Основы делопроизводства. Учебное пособие
.pdf3.2. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
План
1.Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации.
2.Формирование и оформление дел.
3.Понятие и назначение номенклатуры дел.
Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации
Движение документов, т. е. документооборот организации, заканчивается после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в исполненных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления. Документы до передачи их в архив организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. п.)
Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оперативным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.
Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оптимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструкциями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.
Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:
документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;
81
хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;
документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров;
особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.
Для организаций установлены сроки временного хранения документов:
преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 января по 31 декабря 2014 г.);
документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Такие документы называются переходящими.
Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т. д.) имеют право долговременного хранения документов.
К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т. д.
Формирование и оформление дел
Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Формирование дел – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Группировка документов в деле осуществляется по одному из следующих признаков:
по номинальному признаку – название видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, справки и т. д.);
предметно-вопросному признаку – содержание документов;
авторскому признаку – принадлежность документов одному автору;
82
корреспондентскому признаку – отправка документов конкретному лицу или организации;
географическому признаку – отправка документов в конкретный регион;
хронологическому признаку – принадлежность комплекса документов к определенному периоду.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям:
документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;
подлинники отделяются от копий;
годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа. Согласно ГСДОУ формирование дел должно осуществляться
централизованно по месту регистрации документов. Основой формирования дел является номенклатура дел соответственно организации или ее подразделений.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций:
распределение и раскладка исполненных документов в дела;
расположение документов внутри дел в определенной последовательности;
оформление обложек дел.
Каждое дело комплектуется из документов по одному вопросу, имеющих один срок хранения. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии). Документы постоянного или временного сроков хранения группируются в дела раздельно.
В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группируют документы за несколько лет (например, личные дела).
Документы в деле располагают в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
83
Переписка группируется в пределах календарного года и располагается в хронологическом порядке.
Приказы по личному составу комплектуются в дела в соответствии со сроками их хранения.
Приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую должность, поощрении, длительных командировках, изменении фамилии группируются в одно дело.
Приказы о предоставлении отпуска, взысканиях, краткосрочных командировках – в другое дело.
Раздельное формирование дел объясняется разностью в сроках хранения: срок хранения документов первой группы 75 лет, второй – 5.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.
Дело должно содержать не более 250 листов, при общей толщине не более 40 мм.
Оформление дел – это подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.
Оформление дел начинается с момента заведения их в организации и заканчивается в процессе подготовки к передаче в архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации и структурных подразделений.
Дела подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наиболее ценные документы (например, рукописи и т. п.) не подшивают, а вкладывают в папки или коробки.
Для дел, сформированных по видам и разновидностям документов, заголовки которых не полностью раскрывают их содержа-
84
ние, рекомендуется составлять внутреннюю опись документов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.
Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в конце дела.
После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, составляются описи дел для последующей передачи в архив. Отдельная опись составляется надела по личному составу организации.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организации. Перед утверждением описи должны получить одобрение экспертной комиссии организации.
Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатают в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатают в двух экземплярах. В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел.
Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование. Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.
До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций
85
и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту их архивов организаций и предприятий в государственные архивы.
Методическое руководство и контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом.
Документы следует хранить в составе дел в соответствии с утвержденной номенклатурой. Для этого отводят необходимые помещения, где устанавливают запирающиеся шкафы (столы), обеспечивающие полную сохранность документов. Хранить документы в неприспособленных для этой цели рабочих помещениях запрещается.
Чтобы обеспечить оперативный поиск документов, на дверцах шкафов (с внутренней стороны) помещаются копии номенклатуры дел, а на корешках обложек дел указываются номера дел в соответствии с номенклатурой. Шкафы (столы) также оборудуются приспособлениями для опечатывания.
Доступ к шкафам (столам) с документами должны иметь только уполномоченные сотрудники отдела хранения документов и их непосредственный начальник. Выдавать же документы следует только под роспись и лишь на время, необходимое для ознакомления с содержанием документа, но не более чем на один рабочий день.
Понятие и назначение номенклатуры дел
Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.
86
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами ДОУ организаций, которые имеют подведомственную сеть, или архивными учреждениями, принимающими на государственное хранение документы от однородных групп организаций и учреждений, предприятий.
Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких-либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.
Примерная номенклатура дел устанавливает примерный со-
став дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.
Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.
Различают сводную номенклатуру дел организации и номенклатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Как правило, номенклатура дел организации составляется в конце текущего года на следующий год и состоит из разделов, соответствующих наименованиям структурных подразделений или направлениям деятельности, если структура организации часто меняется.
Текст номенклатуры дел строится в виде таблицы, перед которой приводится название раздела с указанием индекса этого дела. Графы таблицы номенклатуры дел включают: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.
Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разделов – наименования структурных подразделений (для организаций без структуры – направлений деятельности).
Требования к заголовкам дел:
точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
87
краткость, четкость формулировки;
не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т. п.
Состав заголовка дела:
наименование вида или разновидности документов;
название организации или его структурного подразделения;
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
даты (период), к которым относятся документы дела;
указание на копийность документов дела.
Номенклатура дел структурного подразделения должна быть подписана руководителем структурного подразделения, одобрена экспертной комиссией этого подразделения и согласована с заведующим архивом организации. После оформления номенклатура дел структурного подразделения передается в службу ДОУ для составления и оформления номенклатуры дел организации.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации по такой же табличной форме. Разделами номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. Однако номенклатура дел организации не должна представлять собой механическое соединение номенклатур дел структурных подразделений. При ее составлении уточняются вопросы дублетности документов, т. е. выявляются виды документов, создаваемых в организации в нескольких экземплярах, определяются места хранения подлинника и копий и соответственно проставляется срок хранения. Уточняются примечания, внесенные в номенклатуру дел структурными подразделениями, редактируются заголовки, содержащие однотипные группы документов.
Проект номенклатуры дел визируется заведующим архивом организации или лицом, ответственным за архив, рассматривается экспертной комиссией организации, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. В том случае, если организация передает документы на государственное хранение, номенклатура дел согласовывается с эксперт- но-проверочной комиссией архивного учреждения и только после
88
этого она утверждается руководителем организации и может быть введена в действие с начала нового делопроизводственного года.
Номенклатура дел составляется в 4 экземплярах, из которых:
первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;
второй экземпляр используется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;
третий экземпляр находится в качестве учетного документа
вархиве организации;
четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.
Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.
При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь и ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.
Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим учетным документом в делопроизводстве, определяющим основные принципы группировки и систематизации дел организации
втекущем делопроизводстве, и основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве организации. В том случае, если архив организации принимает на хранение дела временного срока хранения (до 10 лет), номенклатура дел в этом архиве также используется для учета дел данной категории.
Вывод. В организациях службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю организации в установленном им порядке.
Формирование документального фонда организации осуществляется службой делопроизводства путем составления номен-
89
клатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив организации.
Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в государственных и муниципальных организациях определяется органом исполнительной власти в области архивного дела.
Вопросы для самопроверки
1.Что происходит с документами после окончания их исполнения?
2.Перечислите основные требования к хранению документов в структурных подразделениях.
3.Дайте определение понятия «дело». Как происходит его формирование?
4.Как происходит группировка исполненных документов
вдела?
5.Как проводится работа по формированию дел?
6.Как должен быть сформулирован заголовок дела?
7.Что представляет собой номенклатура дел? Как она оформляется?
8.Назовите виды номенклатуры дел.
3.3.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ И ОРГАНИЗАЦИЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
План
1.Понятие и методика проведения экспертизы ценности документов.
2.Архивное хранение документов.
Понятие и методика проведения экспертизы ценности документов
Ценность создаваемых или получаемых организацией документов неодинакова. Оценка ценности документов необходима для предотвращения утраты документов, подлежащих государственному хранению.
90