Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
10
Электронные сообщения – это документы, переданные электрон-
ной почтой по системе компьютерной связи, получаемые в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма). В настоящее время электронная почта используется повсеместно как для передачи сообщений внутри
одного учреждения, так и между различными организациями (предприятиями, учреждениями).
Тема 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
5.1. Роль документов по личному составу в исполнении норм
трудового законодательства
Организационная деятельность фирмы, предприятия, учреждения,
организации предполагает подбор и оформление кадрового состава работников. Квалифицированные кадры – одна из наиболее важных составных частей эффективной работы организации. В процессе хозяйственной
деятельности неизбежно возникают ситуации по вопросам подбора и расстановки кадров, перевода работников на другую работу, обеспечения им
социальных условий труда (предоставление отпусков, различных поощрительных и стимулирующих выплат) и увольнения работников. Для
фиксации сведений о трудовой деятельности работников предназначена
особая система документации – документы по личному составу (или кадровые документы).
Документация по личному составу – это совокупность докумен-
тов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документация по личному составу (кадровая) документация играет
важную роль в жизни любого человека, так как она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж, необходимый для исчисления пенсии. Ведение кадровой документации является обязательным условием
трудовых правоотношений между работодателями и работниками. Порядок и формы трудовых правоотношений регламентируются общегосударственными законодательными и нормативными актами, прежде всего,
нормами Трудового Кодекса Российской Федерации.
Трудовой Кодекс РФ определяет трудовые отношения – как отно-
шения, основанные на соглашении между работником и работодателем о
личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по
определенной специальности, квалификации или должности), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями и трудовым дого-
10
вором. Сторонами трудовых правоотношений являются работник и работодатель.
Работником является физическое лицо, достигшее трудоспособно-
го возраста и вступившее в трудовые отношения с работодателем.
Работодатель – физическое, либо юридическое лицо (организа-
ция), вступившее в трудовые отношения.
Трудовой Кодекс РФ является основным сборником законодательных актов, содержащих нормы трудового права. Он был принят Государственной Думой РФ 21декабря 2001 г. в целях установления государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создания благоприятных условий труда, а также защиты прав и интересов работников и
работодателей. Трудовой Кодекс введен в действие с 1 февраля 2002 г.
Кодекс содержит много форм и положений, разработанных с учетом общепризнанных принципов и норм международного права, действующей
Конституции РФ и федерального законодательства.
К документированию трудовых правоотношений следует подходить
ответственно и строго. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. Документация по личному составу ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с
Трудовым Кодексом Российской Федерации.
Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации. Нарушение правил ведения, хранения и использования кадровой документации влечет за собой административные санкции, применяемые к работодателю, предусмотренные
Кодексом об административных правонарушениях в РФ (КоАП РФ). Статья 5.27. КоАП РФ предусматривает следующие виды санкций за нарушение законодательства о труде и об охране труда:
1. Наложение административного штрафа:
– на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч
рублей;
– на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без
образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч руб-
лей или административное приостановление деятельности на срок до
девяноста суток;
– на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на
срок до девяноста суток.
2. Дисквалификация на срок от одного года до трех лет должностно-
го лица, ранее подвергнутого административному наказанию за анало-
10
гичное административное правонарушение (нарушение законодательства
о труде и об охране труда должностным лицом).
Трудовым кодексом также установлена ответственность за неправильное документирование трудовых отношений. Так, лица, виновные в
нарушении трудового законодательства, в том числе и при ведении кадрового документооборота, могут быть привлечены к материальной, дисциплинарной, а также к гражданско-правовой, административной и даже
уголовной ответственности (ст. 419 ТК РФ). Отсутствие обязательных
кадровых документов, наличие которых прямо предписано ТК РФ, относится к случаям нарушения законодательства о труде.
Ошибки, допущенные в оформлении кадровой документации, также
могут быть квалифицированы контролирующими и судебными органами
как нарушение трудовых прав работников. За это работодатель может
быть привлечен как к административной, так и к материальной ответственности, в случае если в результате допущенных им ошибок (например, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей
законодательству формулировки причины увольнения) работник лишился возможности трудиться, то есть устроиться на новое место работы.
Статья 13.20 КоАП РФ предусматривает ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относится достаточно большое
количество кадровых документов – трудовые книжки, личные карточки
работников, приказы по личному составу и др.)
Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами (ст. 90 ТК РФ). То
же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
При работе с кадровыми документами следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан законодательством относятся к конфиденциальной информации. Статья 137 УК РФ устанавливает, что незаконное собирание или распространение сведений о частной
жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении,
публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой
информации наказываются штрафом в размере до 200 000 (Двухсот ты-
сяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужден-
ного за период до восемнадцати месяцев, либо обязательными работами
на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до
10
одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. При этом те же
деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, – штрафом в размере от 100 000 (Ста тысяч) до 300 000 (Трехсот
тысяч) рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до
шести месяцев.
Государственный надзор и контроль над соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, всеми работодателями на территории Российской
Федерации осуществляет Федеральная инспекция труда (ФИТ). Сотрудники ФИТ вправе проверять соблюдение положений трудового законодательства без учета установленного действующим законодательством срока исковой давности в отношении фактов нарушения. Исходя из этого,
предметом проверки могут послужить, в том числе, и факты, произошедшие три года назад и более.
Статья 353 Трудового Кодекса РФ устанавливает, что наряду с федеральной инспекцией труда государственный надзор за соблюдением
правил по безопасному ведению работ в отдельных отраслях и на некоторых объектах промышленности осуществляют соответствующие федеральные органы исполнительной власти, осуществляющие функции по
контролю и надзору в установленной сфере деятельности.
Внутриведомственный государственный контроль над соблюдением
трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, в подведомственных организациях
осуществляют федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также органы
местного самоуправления в порядке и на условиях, определяемых федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации.
Полномочия государственного надзора за исполнением трудового
законодательства также осуществляет прокуратура.
Наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника,
занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не
только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.
В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или
отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим
штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает
офис-менеджер (секретарь).
10
№
п\п
Наименование документа
Срок
хранения
1. Журналы учета работников, совмещающих профессии
До минования
надобности
2.
Коллективные договоры
Постоянно
3.
Табели (графики), журналы учета рабочего времени
1 год
4.
Документы (акты, сообщения, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине
3 года
5.
Акты, предписания по технике безопасности; документы
(справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении
5 лет
6.
Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и
охраны труда, техники безопасности
5 лет
7.
Документы (программы, записки, переписка) об инструктаже работников по технике безопасности
5 лет
8.
Протоколы аттестации по технике безопасности
5 лет
9.
Журналы, книги учета:
а) профилактических работ по технике безопасности;
б) инструктажа по технике безопасности;
в) проведения аттестации по технике безопасности
10 лет
10 лет
5 лет
10.
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов
и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные
листы и др.):
а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания премии, награды, ученые степени и звания;
Постоянно
75 лет
От работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное
знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение во-
просы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника (Конституция РФ, Трудовой Кодекс РФ и др.). Пакет
этих актов (в бумажной или электронной форме) должен быть в каждой
кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и
проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.
5.2. Порядок и сроки хранения кадровых документов
Порядок и сроки хранения документов предусмотрены Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным законодательным актом установлен общий
срок хранения документов по личному составу – 75 лет. Вместе с тем, для
отдельных видов кадровых документов предусмотрены индивидуальные
сроки их хранения. Сроки хранения отдельных видов кадровых документов даны в таблице 4.
Таблица 4 – Сроки хранения кадровых документов
10
б) работников
11.
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,
не вошедшие в состав личных дел
75 лет
12.
Личные карточки работников (в том числе временных
работников)
75 лет
13.
Характеристики работников, не имеющих личных дел
75 лет
14.
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету
кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и
др.) лиц, не принятых на работу
1 год
15.
Подлинные личные документы
До востре-
бования
16.
Невостребованные трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.
50 лет
17.
Документы (справки, докладные и объяснительные
записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления,
командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в
состав личных дел
5 лет
18.
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете
3 года
19.
Переписка об оформлении командировок
5 лет
20.
Графики предоставления отпусков
1 год
По истечении срока хранения эти документы могут быть уничтожены, но вся процедура уничтожения должна быть соответствующим
образом организована и документально оформлена. Нарушение установленных сроков хранения кадровых документов является незаконным и
влечет за собой ответственность в установленном законодательством
порядке.
5.3. Порядок оформления и движения отдельных видов кадро-
вых документов
Сведения о трудовой деятельности работников подлежат строгому
документированию. Документы по личному составу являются наиболее
важными документами, систематизирующими сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работников, их доходах, поэтому они требуют особой тщательности и аккуратности при их оформлении, ведении и
обеспечении сохранности на протяжении длительных сроков.
Отличительной особенностью большинства документов по личному
составу является то, что они должны быть оформлены в типовых унифицированных формах документов. Документы по личному составу в составе управленческих документов выделяют в отдельную группу, к номеру
их унифицированной формы добавляют заглавную букву Т (например:
приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1),
штатное расписание (форма № Т-3) и т.д.). При регистрации кадровых
10
документов к регистрационному номеру этих документов добавляют регистрационный индекс: л/с – что означает личный состав, или, к – кадры.
В состав документации по личному составу входят различные виды
документов: организационные (штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.); распорядительные
(приказы по личному составу); информационно-справочные (докладные и
объяснительные записки, справки, акты и др.) и такие документы, как трудовые контракты, трудовые книжки, личные листки по учету кадров,
учетные карточки (форма № Т-2) и т.п. Все эти документы необходимо
тщательно готовить, правильно оформлять и соблюдать меры по обеспечению их сохранности.
Основные виды документов по личному составу:
1. Заявления.
2. Трудовые договоры (контракты).
3. Приказы по личному составу.
4. Трудовые книжки.
4. Личные карточки.
5. Штатное расписание.
6. Личные дела.
7. Анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.
Первичные кадровые документы оформляются на всех этапах движения работающих: а) в момент приема работников на работу; б) в момент перевода работников на другую работу; в) в период предоставления
отпусков работникам; д) в момент увольнения работников; е) при поощрении сотрудников и т.д.
Прием на работу нового работника, прошедшего собеседование и
удовлетворяющего квалификационным требованиям, начинается с заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации, имеющего право подписи документов, связанных с приемом на работу. Как
правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо,
на основании устава имеющее право действовать без доверенности от
имени организации) – директор, генеральный директор, управляющий.
Это может быть и иное лицо, наделенное данным правом по доверенности. В дальнейшем это лицо будет именоваться работодателем.
Заявление часто пишется от руки, но некоторые организации имеют
трафаретные бланки для заявлений определенных видов. Заявления адресуют на имя руководителя организации и составляют в виде просьбы.
Обязательные реквизиты заявления: 1) адресат; 2) автор; 3) наименование вида документа; 4) текст; 5) отметка о наличии приложения; 6) подпись; 7) дата.
10
Если заявления от руки пишет работник организации, то в реквизите
«адресат» указывается фамилия и инициалы работника и занимаемая им
должность. Например,
Директору ООО «Капитал»
Симоновой А.К.,
Петриченко Т. Б.,
главному бухгалтеру
Некоторые организации используют унифицированные формы заявлений: заявление о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска
и об увольнении. В остальных случаях в реквизите «автор» указывают
фамилию, имя, отчество (полностью) и домашний адрес (иногда – номер
телефона, паспортные данные). Например:
Директору ООО «Капитал»
г-же Симоновой А.К.
Лихова Игоря Сергеевича,
проживающего по адресу:
350065, Краснодар,
ул. Трудовой Славы, д.1, кв.14
Заявления рекомендуют оформлять на бумаге формата А4, что обеспечивает одноформатность листов личного дела, куда заявления подшивают после резолюции руководителя.
На основании подписанного работодателем заявления оформляются
трудовой договор и приказ о приеме на работу. При этом в соответствии
со ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть
оформлен на основании трудового договора.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым первая сторона обязуется предоставить
второй работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия
труда, предусмотренные Трудовым Кодексом, законами и иными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в
полном размере оплачивать трудовую функцию и соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
На современном этапе государство предоставляет работникам в области регулирования трудовых отношений минимальные социальные гарантии. Это условие соблюдается в установлении следующих принципов:
– минимального размера оплаты труда;
– продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска – не менее
28 календарных дней;
– максимальной продолжительности рабочего времени на предприятиях (40 часов в неделю) и т.д.
10
Включение в трудовой договор условий, ухудшающих положение
работников по сравнению с действующим законодательством, запрещено.
При заключении трудового договора можно или повторить нормы трудового законодательства, или улучшить их для работника. При законодательном регулировании трудовых отношений государство защищает интересы более слабой стороны трудового договора – работника.
Трудовые договоры, заключаемые между работником и работодателем (индивидуальным предпринимателем) проходят процедуру государственной регистрации в территориальных филиалах фонда социального
страхования.
Индивидуальный трудовой договор заключается с каждым вновь
принятым на работу работником. Трудовой договор оформляется в письменной форме; составляется в двух экземплярах, первый из которых, после его подписания, выдается на руки работнику, второй – хранится в личном деле сотрудника в отделе кадров фирмы. Рекомендуется использовать
типовую форму трудового договора. В содержании договора указывают:
реквизиты сторон, место и дату начала работы, наименование должности,
краткое содержание прав и обязанностей работника и работодателя, краткую характеристику условий труда, условия и размер оплаты труда (оклад
– при повременной форме оплаты труда), срок действия договора и т.д.
Трудовой договор, со стороны администрации, подписывает руководитель
организации, предприятия и учреждения и принимаемый работник, предварительно ознакомленный с содержанием договора.
При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:
1) паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
2) трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой дого-
вор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях
совместительства;
3) страхового свидетельства государственного пенсионного страхо-
вания, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается
впервые;
4) документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подле-
жащих призыву на военную службу);
5) документа об образовании, о квалификации или наличии специ-
альных знаний, либо специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы
помимо вышеуказанных, а также иные документы, дополнительно предусмотренные российским законодательством (в частности, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ).
11
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими
возраста 16 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и
органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с
учащимся, достигшим возраста 14 лет, – для выполнения в свободное от
учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не
нарушающего процесса обучения.
Одновременно с заключением трудового договора с работником
оформляют приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма
№ Т-1). Данный вид приказов входит в группу приказов по личному составу.
Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков,
присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам.
При оформлении данных видов приказов рекомендовано использовать
унифицированные формы документов, предусмотренные законодательством. Приказы по личному составу должны соответствовать Трудовому
кодексу Российской федерации и Кодексу об административных правонарушениях с изменениями и дополнениями. Организация может вносить
дополнительные реквизиты в унифицированные формы первичной учетной документации, а вот реквизиты этих форм, утвержденные Госкомстатом России, должны оставаться без изменений. Вносимые изменения
должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Все приказы по личному составу оформляются на бланках формата
А4 и имеют следующий состав реквизитов: 1) наименование организации
(автора документа); 2) наименование вида документа – «Приказ»; 3) дата и
номер приказа; 4) место издания; 5) заголовок к тексту; 6) текст (распорядительная часть и основание издания); 7) подпись; 8) визы согласования;
9) виза ознакомления работника; 10) отметка об исполнении документа и
направлении его в дело.
Заголовок к тексту в индивидуальных приказах оформляется следующим образом: «О приеме на работу Коновалова Н. П..», в сводных – «по
личному составу».
Текст сводных и некоторых индивидуальных приказов по личному
составу состоит только из распорядительной части. Они начинаются с
самого действия, которое необходимо произвести, выраженного глаголом
неопределенной формы (ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК и т.д.). Затем указывается фамилия и инициалы работника (в приказах о приеме на работу – фамилия, имя, отчество полностью) и другие данные в строгом соответствии со статьями Трудового
Кодекса РФ.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]