и избегать контактов с неприятными людьми и проблемами. В периоды подъема, напротив, с новыми силами — вперед! Принимать решения, производить изменения и перестановки, претворять в жизнь свои замыслы.

В принципе неправильно было бы делать из биоритмов такие же однозначные выводы, как из прогноза погоды. Ведь даже если предсказан дождь, может светить солнце, и наоборот. Имейте в виду, что кривые биоритмов указывают лишь на тенденцию, которая может наблюдаться вследствие происходящих в организме процессов. Опасность в самом начале использования календаря биоритмов состоит в том, что ему зачастую придают чрезмерное значение: «Сегодня критический день, сегодня мне будет плохо!» При такой установке ваши дела, возможно, действительно пойдут неважно, поскольку подобное настроение может запрограммировать подсознание и повлиять на чувства и действия. Поэтому будьте осторожны при расшифровке своих биоритмов.

Таким образом, чтобы не заболеть синдромом профессионального выгорания, научитесь вести правильный и разумный образ жизни! Удачи вам!

2.2.Умейте управлять своим временем

Что нужно, чтобы достигнуть успеха в бизнесе? Само слово «успех» показывает — для этого нужно успевать. А делать это в XXI в. становится все труднее и труднее.

Жизнь движется все быстрее, потоки информации растут лавинообразно, знания устаревают еще до того, как вы успели их усвоить. Жизненные циклы товаров измеряются месяцами, а то и неделями. Как говорила Королева в Зазеркалье: «Нужно очень быстро бежать только для того, чтобы оставаться на месте».

Самое страшное, что при этом менеджеру становится некогда. Некогда радоваться жизни. Некогда общаться с семьей и друзьями. Некогда думать. Некогда жить.

Дела и проблемы мелькают в глазах, толпятся вокруг как попрошайки на рынке, требуют свой кусочек времени и внимания. При этом высокоприоритетные, стратегически важные задачи скромны и стеснительны. Они не распихивают других локтями, они могут подождать, они вздыхают, но позволяют себя откладывать «на потом».

В результате пока вы тратили время на разгребание текучки и решение проблем, ваш конкурент вывел на рынок принципиально новый товар, который сделал ненужными все ваши усилия. Он успел, потому что имел время на то, чтобы думать, чтобы творить, чтобы искать красивые решения. Он сумел проявить безжалостность хирурга к заедающей текучке, сумел отсечь лишнее и заняться главным. Он осознал свою стратегию, расставил приоритеты, сконцентрировал свою волю и сумел навязать ее обстоятельствам.

89

Вы скажете, что таких людей немного. Большинство барахтается в потоке дел и проблем, не умея взять его под полноценный контроль. Действительно, людей, умеющих тратить свое время на главное, меньшинство. Но именно эти люди побеждают.

Перегрузки иногда можно уменьшить, введя систему «контрольных сроков» при работе с сотрудниками, составив график посещения или придумав более эффективную систему регистрации, то есть продумайте возможности оптимизировать, улучшить или упростить некоторые процессы.

Вы сильно загружены, у вас работы больше, чем может реально выполнить один человек. Это легко проверить, использовав метод «фотография рабочего дня», то есть строго фиксировать все дела в течение дня и время, которое было потрачено на их выполнение, с точностью до минуты. Продолжайте записывать день за днем, чтобы получить полную картину занятости. В конце месяца обязательно проанализируйте, на что у вас не хватило время, чему нужно уделить больше внимания, подведя итоги, можно сделать вывод, а нужен ли вам помощник? Можно ли перераспределить дела так, чтобы все успеть, и чтобы день не вызвал напряжения? Необходимо прежде всего правильно спланировать время.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени. В практике управленческой деятельности считается, что десятиминутная подготовка рабочего дня позволяет экономить до двух часов рабочего времени, вернее и лучше справляться с важными делами.

Принципиально важно в данном случае составить план рабочего дня в письменном

виде.

Когда вы планируете день, не забывайте учитывать следующее правило — правило

60:40:

—планом должно быть охвачено не более 60% вашего времени;

—около 40% рабочего времени должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Специалисты по управлению открыли такую закономерность: на работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении. Классическая формулировка этого явления принадлежит С. Паркинсону и носит его имя. Итак, закон Паркинсона: объем работы возрастает в той мере в какой это необходимо, чтобы занять время, выясненное на ее выполнение.

Если вы, например, назначили на промежуток между 12 и 14 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Поэтому задавайте точные сроки, предусматривайте на то или иное дело ровно столько времени, сколько оно действительно требует.

90

Пожалуй, одна из основных проблем планирования — группировка, классификация разнообразных задач, проблем и дел, ежедневно встающих перед руководителем. По каким критериям сортировать задачи? Как поступать с той или иной проблемой. Чтобы ответить на эти вопросы, нужно использовать принципы Парето; АБВ-анализ; принцип Эйзенхауэра.

Принцип Парето в общем виде гласит, что внутри данной группы отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе. Так, американские инженеры обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Оказалось, что принцип Парето «работает» в самых разных областях.

Применительно к управленческой деятельности он формулируется так: в процессе работы за первые 20% расходуемого времени достигается 80% результатов. Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога. Если говорить о дневном цикле, то, поскольку для большинства людей утреннее время — самое продуктивное, не следует браться сначала за самые легкие, интересные или требующие минимальных затрат дела. Сначала — за немногие «жизненно важные» проблемы, а уж потом — за многочисленные «второстепенные». Принцип Парето находит свое косвенное выражение в АБВ-анализе.

Суть АБВ-анализа заключается в разделении всех дел на категории, исходя из того, что относительная значимость задач (в смысле вклада в конечный результат) не совпадает с их относительным количеством:

—важнейшие задачи (категории А) составляют примерно 15% общего количества задач и дел, однако значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;

—на важные задачи (категории Б) приходится в среднем 20% общего числа задач и 20% значимости;

—на менее важные и несущественные задачи — соответственно 65% и 15%.

И из принципа Парето, и из АБВ-анализа следует, что установление приоритетов — важный творческий элемент работы руководителя. С помощью следующих вопросов можно облегчить выявление задач категории А.

1.Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

2.Могу ли я за счет выполнения одной-единственной задачи решить сразу несколько других?

3.Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего коллектива, группы и т.д.?

91

4.Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и долгосрочном плане), наибольшее моральное удовлетворение и материальное вознаграждение?

5.Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Удобным вспомогательным средством принятия решений по разным задачам является так называемый принцип Эйзенхауэра. В соответствии с этим принципом задачу надо рассматривать в координатах «важность» — «срочность», отнести ее к какой-либо категории и принять по ней соответствующее решение.

Правильно спланировав свой день, мы должны еще научиться рационально использовать рабочее время.

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу

«Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

Ниже приводятся рекомендации, которые призваны помочь следовать этому принципу. Выберите из них те, которые близки вам. Важно, чтобы вы нашли свой личный стиль. Для вас этот стиль — самый лучший.

1.Начинайте день с позитивным настроением.

2.Следуйте на работу без спешки. И не говорите, что у вас для этого нет времени. Это вопрос установления приоритетов (ранний подъем — ранний отход ко сну).

3.Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

4.Приступайте к работе без «раскачки». Откажитесь от такого утреннего ритуала, как пространные обсуждения новостей или вчерашней телепрограммы. Перенесите эти бытовые вопросы на менее напряженное время, например, на послеобеденное.

5.Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы. 6.Самое продуктивное для решения ключевых задач — утреннее время.

7.В любой организации нередко возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план. Поэтому старайтесь отклонять дополнительно возникающие «неотложные» проблемы.

8.Избегайте незапланированных, импульсивных действий.

9.Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп. Оптимальное соотношение: один час работы — 10 минут перерыв.

10.Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.

11.Используйте незапланированные паузы в работе. Сразу задавайте себе вопрос: «Как я могу эффективно использовать эти минуты?»

12.Заходят ли коллеги в ваш кабинет в любое время?

92

13.Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.

14.В конце дня:

—завершите несделанное;

—просмотрите дневной план, подведите итоги;

—составьте план на следующий день;

—хотя бы часть дороги домой пройдите пешком.

Чтобы день был более продуктивным, рекомендуется придерживаться следующих правил.

1. Планируйте свое время. План следует составлять не только на один день, но и на более продолжительные сроки. Он, конечно, будет нарушаться и его придется корректировать, но делать это надо постоянно и заблаговременно. Очень полезно пользоваться специально издаваемым деловым календарем.

2.Точно определите цель. Множество людей попусту тратит время и энергию из-за того, что отчетливо не представляет себе, что собственно они собираются сделать. Не зная точно, к чему идти, они сбиваются еще на старте, теряют дорогу, падают духом и сворачивают на тропинки. Определите с самого начала хотя бы «пункт назначения», и уже поэтому вы достигнете его гораздо быстрее.

3.Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листе в порядке важности самые срочные дела. Сначала примитесь за дело № 1 и не отступайте от него, пока не закончите. Затем так же поступите с делами № 2, 3 и т.д. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним делом или двумя. На завтра снова сосредоточьтесь на самом главном;

4.Продумайте себе стимулы. Мы лучше делаем то, что нам хочется делать. Отсюда задача: как-то перевести свои занятия из категории «надо» в категорию «хочу» — продуктивность вашей деятельности повысится почти автоматически.

5.Установите твердые сроки. Один из способов связать себя обязательством — назначить для выполнения определенного задания твердый срок. Но одно дело сказать себе: «Я отвечу на письмо при первой же возможности», и совсем другое — «Я отвечу на письмо к такому-то сроку». В первом случае вы даете себе возможность находить оправдания проволочке, во втором — ставите себя в определенные рамки.

6.Научитесь быть решительным. Не откладывайте сложных дел со дня на день из-за колебаний и сомнений в выборе решений. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте. И уж если вы что -то сделали, то не теряйте времени на бесплодные размышления о том, наилучшее ли решение вы приняли или нет.

93

7.Пользуйтесь записной книжкой, а еще лучше — картотекой. Всякий, кто хоть раз испытывал муки, вспоминая, что ему еще надо сделать, подтвердит справедливость правила — записывать все предстоящие дела, номера телефонов, новые мысли и т.п. Целесообразно размещенные пометки помогут вам помнить даже об относительно мелких делах, о которых обычно легко забывают. Карандаш с бумагой может сберечь даже время, затрачиваемое на обдумывание проблемы. Если вам надо что-то решить, набросайте относящиеся к этому данные, и перед вами раскроется разнообразие возможных решений. Выбирайте!

8.Сберегайте время, затраченное на поиски справок, и поэтому держите в порядке списки часто требующихся адресов, телефонов. Не загружайте память там, где это не нужно.

9.Избегайте досадных помех.

10.Учитесь слушать. Во избежание серьезных ошибок, повторений и переделок стремитесь с первого раза получать исчерпывающие сведения и указания. Прежде чем что-то делать, уточните: где, когда, как, что, почему? Если что-нибудь остается неясным, сразу спросите.

11.Учитесь читать. Не судите о содержании по отрывку, непонятное в абзаце может быть пояснено двумя строками ниже.

12.Учитесь писать. Четко оговаривайте в письмах существо дела, обстоятельства, желаемые решения. Если хотите, чтобы письмо прочитали, напишите на одной странице.

13.Избегайте шаблонов. Многие из нас становятся жертвами шаблонного мышления. Только потому, что мы всегда выполняли что-то одним определенным образом, мы подчас считаем, что это-то и есть самый лучший из возможных способов. Между тем почти всякую работу можно усовершенствовать. Если сейчас вы делаете что-то в последовательности А-Б- В-Г, попробуйте порядок А-В-Б-Г. Возможно, получится быстрее. Не передать ли другим часть простейших функций, не требующих особой квалификации? Не следует ли поинтересоваться, какими способами другие экономят время?

14.Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретайте привычку мысленно давать своему времени какую-то оценку, и вы ста нете по-новому относиться к нему. Такой подход поможет судить о том, стоит ли именно заниматься теми небольшими делами, которые, может быть, «пробиваются» в ваше рабочее время.

15.Установите часы приема. Хорошим руководителем часто считается тот, к кому подчиненные идут советоваться в любое время и по любому вопросу. «Политика открытых дверей» отучает подчиненных от самостоятельности и ведет к неразумной трате времени.

16.Информируйте сотрудников и посетителей о ваших занятиях и занятости.

Добейтесь, чтобы вас не отвлекали, когда известно, что вы заняты.

94

17.Разработайте единый регламент времени для вас и ваших подчиненных,

согласуйте его с регламентацией времени у ваших начальников. Помните, что рациональная регламентация времени, разработанная с системных позиций, может сэкономить каждому руководителю до 1,5 часов в течение рабочего дня.

18.Закрытые двери — менее эффективное средство от помех, чем секретарь,

дежурный или простой указатель занятости перед этими дверьми.

19. Ведите картотеку или дневник, если нельзя вести записи на отдельных листках. Руководителю приходится часто давать справки, готовить ответы, выступления и доклады по самым различным вопросам. Заведите и постоянно пополняйте картотеку: различные сведения, выписки, данные; собственные заметки, записанные в карточки, сгруппированные по разделам, помогут вам за 10—15 минут подготовить справку или выступление по любому вопросу.

20.Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте,

насколько рационально он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Так же систематически просматривайте настоящие советы, дополняйте их и оценивайте полученные результаты.

21.Предусмотрите единую систему отметок в календаре, известную вашим подчиненным.

22. Не злоупотребляйте телефонными разговорами. Ничто не может соперничать с телефоном в экономии времени, когда надо получить какие-то данные, сделать заказ, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о встрече. Но бойтесь искушения просто поболтать по телефону — ведите разговор на деловом уровне.

23.Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время задержек, если не будете отвлекаться по мелочам. Надо всегда иметь под рукой все необходимое, что наиболее часто используется при работе, — будь то приборы, инструменты или канцелярские принадлежности, справочные книги и т.д.

24.Приступайте к делу сразу же. Прежде чем приняться за работу, множество людей приводит в порядок свои столы, просматривает журналы, газеты и т.д., а потом удивляется, куда девалось время. Раз вы знаете, что надо делать, беритесь за дело сразу же. Только вы можете помочь себе избавиться от привычки отвлекаться по мелочам.

25.Используйте время полностью. Всегда есть возможность намного увеличить полезную часть своего рабочего времени. Время поездок, ожидания можно занять такими делами, как планирование своего дня, обдумывание предстоящих задач, просматривание заметок, которые пригодятся в дальнейшей работе, составление тезисов или формулировка поручений.

95

26.Группируйте однотипные или связанные вопросы, требующие принятия решения. На их совместное решение вы затратите меньшее время, чем на последовательное.

27.Меняйте занятия, и вы сможете побороть ощущение усталости и сделать больше. Так, если несколько часов вы работали сидя, постарайтесь заняться работой, которую можно делать стоя. Такая перемена улучшит самочувствие и повысит производительность труда.

28.Систематически контролируйте организацию своего труда, анализируйте,

насколько он организован, устанавливая, как и на что расходуется рабочее время, в чем его непроизводительные затраты. Задавайте себе при этом четыре контрольных вопроса:

—Что я делаю из того, что вообще не должен делать?

—Что я не делаю из того, что должен делать?

—Что я делаю не так, из-за чего возникает дополнительная работа у подчиненных?

—Что я делаю из того, что другие могут сделать более квалифицировано?

29.Иногда считают, что курение стимулирует мышление и ускоряет решение задач. Медицина этого не подтверждает. Курение предотвращает засыпание в ночное время, но приводит к бесцельному расходу времени, снижая умственную работоспособность и ухудшая здоровье. Не курите в рабочей комнате, даже если это ваш кабинет.

30.Содержание в порядке полученных документов, наличие под руками всего необходимого для работы — тоже резервы экономии времени.

31.При планировании рабочего дня создайте условия для того, чтобы сосредоточиться на решаемой проблеме хотя бы в течение 2—3 часов в день. Переключайте в это время телефон на секретаря.

32.Рациональной загрузкой, эффективным использованием служебного времени

обеспечьте полноценный отдых себе и своим подчиненным по его окончании. Не отдохнувший сотрудник равен половине полноценного.

33. Систематически занимайтесь физкультурой сами и поощряйте к этому подчиненных. Выкроив для этого 30—40 минут утром, вы обеспечите себе экономию времени днем за счет более высокой умственной работоспособности.

Выполнение данных правил позволяет всесторонне подумать о расходовании своего служебного времени. Без его рационального использования невозможно избавиться от текучки и от часто сопровождающей ее суматохи.

Для топ-менеджера работа над собой начинается с продуктивного использования рабочего времени.

Одной из основных причин неэффективного использования времени является отсутствие четкой и ясной цели предстоящей деятельности.

96

Эффективный метод постановки и достижения целей разработан известным бизнесконсультантом Б. Трейси. Этот метод состоит из семи последовательных этапов.

1. Определите свою цель.

Вы можете это сделать самостоятельно или воспользоваться помощью начальника или коллег. Главное, чтобы у вас была полная ясность относительно того, что от вас ждут в деловом плане и в какие сроки. К сожалению, часто люди работают над выполнением несущественных задач изо дня в день только потому, что не смогли поставить правильную цель и не согласовали ее со своим руководством.

Одним из худших вариантов непродуманного использования рабочего времени является прекрасно выполненная работа, которая никому не нужна.

2. Записывайте свои мысли и планы.

Когда вы записываете свои планы на бумаге, вы придаете им материальность и делаете осязаемыми. Не сформулированные на бумаге цели и планы остаются лишь намерениями. Они лишены ясности и осмысленности, что в итоге может привести к путанице и ошибкам.

3. Определите сроки достижения цели.

Цель, для достижения которой не определены сроки, не имеет четко установленного начала и окончания. Без четко установленных сроков вы создаете предпосылки для промедления в ее реализации. В этом случае вероятность того, что вы не слишком преуспеваете в достижении такой цели очень велика.

4.Составьте перечень действий, которые предстоит выполнять для достижения своей цели.

По мере возникновения новых идей, связанных с достижением поставленной цели дополняйте ими уже составленный перечень. Пересматривайте или расширяйте перечень до тех пор, пока не будете полностью уверены в его реальности и выполнимости. Такой перечень определит количество ваших действий и направление движения и цели. Имея перечень действий вы увеличиваете вероятность достижения цели в назначенный срок.

5.На основе имеющегося перечня составьте план действий.

Преобразуйте элементы перечня в соответствии с их значимостью и расположите в хронологической последовательности, решив, какие действия необходимы в первую очередь, а какие можно оставить на потом. Таким образом, ваш путь к цели будет разбит на малые участки, каждый из которых представляет собой отдельную небольшую задачу. Постарайтесь также определить взаимосвязи между отдельными запланированными действиями, начертив их на бумаге в виде схемы.

6. Немедленно приступайте к практической реализации составленного плана.

97