Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
15
нии дел установлены недостатки, работники структурных подразделений
обязаны их устранить. Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в
присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача
дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом
ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически
принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подпи-
си сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.
9.4. Порядок уничтожения документов
При уничтожении управленческой и иной документации необходимо
соблюдать ряд требований, определенных в Международном стандарте по
управлению документацией ISO 15489-1-2001 и в Стандарте 15489-1-2007,
а именно:
1. Уничтожение должно быть санкционированным (т.е. запрещается
самовольное уничтожение документации, без оформления соответствующих документов).
2. Запрещается уничтожать документы, имеющие отношение к иду-
щему или предвидимому разбирательству по судебным искам или расследованию.
3. Уничтожение документов должно проводиться с сохранением
конфиденциальности содержащейся в них информации.
4. Должны быть уничтожены все копии документов, отобранных на
уничтожение, включая страховые копии, резервные копии и копии для
длительного хранения.
Копия документа (от лат. copia – множество) – не имеющий юри-
дической силы документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Страховая копия документа – копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем
информации на случай утраты или повреждения оригинала.
Резервная копия документа – запасная копия документа, употребляемая только в случае надобности.
Шредер – прибор для уничтожения бумаг, шредирование – разреза-
ние на мелкие случайные части с помощью специального оборудования.
Для определения сроков хранения документов необходимо проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение
только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Еже-
15
годно на основании номенклатуры дел экспертная комиссия выделяет
документы с истекшим сроком хранения, которые подлежат уничтоже-
нию, и составляет на них акты в произвольной форме. Документы отбираются путем просмотра каждого листа дела. Акты о выделении документов с истекшим сроком годности к уничтожению рассматриваются и
утверждаются руководителем организации. После этого документы, перечисленные в них, отделяются от остальных дел и хранятся в специально
отведенном месте до уничтожения. Дела, приготовленные к уничтожению, передаются на переработку специализированной организации или
уничтожаются самой организацией.
Если документы отправляются в утиль, то передача дел специализированной организации оформляется приемо-сдаточным актом или накладной. В них необходимо указать дату передачи, количество передаваемых
дел и вес бумажной макулатуры.
Уничтожить документы, срок хранения которых уже прошел, можно
непосредственно в организации с помощью бумагорезательной машины.
В этом случае экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения устаревших документов, составив соответствующий акт.
Тема 10. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ РЕФЕРА-
ТОВ, КУРСОВЫХ, ВЫПУСКНЫХ КВАЛИФИКАЦИОННЫХ РА-
БОТ
Объем реферата должен составлять 10-12 страниц, курсовой работы – 20-25 страниц, выпускной квалификационной работы – до 100 страниц компьютерного текста. При написании рефератов, курсовых и выпускных квалификационных работ используют шрифт Times New Roman,
обычный, размер шрифта 14. Поля в тексте документа – не менее 25 мм с
левой стороны и 10 мм с правой стороны.
Счет страниц начинают с титульного листа. В число страниц входят
содержание (оглавление), основное содержание работы, список использованных источников и литературы. Приложения в виде карт, таблиц, схем,
диаграмм и т.п., вынесенные за пределы работы, в общее количество страниц не включают.
Структура работы. Выпускная квалификационная, курсовая работа
или реферат должны включать следующие разделы:
1. Содержание (оглавление). В содержании (оглавлении) перечис-
ляют разделы работы с указанием страниц.
2. Введение. Во введении рекомендуется отразить следующие поло-
жения: 1) обосновать необходимость разработки данной темы; 2) показать
15
актуальность избранной темы; 3) показать новизну постановки избранной
темы; 4) кратко рассмотреть литературу, написанную по данной теме.
Объем введения не должен превышать 5–7 страниц.
3. Главы (I, II, III и т.д.). В главах работ или реферата излагают ос-
новное содержание выпускной квалификационной, курсовой работы или
реферата. Как правило, в работе рекомендуется иметь три главы, разбитые
на параграфы.
4. Заключение. В заключении кратко излагают основные результаты
проделанной работы, приводятся выводы и предложения, даются рекомендации по практическому использованию работы.
5. Список использованных источников и литературы. В список ис-
пользованных источников и литературы включаются только те источники
и литература, которые были использованы для подготовки выпускной
квалификационной, курсовой работы или реферата.
К источникам относят: 1) законы; 2) указы; 3) манифесты и другие
правительственные акты; 4) постановления; 5) приказы; 6) международные договоры, меморандумы, памятные записки, протоколы и другие архивные материалы, разрешенные к открытому использованию; 7) исследуемые тексты.
К литературе относятся: 1) монографии; 2) книги (непериодическое
издание объемом от 48 стр. и более); 3) брошюры (непериодическое издание объемом от 5 до 48 стр.); 4) периодические издания и газеты.
Печатание текста производится через 1,5 интервала из расчета примерно 30 строк на странице. В каждой строке должно быть примерно 60
знаков (ударов), не считая пробелы. Выравнивание – по ширине страницы.
Отступ (абзац) – 1,25 см. Размер бумаги – А4 , книжный формат.
Наименования глав пишут прописными буквами (например: ФОР-
МЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ…). Допускается дополнительное
выделение глав жирным шрифтом. Переносы в заголовках (названия глав
и параграфов) не допускаются. В конце заголовка знаки препинания, кроме восклицательного и вопросительного знаков, не ставятся. Короткие
заголовки (менее 15 знаков) не должны печататься в разрядку (то есть,
когда после каждой буквы идет пробел). Длинные заголовки (более 40
знаков) размещают в несколько строк, но каждая строка по возможности
должна иметь смысловое значение. Текст большого заголовка выполняют
через один интервал и без разрядки. Нельзя писать заголовок в конце
страницы. Если на странице умещается менее трех строк идущего за заголовком текста, то заголовок и текст документа следует перенести на другую страницу. Подзаголовки (названия параграфа) печатают строчными
буквами. Для большей наглядности их выделяют и отделяют от текста
15
дополнительными интервалами. Подзаголовки можно выделять подчеркиванием или набирать жирным шрифтом.
Оформление сносок (ссылок). Сноска (ссылка) – примечание к тек-
сту, библиографическая справка, перевод, толкование, помещаемые в
нижней части страницы работы или реферата.
Указание на сноску делается в тексте путем проставления порядкового номера или другого знака, например, *, после соответствующего слова
в тексте. В конце страницы, на которой отмечена ссылка, проводится черта, длиной не менее одной трети страницы, под которой печатаются сноски в том порядке, как они указаны в тексте. Сноски могут печататься
меньшим шрифтом и через минимальный междустрочный материал.
Например:
____________________________________________________________________________
Корниенко Г.М. «Холодная война»: свидетельство ее участника. Мемуары. М., Международные отношения, 1995., с.12.
Порядок оформления сноски (ссылки):
1. Автор (фамилия, инициалы); точка. Если произведение написано
двумя или тремя авторами, они перечисляются через запятую. Если произведение написано четырьмя авторами и более, то указывают лишь первого, а вместо фамилий остальных авторов ставят «и др.».
2. Наименование произведения – без сокращений и кавычек; точка.
3. Выходные данные (место издания, издательство, год издания).
4. Место издания указывают с прописной буквы: Москва, СанктПетербург, сокращенно – М., СПб., точка и запятая; другие города полностью: Харьков, Минск и др., и запятая.
5. Наименование издательства – без кавычек; запятая. Наименование
издательства пишут так, как указано на титульном листе издания.
6. Том, часть пишут с прописной или строчной буквы сокращенно
(т., ч.); точка или запятая. Выпуск пишут с прописной и строчной буквы,
сокращенно (вып.); точка.
7. Год издания – например: 2010. Слово «год» не ставят ни полностью, ни сокращенно. В конце ставится точка.
8. Страницы – со строчной буквы, сокращенно (с.); точка.
В конце библиографического описания ставят точку. Если на одной и
той же странице делают несколько ссылок, то при повторении библиографических сведений достаточно указать «там же», поставить запятую и
привести номера страниц, на которые делается ссылка.
Правила оформления списка использованных источников и литературы. Список использованных источников и литературы содержит пере-
чень источников, книг и периодических изданий, на которые ссылается
автор. Список об использованных источниках и литературе оформляют
отдельным перечнем в конце работы.
15
При оформлении списка использованных источников и литературы
рекомендуется придерживаться следующего порядка:
1) источник;
2) монографии (книги);
3) брошюры;
4) периодические издания: журналы, газеты.
Сначала перечисляются источники и литература на русском языке,
затем – на иностранном. Если источники и литература приводятся также и
в конце глав, то порядок остается прежним. Наименования источников,
книг и периодических изданий нужно писать полностью без сокращений
от нулевого положения табулятора. Например:
1. Корниенко Г.М. «Холодная война»: свидетельство ее участника.
Мемуары. М., Международные отношения, 1995., с.12.
Порядок оформления списка тот же, как и при оформлении сносок
(ссылок): автор, название, место издания, издательство, год. Страницы не
указывают. Если в выпускной квалификационной или курсовой работе,
реферате были использованы периодические издания, то обязательно ука-
зывают номер и год издания журнала или номер и дату выхода газеты.
Ссылки на использование информации из интернета можно давать в
тексте работы с указанием в скобках точного адреса страницы, а не просто
сайта, на котором она была размещена.
15
Наименование воспроизводимого
печатного знака или символа
Правила оформления
Точка (.), запятая (,), двоеточие (:), точка
с запятой (;), дефис (черточка) (-)
Печатают без пробела
Перенос(-), вопросительный (?) и вос-
клицательный (!) знаки
После этих знаков ставят пробел
Процент (%), градус (о)
Печатают без пробела с цифрой, к которой они относятся: 115%, 60о
Кавычки («»), скобки (())
Перед раскрытием скобок, кавычек делается пробел, и после закрытия скобок,
кавычек делается пробел.
Слова, которые заключаются в кавычки,
скобки, пишутся без пробела.
Тире (–)
Пишется с пробелом до этого знака и
после него. Этим тире отличается от
черточки (дефиса).
Например: Москва – столица нашей
родины. 12 – 15%.Допускается оформление с дефисом:5-6%,1993-1994 гг.
Параграф (§), номер (№)
Отделяются пробелом от цифры, к которой они относятся: № 18, § 24 .
Написание некоторых цифр, чисел
4256; 21 245 или 3.245.317
Четырехзначные числа разделяют на
группы только в таблицах (например:
8 982)
2-я линия, 2-мя сутками,2-метровый, 3-
этажный,6-й день.
5 2/3 – целое число отделяется пробелом.
Между знаками арифметических действий делается пробел:
100 + 250 = 350; (2х + 450) = 1250.
Для обозначения римских цифр используются заглавные буквы. Римские цифры употребляются для обозначения веков, кварталов года, съездов, конференций, конгрессов, глав учебников и др.
В VII главе; ХХ век; VIII съезд.
См, м, кА, км/час, кг, 400 т, 250 кг, 32 см.
После цифры проставляют пробел.
ПАМЯТКА
правил печатания знаков препинания, цифр, чисел и сокращений
15
ГЛОССАРИЙ
Автоматизированная информационная система – информационная система, реализуется с использованием средств вычислительной техники.
Адресант – отправитель документа.
Адресат – получатель документа.
Акт – документ, составленный для подтверждения установленных
фактов, событий, действий.
Акцепт – согласие на предложение вступить в сделку, заключить
договор на условиях, указанных в приложении.
Аннотация – краткое изложение первоисточника.
Архивная выписка – дословное воспроизведение части текста доку-
мента, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.
Архивная справка – справка об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.
Аспект – точка зрения, с которой производится поиск документа или
извлечение из него необходимых сведений.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
ГСДОУ – совокупность правил, устанавливающих единые требова-
ния к документированию управленческой деятельности и организации
работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.
Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с созданием и
оформлением в соответствии с требованиями действующего законодательства управленческих документов.
Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной
или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение
какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Документ – информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) – есть процесс
документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами.
Документоведение – научная дисциплина, изучающая закономерности формирования и функционирования систем документационного обеспечения управления.
Документооборот организации – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с
15
момента их создания или поступления и до завершения исполнителями
или отправки.
Документопоток – совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.
Должностная инструкция – это организационно-правовой акт,
предусматривающий права и обязанности, а также ответственность должностных лиц.
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации,
комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Информация – сведения о предметах, фактах, событиях, явлениях,
процессах, независимо от формы их представления.
Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные
массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах.
Логотип – оригинальное начертание, изображение полного или со-
кращенного наименования фирмы или товаров фирмы.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков
дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в
определенной последовательности с указанием сроков их хранения.
Нормативно-методическое регулирование делопроизводства –
совокупность законодательных и нормативно-методических актов в части
ведения делопроизводства.
Носитель информации – это материальный объект, используемый
для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе и в преобразованном виде.
Объем документооборота – количество документов, поступивших
в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени.
Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником
организаций и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Организационно-распорядительные документы – письменные до-
кументы, которые создаются при решении административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,
предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.
Оферта – предложение заключить договор.
Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисле-
ние предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной власти, действующими на
15
основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными
органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее
важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и
установления стабильных норм, правил.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации,
действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в
отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.
Протокол заседания – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях,
конференциях, деловых встречах.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководите-
лем коллегиального органа управления в пределах предоставленной ему
компетенции, а также руководителями организаций, действующими на
основе единоначалия, в целях разрешения оперативных вопросов
Реквизит документа – необходимый элемент документа.
Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совеща-
тельными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и
использования в текущей деятельности учреждения.
Служебная записка – документ, составляемый по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и
другим работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения.
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или
иных фактов или событий.
Стандарт – нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (предприятием), устанавливающий для
всеобщего и многократного использования правила, общие принципы,
характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение степени упорядочения в определенной области. Стандарт – образец, эталон, модель.
Стандартизация – процесс законодательного закрепления процесса
унификации государственным стандартом.
Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.
Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем
организации или его заместителями преимущественно по вопросам ин-
16
формационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с
организацией выполнения приказов, инструкций и других правовых актов
данной или вышестоящей организации.
Унификация документов – процесс, осуществляемый государством,
по приведению бланков документов к единой форме или единому образу,
используемых в управленческих целях предприятиями, организациями и
учреждениями.
Устав – организационно-правовой акт, регламентирующий деятельность правового субъекта, устанавливающий его правовой статус, структуру, права и обязанности организации.
Учредительный договор – организационно-правовой акт, оформ-
ленный в виде соглашения между учредителями по поводу их взносов в
уставный капитал, прав и обязанностей в отношении правового субъекта,
а также распределения доходов от деятельности в дальнейшем.
Учредительные документы – документы, на основании которых
действуют юридические лица.
Факсограмма (телефакс, факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной
аппаратуры).
Фирменное наименование – название фирмы (организации), под которым она официально участвует в экономических операциях.
Формуляр-образец – обязательный набор реквизитов документа,
расположенных в определенной последовательности.
Штатное расписание – организационно-правовой акт, предусмат-
ривающий штатный, численный и должностной состав организации, а
также устанавливающий должностные оклады и надбавки к ним при повременной системе оплаты труда.
Электронное сообщение – документ, переданный «электронной
почтой» по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы
на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).
Юридическая сила документа – свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]