Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
21
ния печатей и бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации».
5. Постановление Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498 «Об
утверждении Положения о государственном комитете Российской Федерации по стандартизации и метрологии».
6. Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О
федеральном архивном агентстве» и др.
Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации
и документации регламентируют принципы организации документаци-
онного обеспечения в управлении, например:
1. Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи». Устанавливает правила использования электронных
цифровых подписей.
2. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в РФ». Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их
форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным
делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информа-
ции, информационных технологиях и о защите информации». Регулирует
отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение,
передачу, производство и распространение информации; при применении
информационных технологий; при обеспечении защиты информации.
4. Федеральный закон от 23 мая 2009 г. № 98-ФЗ «О ратификации
Сингапурского договора о законах по товарным знакам». Закон сообщает
о ратификации Сингапурского договора о законах по товарным знакам.
Договор призван гармонизировать ряд вопросов, относящихся к процедурным аспектам регистрации и использования товарных знаков, а также
договоров по распоряжению исключительным правом на товарные знаки.
5. Закон РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов РФ».
Регулирует вопросы государственного языка в документах и др.
Нормативно-методическое регулирование деятельности служб
документационного обеспечения управления осуществляется путем издания и утверждения различных нормативных, инструктивных и методических актов следующими федеральными институтами: Российским Архивом (Росархив); Федеральной государственной службой статистики
(Росстатом) – ранее Госкомстатом РФ; Государственным комитетом РФ
по стандартизации и метрологии (Госстандарт России).
22
Росархив является федеральным органом исполнительной власти и
в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет общее
методическое руководство по ведению архивного дела и документационного обеспечения управления в организациях, учреждениях, предприятиях страны, включая межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за сохранностью, комплектованием и использованием
документов. Росархиву также предоставлено право утверждать типовые
перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и
типовые перечни с указанием сроков хранения документов, согласовывать отраслевые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные
для исполнения нормативно-методические документы по организации
документов в делопроизводстве. Документы, принимаемые Росархивом,
обязательны для применения всеми организациями, предприятиями и
учреждениями независимо от их организационно-правовой формы хозяйствования (государственные, муниципальные, коммерческие и т.д.). В
1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Госу-
дарственная система документационного обеспечения управления.
Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
ГСДОУ – это совокупность правил, устанавливающих единые тре-
бования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на
предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышения качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических
средств и современных технологий сбора, обработки, использования и
хранения информации, совершенствование работы аппарата управления.
ГСДОУ распространяется на все системы документации органов государственного управления, судов, прокуратуры, арбитража, а также учреждений, организаций и предприятий, включая документы, создаваемые
средствами вычислительной техники. Это документ носит рекомендательный характер.
Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях
Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в
СССР в 1973 г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике. Основные положения
ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автомати-
23
зации работы с документами, организации службы документационного
обеспечения управления.
На основании положений ГСДОУ разработана и утверждена Типо-
вая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000 г.), которая устанавливает общие требования к до-
кументированию управленческой деятельности и организации работы с
документами в министерствах и ведомствах и является основой для разработки индивидуальных инструкций по делопроизводству каждым министерством и ведомством. Типовая инструкция по делопроизводству в
федеральных исполнительных органах власти РФ введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава
и форм управленческих документов и технологии работы с ними. В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила
работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять
собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные
текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел).
Федеральная государственная служба статистики (Росстат)
принимает участие в работах по унификации документов, осуществляет
статистический учет и контроль за представлением хозяйствующими
субъектами статистической отчетности.
Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии (Госстандарт России) действует на основании
постановления Правительства РФ от 7 мая 1999 г. № 498. Госстандарт
России является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим межотраслевую координацию, а также функциональное
регулирование в области стандартизации, метрологии и сертификации.
Выполняет следующие функции:
1. Обеспечивает создание, актуализацию и использование баз и бан-
ков данных нормативных документов, общероссийских классификаторов, научно-технической терминологии, каталогизации продукции и
информации в области стандартизации, метрологии, сертификации, аккредитации, государственного контроля и надзора, являющихся федеральными информационными ресурсами.
2. Осуществляет общую координацию проводимых работ в стране
по унификации и сокращению многообразия обращающихся в различных
сферах деятельности форм документов.
24
3. Несет ответственность за нормативное закрепление конкретных
документных форм и т.д.
Государственному комитету Российской Федерации по стандартизации и метрологии принадлежит право определения общей политики в
области стандартизации, установления конкретных сроков разработки
новых или переработки действующих стандартов и методических указаний. Эти нормативные акты обязательны для применения.
2.3. Унификация и стандартизация документов
Основными направлениями в совершенствовании государственной
системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют
рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.
Унификация – это установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке,
учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества,
снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной
совместимости различных систем документации по одноименным и
смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство
унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации – это отбор и за-
крепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в уни-
фицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
25
Примерный Табель форм документов – это перечень разрешенных
к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск
необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их
подготовки и оформления. Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация – возведение в юридическую норму основных
правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается
по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и
утверждения стандартов.
Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам,
утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие
принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени
упорядочения в определенной области.
Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец,
эталон (модель). Существуют следующие виды стандартов:
1. ГОСТы – государственные стандарты.
2. ОСТы – отраслевые стандарты.
3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.
Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.
Для документационного обеспечения управления наибольший интерес
представляют стандарты:
26
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной докумен-
тации. Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие
требования».
2.4. Информация в системе управления
Принятие управленческих решений всегда базируется на информации, раскрывающей содержание рассматриваемого вопроса или управляемого объекта. По данным международной статистики любой управленческий работник тратит от 50 до 90 % своего рабочего времени на создание и обработку информации (общение, прочтение, написание).
В процессе общения добровольно или принудительно нам приходится перерабатывать большие объемы поступающей информации. Это
общение (а предметом изучения документационного обеспечения управления, в том числе, является и деловое общение) мы ведем с коллегами
по работе, с клиентами, с представителями государственных учреждений
и другими контрагентами. Общение может происходить как в устной, так
и в письменной форме. Единого мнения о лучшей форме общения не существует, каждый работник должен сам выбирать для себя наиболее оптимальную форму общения. По-видимому, наиболее оптимальной формой общения является совокупность всех форм общения: устной, письменной, общение с использованием средств связи (телефона, телеграфа и
т.д.), общение посредством средств компьютерной связи (Интернет, IТтехнологии и др.)
В настоящее время объемы информации удваиваются ежегодно.
Общество переживает настоящий информационный бум. Развиваются
новые информационные технологии, растет количество населения, увеличиваются материальные и «духовные» потребности людей – все эти
факторы оказывают прямое влияние на увеличение объемов создаваемой
информации.
Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности,
могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в
том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация
давно стала товаром. Как говорится, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией». Управленческий работник на современном этапе представляет собой систему обработки информации. Получая информацию, в
большинстве случаев он должен ее отразить в документе, т.к. носителем
27
информации выступает документ. Поэтому в России, также как и в экономически развитых странах, рациональной организации работы с информацией и с документами, как ее носителями, на современном этапе
уделяют значительное внимание.
В современных условиях управленческий работник должен и обязан
проверять качество получаемой информации, поскольку наиболее качественная информация – это информация в виде документа, имеющего
юридическую силу.
Информация – сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях,
процессах, независимо от формы их представления.
Управленческая информация – это сведения о предметах, фактах,
событиях, явлениях, процессах, возникающих в процессе управления.
Управленческая информация должна отвечать следующим требо-
ваниям:1) достоверность; 2) оперативность; 3) доступность; 4) достаточ-
ность; 5) адресность и др.
2.5. Документ и его виды. Классификация документов
Результатом документирования является документ. Понятия
«управление», «информация», «документ» неразделимы. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах
жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин,
поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того,
в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством
письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ
изготавливается на специальном материале.
Под документами в узком смысле слова, – писал К. Г. Митяев, –
обычно понимаются письменные, отвечающие установленным требованием засвидетельствования, удостоверяющие факты и права, обязательства и служащие для их доказательства (например: удостоверения, дипломы, договоры). Ссылаясь на многие источники, автор назвал виды
документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы,
имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (заключение должностного
лица, письменный доклад, донесение, служебное письмо) и т.д.
Авторы книги «Основы информатики» А.И. Михайлов, А. И. Черный, Р. С. Гильяревский полагают, что в широком смысле документами
можно считать не только надписи, рукописи, и печатные издания, но и
произведения искусства, музейные экспонаты минерального, ботанического, зоологического или антропологического характера. Документом
28
признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенное собрание. Понятие «документ» теснейшим образом связано с информацией,
поскольку документ является ее основным носителем.
Документ – «это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты,
позволяющие ее идентифицировать» (ГОСТ Р 6.30.2003).
Носитель – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (в древности – глиняные таблички, папирус, пергамент и т.д.; в настоящее время – бумага, магнитные
диски, ленты и т.п.)
Юридическая сила документа – это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией
издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности
комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.).
Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой.
Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом, поэтому для правильного составления документа необходимо знать не только реквизиты документа, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации
как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.
Документ имеет два свойства: информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа – это его способность пере-
давать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др.
Эксплуатационные свойства документа – долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям.
Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая
зависит от материального носителя и средств письма.
Основные функции документа:
1. Информационная – в документе фиксируются факты, события,
явления.
2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздей-
ствие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.
3. Коммуникативная – документ обеспечивает внешние связи пред-
приятия.
29
Классификационный
признак
Виды документов
1. По наименованиям:
– приказы;
– протоколы;
– акты;
– справки и т.д.
2. По содержанию:
– простые;
– сложные.
3. По месту составления:
– внутренние;
– внешние.
4. По форме изложения:
– индивидуальные;
– трафаретные;
– типовые;
– примерные;
– унифицированные.
5. По виду оформления
(юридической силе):
– подлинники;
– копии;
– черновики;
– выписки;
– дубликаты.
6. По происхождению:
– служебные;
– личные.
7. По срокам исполнения:
– срочные;
– несрочные.
8. По средствам фиксации:
– рукописные;
– графические;
– электронные;
– фото- и кино- документы и др.
9. По степени гласности:
– открытые;
– с грифом ограничения доступа («конфиденциально», «секретно», «совершенно секретно» и др.)
4. Юридическая – содержание документа используется в качестве
доказательства при рассмотрении спорных вопросов.
5. Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, тре-
бует повышенного уровня образовательной подготовки.
6. Учебная – для начинающих работников и молодых специалистов
готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и
оформления новых документов.
В целях рационализации организации работы с документами в практической деятельности их принято классифицировать. Классификация
документов служит для повышения эффективности работы с ними, позволяет лучше организовать документационные процессы (таблица 1).
Таблица 1 – Классификация управленческих документов
30
10. По срокам хранения:
– временного хранения (до 10 лет);
– длительного хранения (свыше 10 лет);
– постоянного хранения.
В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них отличают
от других не только оформление и содержание, но и порядок исполнения.
Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса:
1. Документы по общим и административным вопросам. Такие до-
кументы могут составлять работники всех подразделений, они отражают
вопросы общего управления организацией.
2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют
работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения
и сбыта.
Современные требования к оформлению документов фиксируют в
государственных стандартах, так, современные правила оформления организационно-распорядительной документации предусмотрены ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов».
Тема 3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Общие правила оформления документов
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и
органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет
включать документы в единую для страны систему делопроизводства,
способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного
персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников. Каждый управленческий документ
должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной
категории документов. От полноты и качества оформления документов
зависит их доказательная (юридическая) сила, поскольку они служат свидетельством, подтверждением фактов, явлений, событий.
Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их
составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации. Современные
требования к оформлению документов фиксируют в государственных
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]