Основы делопроизводства. Учебное пособие

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа власти на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов (Рекомендации утверждены приказом Росархива от 29 апреля 2011 г. № 32).

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа власти.

Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю органа власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел органа власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа власти.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

111

С введением электронного документооборота связан и Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота органов власти, приведенный в приложении к Правилам:

1)адресант;

2)адресат;

3)должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4)вид документа;

5)дата документа;

6)номер документа;

7)дата поступления документа;

8)входящий номер документа;

9)ссылка на исходящий номер и дату документа;

10)наименование текста;

11)индекс дела;

12)сведения о переадресации документа;

13)количество листов основного документа;

14)количество приложений;

15)общее количество листов приложений;

16)указания по исполнению документа;

17)должность, фамилия и инициалы исполнителя;

18)отметка о конфиденциальности.

В системе электронного документооборота органа власти могут использоваться и дополнительные сведения о документах.

Вывод. Для достижения наименьших затрат труда и повышения оперативности при работе с документами необходимо тщательно продумать схему организации их движения с момента создания до момента завершения работы с ними. В настоящее время решается задача систематической автоматизации процессов организации документооборота, постепенного вытеснения «бумажных» технологий электронными.

Создание интегрированной системы электронного документооборота предусматривает прежде всего обеспечение быстрого и удобного движения документов (указов, постановлений, законов, распоряжений, аналитических справок, сообщений, отчетов и т. д.), что обеспечит повышение эффективности управленческих процессов благодаря значительному сокращению срока подготовки и

112

принятия решений через автоматизацию процессов коллективного создания и использования документов в учреждениях.

В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, впервые также появился Раздел 6, который направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Вопросы для самопроверки

1.Что такое системы электронного документооборота и с какой целью происходит их внедрение в организациях?

2.Какие процедуры можно автоматизировать в организации?

3.Охарактеризуйте систему межведомственного электронного документооборота.

4.С какой целью электронная подпись используется физическими и юридическими лицами;

5.Какие виды электронных подписей Вы знаете? Назовите сферы их использования.

6.Назовите условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью.

7.Как организовано ведение электронного документооборота

вфедеральных органах исполнительной власти?

Тесты к разделу 3

1. Документооборот – это:

а) упорядоченное перемещение документов по персоналу в процессе работы с ними;

б) создание документов по персоналу в соответствии с установленными требованиями;

в) организация долговременного хранения документов.

2. К входящим документам по персоналу относятся:

а) все документы по персоналу, поступающие на предприятие из-за его пределов;

б) все документы по персоналу, высылаемые за пределы предприятия;

в) все документы по персоналу, разрабатываемые должностными лицами предприятия, но не покидающие его пределов.

113

3. К внутренним документам по персоналу относятся:

а) все документы по персоналу, разрабатываемые должностными лицами предприятия, но не покидающие его пределов;

б) все документы по персоналу, поступающие на предприятие из-за его пределов;

в) все документы по персоналу, высылаемые за пределы предприятия.

4.К числу исходящих документов главным образом отно-

сятся:

а) ответные и инициативные письма; б) служебные и объяснительные записки;

в) приказы по личному составу организации.

5.Какая форма регистрации документов является наиболее современной:

а) автоматизированная;

б) журнальная; в) карточная.

6. Для передачи внутренних документов обычно используется:

а) личная доставка; б) доставка посредством технических средств коммуникации; в) почтовая доставка.

7. Типовая номенклатура дел устанавливает:

а) состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций;

б) примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется;

в) систематизированный перечень конкретных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве конкретной организации в определенном календарном году.

8. Основой для определения структуры номенклатуры дел является:

а) штатное расписание организации; б) устав организации; в) коллективный договор.

9. Формирование дел организации – это:

1) группировка исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

114

2)отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения;

3)подготовка дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

10. В процессе формирования дел рекомендуется помещать

вдела:

а) документы в пределах одного календарного года; б) документы, относящиеся к разрешению разных вопросов;

в) документы постоянного и временного сроков хранения.

11. В хронологической последовательности помещаются в дела:

а) приказы (распоряжения) по персоналу; б) материалы переписки по персоналу; в) материалы протокольных мероприятий.

12. Экспертиза ценности документов – это:

а) отбор документов на архивное хранение или установление сроков хранения на основе установленных критериев отбора:

б) организация долговременного хранения документов; в) группировка исполненных документов в дела в соответ-

ствии с утвержденной номенклатурой.

13. Выделение к уничтожению документов и дел производится:

а) по результатам экспертизы ценности документов; б) по решению руководителя организации;

в) по решению руководителя кадровой службы организации.

14. Организация архивного хранения документов включает:

а) контроль за физическим состоянием документов; б) проведение экспертизы ценности документов; в) формирование и оформление дел.

15. Под архивным хранением документов понимается:

а) организация мероприятий, нацеленных на обеспечение сохранности исполненных документов до минования в них надобности; б) организация мероприятий, нацеленных на обеспечение сохран-

ности исполненных документов в процессе последующей работы; в) упорядоченное перемещение документов в процессе работы.

16. Электронный документ – это:

а) документ, в котором информация представлена в электрон- но-цифровой форме;

115

б) сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления;

в) письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

17. Преимущества использования электронных документов:

а) ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

б) необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

в) необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

18. Новые возможности оперативного общения с целью передачи электронных документов представляет:

а) электронная почта; б) факс; в) телефон.

116

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Работа государственного служащего, как и специалиста на любом предприятии или в учреждении, происходит в условиях постоянных изменений внешней среды. Это приводит к тому, что государственные служащие должны быстро и часто осваивать новые технологии для выполнения профессиональной деятельности. Среди этих технологий важную роль играют технологии документационного обеспечения управления.

Государственный служащий, составляя тот или иной вид служебного документа, осуществляет определенную функцию в соответствии со своей ролью в органе власти, со своими должностными обязанностями, определенными должностным регламентом. Качество и своевременность подготовки документов влияют на показатели работы как отдельного служащего, так и органа власти в целом,

азначит, определяют эффективность работы органа власти.

Вближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное её отличие состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел и т. д.).

Правила делопроизводства, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации, вновь принимаемые нормативные законодательные акты нацеливают органы власти всех уровней на кропотливую работу по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и всех действующих нормативных актов с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводства. Инструкции по делопроизводству в органах власти должны быть всегда в актуальном состоянии.

117

ЛИТЕРАТУРА

1.Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. федеральных законов от 24.07.2002 № 97-ФЗ, от 25.07.2003 № 116-ФЗ, от 30.06.2003 № 86-ФЗ, от 30.06.2006 № 90-ФЗ, от 23.12.2010

№387-ФЗ, от 07.11.2011 № 305-ФЗ).

2.Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (в ред. от 27.07.2010 № 227-ФЗ).

3.Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», с изм., внесенными постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751.

4.Основные правила работы архивов организаций: одобр. решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

5.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

6.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

7.Басаков М. И., Замыцкова О. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник. 11-е изд. Ростов н/Д: Феникс, 2012. 376 с.

8.Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. Рос. акад. гос. службы при Президенте РФ, Сиб. акад. гос. службы. 4-е изд. М. : Инфра-М, 2011. 312 с.

9.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие. Новосибирск. гос. ун-т эконом. и управ.; Администрация Президента Рос. Федерации; Сибирск. акад. гос. службы. 6-изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М, 2010. 367 с.

10.Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. М.: Юрайт,

2012. 576 с.

118

11.Куняев Н. Н., Демушкин А. С., Фабричнов Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: учебник. М.: Логос, 2011. 452 с.

12.Сапков В. В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учеб. пособие. М.: Академия, 2010. 288 с.

13.Соколова О. Н., Акимочкина Т. А. Документационное обеспечение управления в организации: учеб. пособие. М.: КНО-

РУС, 2010. 160 с.

14.http://archives.ru – официальный сайт Росархива.

15.http://www.consultant.ru – официальный сайт компании

«КонсультантПлюс».

16.http://base.garant.ru/ – сайт «ГАРАНТ Информационно-

правовой портал».

119

Приложение

Схема расположения реквизитов документов

Рис.1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

120