Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Психология управления и лидерства в организации. Учебное пособие
.pdf
и составлять учетные книги, по которым легко можно сориентироваться о месторасположении и количестве необходимых вещей.
3. Шаг Сэисо «содержание в чистоте» (уборка) – содержание ра-
бочего места в чистоте и опрятности. Предполагает разделение рабочего стола на несколько функциональных зон, в пределах которых
находятся соответствующие вещи. Регулярная проверка дееспособности и генеральные уборки рабочих зон и вещей позволяет протекать
рабочему процессу более эффективно.
4. Шаг Сэикэцу «стандартизация» (поддержание порядка) – это
время для анализа результатов прохождения первых трёх шагов. Наиболее эффективные решения закрепляются в стандартизации и автоматизации рабочего процесса.
5. Шаг Сицукэ «совершенствование (буквальный перевод – вос-
питание)» (формирование привычки) – осознание данной методики 5S
как философии через воспитание привычки точного выполнения установленных правил, процедур и технологических операций. Это позволяет усилить эффективность всей работы через экономию времени
и энергии, что и является целью тайм-менеджмента.
Методика «Пропорция Вильфредо Парето 20:80» [4] гласит, что
при эффективном планировании 20 % жестко запланированных временных затрат должно обеспечиваться 80 % достигнутых целей в итоге. В то время как оставшиеся 80 % временных затрат, которые можно
жестко не планировать (или, например, использовать для этих промежутков времени более гибкое контекстное планирование), обеспечивают достижение всего 20 % целей.
Методика «Пропорция Лотара Зайверта 60:20:20» [4]: 60 % рабочего времени должно отводиться на планируемое выполнение основных задач и функций; 20 % – на творчество и самоорганизацию
(гибкое планирование) и еще 20 % – это резервное время на внеплановые траты, в том числе на случайно возникшие помехи.
Методика «Пропорция АВС (или АБВ) 15:20:65» [4]: 15 % времени – это жестко планируемое время выполнения главных приоритетных задач; 20 % времени – отводится на выполнение второстепенных задач и 65 % – время на вспомогательные задачи, помехи и другие потери времени.
Если учесть, что количество часов, отводимое на решение задач
в течение дня, не должно превышать 7±2 часа (время наибольшей работоспособности), то в табл. 2.2 можно представить планирование
и распределение их по важности в соответствии с предлагаемыми
пропорциями.
31
Распределение времени на выполнение задач разной степени
Методики
Количество решаемых в день задач
Задачи высокой
степени важности
Задачи средней
степени важности
Задачи низкой
степени важности
В. Парето
1 – 2
5 – 6
Л. Зайверт
3 – 4
1 – 2
1 – 2
АВС
1
2 – 3
4 – 5
Методики
Количество часов в день, выделяемое на задачи разной
степени важности
Задачи высокой
степени важности
Задачи средней
степени важности
Задачи низкой
степени важности
В. Парето
1,5
6,5
Л. Зайверт
5
1,5
1,5
АВС
1
1,5
5,5
важности приведено в табл. 2.3 (исходя из 8 – часового рабочего дня).
Таблица 2.2
Определение количества задач и распределение их
по степени важности в соответствии с предлагаемыми методиками
Таблица 2.3
Определение временных периодов на выполнение задач
в зависимости от степени их важности в соответствии
с предлагаемыми методиками
Таким образом, учитывая особенности своего психотипа, изменения своих биоритмов и специфику работы, можно выбрать наиболее подходящее распределение.
Методика системы контекстов по Г.А. Архангельскому [3].
Сущность данной системы заключается в том, что помимо важности,
все задачи еще можно делить на «жесткие» и «мягкие» по срокам их
выполнения. Тогда как «жесткие» дела выполняются строго отведенное для них время, «мягкие», хотя и являются важными, но могут
быть выполнены в любое время в зависимости от сложившегося контекста. В качестве таких контекстов могут выступать любые обстоятельства жизнедеятельности, как внешние (например, случайная
встреча с кем-то, нахождение в каком-либо месте), так и внутренние
(например, ухудшение самочувствия).
Данная система представляет собой перечень зафиксированных
письменно задач, которые должны выполняться при наступлении тех
32
или иных контекстов, т.е. соответствующих обстоятельств. Например,
Что или кто?
Задачи
Примечание
Чтение художественной
литературы
1. Определиться с выбором книги
2. Взять в библиотеке/
купить в магазине/
скачать в Интернете
В любое свободное от
других дел время
Порядок в бумагах
1. Разложить по папкам
квитанции и чеки
2. Выбросить старые
черновики
3. Очистить мусорную
корзину
В течение месяца
этот перечень может иметь вид таблицы (табл. 2.4).
Таблица 2.4
Пример построения системы контекстов.
Контекст «Отменили занятия в университете»
В первом столбце записывается перечень возможных видов деятельности, которые наиболее эффективно выполнять в рамках наступления данного контекста. Во втором столбце перечисляются конкретизированные задачи в рамках указанной деятельности; в третьем –
примечания, которые содержат, например, временные рамки выполнения данной деятельности.
Такую «шпаргалку» имеет смысл написать на случай совершенно разных контекстов, которые время от времени случаются в жизни,
и держать всегда под рукой, чтобы при соответствующих условиях
ею быстро и эффективно воспользоваться.
Методика выполнения самых трудных и неприятных дел
с утра [7]. Часто суть этой методики обозначают как «съесть лягушку
с утра» (Брайан Трейси). То есть чем быстрее с утра, на подъеме своих жизненных сил, выполнить самое трудное и неприятное дело, затем высвобождается все остальное время на все остальные задачи.
Особенность состоит в том, что если откладывать это сложное
«на потом», есть опасность просто прокрастинировать весь оставшийся день, что негативно скажется на эмоциональном фоне и не позволит выполнять другие задачи.
Методика активного использования корзины для мусора [7].
Замечено, что у собранных и организованных людей на столе, как
33
и на рабочем столе компьютера, царит порядок и чистота. Это является ярким показателем внутренней организованности человека. Многочисленные записки, черновики, старые бумаги, лежащие в беспорядке – это показатель хаоса и неорганизованности, неумения выделить важное.
Методика свершения больших дел маленькими порциями
[3]. Браться за выполнение важных серьезных и больших дел нелегко,
часто этому предшествуют длительные раздумья и приобретение решимости. В основе данной методики лежит положение о том, что все
большое состоит из маленьких составных частей, как большая картина из кусочков пазлов, что также можно пояснить так: «Дорогу осилит идущий». А небольшие, вполне «подъемные», задачи совершать
вполне реально. И, таким образом, через какое-то время большая задача будет решена и глобальная цель достигнута.
То есть если каждое утро, например, делать зарядку по 15 минут,
то через какое-то время можно отметить, что тело стало более выносливым, подтянутым, а самочувствие бодрым, что в целом положительно сказывается на общем состоянии здоровья.
Или, к примеру, вы поставили большую глобальную цель – выучить иностранный язык. Начните с составления списка школ иностранных языков в районе своего проживания или недалеко от работы. В иных районах варианты рассматривать даже не стоит, так как
траты времени на дорогу являются неоправданными. Далее составьте
расписание посещения ознакомительных (как правило, бесплатных)
занятий в каждой из выбранных. После посещения остановитесь на
1 – 2 вариантах. Согласуйте расписание в каждой из выбранных школ.
Выбирайте наиболее удобное для себя и ответственно посещайте занятия и выполняйте задания. В зависимости от интенсивности курса
можно будет заметить прогресс.
2. Делегирование. Используя в своем управлении временем
матрицу Д. Эйзенхауэра, часть задач попадает в квадранты «неважное, но срочное» и «неважное и несрочное». С одной стороны, тратить время на их выполнение не разумно со стороны управленца, но,
с другой стороны, поскольку эти задачи все же существуют, их выполнение может оказаться необходимым. Выполнение такого рода задач полностью можно делегировать (переложить выполнение) другим
людям (подчиненным), тем самым экономя свои ресурсы времени,
но используя ресурсы других.
Выполняя делегированные задачи, подчиненный не просто тратит свое драгоценное время, но он также обменивает свой временной
34
ресурс на другие: например, деньги и/или приобретение опыта, повышение собственного статуса или укрепление имиджа и др.
Однако нужно понимать, что совершенно необходимо делегировать неважные задачи и очень выборочно доверять другим выполнение важных вопросов. Так, например, совершенно недопустимым является делегирование следующих вопросов:
– планирование основного проекта (формулирование цели);
– подбор ключевых исполнителей;
– методы мотивации и стимулирования членов команды;
– основной контроль за работой команды;
– итоговая оценка членов команды;
– поощрение исполнителей.
В практике эффективного управления существует несколько
важных правил делегирования [2; 5]:
Правило 1. Точное и четкое описание желаемого результата.
Важно помнить, что для соблюдения этого правила необходимо, чтобы преследуемая руководителем цель была измерима по технике
SMART (Specific – конкретная, Measurable – измеримая, Achievable –
достижимая, Realistic – актуальная, Time-bound – ограниченная во
времени).
Это правило является самым важным из всех, потому что вся
проводимая работа будет зависеть от того, насколько единообразно
руководитель и подчиненный понимают и представляют результат
работы. Поэтому обязательным является письменное описание конечного результата и получение обратной связи от подчиненного о том,
как он понял свою задачу.
Правило 2. Обозначение ограничений, в рамках которых должны
быть достигнуты результаты. Здесь должны быть обозначены условия, в рамках которых должен быть достигнут требуемый результат.
Правило 3. Перечень и лимиты имеющихся ресурсов. Деятель-
ность всегда связана с ограничениями в ресурсах (материальных, людских, временных) – подчиненные должны об этом быть осведомлены.
Правило 4. Определение стандартов работы, критериев работы
и периодичности проверки результатов работы, формы отчетности.
Промежуточный контроль очень важен независимо от того, достигаются поставленные промежуточные результаты или нет. Это подтверждает
серьезное отношение к делу, а также позволяет своевременно выяснить,
по намеченному плану идет работа или произошел сбой.
Правило 5. Выявление позитивных и негативных последствий
деятельности. Выполнение этого правила достаточно затратно
35
по времени, но именно оно определяет мотивацию подчиненного. Необходимо осведомить (а эффективнее – вместе с подчиненным рассчитать), какие ожидаются положительные последствия от достижения результата и какие негативные последствия могут последовать
от неполучения желаемого результата. Ответственность подчиненного как в одном, так и в другом случае должна быть определена максимально однозначно.
Соблюдая выполнение этих правил, выигрываем сразу в нескольких направлениях:
– наиболее вероятно, что получаем желаемый результат в работе;
– высвобождаем для себя больше временного ресурса;
– получаем более квалифицированных и ответственных подчиненных, передавая им опыт и поощряя творческий подход к делу.
При попустительском отношении к данным правилам можно получить следующие негативные последствия:
– подчиненный искаженно понимает суть задания;
– работа сопряжена большими и неоправданными эмоциональными и физическими затратами с обеих сторон;
– нарушаются сроки и лимиты ресурсов;
– отсутствует понимание и мотивация к выполнению задания;
– работу приходится перепоручать кому-то другому;
– другие последствия.
Таким образом, при правильном делегировании с соблюдением
этих несложных, но важных правил руководитель высвобождает для
себя время, необходимое для выполнения более важных и стратегических задач.
Здесь приведены далеко не все существующие методики по
управлению временем. Их многообразие показывает, что для любой
задачи, какую бы перед собой ни ставил менеджер, есть приемлемый
инструмент для выполнения с наибольшей эффективностью.
Выводы
Вследствие неумения расставлять приоритеты в делах и организовывать свое время люди подвергаются прокрастинации, то есть
тенденции откладывать дела «на потом», ожидая, что «все само собой
как-нибудь разрешится». В результате такой поведенческой привычки
развивается стресс и понимание того, что все задачи выполнить все
равно не удастся, что приводит далее к апатии и развитию депрессии.
Вопрос управления временем как уникальным ресурсом, имеет
богатую историю развития. Основные направления:
36
– разделение всех задач на важные и неважные;
– тщательное планирование выполнения задач, которые не подлежат делегированию;
– делегирование неважных и отчасти важных задач.
Важно учитывать, что каждый этап тайм-менеджмента требует
письменной либо электронной фиксации.
К настоящему времени разработано достаточное количество методик, приемов, инструментов по управлению временем, с тем чтобы
каждый человек, учитывая особенности своего психотипа и потребности, мог выбрать наиболее подходящее именно ему.
Контрольные вопросы
1. Что такое прокрастинация и чем она опасна для человека?
2. Согласно матрице Д. Эйзенхауэра, к какому квадранту следу-
ет отнести еженедельные занятия спортом? Поясните свой ответ.
3. Согласно матрице Д. Эйзенхауэра, в каком квадранте будет
запись о выделении времени для планирования распределения времени по задачам? Поясните свой ответ.
4. Если вы стоите перед выбором, какую систему ежедневного
или недельного планирования выбрать, то какая из приведенных систем «золотых» пропорций кажется вам наиболее удобной? Почему?
5. Если у вас есть собственная система ежедневного или недель-
ного планирования, то какие пропорции распределения времени
на разные виды активности содержит она? В чем заключается залог
эффективности данной системы для вас?
Задания для самостоятельной работы
Задание 1. Начертите матрицу Д. Эйзенхауэра и разместите
в ней следующие задачи:
– посиделки с родственниками;
– написание курсовой работы;
– поход в поликлинику с больным зубом;
– просмотр новостей;
– вечеринка с друзьями;
– написание резюме;
– 9-часовой сон;
– прослушивание музыки;
37
– занятие хобби.
Поясните свои ответы.
Задание 2. Проведите недельное самонаблюдение за изменением
своих биоритмов в зависимости от суточного времени, тщательно
фиксируя эти изменения в блокнот. Обобщив данные за неделю, начертите графики зависимостей изменчивости ваших биоритмов в зависимости от времени суток. По оси абсцисс укажите 24 суточных часа, а по оси ординат – вашу активность по 10-балльной шкале.
Разными цветами постройте графики ваших биоритмов:
а) физические (связаны с работоспособностью, периодами подъема и спада физических сил);
б) эмоциональные (связаны с перепадами настроения: хорошее,
повышенное, или, наоборот, плохое, пониженное);
в) интеллектуальные (связаны с умственной работоспособностью, с периодами, когда легко концентрировать внимание на решении сложных задач, а когда, наоборот, с периодами сниженного
функционирования познавательных процессов);
г) связанные с взаимодействием с другими людьми (периоды,
когда хочется побыть в одиночестве, и периоды, когда хочется общаться и активно взаимодействовать с другими).
Вопросы для анализа
1. Какие из ваших биоритмов совпадают между собой, а какие
зеркально противоположны? Почему так происходит?
2. Можете ли вы сознательно влиять на изменение биоритмов?
Каковы возможные последствия таких изменений?
3. В соответствии с данными графиками объясните, какие из методик подходят или, наоборот, совершенно не подходят для применения вами?
Задание 3. Согласно системе контекстов Г.А. Архангельского
составьте для себя «шпаргалку» на предмет наступления следующих
контекстов:
а) нет Wi-Fi;
38
б) зашла поболтать соседка;
в) «застрял в пробке».
Тесты для самопроверки
1. Прокрастинация – это:
а) привычка откладывать дела «на потом»;
б) методика по управлению временем;
в) способность выполнять несколько дел одновременно.
2. Какими характеристиками обладает время, как ресурс:
а) равность обладания: каждый человек имеет по 24 часа в су-
тки;
б) неисключительность: каждый человек имеет этот ресурс;
в) невосполнимость: «наверстать» упущенное время можно
только за счет дополнительных затрат времени;
г) всеми из перечисленных.
3. В какой из квадрантов матрицы Д. Эйзенхауэра можно отне-
сти подготовку выпускной квалификационной работы в течение
учебного года:
а) «важное и срочное»;
б) «важное, но несрочное»;
в) «неважное, но срочное»;
г) «неважное и несрочное».
4. Является ли правильным с точки зрения тайм-менеджмента
делегировать подчиненным процесс поощрения сотрудников:
а) да;
б) нет.
5. Следуя по какому пути, можно добиться наибольшей эффек-
тивности в управлении временем:
а) за счет правильной расстановки приоритетов в задачах;
б) за счет рационального планирования времени;
в) за счет делегирования части задач;
г) грамотно используя все перечисленные направления.
Список литературы
1. Абовский В.П., Полонский Л.Л., Прокофьев Д.А. Уроки служения. Эффективное управление и поведенческая экономика /
В.П. Абовский, Л.Л. Полонский, Д.А. Прокофьев. – СПб.: НесторИстория, 2011. – 288 с.: ил.
2. Аллен Д. Как привести дела в порядок: Искусство продуктивности без стресса. – М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012.
3. Бэйли К. Мой продуктивный год: Как я проверил самые известные методики личной эффективности на себе; пер. с англ. – М.:
Альпина Паблишер, 2017. – 300с.
4. Мрочковский Н. Экстремальный тайм-менеджмент / Н. Мрочковский, А. Толкачев. – М.: Альпина Паблишер, 2012. – 214 с.
39
5. Пайн II, Джозеф Б., Гилмор, Джеймс Х. Экономика впечатле-
ний: работа – это театр, а каждый бизнес – сцена: пер. с англ. – М.:
Издательский дом «Вильямс», 2005. – 304 с.: ил.
6. Талер Р. Новая поведенческая экономика: почему люди нарушают правила традиционной экономики и как на этом заработать;
пер. с англ. А. Прохоровой. – М.: ЭКСМО, 2018. – 368 с.: ил.
7. Тайм-менеджмент. Полный курс: учеб. пособие / Г.А. Архангельский, М.А. Лукашенко, Т.В. Телегина, С.В. Бехтерев; под ред.
Г.А. Архангельского. – 2-е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2013. –
311 с.
40
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]