3.ОТЧЕТ О ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

3.1.ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ДЕБИТОРАМИ

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это средства, которые временно изъяты из оборота организации. По своему содержанию отложенный платеж – это форма безвозмездного кредита. К дебиторской задолженности относятся суммы неполученной оплаты за отгруженные товары и оказанные услуги, авансы, выданные поставщикам, переплаты по платежам в бюджет. В учете суммы разделяют по группам дебиторов, а отчет составляют по тем дебиторам, которые наиболее интересны для финансового контроля.

Высокий уровень ДЗ оказывает негативное влияние на финансовое состояние бизнеса, порождает риски снижения платежеспособности и ликвидности, поэтому контроль за показателями ДЗ – это обязательная часть управленческой политики компании.

Работа с дебиторами начинается с организации системы первичного учета, в которой оплаты должны быть привязаны к основным документам по сделкам. Поскольку менеджеры, которые отвечают за сделки, не видят поступлений средств от дебиторов, необходимо организовать процесс отражения платежей и всех первичных документов в базе учета договоров.

На регулярной основе собирается информация о дате образования задолженности, плановой дате погашения и сумме долга по каждому дебитору. Для удобства контроля и выборки данных по ДЗ задолженности присваивается соответствующий статус: текущая; просроченная; в работе у юристов: досудебная, судебная, исполнительное производство. Система статусов ДЗ позволит проанализировать качество долгов в одном отчете.

Процесс работы с ДЗ в каждой организации выстраивается с учетом любых особенностей, например, отраслевых. Зачастую работники, которые занимаются дебиторкой, нарушают регламенты, сроки, порядок действий по взысканию долгов. В кризисной ситуации такой подход приводит к потере денег.

Организация работы с дебиторами предполагает учет рисков, возникающих на разных ее этапах:

1. Работа с первичной документацией и договорами. Риски: контрагента проверили, но в договоре не проставили все подписи, либо не получили подписанные оригиналы.

24

2.Мониторинг заемщика. Риски: сегодня контрагент благонадежен, завтра обстоятельства могут измениться, поэтому состояние контрагента необходимо постоянно отслеживать.

3.Контроль просроченной дебиторской задолженности. Риски: обычно проверка проводится раз в месяц, если есть просроченные задолженности по дебиторке. Это не эффективно, особенно в кризис. Если есть возможность, принять специалиста конкретно на работу с дебиторкой, который будет контролировать ее ежедневно.

4. Следует обеспечить взаимодействие между отделами, связанными с дебиторкой, для принятия управленческих решений. Риски: необходимо четко обозначать зоны ответственности и компетенции персонала, вовлеченного

вработу с ДЗ, чтобы избежать утрату контроля надо процессом на каком-либо из этапов. Эти правила обычно закрепляют в регламентах работы с ДЗ.

3.2.ПОДГОТОВКА ДАННЫХ ДЛЯ АНАЛИЗА ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

Вусловиях кризиса необходимо оценить, с долгами каких клиентов работать следует в первую очередь. Всегда есть вероятность, что контрагент задолжал сразу нескольким организациям, а значит, вполне может оказаться ваша компания окажется последней в списке кредиторов.

Первое, что следует анализировать – это средний показатель оборачиваемости дебиторской задолженности в организации, а также средний показатель оборачиваемости по каждому конкретному дебитору. Это создаст понимание, какие клиенты больше отдают, и кто из них больше забирает.

Второе, что необходимо оценить, какую долю занимает каждый дебитор

втоварообороте организации. Самая большая задолженность чаще всего имеется у крупного клиента, так как у него есть привилегии в форме отсрочек по платежам и т.д.

Следующий этап – разбить дебиторов на несколько групп в зависимости от показателя их оборачиваемости. По безнадежным должникам оборачиваемость равна нулю.

Как правильно сгруппировать данные по должникам. Сгруппировать полученные результаты можно по клиентам и по менеджерам, которые с ними работают. Разбивая их на отделы рекомендуется использовать следующие критерии оценки:

1. Долг клиента по дебиторке равен нулю – это один из показателей высокой эффективности работы менеджера.

25

2.Доход с клиента в полтора-два раза выше дебиторской задолженности.

3.Уровень дохода с клиентов равен их вкладу в формирование долга.

4.Доход организации, который создают клиенты меньше уровня долгов, которые они формируют. Такие клиенты и будут эффективно генерировать организации основные объемы по дебиторской задолженности.

Такая структура признается эффективной при разработке регламентов работы с дебиторской задолженностью и корректировки кредитной политики организации.

Как провести АВС анализ. Ключевым инструментом дальнейшей работы с данными будет группировка по показателям коэффициентов оборачиваемости. При составлении отчета за основу можно взять Excel-модель. Основными метриками для анализа служат объемы продаж и группы риска, к которым был отнесен каждый клиент на основании коэффициента оборачиваемости.

Сформированные группы должников, объединенные по уровням риска,

служат ключевой информацией, которая составит основу плана по работе с дебиторской задолженностью в условиях кризиса. Безусловно, группы риска необходимо регулярно обрабатывать и анализировать.

После ABC анализа, следующее, что необходимо сделать – разделить текущую дебиторскую задолженность и просроченную на основании условий заключенных договоров. После этого, просроченную ДЗ лучше сгруппировать по срокам невыполненных контрагентами обязательств. Первым сроком погашения может быть срок до 5 дней, вторым – от 5 до 10 дней, третьим – от 11 до 20 дней и т.д.

3.3. АНАЛИЗ ОТЧЕТА О ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ: КЛЮЧЕВЫЕ АСПЕКТЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ БЕЗОПАСНОСТИ

Отчет по ДЗ содержит два основных аналитических среза.

1. Информация о состоянии задолженности на отчетную дату. Сведе-

ния о ДЗ на отчетную дату необходимы, чтобы выявить просрочки, сомнительные долги, определить степень исполнения обязательств по отдельным сделкам и принять решение по дальнейшим действиям с долгами контрагентов. Данные можно отражать в любой требуемой детализации. Например, общей суммой по каждому контрагенту или в разбивке по отдельным сделкам.

2. Изменения дебиторской задолженности за отчетный период.

26

контрагентам, продающим подразделениям, срокам долга. Можно рассчитать сумму изменений, а также темпы роста или снижения ДЗ. Степень влияния отдельной группы задолженности в общей сумме долга определяют подсчетом удельного веса.

Для детального анализа ДЗ используются следующие показатели. Удельный вес ДЗ в активах – этот показатель отражает долю ДЗ в акти-

вах организации. Единого значения показателя для организаций не существует, так как величина напрямую зависит от структуры активов. Но высокий уровень задолженности свидетельствует о том, что организация несет повышенные риски финансовой устойчивости.

Формула расчета удельного веса ДЗ:

Удельный вес ДЗ = Сумма ДЗ/Активы.

Коэффициент оборачиваемости ДЗ за период – данный показатель по-

могает определить, сколько раз организация получила оплату от покупателей за рассматриваемый промежуток времени.

Формула расчета коэффициента оборачиваемости ДЗ за период:

Оборачиваемость ДЗ за период = Выручка/Средний остаток ДЗ.

Продолжительность задолженности в днях – это обратный показатель коэффициента оборачиваемости.

Формула расчета оборачиваемости ДЗ в днях:

Оборачиваемость ДЗ в днях = Средний остаток ДЗ/Выручка×365.

Пример. Рассчитаем все три коэффициента на основе данных из отчета

о ДЗ.

1. Удельный вес ДЗ по контрагенту 1 на начало периода = 130 000/610 000 = 0,21 = 21%.

2. Оборачиваемость ДЗ за период по контрагенту 1 = 11 290 000/(130 000 + 758 000) × 0,5 = 25.

3. Оборачиваемость ДЗ в днях по контрагенту 1 = (130 000 + 758 000) × 0,5/11 290 000 × 365 = 14.

Значения показателей оборачиваемости в абсолютном выражении зависят от специфики отрасли, но всегда действует общее правило: чем меньше значение, тем выше оборачиваемость, и это позитивный факт в деятельности организации.

27

Вопросы для закрепления материала

1.Что такое дебиторская задолженность?

2.С чего начинается работа с дебиторами?

3.Как выстраивается процесс работы с ДЗ в каждой организации?

4.Как правильно сгруппировать данные по должникам?

5.Как провести АВС анализ дебиторов?

6.Какие показатели используются для детального анализа дебиторской задолженности?

29