Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
1
О.В. Медведева
ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННО-
ГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
Учебное пособие
2
УДК 338
ББК 65.291.212.8
М 42
Рецензенты:
В.А. Беспалько, канд. экон. наук, доцент кафедры «Экономики и ме-
неджмента» Краснодарского кооперативного института;
Е.Н. Ткачева, канд. экон. наук, доцент кафедры «Менеджмента, марке-
тинга и предпринимательства» ЮИМ
Медведева О.В.
М 42 Основы документационного обеспечения управления. Курс лекций,
2-е изд., перераб. и доп — Краснодар: Южный институт менеджмента, 2012;
Электронно-библиотечная система IPRbooks, 2012. — (Высшее образование).
— 175 с.
ISSN 2227-8397
В учебном пособии рассмотрены история развития отечественной систе-
мы государственного делопроизводства, современная структура управления
документоведением в России, законодательная и нормативно-методическая
база документационного обеспечения управления, правила организации работы с управленческой документацией, этапы документооборота.
Особое внимание уделено освещению вопросов документирования
управленческой деятельности: роли и функции документа в системе управления, видам и характеристике организационно-распорядительных и кадровых
документов, правилам их составления и оформления. Детально рассмотрены
структура и содержание учредительных документов, порядок их государственной регистрации, состав и назначение реквизитов документов, правила
их оформления и расположения в бланках официальных документов.
Для студентов, обучающихся по специальностям «Финансы и кредит,
«Бухгалтерский учет, анализ и аудит», «Менеджмент организаций», «Социально-культурный сервис и туризм». Рекомендовано к изданию научнометодическим советом ЮИМ (протокол № 6 от 7 февраля 2012 г.)
ISSN 2227-8397
© Издательство ЮИМ, 2012
© Медведева О.В., 2012
© Электронно-библиотечная
система IPRbooks, 2012
3
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Тема 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ
1.1. Приказное делопроизводство
1.2. Система коллежского делопроизводства
1.3. Министерское (исполнительное) делопроизводство
1.4. История советского делопроизводства
Тема 2. ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ В УПРАВЛЕНИИ
2.1. Основные термины и понятия
2.2. Законодательное, нормативное и методическое регулирова-
ние делопроизводства
2.3. Унификация и стандартизация документов
2.4. Информация в системе управления
2.5. Документ и его виды. Классификация документов
Тема 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие правила оформления документов
3.2. Бланк документа и его виды
3.3. Состав и назначение реквизитов документа
Тема 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
4.1. Состав и назначение организационно-распорядительных
документов
4.2. Организационно-правовые документы
4.2.1. Учредительные документы
4.2.2. Устав
4.2.3. Учредительный договор
4.2.4. Положение об организации (учреждении)
4.2.5. Положение о структурном подразделении
4.2.6. Штатное расписание
4.2.7. Должностная инструкция
4.2.8. Регламент
4.3. Распорядительные документы
4.4. Справочно-информационные материалы
4
Тема 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
5.1. Роль документов по личному составу в исполнении норм
трудового законодательства
5.2. Порядок и сроки хранения кадровых документов
5.3. Порядок оформления и движения отдельных видов кадро-
вых документов
Тема 6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
6.1. Документооборот и его основные этапы
6.2. Организация документооборота
6.3. Методы совершенствования организации документооборо-
та. Электронный документооборот
Тема 7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения документов
7.2. Сроки исполнения документов
7.3. Анализ данных об исполнении документов
Тема 8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Сущность, значение и формы регистрации документов
8.2. Регистрация и индексация документов
Тема 9. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ И ПОДГОТОВКА ИХ
К АРХИВИЗАЦИИ
9.1. Номенклатура дел и ее виды
9.2. Формирование дел
9.3. Хранение дел и подготовка их к архивизации
9.4. Порядок уничтожения документов
Тема 10. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕФЕРАТОВ,
КУРСОВЫХ, ВЫПУСКНЫХ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ РАБОТ
ГЛОССАРИЙ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ
5
ВВЕДЕНИЕ
Управленческая деятельность подразумевает создание разнообразных видов документов, без которых невозможно решать задачи планирования, управления кадрами, финансирования, бухгалтерского учета и
оперативного управления. Любое управленческое решение базируется
на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. По
мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий и организаций различных форм собственности,
созданных с различными целями, которые становятся объектами и субъектами передачи информации. В свою очередь, результатом отражения
информации, фактов, событий, предметов, явлений выступает документ.
Документы служат носителями первичной информации, именно в
документах информация фиксируется впервые. Умелый и грамотный
подход к организации работы с документами позволяет оптимизировать
использование рабочего времени управленческих работников. Таким
образом, актуальность знания вопросов документирования значительна
и постоянно возрастает.
Каждый документ, создаваемый его исполнителем, должен соответствовать нормам современного действующего законодательства.
Оформление документов в соответствии с действующими нормами и
правилами обеспечивает защиту интересов организации, а также повышает эффективность работы всего управленческого аппарата. Управленческие работники в процессе своей деятельности, в большей или меньшей степени, создают те, или иные документы (являются делопроизводителями, оформляют дела), следовательно, одной из важнейших функций управленческих работников является грамотная и эффективная организация работы с документами, что является предметом изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения управления».
Специалист в области управления (общего, финансового и др.)
должен знать особенности государственного регулирования процесса
документационного обеспечения управления, состав документов, формируемых в процессе управленческой деятельности, уметь составлять и
оформлять организационно-распорядительные документы в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Курс лекций по дисциплине «Основы документационного обеспечения управления» дает знания об исторических этапах развития дело-
6
производства в России, основах построения государственной системы
законодательного и нормативно-методического регулирования документационного обеспечения управления; знакомит с классификацией управленческих документов, принципах унификации и стандартизации документов; дает представление о составе и видах организационнораспорядительных и кадровых документов, правилах их составления и
оформления; разъясняет роль управленческих работников в системе организации работы с документами, методах сокращения и совершенствования документооборота.
7
Тема 1. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В РОССИИ
1.1. Приказное делопроизводство
Государственная система делопроизводства на Руси начала складываться лишь в конце XV в. В этот период происходит становление централизованного русского государства, впервые создается аппарат государственного управления. Система государственных органов управления
того времени включала в себя несколько уровней: первый уровень – царь
и Боярская Дума; второй – приказы; третий – приказные избы; четвертый
– столы.
Высшим законодательным уровнем власти в период приказного делопроизводства являлись царь и Боярская Дума. Фактическое государственное управление осуществлялось Боярской Думой, юридическое
управление производил царь. Царь издавал указы, жалованные грамоты,
акты. Боярская дума издавала приговоры. Соответственно издаваемым
документам, в то время была распространена форма: «Царь указал и бояре приговорили».
Центральными исполнительными органами власти являлись приказы.
Все государственные дела вели в приказах. Производство государственных дел начиналось с момента поступления входящего документа, либо с
подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя.
Деятельность приказов определялась Боярской Думой. Приказы в то время ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач
государственного управления число их росло. К середине ХII в. общее
количество приказов в России составляло более пятидесяти. Часть при-
казов относилась к органам территориального управления, а часть — ведала отдельными отраслями (Разрядный, Посольский, Тайных дел, Разбойный, Большой Казны и др.).
Структурными подразделениями приказов являлись приказные избы
и столы (или «повытья»). В ведении приказов находились воеводы,
управлявшие территориями, выполнявшие предписания центральных
властей. Воеводы имели свою «канцелярию» — приказную избу и помощников («меньших» воевод и дьяков). В приказной избе хранились:
государственная городская печать, денежные суммы. Здесь же писали и
оформляли государственные документы. Приказным избам подчинялись
столы.
Приказы возглавляли приказные судьи, в подчинении которых были
один-три дъяка и «подъячие». Дьяки несли ответственность за организа-
цию работы с документами, их исполнение, сохранность и внешний вид.
8
Приказной судья
Дьяки
Подъячие
Старые
Средней руки
Молодшие
В подчинении дьяков находились «подъячие», которые, в зависимости от
усердия, способностей и опыта, делились на «старых», «средней руки» и
«молодших». «Старым» подъячим и подъячим «средней руки» дъяки
доверяли более сложную работу – подготовку решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подъячие не пользовались особым доверием (во многих царских указах XVII в. подчеркивается необходимость строго контролировать их работу). Подъячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались строгому
наказанию – их били батогами, лишали жалованья. Структура приказа
показана на рис.1.
Рис. 1 – Структура приказа.
В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного
управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и
архив. Документы размещали на столах, на скамьях, особо ценные – в
сундуках (ларях) в тех же помещениях, в которых велась текущая работа
и прием посетителей.
Порядок составления документа в приказе был следующий. По указанию дьяка проект документа («черное письмо») составлял «молодший»
подъячий (или «средней руки»), дьяк «чернил» его (т.е. исправлял), а
«молодший» подъячий «белил» (т.е. писал начисто). Беловик документа
сверяли с черновиком, «старый» подъячий «справлял» переписанный
документ, удостоверяя своей подписью соответствие исправленному
черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов.
9
В период приказного делопроизводства (конец XV– начало XVIII
вв.) в системе государственного делопроизводства имели хождение следующие документы:
1. Указы, приговоры, акты, грамоты (в том числе жалованные гра-
моты) – составлял царь или бояре от имени царя.
2. Памяти – составляли приказы и направляли в другие приказы.
3. Грамоты – составляли приказы и направляли в приказные избы.
4.Отписки – составляли приказные избы и направляли в вышестоя-
щие инстанции (приказы). В настоящее время синоним данного документа означает бездушное, не дающее ответа по существу дела документа. В
период приказного делопроизводства значение данного документа соответствовало значению современному.
5. Челобитные и прошения – составляли простые люди и направля-
ли в различные инстанции (столы, приказные избы, приказы).
Документы в период приказного делопроизводства называли «столпы».
Они представляли собой сплошной текст, отдельные реквизиты (наименование вида документа, заголовок к тексту и др.) в документах не выделялись, поэтому содержание документа можно было определить только
после его прочтения. Документы представляли собой листы бумаги шириной 15-17 см, которые писали только с лицевой стороны, а затем склеивали в «столпы». «Столпы» наматывали на палочки и скатывали в свиток. Средняя длина государственного документа того периода составляла
от 50 до 80 метров, а такой документ как «Соборное уложение», изданный в 1649 году, составил в длину 309 метров. Наряду со столбцами применяли также книги и тетради (так, в книгах вели списки бояр), но, все
же, основная форма документа этого периода – «столбцовая».
Документооборот в период приказного делопроизводства был уже
настолько значителен, что при создании документов вместо устава или
полуустава (виды письма) использовали скоропись, где буквы соединяли
одна с другой. Характерной особенностью содержания текста государственных документов этого периода было безмерное возвеличивание
власти имущих путем перечисления всевозможных титулов, званий и
полномочий.
Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма. Зачастую, документы проходили через множество ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей,
прежде чем попадали по назначению. В наследство от приказного делопроизводства мы получили и слово «волокита». Поскольку длина документа была достаточно существенной, при прочтении его бумажные ленты «волочились», отсюда и родилось понятие, обозначающее сегодня
несвоевременное и не по существу решение того или иного вопроса.
10
В 1550 г. был издан «Судебник», который стал определять систему
правовых отношений. В 1649 г. Земский собор утвердил «Соборное Уложение». Эти законодательные акты стали устанавливать организацию
деятельности судебных органов, определяли перечень необходимых документов, правила их оформления, порядок их рассмотрения, а также
ответственность должностных лиц за работу с документами.
В целом, в период приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание, формализм. Не были развиты такие делопроизводственные операции, как регистрация документов, контроль исполнения документов, отсутствовали единые стандарты оформления государственной документации. Однако, к концу ХVII в. в отдельных документах можно было проследить определенную последовательность расположения реквизитов, что в конечном счете привело к появлению «образцовых книг», включающих образцы некоторых видов документов. Система
хранения документов отсутствовала, зарождались только традиции хранения документов («царские архивы»).
Характерной особенностью периода приказного делопроизводства
было то, что документ подписывал дьяк, а не те лица, от имени которых
составлялся документ, что с современной позиции свидетельствует об
отсутствии юридической силы документов. Также особенностью приказного делопроизводства являлось то, что его организация основывалась на
нормах обычного права, то есть на традициях и обычаях, передаваемых
из поколения в поколение в устной форме.
Несмотря на многие недостатки государственной системы управления в период приказного делопроизводства, именно в этот период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных
учреждений, сформировались кадры делопроизводственных служащих,
были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако, государство, принимая частные меры, не установило общих
административных правил, систематизирующих организацию учреждений и делопроизводство. Только к середине ХVII в. стали проводиться
мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились
законодательные акты, регулирующие порядок документирования и составления частных правовых актов.
1.2. Система коллежского делопроизводства
В 1717–1720 гг. Петром I были проведены административные реформы, в результате чего была существенно изменена система государственных органов управления. Сложилась новая система учреждений:
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]