Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
81
При разработке должностных инструкций также можно принять во
внимание ряд писем Федеральной службы по труду и занятости, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекоменда-
тельный характер (Письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г. № 482ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти»; Приказ ФТС России от 3 декабря 2004 г. № 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки
и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа РФ»; Приказ Госнаркоконтроля России от 25 ноября.2003 г.
№ 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ»).
Должностная инструкция, являясь локальным нормативным актом
предприятия, подразумевает наличие специфических требований к содержанию, структуре, стилю изложения и оформлению.
Важнейшими требованиями, предъявляемыми к содержанию должностной инструкции, являются ясность, информационная емкость и убедительность. При этом ясность содержания достигается предельно точным его формулированием (как отдельных предложений, так и всего текста в целом). Информационная емкость содержания обеспечивается посредством включения в текст документа предложений, сочетающих минимальное количество словарных единиц с максимальной смысловой
нагрузкой. Что касается убедительности содержания, то выполнение этого требования в отношении должностной инструкции зависит, прежде
всего, от того, насколько последовательно расположены в тексте его
смысловые компоненты и насколько логически обоснованным выглядит
построение всего текста документа.
Должностная инструкция также имеет унифицированную форму и
одинаковую для всех должностей структуру текста (разделы):
1. Общие положения.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.
6. Взаимоотношения (связи по должности).
Раздел «Общие положения» в должностной инструкции должен содержать следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и
82
практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия;
основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых сотрудник осуществляет
свою служебную деятельность; подчиненность и др.
Один из пунктов этого раздела должностной инструкции содержит
перечень основных законодательных, нормативных, методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. Помимо данных документов необходимо указать и более узкие нормативно-методические документы,
определяющие порядок работы по операциям, которые поручены работнику. Например, если на работника возложены функции ведения и учета
трудовых книжек, в его должностной инструкции будет указано, что он
руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и
Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
Завершает этот пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав,
положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.
Раздел «Функции». В нем указывают основные направления деятельности, которые должен осуществлять работник. Раздел этот следует
расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие
формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда
и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г.
№ 37.
В разделе «Должностные обязанности» перечисляют конкретные
виды работ, которые обеспечивают выполнение функций работника.
Часто разделы «Функции» и «Должностные обязанности» объединяют в
один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи
и обязанности»).
Особенность должностной инструкции на конкретного работника
состоит в том, что она перечисляет именно его функции и должностные
обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций. Чем детальнее в разделе «Функции и должностные
обязанности» будет указано, не только что, но и как выполняет те или
иные операции работник в соответствии с принятыми в организациями
правилами, тем ценнее будет должностная инструкция.
83
Раздел «Права» очень важен для работника. В нем закреплены пол-
номочия работника для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том
числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для
оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.
Раздел «Ответственность» может быть написан обобщенно,
например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и
данной инструкцией», или расписан более детально, исходя из пунктов
обязанностей (например: ответственность за неправильное оформление
кадровых документов, их несоответствие установленным требованиям; за
несвоевременную обработку и сдачу документов по личному составу на
хранение в архив и т.д.).
Ответственность в соответствии с новой редакцией ст. 419 Трудового
кодекса Российской Федерации может быть административной, дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой и даже уголовной. Работая над содержанием данного раздела, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством.
Так, в соответствии с гл. 19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности.
За совершение дисциплинарного проступка применяются дисциплинарные взыскания (ст. 192 и ст. 193 Трудового кодекса РФ). В случае
материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в
соответствии со статьями Трудового кодекса (ст. ст. 238-250) работник
несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.
Раздел «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что
работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками
или структурными подразделениями по вопросам оформления трудовых
взаимоотношений, составления графика отпусков, табельного учета и т.д.
Но, значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с
какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимо-
действует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в
которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, и в какие сроки.
Должностные инструкции могут быть дополнены разделами: «Оценка работы» (указывают критерии оценки деятельности работника (свое-
84
временность выполнения работы и ее качество), «Организация работы» (в
этом разделе может быть указан режим работы, форма контроля) и др.
Должностная инструкция, как правило, заканчивается пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: «До замены новой» или
«Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например 1 раз в 5 лет. Рекомендуется более детально перечислить условия
пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации,
изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей,
внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, под-
писывается руководителем структурного подразделения и утверждается
руководителем организации.
Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место разработки; гриф утверждения; виза согласования
(если согласование предусмотрено); подпись руководителя структурного
подразделения; расписка работника, подтверждающая ознакомление с
инструкцией.
Наименование вида документа согласовывается с наименованием
должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из
слова «УТВЕРЖДАЮ» (кавычки не ставят), наименования должности
лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО» (кавычки
не ставят), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.
Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доведена данная должностная инструкция в течение времени ее действия.
На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___
листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель учре-
ждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.
85
4.2.8. Регламент
Регламент – это документ, содержащий совокупность правил, которые определяют порядок деятельности предприятия, организации или
учреждения. Регламенты можно классифицировать по следующим признакам: 1) регламентирующие деятельность организации (устав, учредительный договор); 2) по информационному обеспечению (формы документов – делопроизводство); 3) регулирующие порядок работы с техникой управления (паспорт, инструкция к эксплуатации, размещение); 4)
нормирующие процесс управления (организационные процессы, графики
производства); 5) регулирующие работу персонала (положения о подразделениях, модели рабочих мест, должностные инструкции, трудовые
контракты) и др.
Данные виды регламентов занимают особое место, поскольку они
устанавливают правила внутреннего трудового распорядка (регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха,
предусматривают основные обязанности сотрудника и администрации,
меры поощрений и взысканий). Если данные положения отсутствуют, то
для наемного работника присутствует крайне большой риск.
Регламенты содержат информацию, необходимую для принятия оптимальных решений. Они несут в себе и определенную долю официальности, юридическую силу, позволяя использовать соответствующую информацию, служат основой для контроля всякой деятельности. Наличие
регламента повышает ответственность персонала за исполнение своей
работы, помогает не совершать ошибок, дает право на проявление разумной инициативы и деловитости.
При разработке регламентов управленческой деятельности следуют
учитывать недостатки современных регламентов данного вида:
1. Дублирование регламентов и содержащихся в них информацион-
ных данных.
2. Недостаточно полную сопоставимость информационных данных
в различных регламентах.
3. Слабую связь форм и правил оформления регламентов между со-
бой, неполное соответствие их требованиям рациональных способов и
методов создания регламентов.
4. Недостаточный учет при создании регламентов требований, обу-
словливаемых применением современной компьютерной техники и коммуникаций.
5. Неупорядоченность применяемых видов регламентов.
6. Сравнительно высокую стоимость составления и изготовления ре-
гламентов.
86
Эффективным методом устранения перечисленных выше недостатков и совершенствования регламентов является их моделирование. Модели регламентов рекомендуется вырабатывать как для вновь организуемых, так и для действующих организаций. Зачастую новые регламенты
работники организации ожидают от своих новых руководителей, которые
имеют возможность перестроить работу подразделения, по-новому определить политику фирмы. Регламенты составляются в печатной форме и
заключают в себе цели управленческого персонала или организации в
целом, а также указания на обеспечивающие их действия.
Составлению регламентов предшествует комплексное исследование,
на которое обычно уходит несколько месяцев. При этом выясняются проблемы и специфические особенности организации, господствующие
установки и отношения. Для объективной оценки по другим позициям
исследования собирается необходимая информация путем проведения
документального анализа и опросов, обследований, углубленных собеседований с высшими руководителями для получения «скрытой» информации. Параллельно прорабатываются варианты регламентов со всеми заинтересованными работниками (преимущественно руководителями и
специалистами).
Регламенты согласовываются и утверждаются руководителями соответствующих подразделений.
4.3. Распорядительные документы
Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно
регулируется деятельность организаций, предприятий, учреждений, зависят результаты их работы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа
– к подчиненному, от руководителя организации – к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость
объектов по вертикали. Решения, фиксирующиеся в распорядительных
документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов
осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения
организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами. В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам.
87
Все распорядительные документы должны строго соответствовать
закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих
закону. Процесс подготовки и оформления всех видов распорядительных
документов в целом одинаков. Различия возникают на конечной стадии
оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) и единоначалия (в случае приказов, распоряжений, указаний). Процесс подготовки распорядительных
документов происходит в три этапа.
Первый этап. Изучение существа вопроса и подготовка проекта документа. На данном этапе подготовка проекта распорядительного доку-
мента может осуществляться одним или несколькими должностными лицами. Должностные лица, в обязанности которых входит подготовка распорядительных документов, должны быть достаточно компетентны в изложении рассматриваемого вопроса. Чем выше уровень составляемого
распорядительного документа, тем большие требования предъявляются к
его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий
культурный уровень, умение излагать мысли и т.д.). Юридическим основанием разработки распорядительных документов могут быть издание
документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на учреждение. Источниками информации при формировании проекта распорядительного документа являются различные справочно-информационные
документы (отчеты, справки, докладные и объяснительные записки) по
существу рассматриваемого вопроса. Первоначально проект распорядительного документа оформляют на черновике.
Второй этап. Обсуждение проекта документа и утверждение его
на заседаниях коллегиальных совещательных органов (в случаях постановлений, решений). Подготовленный исполнителями проект распорядительного документа выносят на обсуждение при текущих заседаниях коллегиальных совещательных органов. При возникновении разногласий их
фиксируют в отдельных документах (протоколах). В дальнейшем, в текст
распорядительного документа вносят коррективы и проводят процедуру
его утверждения на заседаниях коллегиальных совещательных органов.
Третий этап. Согласование документа и его подписание. Данный
этап работы с распорядительным документом является завершающим.
Проект распорядительного документа до его подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, а также со структурными
подразделениями или должностными лицами. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования. Проекты
документов, исполнение которых требует финансового обеспечения, со-
88
Распорядительные документы
I – Документы, издаваемые
в условиях коллегиальности:
– постановления;
– решения;
– протоколы.
II – Документы, издаваемые
на принципах единоначалия:
– указы;
– приказы;
– распоряжения;
– указания.
гласовывают с финансовыми службами (бухгалтерской службой, финансовым директором и т.д.). Если в содержании распорядительного документа отражаются вопросы правового характера, документ согласовывают
с юридическими службами. Виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законодательным и нормативным актам, а также о
соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых органов (например: суда, прокуратуры, органов здравоохранения).
Визы или гриф согласования, как правило, проставляют на первом экземпляре проекта распорядительного документа. В случае несогласия с проектом пишут мотивированное заключение.
Полностью подготовленные проекты представляются на подпись.
Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и
секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается
первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения
до сведения исполнителя. К распорядительным документам относят:
1. Постановления.
2. Решения.
3. Указы.
4. Приказы.
5. Распоряжения.
6. Указания.
С точки зрения порядка решения вопросов (принятия решений) все
распорядительные документы делят на две группы (рис.6).
Рис. 6 – Классификация распорядительных документов.
89
Распорядительные документы, издаваемые коллегиальными совещательными органами (постановления, решения, протоколы) издаются на
основе решений. На принципах коллегиальности действуют: российское
федеральное правительство, представительные органы и правительства
субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и
комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др. Коллегиальный способ принятия управленческих решений позволяет наиболее правильно и эффективно решать важные вопросы деятельности организаций (предприятий, учреждений).
Распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного
принятия решений – указы, приказы, указания, распоряжения. В условиях
единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в
организации принадлежит руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную
ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов РФ и муниципальных образований, руководители
организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор,
исполнительный директор, директор, председатель правления).
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности, а также представительными и
коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановления могут быть приняты и руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.
Юридическими основаниями для издания постановлений могут
быть: законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и
Государственной Думы РФ, постановления Правительства РФ, для постановлений федеральных органов исполнительной власти – ранее изданные
этими органами постановления и другие ведомственные нормативные
акты.
Постановления оформляют на общих бланках, которые должны
иметь следующие реквизиты: 1) государственный герб РФ (герб субъекта
Федерации или муниципального образования) – если организация имеет
право на гербовый бланк; 2) наименование вышестоящего органа и органа,
издающего постановления; 3) наименование вида документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место издания; 7) заго-
90
ловок к тексту; 8) текст документа; 9) подпись руководителя органа, издающего постановление.
Текст постановления состоит из двух частей – констатирующей и
распорядительной, разделенных словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», которое
печатают прописными буквами (без кавычек). Содержание распорядительной части излагают пунктами, имеющими нумерацию. Констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.
Постановления могут содержать приложения – схемы, графики,
таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается ссылка:
Приложение 1 или Приложение 3. На самом приложении в верхнем правом углу отмечают:
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к постановлению Правительства
Российской Федерации
от 27 января 2007 г. № 18
Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и, соответственно, виза руководителя
юридической службы.
Постановления подписывают руководители органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях
решения наиболее важных вопросов их деятельности. Решения издают
муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и
др. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя или более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).
Решения оформляются в том же порядке, как и постановления, за
тем исключением, что ключевым словом распорядительной части текста решения является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»,
которое печатается прописными буквами, например: «…совет директоров РЕШИЛ…:».
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Если решение издается по инициативе данного органа управ-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]