Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Основы документационного обеспечения управления. 2-е изд.. Учебное пособие
.pdf
51
Организационно-распорядительные документы
I группа
Организационно-
правовые
документы
II группа
Распорядительные
документы
III группа
Справочно-
информационные
материалы
Тема 4. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ
ДОКУМЕНТЫ
4.1. Состав и назначение организационно-распорядительных
документов
Деятельность организации фиксируется в различных видах документов. Независимо от вида экономической деятельности в любых организациях (на предприятиях, в учреждениях) используют документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительную деятельность, которые представляет собой систему организационнораспорядительной документации (управленческой документации).
Управленческий (организационно-распорядительный) документ –
вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти,
учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений
и должностных лиц. История управленческих документов началась еще
на ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности.
Без создания организационно-распорядительной документации деятельность хозяйствующих субъектов невозможна. Организационнораспорядительная документация устанавливает правовой статус организации, ее структуру, штатный и численный состав работников, регламентирует порядок деятельности и управления; координирует вопросы
управления; закрепляет вопросы правового и имущественного характера
и т.д. Состав организационно-распорядительных документов представлен
на рис.4.
Рис. 4 – Состав организационно-распорядительных документов.
52
Система организационно-распорядительной документации включает в себя три группы документов, каждая из которых занимает определенное значение. Наибольшую значимость в составе организационнораспорядительных документов занимают организационно-правовые (являются основополагающими для осуществления деятельности) и распорядительные документы (регулируют и координируют вопросы управления и др.). Справочно-информационные материалы в составе организационно-распорядительных документов занимают второстепенное положение, они играют вспомогательную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
В состав организационно-распорядительной документации кроме
организационно-правовых, распорядительных документов и справочноинформационных материалов также могут быть включены и документы
по личному составу. Их принято выделять в отдельную группу документов. Они предназначены для документирования трудовых правоотношений, возникающих между работодателями и работниками и фиксации
сведений о кадровом персонале.
При оформлении организационно-распорядительной документации
следует руководствоваться методическими нормами действующего законодательства.
Основополагающим нормативным документом в области составления и оформления управленческой документации на современном этапе
является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документа-
ции. Унифицированная система организационно-распоряди-тельной
документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт
можно рассматривать практически как настольный справочник любого
составляющего и оформляющего документы, так как он содержит информацию о составе и правилах оформления реквизитов документов.
Также одним из основных нормативных технических документов,
регламентирующих порядок документирования управленческих процессов на современном этапе, является ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Этот стандарт, подготовленный
Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), утвержден и введен в действие приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. № 28-ст.
Стандарт подготовлен на основе международного стандарта ИСО
15489-1:2001 «Информация и документация. Управление записями. Общие положения» (ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Rec-
ords management - General»).
53
Организационно-правовые документы
Учредительные
документы
Штатное
расписание
Должностная
инструкция
Регламент
4.2. Организационно-правовые документы
В своей деятельности предприятия, организации и учреждения
наряду с актами органов государственной власти и государственного
управления руководствуются и внутренними документами (устав, положения, правила, регламенты и пр.). Организационная деятельность их,
прежде всего, выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы и положения деятельности; устанавливающих правовой статус организации, ее
компетенцию, структуру, штат, и должностной состав, как в целом для
всей организации, так и для ее структурных подразделений. Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для
исполнения, они реализуют нормы административного права и являются
правовой основой деятельности организации. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным,
действующим до их отмены. Виды организационно-правовых документов представлены на рис.5.
Рис. 5 – Виды организационно-правовых документов.
Рассмотрим содержание, порядок составления и оформления отдельных видов организационно-правовых документов.
4.2.1. Учредительные документы
Под учредительными документами понимают документы, на ос-
новании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). Учредительные документы не имеют срока действия.
Их создают в момент образования юридического лица. Как правило,
учредительные документы составляют юридические службы путем согласования их содержания с учредителями (участниками).
Состав и структура учредительных документов юридических лиц
предусмотрены ст. 52 Гражданского Кодекса РФ (часть I). В соответствии
54
с нормами гражданского законодательства учредительными документами
юридических лиц могут быть следующие правовые акты:
1. Устав.
2. Устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО).
3. Учредительный договор.
4. Положение об учреждении (организации).
В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок
управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий должны быть определены предмет и
цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели
деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены
учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.
Учредительные документы в обязательном порядке проходят процедуру государственной регистрации. Государственная регистрация
учредительных документов юридических лиц и физических лиц, осуществляющих деятельность в качестве индивидуальных предпринимателей, осуществляется в органах государственных налоговых служб
(ИФНС –инспекциях Федеральной налоговой службы) в соответствии с
нормами Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государ-
ственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».
Государственная регистрация учредительных документов регистрирующим органом (налоговыми службами) осуществляется в срок не более чем пять рабочих дней со дня представления документов. При этом
важно помнить, что учредительные документы юридического лица
должны быть представлены его законным представителем в регистрирующий орган в сроки не позднее десяти дней с момента их утверждения.
Нарушение сроков регистрации учредительных документов при отсутствии признаков налогового правонарушения влечет взыскание административного штрафа в размере 5 000 руб. (ст. 116 НК РФ, часть I; ст.14.25
КоАП РФ). При нарушении налогоплательщиком срока подачи заявления
о постановке на учет в налоговом органе на срок более 90 дней юридические лица привлекаются к административной ответственности в размере
10 000 рублей.
При государственной регистрации создаваемого юридического лица
в регистрирующий орган представляются следующие документы:
55
№
п\п
Наименование вида государственной пошлины
Сумма,
руб.
1.
Государственная пошлина за нотариальное удостоверение
учредительных документов
500=
2.
Государственная пошлина за регистрацию организаций
(кроме некоммерческих организаций), в том числе с иностранными инвестициями
4 000=
3.
Государственная пошлина за регистрацию некоммерческих организаций
2 000=
4.
Государственная пошлина за регистрацию физического
лица в качестве индивидуального предпринимателя
800=
5.
Государственная пошлина за регистрацию следующих
средств массовой информации в уполномоченном органе:
а) периодического печатного издания;
б) информационного агентства;
в) радио-, теле-, видео-, кинохроникальной программы,
иных СМИ
4 000=
4 800=
6 000=
– заявление о государственной регистрации, подписанное заявителем, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;
– решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ;
– учредительные документы юридического лица (подлинники или
засвидетельствованные в нотариальном порядке копии);
– выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранного юридического лица (
учредителя);
– документ об уплате государственной пошлины (квитанция).
Размеры государственных пошлин, уплачиваемых при государственной регистрации юридических и физических лиц (ИП) регулируются законодательством. Виды и размеры государственных пошлин, взимаемых при государственной регистрации с юридических и физических лиц
(ИП), представлены в таблице 3.
Таблица 3 – Виды государственных регистрационных пошлин
Необходимо отметить, что с 29 января 2010 г. размеры государственных пошлин, уплачиваемые юридическими и физическими лицами,
были увеличены в соответствии с положениями ФЗ № 374-ФЗ от 27 декабря 2009 г. «О внесении изменений в статью 45 части первой Налогового Кодекса РФ и отдельные законодательные акты РФ, а также о признании утратившим силу ФЗ «О сборах за выдачи лицензий на осуществ-
56
ление видов деятельности, связанных с производством и оборотом этилового спирта, алкогольной и спиртсодержащей продукции».
Величина государственной пошлины, уплачиваемой юридическими
лицами за нотариальное удостоверение копий учредительных документов, не может превышать 500 руб. (ст.333.24 Налогового Кодекса РФ).
В ходе деятельности в учредительные документы юридического лица могут быть внесены изменения. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной
регистрации, а, в случаях, установленных законом – с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких
изменениях. Таким образом, изменения, вносимые в учредительные документы, должны быть зарегистрированы в налоговых органах в те же
сроки, которые предусмотрены для регистрации учредительных документов (в течение десяти дней с момента их утверждения).
За государственную регистрацию изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также за государственную регистрацию ликвидации юридического лица, за исключением случаев,
когда ликвидация юридического лица производится в порядке применения процедуры банкротства взимается государственная пошлина в размере двадцати процентов размера государственной пошлины, установлен-
ного для государственной регистрации (например, для коммерческой
организации – 800 руб.)
В процессе государственной регистрации учредительных документов все сведения о юридическом лице заносятся в Единый государственный реестр юридических лиц (ЕГРЮЛ), информация которого не представляет ни коммерческой, ни иной тайны, что делает его открытым для
всеобщего ознакомления (за исключением сведений о паспортных и других персональных данных физических лиц, которые могут быть предоставлены исключительно органам государственной власти, органам государственных внебюджетных фондов в порядке и в случаях, которые
установлены Правительством РФ). Данное ограничение не применяется
при предоставлении содержащих указанные сведения копий учредительных документов юридических лиц, а также сведений о месте жительства
индивидуальных предпринимателей.
Государственные реестры (Единый государственный реестр
юридических лиц (ЕГРЮЛ), Единый государственный реестр индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП)) являются федеральными ин-
формационными ресурсами. Ведение государственных реестров на электронных носителях осуществляется в соответствии с едиными организационными, методологическими и программно-техническими принципами, обеспечивающими совместимость и взаимодействие государствен-
57
ных реестров с иными федеральными информационными системами и
сетями.
Внесение сведений о создаваемом юридическом лице в ЕГРЮЛ в
процессе регистрации сопровождается присвоением ему уникального номера – основного государственного регистрационного номера (ОГРН),
который присваивается один раз и никогда не меняется вплоть до ликвидации или реорганизации данного юридического лица. Записи о последующих изменениях в учредительных документах вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации этих изменений. Каждой записи присваивается
свой государственный регистрационный номер (ГРН), и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный
реестр. Присвоение ОГРН фиксируется в специальном штампе, проставляемом на обороте учредительного документа, и содержит 13 цифр этого
номера. В штампе, кроме этого, указывается номер налоговой инспекции,
в которой произведена регистрация, дата, а также фамилия, имя, отчество
государственного налогового инспектора, осуществившего регистрацию.
Вместе с экземпляром проштампованного таким образом учредительного
документа выдаются два специальных свидетельства на установленных
бланках:
1. Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ о юридическом
лице, в котором отражается полное наименование предприятия (органи-
зации), включающее организационно-правовую форму, местонахождение, дату регистрации, номер налоговой инспекции и обязательно ОГРН
в специальной табличной форме.
2. Свидетельство о постановке на учет юридического лица в
налоговом органе по местонахождению на территории РФ, в котором,
помимо ОГРН, указываются присвоенные юридическому лицу индивидуальный номер налогоплательщика и код причины постановки на учет
(ИНН/КПП). ИНН присваивается одновременно с регистрацией юридического лица (для этого и произошло слияние регистрирующих функций
действующих ранее регистрационных палат и налоговых органов). Оба
свидетельства имеют подписи руководителей налогового органа и печати.
Отказ в государственной регистрации (налоговыми службами) допускается в случаях:1) непредставления определенных Законом о государственной регистрации необходимых документов; 2) представления
документов в ненадлежащий регистрирующий орган; 3) недопустимости
регистрации изменений, вносимых в учредительные документы ликвидируемого юридического лица, а также государственной регистрации юридических лиц, учредителем которых выступает указанное юридическое
58
лицо, или государственной регистрации юридических лиц, которые возникают в результате его реорганизации. Решение об отказе в государственной регистрации должно содержать основания отказа с обязательной ссылкой на нарушения. Решение об отказе в государственной регистрации может быть обжаловано в судебном порядке.
За необоснованный (не соответствующий основаниям, предусмотренным законодательством) отказ в государственной регистрации, неосуществление государственной регистрации в установленные сроки, или
иное нарушение порядка государственной регистрации, а также за незаконный отказ в предоставлении или за несвоевременное предоставление
содержащихся в государственных реестрах сведений и документов,
должностные лица регистрирующих органов несут ответственность,
установленную законодательством РФ. Кроме этого, регистрирующий
орган в случае указанных нарушений возмещает ущерб, причиненный
отказом в государственной регистрации, уклонением от государственной
регистрации или нарушением порядка государственной регистрации,
допущенным по его вине.
Необходимо отметить, что в соответствии с изменениями действующего законодательства (вступлением в действие с 1 июля 2009 года
новой редакции ФЗ № 114-ФЗ от 8 февраля 1998 г. «Об обществах с
ограниченной ответственностью») была проведена процедура государственной перерегистрации учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью (ООО). Основная цель перерегистрации – приведение содержания учредительных документов ООО в соответствии с
требованиями действующего законодательства и регистрация их в Едином государственном реестре юридических лиц. Перерегистрация учредительных документов ООО осуществлялась в течение 2009 года. Предполагается, что по состоянию на 1 января 2010 г. учредительные документы ООО должны быть приведены в соответствие с нормами действующего законодательства. Вместе с тем, законодательно четкие ограничительные сроки для проведения перерегистрации учредительных документов ООО определены не были. Допускается, что общества могут пройти
перерегистрацию в налоговых службах в период возникновения необходимости внесения изменений в содержание учредительных документов.
Одно из наиболее важных изменений, связанных с перерегистрацией учредительных документов ООО – утрата учредительным договором
статуса учредительного документа (с 1 июля 2009 года). На современном
этапе единственным учредительным документом ООО теперь является
только устав. Кроме того, в содержании учредительных документов ООО
были внесены изменения: изменен порядок содержания отдельных разделов устава; порядок документирования и информирования сотрудников
59
налоговых служб по сделкам, связанным с отчуждением доли или части
доли в уставном капитале обществ; определен четкий минимальный размер уставного капитала для ООО и др.
Напоминаем, что в соответствии со ст. 52 Гражданского Кодекса РФ
учредительными документами юридического лица могут быть:1) устав;
2) устав и учредительный договор (договор об учреждении для ООО);
3) учредительный договор; 4) положение об учреждении (организации).
Рассмотрим отдельно каждый из видов учредительных документов.
4.2.2. Устав
Основополагающее значение в составе учредительных документов
юридических лиц имеет устав. Для обществ с ограниченной ответствен-
ностью с 1 июля 2009 г. устав является единственным учредительным
документом.
Устав – это свод правил, норм, методов, в соответствии с которыми
организация (предприятие, учреждение) осуществляет свою деятельность
с момента первоначальной государственной регистрации в качестве юридического лица и до момента прекращения деятельности. Устав определяет правовой статус предприятия (организации, учреждения), его организационную структуру, цели, характер, порядок деятельности и порядок
управления и т.д. В соответствии с основными положениями устава организации, предприятия и учреждения осуществляют свои взаимоотношения с другими организациями и гражданами. Устав для организации по
своему правовому значению является аналогом паспорта для физического лица. Устав юридического лица утверждается его учредителями
(участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 с
нанесением всех обязательных реквизитов общего бланка: наименование
организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати
организации и регистрирующего органа. Все листы устава нумеруют с
применением сквозной нумерации, при этом на титульном листе устава
номер не проставляют, но в общее количество листов включают. На последнем листе устава (с обратной стороны) указывают общее количество
листов в уставе, данную запись заверяют подписью руководителя и печатью организации. Все листы устава сшивают и проставляют пломбу (для
исключения возможностей замены определенного текста устава).
Гриф утверждения устава может быть оформлен следующим образом (при коллегиальном способе управления организацией):
60
УТВЕРЖДЕНО
Общее собрание акционеров
ОАО «Капитал»
(протокол от 12 декабря 2009 г. № 3)
Гриф утверждения устава заверяется печатью организации, отметка
о регистрации – печатью органа государственной регистрации. Датой
устава является дата его утверждения. Гриф утверждения проставляют в
правом верхнем углу документа.
Устав в обязательном порядке проходит процедуру государственной
регистрации в налоговых службах в сроки, установленные для регистрации учредительных документов (см. тема 4, п.2.1.1). Для прохождения
процедуры государственной регистрации устав подлежит нотариальному
заверению (как правило, сразу заверяют подлинник и несколько копий
устава (четыре экземпляра)).
Проект устава разрабатывают юридические службы. В содержании
текста устава должны быть предусмотрены обязательные разделы, раскрывающие информацию о деятельности вновь создаваемого юридического лица (данные нормы установлены частью I ГК РФ). Таким образом,
структура устава является регламентированной. Как правило, в содержание устава включают следующие обязательные разделы:
1. Общие положения.
2. Капитал.
3. Порядок деятельности.
4. Управление.
5. Имущество. Учет и отчетность. Распределение прибыли.
6. Прекращение деятельности.
Рассмотрим содержание каждого раздела устава в отдельности.
Раздел 1. Общие положения. В данном разделе устава отражают
информацию о полном и кратком наименованиях юридического лица, их
английской транслитерации. Также в этом разделе устава указывают организационно-правовую форму юридического лица и его точное местонахождение (юридический адрес).
Понятие «юридический адрес» в Гражданском Кодексе РФ отсутствует. Однако, есть термин – «место нахождения юридического лица»,
под которым понимается место нахождения постоянно действующего
исполнительного органа организации на момент ее регистрации, а если
он отсутствует – иного органа или лица, имеющего право действовать от
имени общества без доверенности (п. 2 ст. 54 ГК РФ). Этот адрес записывают в ЕГРЮЛ и в учредительных документах организации. Именно его
и подразумевают под юридическим адресом.
В практической деятельности организация может осуществлять
свою фактическую деятельность по адресу, не совпадающему с адресом,
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]