Основы делопроизводства. Учебное пособие

8.Какие правила установлены для организации хранения архивных документов?

9.Какие требования предъявляются к организации мест хранения документов?

3.4.ОСОБЕННОСТИ ВНЕДРЕНИЯ И ТЕНДЕНЦИИ РАЗВИТИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТО-

ОБОРОТА

План

1.Системы электронного документооборота как элемент управления.

2.Особенности работы с электронными документами в органе власти.

3.Использование электронных подписей при исполнении государственных и муниципальных функций.

4.Организация ведения электронного документооборота.

Системы электронного документооборота как элемент управления

Процедуры, связанные с обработкой и доставкой документов, требуют все больше времени и ресурсов. Затрудняется поиск необходимой информации для принятия решения или его исполнения. Неизбежными становятся потери и повторное создание документов.

Решить все эти проблемы, связанные с неизбежным ростом количества документов вследствие развития компании, увеличения ее штата, расширением сферы деятельности и т. п., призваны

системы электронного документооборота (далее – СЭД).

СЭД позволяют избежать негативных последствий формализации процессов управления. СЭД не только ускоряют доставку управленческой информации и позволяют усилить контроль за исполнением документов и поручений по ним, но и являются инструментарием для непосредственной поддержки управленческих процессов.

Внедрение СЭД позволяет эффективно организовать комплексную работу с документами и их потоки. Документы из разрозненных файлов объединяются в поток, систематизируются и

101

группируются. В итоге в них легче ориентироваться и, опираясь на предоставляемую ими информацию, грамотно и оперативно принимать управленческие решения.

Можно автоматизировать ряд основных процедур, которые встречаются почти в каждой организации:

подготовка исходящей корреспонденции;

обработка входящей корреспонденции;

контроль исполнения документов и поручений;

рассмотрение обращений граждан/клиентов и пр.;

подготовка организационной и распорядительной докумен-

тации.

Работа с исходящими документами в системах электронного документооборота, как правило, строится следующим образом: подготовка, согласование, подписание, регистрация, отправление.

Внедрение СЭД позволяет автоматизировать шаблонные процессы (подготовку проекта, регистрацию, отправку документов и др.), освободив исполнителей высшего уровня от части функций и передав их исполнителям низшего уровня, что сделает работу сотрудников организации более эффективной [12, с. 35].

В работе с исходящими документами современные СЭД, обладающие развитыми возможностями обработки и доставки документов, способны заменить даже электронную почту, не говоря уже о факсимильной связи и почтовой/курьерской доставке. СЭД позволяет осуществлять регистрацию (присвоение регистрационного номера) исходящего сообщения, его подписание (с помощью электронной цифровой подписи) и даже шифрование. Все это превращает СЭД в удобную рабочую среду и эффективную платформу для взаимодействия всех сотрудников и подразделений организации.

Процесс обработки входящей корреспонденции схематично можно представить следующим образом: вскрытие, регистрация, рассмотрение, наложение резолюции, контроль исполнения резолюции, помещение в текущее дело. В случае если входящая корреспонденция ценности не представляет, этапы «наложение резолюции» и «контроль исполнения резолюции» заменяются этапом «принятие к сведению». Все эти этапы обработки входящих документов учитываются и автоматизируются в СЭД.

Итак, прежде всего, входящую корреспонденцию нужно вскрыть. Затем зарегистрировать (при необходимости), присвоив

102

входящий номер, и направить на рассмотрение руководителю, в чьей зоне ответственности находится решение вопросов, затронутых в письме. Все эти особенности необходимо учитывать при проектировании функционала СЭД для ее максимально эффективной эксплуатации на предприятии.

В зависимости от принятого руководителем решения входящий документ можно либо принять к сведению и поместить в текущее дело, завершив на этом его жизненный цикл в рамках СЭД, либо наложить на него резолюцию руководителя и обеспечить контроль ее выполнения, лишь затем поместив документ в дело.

Автоматизация процесса обработки входящей корреспонденции делает его более прозрачным и легкоуправляемым, минимизирует временные затраты, позволяет руководству делегировать функции, связанные с обработкой входящей корреспонденции, сотрудникам обеспечивающих подразделений компании: управлению делами, канцелярии или секретарю (помощнику, консультанту).

С помощью современной СЭД можно автоматизировать также учет и контроль исполнения поручений, повысив тем самым исполнительскую дисциплину и эффективность управления.

Контроль за сроками исполнения поручений в СЭД ведется программой самостоятельно, контроль же исполнения поручения по существу вопроса может выполняться самим руководителем, выдающим поручение, либо профильным специалистом.

При работе в СЭД для выдачи поручения совсем необязательно вызывать подчиненного (конечно, кроме тех случаев, когда сотруднику планируется еще и сделать внушение, поругать или похвалить).

Низкая исполнительская дисциплина – одна из основных причин снижения управляемости и, как следствие, прибыльности компании. Возможность осуществления руководителем контроля исполнения поручений по срокам и по существу заметно дисциплинирует работника, который осознает, что ни одно поручение не будет забыто ни контролером, ни руководителем, ни даже им самим. А гибкий язык поисковых запросов с выводом результатов в виде отчетных статистических форм позволит руководителю оценить каждого работника, работающего с СЭД, именно как исполнителя – какие конкретно функции и насколько качественно он

103

выполняет и является ли полноценным и эффективным исполнителем замыслов руководства.

Автоматизация процесса рассмотрения обращений граждан особенно эффективна в крупных компаниях, а также в органах государственной власти различных уровней. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» устанавливает четкие максимальные сроки рассмотрения обращений, что повышает уровень ответственности органа власти перед населением.

Автоматизация рассмотрения обращений граждан способна четко регламентировать взаимодействие физических лиц (конечных потребителей), крупных компаний и органов власти, что позволит оценить, как проводятся в жизнь стратегические решения руководства, и в случае их неудовлетворительного исполнения, а также выявления при рассмотрении обращений граждан отклонений, реализовать своевременные корректирующие мероприятия.

Процессы работы с организационной и распорядительной документацией схожи с процессами по созданию исходящей документации и доработке входящей документации. Схематично их можно представить следующим образом: подготовка, согласование, утверждение, регистрация и публикация, контроль исполнения.

Таким образом, современные системы электронного документооборота поддерживают все основные жизнеобеспечивающие документоориентированные процессы в компании. Кроме того, СЭД способны автоматизировать и другие процедуры, предполагающие создание, получение, обработку документов и обмен ими.

Особенности работы с электронными документами

воргане власти

ВКонцепции формирования в Российской Федерации элек-

тронного правительства (распоряжение Правительства Российской Федерации от 06.05.2008 № 632-р) зафиксировано: «К приоритетным направлениям государственной политики в области использования информационно-коммуникационных технологий отнесено:

−создание единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия;

−развитие защищенной межведомственной системы электронного документооборота;

104

−формирование необходимой нормативной правовой базы формирования электронного правительства».

После утверждения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти для дальнейшего формирования нормативной базы электронного документооборота принято постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».

Положение о системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО) является нормативной основой для создания единой инфраструктуры обеспечения юридически значимого электронного взаимодействия органов государственной власти и органов местного самоуправления.

Система МЭДО представляет собой защищенную технологическую систему, обеспечивающую взаимодействие федеральных информационных систем электронного документооборота.

На первом этапе участниками МЭДО являются федеральные органы государственной власти, Администрация Президента Российской Федерации и Аппарат Правительства Российской Федерации.

МЭДО позволяет участникам:

−направлять и получать в электронной форме решения и поручения Президента и Правительства РФ;

−получать информацию о ходе рассмотрения федеральными органами исполнительной власти поручений Президента и Правительства РФ;

−направлять в электронной форме доклады Президенту и Правительству РФ;

−вносить в электронной форме в Правительство Российской Федерации проекты нормативных правовых актов, подготовленные федеральными органами исполнительной власти;

−проводить в электронной форме согласительные процедуры по проектам нормативных правовых актов.

Система МЭДО позволяет осуществлять информационный обмен посредством электронных сообщений, в состав которых на первом этапе включаются электронные образы документов, первоначально созданных на бумажном носителе.

105

В дальнейшем предполагается переходить на обмен документами, не имеющими аналога (подлинника) на бумажном носителе и создаваемыми исключительно в электронной форме.

Использование электронных подписей при исполнении государственных и муниципальных функций

Для регулирования отношения в области использования электронных подписей при оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий принят Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. В этом законе зафиксировано, что «виды электронных подписей, используемых органами исполнительной власти и органами местного самоуправления, порядок их использования, а также требования об обеспечении совместимости средств электронных подписей при организации электронного взаимодействия указанных органов между собой устанавливает Правительство Российской Федерации».

Электронная подпись (ЭП) используется физическими и юридическими лицами в качестве аналога собственноручной подписи для придания электронному документу юридической силы, равной юридической силе документа на бумажном носителе, подписанного собственноручной подписью правомочного лица и скрепленного печатью.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это программно-

криптографическое средство, которое обеспечивает:

проверку целостности документов;

конфиденциальность документов;

установление лица, отправившего документ. Использование ЭП позволяет:

значительно сократить время, затрачиваемое на оформление сделки и обмен документацией;

усовершенствовать и удешевить процедуру подготовки, доставки, учета и хранения документов;

гарантировать достоверность документации;

минимизировать риск финансовых потерь за счет повышения конфиденциальности информационного обмена;

построить корпоративную систему обмена документами.

106

Подделать ЭП невозможно – это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, то есть пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

Электронные подписи разделяются Федеральным законом на три вида.

1.Простые подписи создаются с помощью кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить его на предмет наличия изменений с момента подписания.

2.Усиленная неквалифицированная подпись создана с исполь-

зованием криптографических средств и позволяет определить не только автора документа, но проверить его на наличие изменений. Для создания таких подписей может использоваться сертификат неаккредитованного центра, можно также вообще обойтись без сертификата, если технические средства позволяют выполнить требования закона.

3.Усиленная квалицифированная подпись является разновид-

ностью усиленных, она имеет сертификат от аккредитованного центра и создана с помощью подтвержденных ФСБ средств.

Простые и неквалифицированные подписи заменяют подписанный бумажный документ в случаях, оговоренных законом или по согласию сторон. Например, простые подписи могут использовать граждане для отправки сообщений органам власти. Усиленная подпись также может рассматриваться как аналог документа с печатью.

Квалифицированные подписи заменяют бумажные документы во всех случаях, за исключением тех, когда закон требует наличие исключительно документа на бумаге. Например, с помощью таких подписей граждане могут получать госуслуги в электронном виде,

аорганы государственной власти могут отправлять сообщения гражданам и взаимодействовать друг с другом через информационные системы. Ранее выданные сертификаты ЭЦП и подписанные с их помощью документы приравниваются к квалифицированным подписям.

107

Иностранные электронные подписи приравниваются в России к тем видам подписей, которым они соответствуют.

Простая электронная подпись, в отличие от прежней электронно-цифровой подписи, не предназначена для защиты документа от подделки. Она не позволяет обнаружить возможное искажение содержания документа. Единственная ее функция — подтверждение факта формирования электронной подписи (а не самого документа!) определенным лицом.

Целям определения лица, подписавшего электронный документ, а также обнаружения факта внесения изменений в документ после его подписания служит усиленная электронная подпись. Именно эта подпись (в двух видах — неквалифицированная и квалифицированная) является аналогом прежней электронной цифровой подписи.

Статья 6 Федерального закона № 63-ФЗ фиксирует условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. Этими условиями являются следующие:

1)информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;

2)информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью,

вслучаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия.

Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных неквалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью,

108

должны предусматривать порядок проверки электронной подписи. Нормативные правовые акты и соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны соответствовать требованиям ст. 9 анализируемого федерального закона;

3) если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. Федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия могут быть предусмотрены дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, заверенному печатью;

4) одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов.

При использовании усиленных электронных подписей участники электронного взаимодействия обязаны:

1) обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использования принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия;

2) уведомлять удостоверяющий центр, выдавший сертификат ключа проверки электронной подписи, и иных участников электронного взаимодействия о нарушении конфиденциальности ключа электронной подписи в течение не более чем одного рабочего дня со дня получения информации о таком нарушении;

109

3)не использовать ключ электронной подписи при наличии оснований полагать, что конфиденциальность данного ключа нарушена;

4)использовать для создания и проверки квалифицированных электронных подписей, создания ключей квалифицированных электронных подписей и ключей их проверки средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

Организация ведения электронного документооборота

ВПравилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти впервые также появился Раздел 6, который направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода

кэлектронному правительству. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

Вфедеральном органе исполнительной власти, как и в любом органе власти, создаются и используются: электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе; электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации.

Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронно-цифровые подписи (ЭЦП), которые должны быть сертифицированы в установленном порядке.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти, в том числе и в любом органе власти, могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

110