Добавил:

ivanov666 Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.

Вуз:

Башкирский Государственный Аграрный Университет

Предмет:

[НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Файл:

Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие

.pdf

Скачиваний:

Добавлен:

07.09.2026

Размер:

1 Мб

Скачать

☆

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 184 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 > Следующая >>>

стандартах. Так, общие требования к оформлению управленческих документов предусмотрены стандартами: ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифициро-

ванные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141- 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ Р 6.30 - 2003 устанавливает максимальный набор реквизитов

документа, правила их оформления и расположения в документе, предусматривает виды бланков документов, требования к их оформлению и хранению и др.

Документ имеет юридическую силу только при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма: наименование организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

Реквизит документа – это обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 6.30 - 2003).

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования. ГОСТ Р

6.30 - 2003 предусматривает и формуляр-образец документа.

Формуляр-образец организационно-управленческих документов представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец также устанавливает размеры стандартных полей в документе, расположение постоянных и переменных реквизитов.

Управленческие документы рекомендовано оформлять на бланках

(см. тема 3, п.2).

При подготовке документов рекомендовано применять текстовый редактор Microsoft Word (программный продукт корпорации Microsoft Corporation) любой версии, начиная от 6.0 с использованием шрифтов Times New Roman Cyr, либо Times DL, 12, 13, 14 кеглем через одиночный, полуторный или двойной интервалы.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего (нижнего) поля листа. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

– левое – не менее 20 мм;

– правое – не менее 10 мм;

– верхнее – не менее 20 мм;

– нижнее – не менее 20 мм.

На основе законодательных, нормативных и инструктивнометодических документов каждое учреждение (предприятие, организация) устанавливает собственные требования, предъявляемые к работе с документами, закрепляет их в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В данных документах должны быть закреплены и конкретные правила документирования, в том числе:

– права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

– состав документов, применяемых для документирования управленческой деятельности;

– компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

– порядок подписания, согласования и визирования документов, заверение их печатью;

– обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

3.2. Бланк документа и его виды

Качество подготовки фирменной организационно-распорядительной документации свидетельствует в пользу культуры организации и упрочивает ее положительный имидж среди работников, клиентов и других контрагентов. Немаловажную роль в этом играет изготовление стильной, удобной и правильно оформленной бланочной продукции компании, дизайн, качество и внешний вид которой с давних времен служит целям коммерческой идентификации компании среди клиентов и способствует укреплению ее положительного имиджа.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией об организации. Содержание и размещение реквизитов на всех видах бланков зависит от информации, содержащейся в учредительных документах предприятия (организации, учреждения). Требования к изготовлению и хранению бланков, а также их виды предусмотрены ГОСТ Р 6.30 - 2003.

В управленческой, финансово-хозяйственной деятельности пред- приятий, организаций и учреждений для документирования используют следующие виды бланков документов:

Бланк организации

Бланк структурного

подразделения

Бланк

должностного лица

Бланк

организационно-

распорядительного

документа

Общий бланк

Бланк для письма

Бланк конкретного

вида документа

Угловой бланк

Бланк продольный

1. Общий бланк – бланк предприятия или структурного подразделе-

ния для изготовления любого вида документа (за исключением письма).

2. Бланк для письма.

3. Бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ГОСТ Р 6.30-2003 классифицирует бланки организационнораспорядительных документов по следующим признакам (рис.3):

1) Классификация 2) Классификация

по автору документа по виду документа

3) Классификация по

расположению реквизитов

Рис. 3 – Классификация бланков организационно-распорядительных

документов.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного вида документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как отсутствие пыления с поверхности листа и несворачиваемость при перегревах или смачивании, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88 % до 98 %. При этом независимо от

сферы и порядка применения для изготовления бланков документов должна быть использована белая бумага или бумага светлых тонов.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги: А4 (210*297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров: левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов в бланке: 1)

угловое; 2) продольное.

Виды бланков и образцы их оформления предусмотрены ГОСТ Р

6.30-2003. При разработке вида и стиля бланка организационнораспорядительного документа необходимо определить следующие условия: 1) какие документы будут создаваться на этом бланке (кроме писем) или какой-то конкретный вид документа; 2) кто будет являться автором документа, создаваемого на этом бланке; 3) как будут располагаться реквизиты на бланке.

Элементами любого бланка является логотип, наименование организации и ряд других элементов фирменного стиля организации. В числе основных элементов фирменного стиля маркетологи называют логотип организации, фирменные цвета и шрифты, используемые для написания наименования организации и другой фирменной информации, текстовый знак и фирменную символику. Наиболее часто фирменный стиль находит свое применение в визитных карточках, фирменных конвертах для писем, фирменных бланках, на папках, буклетах, плакатах, флагах, упаковочной продукции и др.

Логотип – оригинальное начертание, изображение полного или со- кращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Логотип специально разрабатывается фирмой с целью привлечения внимания к ней и к ее товарам.

Фирменное наименование – наименование фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях. Обычно фирменное наименование включает собственное имя фирмы, наименование области ее деятельности и наименование организационноправовой структуры.

Фирменный стиль – один из важнейших компонентов успешного бизнеса, активный маркетинговый инструмент любой современной компании. От того, насколько профессионально разработан фирменный стиль организации, во многом зависит, будут ли ее запоминать клиенты, партнеры, потребители продукции (услуг) и будет ли она выделяться среди конкурентов.

Номер

реквизита

Наименование реквизита

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

код формы документа;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии документа;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

3.3. Состав и назначение реквизитов документа

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). Состав реквизитов документа установлен ГОСТ Р

6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Современный состав реквизитов документа представлен в таблице 2.

Таблица 2 – Состав реквизитов документа

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех управленческих документах.

Переменные – указывают непосредственно при подготовке и оформлении конкретного вида документа. При составлении и оформлении управленческих документов все предусмотренные реквизиты могут не быть использованы. Конкретный набор реквизитов в документе зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Набор реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для ряда документов состав реквизитов установлен законодательными и нормативными актами, отдельные виды документов могут быть оформлены организацией по собственному усмотрению с выполнением единых правил документирования.

Правила оформления реквизитов в документах

01 – Государственный герб РФ. Государственный герб Российской Федерации воспроизводят в бланках документов административные и исполнительные органы власти в соответствии Положением «О государственном гербе в Российской Федерации».

02 – Государственный герб субъекта РФ. Этот реквизит воспроиз- водят в бланках документов субъекты РФ на основании законодательных и правовых актов этих субъектов. Одновременно размещать в бланках реквизиты 01 и 02 запрещается.

03 – Эмблема организации, товарный знак (знак обслуживания) или фирменный знак. Этот реквизит воспроизводят в бланках докумен-

тов предприятия, учреждения или организации, которые имеют эмблему, товарный или фирменный знак. Эмблема, товарный или фирменный знак должны быть запатентованы в разрешительных органах (Лицензионной Палате, Торгово-Промышленной Палате и др.).

Создание и регистрация эмблемы или товарного (фирменного) знака возможно при условии, что в уставе хозяйствующего субъекта существует запись следующего содержания: «…общество (или иная организацион- но-правовая форма) может иметь эмблему или товарный (фирменный) знак». Если такая запись отсутствует, создание эмблемы (товарного или фирменного знака), возможно при условии, что в устав организации будут внесены дополнительные изменения в виде вышеуказанной записи.

Изменения, внесенные в устав организации, в обязательном порядке утверждаются учредителями или акционерами организации (например, протоколом общего собрания учредителей) и регистрируются в органах налоговых служб (территориальных инспекциях ФНС (Федеральной налоговой службы)). Одновременное воспроизведение в бланках документов реквизитов 01, 02 и 03 запрещается (воспроизводят только один из вышеуказанных реквизитов).

04 – Код организации (ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)). ОКПО представляет собой один из стати-

стических кодов организации, которые присваиваются каждому вновь зарегистрированному хозяйствующему субъекту органами Росстата РФ (ранее – Государственного Комитета по статистике РФ) в момент первоначальной государственной регистрации. ОКПО состоит из 8 цифровых знаков, данный код присваивается как юридическим, так и физическим лицам (индивидуальным предпринимателям, далее ИП) в соответствии с основным видом деятельности, предусмотренным уставом организации. Все виды деятельности, по которым планируется осуществление предпринимательской или иной деятельности отражаются в уставе предприятия (подробнее об уставе: см. тема 4, п.2.2.2). В случаях изменения ос- новных видов деятельности необходимо внести изменения в устав и сообщить об этих изменениях в органы статистического управления с целью корректировки кода ОКПО.

Код организации (ОКПО), также как и иные статистические коды, отражается в Информационном Письме Росстата РФ, которое выдается статистическими службами после государственной регистрации правового субъекта в этих органах.

Каждый хозяйствующий субъект перед началом своей деятельности должен быть зарегистрирован в виде юридического или физического (ИП) лица. Для регистрации юридического лица необходимо разработать, утвердить и зарегистрировать учредительные документы.

Учредительными документами (см. тема 4, п.2.2.1) юридических лиц могут быть следующие: 1) устав; 2) устав и учредительный договор (договор между акционерами); 3) положение об организации и др.

Учредительные документы, как правило, разрабатываются юридическими службами при участии учредителей или акционеров юридического лица, утверждаются вышестоящими органами управления и проходят процедуру государственной регистрации. Первоначальная и последующая регистрация, а также прекращение деятельности юридических и физических (ИП) лиц с 1 июля 2002 года осуществляется территориальными инспекциями налоговых служб. При этом следует помнить, что регистрация учредительных документов юридических лиц должна быть

проведена в десятидневный срок с момента утверждения учредительных документов. За нарушение срока регистрации предусмотрен штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб.

Перед началом предпринимательской или иной деятельности юридические или физические лица (ИП) обязаны зарегистрироваться в качестве действующего хозяйствующего субъекта в следующих государственных органах:

1. ИФНС РФ (территориальной налоговой инспекции РФ). Для

юридических лиц она определяется по территориальной принадлежности юридического адреса, для физических лиц (ИП) – по принадлежности адреса регистрации (прописке).

2. Внебюджетных социальных фондах (фонде социального страхо-

вания РФ, Пенсионном фонде России, территориальном и федеральном фондах обязательного медицинского страхования РФ).

3. Органах Росстата РФ. На территории Краснодарского края – это

органы краевого статистического управления или органы городского статистического управления.

4. Иных «разрешительных» государственных структурах, если это

предусмотрено действующим законодательством РФ (например: Лицензионная Палата, Торгово-Промышленной Палата; Комитет по стандартизации и метрологии РФ и др.).

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН). ОГРН присваивается только юридическим лицам. Физическим лицам (ИП) присваивается ОГРНИП (основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя). ОГРН юридических лиц состоит из 13 цифровых знаков, у физических лиц (ИП) – из 15.

ОГРН и ОГРНИП были введены в 2002 году, в связи с тем, что по состоянию на 1 июля 2002 года была проведена перерегистрация юридических и физических лиц (ИП) на предмет выявления действующих и недействующих хозяйствующих субъектов и обновления информации в Едином государственном реестре юридических лиц.

Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ) – перечень всех зарегистрированных юридических лиц в РФ, независимо от их организационно-правовой формы. При регистрации юридическому лицу в ЕГРЮЛ присваивается определенный регистрационный номер (ОГРН), который подтверждает процедуру прохождения государственной регистрации. ОГРН отражается в Свидетельстве о государственной реги- страции юридического лица или индивидуального предпринимателя, которое выдается налоговыми службами после процедуры прохождения государственной регистрации.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)/ Код причины постановки на налоговый учет (КПП.

ИНН присваивается налоговыми службами (территориальными ин-

спекциями по налогам и сборам) в момент первоначальной государственной регистрации и постановки юридических и физических лиц на налоговый учет. Коммерческая и предпринимательская деятельность юридических и физических лиц (ИП) без постановки на налоговый учет и присвоения ИНН невозможна. Подтверждением постановки на налоговый учет и присвоения ИНН является Свидетельство о постановке на налоговый учет (выдается территориальной налоговой инспекцией).

ИНН был введен налоговыми службами в 1996 году в связи с реформированием российской налоговой системы и принятием Налогового Кодекса РФ. Цель введения ИНН – усиление государственного контроля по учету налогоплательщиков, полноты и своевременности уплаты налогоплательщиками налогов и сборов в бюджет.

ИНН представляет собой цифровой код. У юридических лиц он состоит из 10-ти цифровых знаков, у физических – из 12 (13) цифровых знаков. В ИНН кодируется определенная информация. Так, первые две цифры ИНН определяют код региона, в котором зарегистрирован налогоплательщик, первые четыре цифры (в Краснодарском крае) определяют код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на налоговом учете.

Все инспекции федеральных налогов и сборов являются структурными подразделениями Федеральной налоговой службы РФ. В нашем регионе основным структурным подразделением ФНС РФ является ФНС по Краснодарскому краю, в прямом подчинении которой находятся городская и районные налоговые инспекции. В г. Краснодар 5 (пять) межрайонных налоговых инспекций, которые делятся по территориальному признаку. Каждая из налоговых инспекций имеет свой цифровой код, который определяет ее принадлежность к налоговым службам.

Цифровые коды ИФНС по г. Краснодару:

– ИФНС № 1 по г. Краснодару – 2308;

– ИФНС № 2 по г. Краснодару – 2310;

– ИФНС № 3 по г. Краснодару – 2309;

– ИФНС № 4 по г. Краснодару – 2311;

– ИФНС № 5 по г. Краснодару – 2312.

При регистрации в налоговых службах и постановке налогоплательщиков на налоговый учет первые четыре цифры ИНН отражают код налоговой службы, в которой налогоплательщик состоит на учете.

Например: ИНН ООО «Старт» – 2310033208, следовательно, данное юридическое лицо зарегистрировано в ИФНС № 2 по г. Краснодару.

КПП (Код причины постановки на налоговый учет) присваивается только юридическим лицам в момент постановки их на налоговый учет, представляет собой 9-ти значный цифровой код, который отражается в Свидетельстве о постановке на налоговый учет (выдают налоговые службы).

07 – код формы документа (ОКУД (Общероссийский классифи- катор управленческой документации)). Данный код состоит из 7-ми

цифровых знаков, он присваивается каждому унифицированному бланку управленческих документов.

Унификация – это процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому образцу, единому типу. Процесс унификации осуществляется на государственном уровне Росархивом, Росстатом РФ, Государственным Комитетом по метрологии и стандартизации в РФ. Унифицированные бланки документов группируются по однородным признакам в Альбомы унифицированных форм документов согласно Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД).

08 – Наименование организации. Организации могут иметь следу- ющие виды наименований: 1) полное наименование (на русском языке);

2) сокращенное наименование; 3) наименование на иностранном языке;

4) наименование на национальном языке.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах (в уставе). Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Действующее законодательство обязывает юридическое лицо иметь только полное фирменное наименование. Иметь или нет при этом сокращенное наименование – этот выбор остается за организацией (п. 3 ст. 1473 ГК РФ). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

<<< < Предыдущая 1 2 34 / 184 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 > Следующая >>>

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]