий труда, совершенствованием планирования,

организации и регулирования деятельности и развитием профессиональных навыков работников. Практической формой деятельности семинаров являются регулярные встречи его участников для обсуждения очередных вопросов работы над выбранной темой и координации индивидуальной работы. Каждый член семинара в обязательном порядке принимает участие в обсуждении очередных вопросов, рассматриваемых на семинарах. В периоды между

очередными встречами каждый участник семинара ведет индивидуальную работу над темой по вопросам, согласованным со своими коллегами.

Руководитель семинара обеспечивает следующий порядок работы над темами:

1) выбор темы. Тема для работы семинара выбирается в соответствии с обнаруженными несоответствиями выполняемой функции установленным требованиям (претензиями к работе подразделения);

2) конкретизация объекта

изучения;

3) постановка цели и задачи изучения намеченного объекта;

4) анализ и оценка существующего положения в соответствии с принятой задачей;

5) конкретизация выявленных проблем (недостатков, нарушений и несоответ- ствий);

6) выявление и анализ причин несоответствий;

7) разработка предложений (корректирующих и предупреждающих действий) по предотвращению причин выявленных несоответствий;

8) ранжирование предложений по значимости и очередности

внедрения;

9) внедрение разработанных предложений;

10) повторный анализ и оценка результативности разработанных предложений;

11) включение предложений (при их положительной оценке и инновационной ценности) в стандарты, положения, технологические процедуры и инструкции;

12) определение экономической эффективности или результативности от вне- дренных предложений и поощрение участников семинара;

13) разработка предложений по теме на перспективу.

Анализ существующего

положения по теме производится на основе наблюде-

ний, измерений, анализа отчетных и статистических данных и их сопоставления с установленными требованиями. Для этих целей могут также использоваться перечисленные выше методы поиска инновационных решений.

Выявление и анализ причин несоответствий осуществляется на основе выделения факторов, влияющих на характеристики результатов деятельности и построения причинно-следственных диаграмм.

Разработка предложений по предотвращению несоответствий осуществляется на основе методов активизации групповой творческой деятельности («мозговой штурм» и др.), обеспечивающих комплексное решение поставленного вопроса.

Ранжирование разработанных предложений по значимости и очередности внедрения осуществляется с использованием матриц парных сравнений, вычисления комплексного относительного показателя качества, определения стратегического баланса и

др.

Внедрение разработанных предложений осуществляется только после рассмотрения их вышестоящими структурными подразделениями и выделения для этой цели необходимых ресурсов (персонал, информационные источники и т.п.).

Повторный анализ и оценка результатов от внедрения разработанных предложений осуществляется участниками данного семинара, при этом для обеспечения сравнимости результатов оценки должны использоваться те же методы

анализа, что и при первичной оценке. Положительные результаты повторной оценки дают основание для включения предложений в стандарты, положения, технологии и рабочие инструкции.

При завершении работы над темой рекомендуется, чтобы участники семинара дали предложения по рассмотренной проблеме на перспективу (4-5 лет), которые могли бы быть включены в перспективный план развития таможенного органа.

Большое значение имеет участие руководства таможенного органа в выборе тем для работы семинаров. Если руководство ведет комплексную работу по совершенствованию системы управления таможенным органом, то в этом случае, безусловно, полезно вовлечь в эту работу весь коллектив таможенного органа. Семинары на рабочих местах могут придать этой работе массовый характер и повысить интерес коллектива к повышению результативности управления.

Для обеспечения целенаправленности и комплексности работы по совершенствованию системы управления руководство должно определить направления работы семинаров и оказать им методическую и практическую помощь в постановке и изучении проблем.

Если тема для работы выбирается участниками семинара по своей инициативе, то она увязывается с проблемами, с которыми чаще всего сталкиваются участники семинара. Это, как правило, проблемы совершенствования механизма реагирования на несоответствия результатов работы установленным требованиям.

Следует обратить внимание на выбор и освоение членами семинаров методов выявления и анализа причин несоответствий, изложенными в разделе «Методы поиска инновационных решений». Простейшие их них могут использоваться участниками семинаров на рабочих местах. Наиболее распространенными методами изучения, применяемыми на рабочих местах, являются: методы сбора исходных данных, построение причинно-следственных диаграмм, построение гистограмм, структурных схем и др.

Разработка предложений по совершенствованию системы управления в семинарах на рабочих местах осуществляется, в основном, на основе обсуждения и дискуссий участников семинаров. Такие предложения бывают очень полезными, так как они базируются на глубоком знании технологических процессов участниками семинаров и высоком уровне интуиции непосредственных исполнителей.

Для обеспечения организованного осуществления действий по разработке предупреждающих мероприятий разрабатывается и утверждается план действий. Он должен определить, кто выполняет конкретный этап, что и во взаимодействии с кем он конкретно делает, какие использует для этого средства и методы, где

осуществляется выполнение этапа, когда он должен быть выполнен и как документально оформлен.

Дальнейшее развитие механизма реагирования на несоответствия, при появлении интереса персонала к творческой деятельности, может заключаться в реализации следующих мероприятий:

– формирование стабильных творческих групп;

– расширение организационных форм их работы;

– изучение персоналом творческих групп методов поиска

инновационных решений (в том числе статистических методов анализа состояния таможенных процедур, построение причинно-следственных диаграмм, использование «метода профиля», карт технологического процесса, методы выбора альтернатив и др.).

При организации семинаров на рабочих местах и необходимости решения ключевых вопросов при совершенствовании таможенных процедур целесообразно уделять внимание и такой форме работы, как консультации. Консультирование, как форма получения новых знаний, находит применение из-за определенной простоты и доступности ее использования. По своему характеру оно может быть внутренним и внешним.

Внутреннее консультирование основано на использовании внутреннего творческого потенциала персонала таможенных органов. Оно может быть реализовано в следующих формах:

– привлечение для консультаций опытных специалистов, обладающих солидным стажем работы и заслуженным авторитетом в коллективе таможенных органов;

– организация целевых творческих «круглых столов» и целевых конференций, ориентированных по составу участников на специалистов, руководителей первичных трудовых коллективов, руководителей среднего и высшего звена таможенных органов.

Развитие внутреннего консультирования для таможенных органов во многом полезней, чем внешнего. Оно позволяет вовлечь в процессы совершенствования системы управления значительную часть своего персонала и формирует в нем корпоративный патриотизм. Это способствует развитию ответственности персонала за достижение целей организации и повышает ее управляемость и динамичность.

Внешнее консультирование по проблемам освоения систем управления качеством может осуществляться на основе приглашения внешних консультантов для анализа и оценки состояния системы управления и разработки предложений по освоению требований стандартов ИСО серии 9000.

С целью повышения уровня активизации персонала и широкого вовлечения его в творческую работу семинаров на рабочих местах руководство таможенного органа должно максимально использовать возможности морального поощрения участников семинаров. Для этого могут с успехом практиковаться:

– ежегодные конференции участников творческих групп;

– конкурсы на лучший семинар года;

– конкурсы подразделений на лучшую организацию работы с несоответствиями;

– конкурсы на лучшее инновационное решение по предупреждению несоот- ветствий;

– пропаганда достижений лучших результатов работы по обеспечению каче-

ства процессов и результатов в ведомственных средствах массовой информации.

Активное участие работников в семинарах на рабочих местах должно учи тываться в коэффициенте качества труда персонала и поощряться в зависимости от важности, ценности и новизны разработанных мер по устранению различных несоответствий.

С введением ведомственной аттестации таможенных органов на соответствие систем управления требованиям МС ИСО серии 9000 и механизма реагирования на несоответствия открываются широкие возможности для развития творческого потенциала персонала, поиска инновационных решений и оценки качества работы руководящего состава и персонала таможенных органов.

При этом в группу показателей, характеризующих активность творческого потенциала руководящего состава и персонала таможенных органов становится целесообразным включить:

– ежегодный прирост соответствия системы управления таможенным органом требованиям ГОСТ Р ИСО 9001:2008, определяемый по результатам ведомственной аттестации систем управления;

– количество освоенных в течение года инновационных решений в области таможенной деятельности;

– количество поданных и освоенных в течение года предложений по улучшению таможенных процессов и результатов (всего, в том числе в расчете на одного человека);

– количество поданных заявок на изобретения и рацпредложения в области таможенной деятельности (всего, в том числе в расчете на одного человека);

– количество (в процентах от общей численности персонала таможенного органа) сотрудников и работников, участвовавших в улучшении таможенных процессов и результатов.

100

<<< < Предыдущая 1 2 3 4 5 6 7 8 910 / 1110 11 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]