Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
13
Таким образом, практически все недостатки электронного документооборота (кроме проблем психологического плана) устранимы, но их
преодоление требует материальных затрат, тем более значительных, чем
выше требования к надежности и удобству документооборота. Эти затраты необходимо соизмерять с выгодами внедрения электронного документооборота взамен бумажного и основывать свое решение на результатах
такого сравнения.
Внедряемые сегодня электронные системы пока что затрагивают
лишь типовые, общие этапы обработки документов: получение, регистрацию, контроль, передачу документов, хранение, т.е. те процессы, которые являются общими для всех документов и которые могут быть централизованы. Основой же для эффективного внедрения электронного
документооборота является совершенствование всей системы управления
в целом и каждого отдельного управленческого процесса.
Тема 7. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.1. Организация контроля исполнения документов
Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна
из важнейших функций управления, целью которой является содействие
своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение
получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль (от франц. controle – проверка) можно определить в двух
значениях: 1) контроль – как составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с
целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль – как
контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках.
Таким образом, контроль исполнения документов – это совокуп-
ность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в
документе должно постоянно контролироваться менеджерами организации. Работа по контролю исполнения документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов, в соответствии с
разработанным перечнем и по указанию руководства, в систематическом
13
наблюдении за их фактическим исполнением, в принятии мер, способствующих своевременному исполнению, в воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской и трудовой
дисциплины, в периодическом анализе результативности контроля для
последующего исправления выявленных недостатков.
Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие,
исходящие и внутренние документы. Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности конкретного учреждения и закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль
могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также
отдельные указания. Определяющим критерием постановки документа на
контроль является его содержание.
Контроль исполнения документов в крупных учреждениях (организациях) осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в
небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ряде случаев,
по решению руководства организации, контроль исполнения документов
может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы
ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен
на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.
Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществ-
ляющего контроль) исполнения документов являются:
1. Отслеживание хода и фиксации фактического исполнения входя-
щих, исходящих и внутренних документов, а также исполнения зафиксированных указаний руководства.
2. Обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса
и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в
удобном формализованном виде.
3. Разработка предложений по ускорению документопотоков и
укреплению исполнительской дисциплины.
Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Контроль исполнения
документов включает в себя несколько последовательных этапов:
1) постановку документов на контроль;
2) проверку своевременности доведения документов до конкретных
исполнителей;
3) предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
13
4) снятие документов с контроля;
5) учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях.
Многоуровненность контроля на практике выражается в том, что разные
уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. В практической деятельности наибольшее распространение получили: а) контроль по существу решения вопроса или выполнения
поручения; б) контроль сроков исполнения документа (задания).
Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения
осуществляет руководитель организации (или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. По своей сути такой контроль – это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение. Контроль своевременности исполнения
документов осуществляет служба ДОУ.
7.2. Сроки исполнения документов
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть
передан исполнителю. При этом желательно, чтобы группа контроля или
сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их
исполнения.
Срок исполнения документа – это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом
или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и
индивидуальными.
Типовой срок исполнения документа – срок исполнения докумен-
та, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Так, в Типовом Регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. №
452, предусмотрены следующие сроки исполнения документов:
13
1. Поручения Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно»,
«незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение
трех дней с даты подписания поручения.
2. Указания Президента РФ, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный срок исполнения поручения.
3. Если срок исполнения в поручении Президента РФ, Председателя
Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно
подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания.
4. Запросы, поступающие в соответствии с законодательством РФ из
правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен –
в течение тридцати дней.
5. Обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При
необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть
продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной
власти, но не более чем на тридцать дней, с одновременным информиро-
ванием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении №
10 Государственной системы документационного обеспечения управления
(ГСДОУ), например:
а) письма предприятий (объединений), учреждений, организаций –
срок их рассмотрения и исполнения – десять дней;
б) протокол разногласий: составление и направление в десятиднев-
ный срок; рассмотрение – в двадцатидневный срок и т.д.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов
или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми
для всех сотрудников организации.
Индивидуальный срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные
сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции
при получении входящего документа только в том случае, если этот срок
отличается от установленного руководством организации или автором
документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
13
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подпи-
сания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с
момента (даты) их поступления.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле
проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о
контроле) – это реквизит документа, свидетельствующий о постановке
документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ
поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова
«Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы,
требующие исполнения.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на
контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных
в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с
типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет
служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их
руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового
акта; индивидуальные – руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их
имеют право только вышестоящая организация, организация – автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа
должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода
исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться
в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля
готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения
о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации
(или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Документ считается исполненным и снимается с контроля после
фактического выполнения поручений по существу, документированного
подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным
13
организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о
выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание,
форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе
вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает
отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
– это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения
документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие
данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его
исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об
исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ.
Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо,
установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересо-
ванным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом
контрольном массиве. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса
сроков исполнения.
7.3. Анализ данных об исполнении документов
Данные о ходе и результатах контроля исполнения документов
должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины
обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой,
закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и
управления в целом.
Существует две формы контроля исполнения документов (способа
их ведения): 1) ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная
картотека); 2) автоматизированная система контроля исполнения доку-
13
ментов. Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако, в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При осуществлении контроля исполнения документов с помощью
сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или
пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначает
числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со сроками исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ
должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних
числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет
указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой
картотеке легко можно узнать, какие документы и на какой день должны
быть исполнены.
При осуществлении контроля исполнения документов сотрудник,
ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на
задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок
исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход их исполне-
ния. После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная
карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и
характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной
картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
Тема 8. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1. Сущность, значение и формы регистрации документов
Регистрация документа – запись учетных данных о документе по
установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или
получения в регистрационной базе данных (журнал, картотека, входной
экранный формат или дело).
Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска
документов. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ в учреждении (организации, предприятии) дол-
13
жен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день
подписания или внутренние. Регистрация документов может осуществляться в следующих формах: централизованно, децентрализовано, смешанная форма регистрации.
Наиболее эффективной является централизованная система реги-
страции документов, которая заключается в осуществлении всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. Эти система
позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия
и устанавливает единый порядок регистрации. В небольших организациях
чаще всего используется централизованная форма регистрации.
Децентрализованная регистрация допускается в крупных учрежде-
ниях (министерствах, ведомствах), в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых
спецификой деятельности учреждения. Децентрализованная регистрация
предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения.
При смешанной системе регистрации одна часть документов реги-
стрируется централизованно, а другая — в структурных подразделениях.
Обязательной регистрации подлежат:
1) Документы, поступающие из вышестоящих органов управления
или направляемые в их адрес.
2. Важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятель-
ности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и т.д.).
3. Предложения, заявления, жалобы граждан.
4. Документы, требующие учета, исполнения и использования в
справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетностатистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.
5. Традиционные машинописные (рукописные) документы и созда-
ваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы) и др.
Регистрируются все подписанные и оформленные документы, независимо от способа их доставки, передачи или создания. При необходимости допускается регистрировать проекты документов.
Перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения управления, определяется в учреждении индивидуально. Перечень утверждается руководителем учреждения, если он
включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руко-
13
водителем структурного подразделения, на документы которого перечень
распространяется.
Не подлежат регистрации: 1) сообщения о заседаниях, совещаниях
и повестках дня; 2) графики, наряды, заявки; 3) учебные планы, программы; 4) поздравительные письма, телеграммы, пригласительные билеты,
информация, присылаемая для сведения, рекламные буклеты; 5) а также
все документы, проходящие через службу документации и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и
службах оперативному учету в специальных учетных формах. К таким
документам относятся: бухгалтерские документы первичного учета, которые регистрируются в бухгалтерии; месячные и квартальные отчеты подведомственных организаций, которые учитываются в функциональных
или отраслевых структурных подразделениях и т.д.
При регистрации документов используют следующие инструктивные
материалы: 1) перечень документов, не подлежащих регистрации службой
ДОУ; 2) перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; 3) номенклатура дел; 4) классификатор документов.
8.2. Регистрация и индексация документов
Регистрация документов осуществляется путем проставления регистрационного индекса и даты регистрации с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационно-контрольных формах
(РКФ) – регистрационных карточках или журналах регистрации. В практической деятельности для регистрации входящей и исходящей документации используются две регистрационные формы: регистрационная карточка и журналы регистрации документов.
Регистрация в регистрационных карточках, как правило, осуществ-
ляется в государственных учреждениях с объемом документооборота
свыше 600 документов в год. Регистрационные карточки изготавливаются
типографским способом на бумаге установленных форматов (при ручной
регистрации) или же заполняются компьютерным способом. Регистрационная карточка должна содержать следующую информацию о регистрируемом документе: дату регистрации, сведения о корреспонденте, дату
поступления и индекс документа (для входящих документов), краткое
содержание документа, сведения о резолюции или кому направлен документ, отметку об исполнении документа и т.д.
В организациях с объемом документооборота до 600 документов в
год допускается регистрация документов в журналах. При этом входящие
документы, исходящие и внутренние документы регистрируют в отдельных журналах регистрации. Содержание реквизитов в журналах регистра-
14
ции, входящих и исходящих и внутренних документов аналогично содержанию реквизитов в регистрационно-контрольных карточках. При небольших объемах документации эти журналы могут вести на протяжении
нескольких лет.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая
из которых должна регистрироваться отдельно: 1) входящие документы;
2) исходящие документы, 3) внутренние документы и др.
Входящие и исходящие документы имеют регистрационные номера.
Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться буквенным или цифровым номером структурного
подразделения, номером дела по номенклатуре дел, кодом документа,
корреспондента, исполнителя и др. Составные части регистрационного
номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом. Регистрационный номер для поступающих документов проставляется в следующей
последовательности: порядковый номер регистрации, номер дела по номенклатуре дел (индекс документа). Например, регистрационный номер
поступившего письма: № 182/06-14, где -182 - порядковый номер письма в
пределах регистрационного массива писем; 06-14 – индекс дела по номенклатуре дел.
Индексация документов – это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило,
состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера
документа. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Регистрационный номер отправленных писем проставляется в обратной последовательности.
Порядковая нумерация производится в пределах делопроизводственного года, который соответствует календарному – с 1 января по 31 декабря. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и
более организациями, состоит из регистрационных номеров документа
каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке
указания авторов документа.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]